無用的會(huì)議，低效的會(huì)議，拖拉的會(huì)議，陪綁的會(huì)議，既浪費(fèi)時(shí)間，又制造“文山會(huì)?！?，成為許多公司效率低下、成本增加的重要原因。如何建立企業(yè)的會(huì)議系統(tǒng)，是每一個(gè)管理者都關(guān)心的問題。

避免開會(huì)常見的五個(gè)誤區(qū)

1.不要為了開會(huì)而開會(huì)

很多企業(yè)都有固定的會(huì)議系統(tǒng)，這本身是好事，但管理者往往因?yàn)楣珓?wù)繁忙而忽略了會(huì)議的真正目的，只是為了應(yīng)付工作而開會(huì)。在開會(huì)前，既沒有明確會(huì)議的主題，也沒有做足準(zhǔn)備，這樣開會(huì)不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且增加了管理成本，同時(shí)會(huì)引起與會(huì)者對會(huì)議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使員工心生倦怠，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。

開一個(gè)重要的會(huì)議之前，管理者一定要提前把會(huì)議相關(guān)情況進(jìn)行梳理，認(rèn)真分析此次開會(huì)的主題和議題，明確會(huì)上要解決的問題和核心方向，對于怎樣做才能解決這些問題做到心中有數(shù)。把思路整理清晰后再開會(huì)，掌握主動(dòng)權(quán)和節(jié)奏感，會(huì)議會(huì)開得更有效率。

2.開會(huì)不全是為了解決問題

開會(huì)講問題本身沒有錯(cuò)，但很多人有一個(gè)非常嚴(yán)重的誤區(qū)——認(rèn)為開會(huì)就是解決問題的。事實(shí)上并不是所有的會(huì)議都適合解決問題，比如開大會(huì)的時(shí)候就不適合解決問題，因?yàn)橹v的問題越多，基層員工就越會(huì)對企業(yè)失去信心，失去信心也就失去了動(dòng)力，企業(yè)要想補(bǔ)救回來就變得非常困難。

例如，在佰新咨詢公司，真正解決問題的會(huì)議是骨干會(huì)和高管會(huì)，其他會(huì)議只解決業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的問題。

3.不要讓會(huì)議成為批評會(huì)　　

公開場合隨意批評別人是管理者常犯的錯(cuò)誤。很多時(shí)候我們當(dāng)著所有人的面批評某人以后，當(dāng)事人不但沒有改正錯(cuò)誤，反而會(huì)心生怨念，不但會(huì)影響當(dāng)事人的情緒，他所在的整個(gè)團(tuán)隊(duì)的氛圍也會(huì)變得不好。管理者的初衷是希望通過批評的方式讓犯錯(cuò)的人有所改變，而事實(shí)往往是當(dāng)事人會(huì)覺得自己確實(shí)錯(cuò)了，但是你也批評我了，相互扯平了，這樣非但不能解決問題，反而會(huì)激化矛盾。

所以不要讓會(huì)議成為批評會(huì)，而更多的時(shí)候要去表揚(yáng)誰做得好。如果非要批評人，要確保批評得讓人心服口服，并且能夠?qū)Υ蠖鄶?shù)人起到激勵(lì)作用。除非那些損害公司利益，觸犯公司原則的人，要在會(huì)議上公開嚴(yán)厲批評予以示眾，否則盡量在私下批評。

4.不要讓會(huì)議成為領(lǐng)導(dǎo)的獨(dú)角戲

很多管理者都會(huì)有一種感受，每次開會(huì)領(lǐng)導(dǎo)即便說得慷慨激昂，下面的員工依然沉默不語，表面上你講我聽，看似意見統(tǒng)一，其實(shí)除了領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)了自己的觀點(diǎn)之外，并沒有解決實(shí)際問題。

出現(xiàn)這樣的情況并非完全是員工的責(zé)任。開會(huì)的時(shí)候，尤其是早會(huì)或者啟動(dòng)會(huì)等會(huì)議，一定要激發(fā)員工的主觀能動(dòng)性，讓員工在會(huì)議中多發(fā)言、多學(xué)習(xí)、多鍛煉，這樣員工才會(huì)覺得自己是公司的主人之一，才會(huì)覺得開會(huì)是有意義的。

管理者不要成為舞臺(tái)上的主角，要成為會(huì)議里搭戲臺(tái)的人，讓下屬先發(fā)言談?wù)?，領(lǐng)導(dǎo)后發(fā)言。在這個(gè)過程中，如果員工的想法比你好，那你可以有一個(gè)更好的解決方案，如果沒有你的好，到最后再提出你的方案，員工就會(huì)覺得領(lǐng)導(dǎo)很高明。如果順序反了，領(lǐng)導(dǎo)先拋出解決方案，即使下屬的方案比較好，他也不敢講，這樣不但不利于公司的發(fā)展，還會(huì)讓下屬覺得領(lǐng)導(dǎo)沒有水平。

5.不要讓會(huì)議議而不決

很多公司通知開會(huì)，各部門人員如約而至，大家都帶著筆記本，可是進(jìn)入會(huì)議后發(fā)現(xiàn)與會(huì)議主題偏差很遠(yuǎn)，甚至談?wù)撈鸺页?，討論了很多與會(huì)議主題無關(guān)的內(nèi)容。會(huì)議持續(xù)了很長時(shí)間，可是最終問題怎么解決還是沒有確定。

一次成功的會(huì)議在于會(huì)議前良好的準(zhǔn)備、會(huì)議時(shí)的討論和最后決議的達(dá)成。每開一次會(huì)，必然會(huì)有一定的預(yù)期結(jié)果，這就需要首先針對預(yù)期結(jié)果設(shè)定主題，然后圍繞這個(gè)主題展開會(huì)議討論。在會(huì)議討論的過程中，無論進(jìn)行到哪個(gè)環(huán)節(jié)，也無論遇到怎樣的阻力，都要保證不偏離會(huì)議主題，更不做與會(huì)議主題相悖的事，務(wù)求把全部精力都傾注在會(huì)議主題上，從而確保達(dá)成預(yù)期的結(jié)果。

如何打造企業(yè)的會(huì)議系統(tǒng)

會(huì)議是企業(yè)管理的重要工具，當(dāng)一個(gè)企業(yè)有了一套完整的會(huì)議系統(tǒng)之后，公司所有的工作，所有的部門，各部門的每個(gè)員工，都可以通過會(huì)議去協(xié)調(diào)資源，當(dāng)這些會(huì)議能夠自動(dòng)化運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)候，也就意味著這家公司可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化運(yùn)轉(zhuǎn)。

公司到底應(yīng)該開哪些會(huì)呢？以佰新咨詢公司為例為大家做一些分享。在佰新有六個(gè)會(huì)議非常重要，可以說，只要開好這六個(gè)會(huì)議，公司的工作局面不僅可以得到巨大的改變，管理者自己也會(huì)變得很輕松。

1.早會(huì)

每天早上都會(huì)開早會(huì)，通過早會(huì)全方位地對每個(gè)員工進(jìn)行透徹了解和把控，讓每一個(gè)員工都可以信心滿滿地開始一天的工作。如果團(tuán)隊(duì)比較大，可以把早會(huì)分解，例如：營銷中心早會(huì)，首先是干部早會(huì)，時(shí)間十分鐘左右，核心骨干開碰頭會(huì)，通報(bào)昨日情況，明確今日目標(biāo)。然后是全員早會(huì)，全員早會(huì)要達(dá)到以下五個(gè)目的：

（1）培訓(xùn)：這時(shí)，員工集中在一起解決一些共性問題，強(qiáng)調(diào)工作重點(diǎn)，分享方法技巧，學(xué)習(xí)新知識(shí)等都是效率最高的。

（2）激勵(lì)：通過營造正面、積極的氛圍，樹立榜樣和標(biāo)桿，讓員工以一個(gè)精神飽滿的狀態(tài)迅速投入到新一天的工作中。

（3）宣導(dǎo)：傳遞部門運(yùn)作的各項(xiàng)信息，宣布一天的任務(wù)，傳達(dá)核心目標(biāo)達(dá)成情況，安排工作重點(diǎn)，使員工更清楚自己的工作方向，提升工作效率。

（4）鍛煉：關(guān)注員工的成長，給員工提供舞臺(tái)，鍛煉員工的組織能力、表達(dá)能力、指揮能力，使員工建立起信心。

（5）灌輸：早會(huì)是灌輸公司經(jīng)營理念、企業(yè)文化、管理思想的最佳媒介，通過早會(huì)不斷、反復(fù)強(qiáng)化員工的行為觀念，宣傳工作素養(yǎng)及工作倫理，培養(yǎng)好的工作習(xí)慣，從而提升員工的整體素質(zhì)。

如有必要，早會(huì)之后各個(gè)部門可以開二次早會(huì)，進(jìn)一步明確工作目標(biāo)和努力方向，二次早會(huì)一般限制在十分鐘之內(nèi)。

2.夕會(huì)

夕會(huì)有兩個(gè)核心目的：一是總結(jié)今天的工作，解決遇到的問題；二是對第二天的工作進(jìn)行規(guī)劃。夕會(huì)一般由各個(gè)部門召開，在小范圍內(nèi)大家進(jìn)行探討：今天一天遇到了哪些問題？這些問題該如何解決？未來我需要注意和提升的是什么？同時(shí)對今天表現(xiàn)比較好的員工進(jìn)行鼓勵(lì)，激勵(lì)大家，明天更好地投入工作。

3.周例會(huì)

周例會(huì)一般由骨干參加，對上周的工作進(jìn)行匯報(bào)和總結(jié)，對下周的工作和目標(biāo)進(jìn)行規(guī)劃，并制定具體的行動(dòng)措施。一周開一次例會(huì)很有必要，時(shí)間太長會(huì)積壓太多問題，時(shí)間太短大家會(huì)覺得力不從心。周例會(huì)既可以增加部門之間的凝聚力，提供部門之間相互了解和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，又可以將公司存在的問題暴露出來供大家探討解決。在周例會(huì)上對各種管理和營銷問題進(jìn)行分析，也是培養(yǎng)骨干的重要手段。

4.月啟動(dòng)大會(huì)

每個(gè)月有月啟動(dòng)大會(huì)，對上個(gè)月各種先進(jìn)的典型人物進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)、表彰，以此來為員工樹立榜樣，并灌輸企業(yè)文化。同時(shí)會(huì)給員工明確下個(gè)月公司的發(fā)展方向，使整個(gè)團(tuán)隊(duì)為了共同的目標(biāo)而奮斗。

月啟動(dòng)大會(huì)是一個(gè)承上啟下、振奮精神的大會(huì)，也是吹起沖鋒號角、凝聚企業(yè)文化的大會(huì)。月啟動(dòng)大會(huì)一般包括以下內(nèi)容：

（1）總結(jié)和分析上階段目標(biāo)達(dá)成情況。

（2）表彰上階段優(yōu)秀部門與個(gè)人。

（3）分享成功經(jīng)驗(yàn)和感人故事。

（4）設(shè)定下階段總目標(biāo)及各部門目標(biāo)。

（5）宣導(dǎo)獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃，各部門表達(dá)決心，發(fā)起挑戰(zhàn)（公眾承諾）。

在召開全員啟動(dòng)大會(huì)之前，一般會(huì)有高管會(huì)和經(jīng)理會(huì)，首先高度統(tǒng)一思想，然后由各部門統(tǒng)一目標(biāo)，最后才是全員啟動(dòng)會(huì)。通過這種方式，可以有效保證公司上下思想的統(tǒng)一與貫通。

5.季度戰(zhàn)略研討會(huì)

除了每個(gè)月的例行高管會(huì)外，每個(gè)季度舉行一次戰(zhàn)略研討會(huì)，對公司整個(gè)季度的工作進(jìn)行總結(jié)，對下一季度的戰(zhàn)略規(guī)劃進(jìn)行梳理。

公司一般會(huì)抽出兩天時(shí)間，把所有的高管封閉起來，對公司的戰(zhàn)略進(jìn)行深度碰撞。大家重新審視產(chǎn)品和市場以及團(tuán)隊(duì)各方面的情況，明確公司和每個(gè)部門的具體方向和策略，以此來確保整個(gè)團(tuán)隊(duì)能夠圍繞公司的經(jīng)營戰(zhàn)略去努力，最終達(dá)成年度目標(biāo)。

6.年慶和年會(huì)

公司每年有兩次重要活動(dòng)，一個(gè)是年慶，一個(gè)是年會(huì)。年慶是公司的周年慶，在每年7月15日，而年會(huì)一般在春節(jié)前，這兩個(gè)會(huì)議是公司最重要的會(huì)議，在佰新有種說法：年慶慶忠，年終慶功。年慶是宣揚(yáng)企業(yè)文化的重要道場，在年慶上對年度四大文化標(biāo)桿人物進(jìn)行隆重的表彰。而年終會(huì)更多是對過去一年業(yè)績的總結(jié)，以及未來戰(zhàn)略和目標(biāo)的規(guī)劃，和年度重要的表彰。通過這種方式，激發(fā)員工的自豪感和歸屬感。

會(huì)議中的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)

會(huì)議是管理者重要的舞臺(tái)，也是管理者展現(xiàn)自身魅力、在團(tuán)隊(duì)中獲得威信的重要機(jī)會(huì)。一個(gè)優(yōu)秀的管理者首先應(yīng)是一個(gè)有主見的人，一個(gè)合格的管理者一定是懂得去影響員工的人。

1.聽大多數(shù)人的建議，和少數(shù)人商量，最終自己做決定

聽大多數(shù)人的建議，可以讓我們集思廣益，對一個(gè)問題的看法更客觀。跟少數(shù)人商量，更多是跟核心骨干溝通，通常這些人的立場和公司是一致的，能夠從各個(gè)角度深度看待問題，這些人在一起時(shí)更容易碰撞出結(jié)果。任何一家公司既要有民主也要會(huì)集中，最終一定是管理者來做決策。當(dāng)然那些不太重要的事情，可能壓根都不需要管理者去參與討論，直接由下屬?zèng)Q定就好。

2.開大會(huì)之前開小會(huì)

在開大會(huì)之前，已經(jīng)把很多議題通過小會(huì)的方式確定了下來，所以在大會(huì)上，大家的意見就非常容易統(tǒng)一。

如果管理者不懂這種方法，就會(huì)出現(xiàn)每一次在開大會(huì)執(zhí)行一項(xiàng)決議時(shí)，都有很多人反對，這種情況下決議很難實(shí)施，令管理者頗為頭疼和尷尬。久而久之，整個(gè)公司的員工會(huì)對高層或者領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生一種權(quán)威上的懷疑，因?yàn)槟阍谧鰶Q策時(shí)大家是反對的，這就意味著決策可能有問題，大家在執(zhí)行時(shí)難免會(huì)打折扣，給公司的各項(xiàng)政策和任務(wù)的實(shí)施帶來很大的困難。

開大會(huì)前開小會(huì)有兩個(gè)好處：一是通過一對一和開小會(huì)式的溝通能夠確定某項(xiàng)決策的正確性和員工的接受程度，對原有決策不正確的地方進(jìn)行修改，爭取大部分人能夠支持和接受，隨后在開大會(huì)的時(shí)候再提出這樣的決議。二是跟所有反對者提前溝通好。開小會(huì)的時(shí)候更多的是一對一的溝通，更能了解員工的想法，更能說服員工，而一對多的情況下由于輿論壓力和面子問題很難說服員工。

3.開大會(huì)要形式多于內(nèi)容，開小會(huì)則內(nèi)容多于形式

關(guān)于企業(yè)文化，有一個(gè)非常重要的觀點(diǎn)，即沒有形式就沒有內(nèi)容，形式是內(nèi)容的載體。所有的內(nèi)容要通過形式來傳遞，內(nèi)容是潛藏在形式當(dāng)中的。

為什么說開大會(huì)的時(shí)候形式多于內(nèi)容，開小會(huì)的時(shí)候內(nèi)容多于形式呢？因?yàn)樵绞谴蟮膱龊暇驮诫y去探討實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，開大會(huì)的核心在于造勢和統(tǒng)一思想，造勢可以增加員工對公司的信念，統(tǒng)一思想可以讓團(tuán)隊(duì)更有凝聚力。而開小會(huì)的過程中往往是要解決實(shí)質(zhì)性問題，就需要開門見山直奔主題，把更多的時(shí)間和精力放在問題本身，要減少花費(fèi)在形式上的時(shí)間。