訴訟文件管理指引

作者：張?。ū本┐蟪桑ǜＶ荩┞蓭熓聞?wù)所律師）

來(lái)源：微信公號(hào)「法悟」（ID：fawu100）

1.總則

1.1為了加強(qiáng)對(duì)訴訟文件的管理，提升工作效率，樹(shù)立團(tuán)隊(duì)形象，控制執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，特制訂本指引。

1.2本指引所稱訴訟文件，是指團(tuán)隊(duì)律師在辦理訴訟類案件時(shí)接受或形成的文件資料，具體包括紙質(zhì)文件和電子文檔。

1.3訴訟文件的管理應(yīng)當(dāng)達(dá)到如下效果：

（1）使文件有條理，便于查找；

（2）使文件被固定，便于管理；

（3）保守客戶的商業(yè)秘密或個(gè)人隱私；

（4）使文件容易攜帶、復(fù)制和使用；

（5）使文件易于歸檔；

（6）使文件容易與法庭、客戶兼容、對(duì)接和共享。

2.紙質(zhì)文件

2.1原則上，在處理訴訟案件中所涉及的文件均應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，并歸入案卷中便于日后存檔。

2.2接收客戶遞交的紙質(zhì)文件后，應(yīng)當(dāng)首先進(jìn)行整理、編號(hào)及裝訂，并設(shè)置目錄。紙質(zhì)文件的裝訂順序應(yīng)當(dāng)與客戶的紙質(zhì)文檔的管理順序相同，以便于核對(duì)和查找。

2.3如果客戶提交的案件資料為電子文檔，應(yīng)當(dāng)打印成質(zhì)紙文檔，并按本指引第2.2條款進(jìn)行裝訂。

2.4如果根據(jù)案件情況，需要使用裝訂后的紙質(zhì)文檔，應(yīng)當(dāng)從裝訂好的文件中抽取復(fù)制，但不得改變?cè)b訂的順序。

2.5在辦理訴訟案件的過(guò)程中，與客戶往來(lái)的與案件有關(guān)的重要電子郵件、手機(jī)短信等，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換成質(zhì)紙文件歸入案卷。

3.電子文檔

3.1與代理案件有關(guān)的重要訴訟文件，均應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換成電子文檔，并將該電子文檔通過(guò)電子郵件或直接拷貝的方式復(fù)制給案件的所有經(jīng)辦律師。

3.2經(jīng)辦律師在異地的，可以依據(jù)本團(tuán)隊(duì)相應(yīng)的文書(shū)制作指引制作證據(jù)材料或其他訴訟文件，然后通過(guò)郵寄的方式寄送法院或相關(guān)收件人。

4.電子郵件或短信

4.1在案件終結(jié)前，與當(dāng)事人溝通的重要來(lái)往電子郵件、短信等均不得刪除，并應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取文件固定措施。

4.2與當(dāng)事人傳遞文件必須通過(guò)指定的電子郵箱、手機(jī)短信、微信、QQ等通訊工具進(jìn)行。文件傳遞完畢后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)提示當(dāng)事人查收和確認(rèn)。

5.訴訟文書(shū)

5.1訴訟文書(shū)包括委托文件、起訴狀、答辯狀、證據(jù)清單、舉證意見(jiàn)、質(zhì)證意見(jiàn)、代理詞及其他相關(guān)文件。

5.2訴訟文書(shū)的文件名格式應(yīng)當(dāng)為：案件信息簡(jiǎn)稱＋訴訟文書(shū)名稱＋（律師所簡(jiǎn)稱＋經(jīng)辦人：＋文書(shū)制作日期）。

5.3經(jīng)辦律師完成訴訟文書(shū)的起草后，應(yīng)當(dāng)將其通過(guò)指定的電子郵件轉(zhuǎn)發(fā)給其他經(jīng)辦律師、客戶指定的聯(lián)系人。

5.4訴訟文書(shū)每修改一次，均應(yīng)當(dāng)另存為一個(gè)新的文件，并重新設(shè)置新的文件名，以便日后能夠迅速確認(rèn)不同人員對(duì)訴訟文件的修改意見(jiàn)。應(yīng)當(dāng)有效防止不同版本的文件間發(fā)生混淆。

5.5訴訟文書(shū)定稿后，應(yīng)當(dāng)由當(dāng)事人確認(rèn)。定稿的訴訟文件的文件名格式為：案件信息簡(jiǎn)稱＋訴訟文書(shū)名稱＋（定稿）：＋定稿日期。

5.6提交法院的訴訟文書(shū)的文件名格式為：提交人＋訴訟文書(shū)名稱＋（案號(hào)）。

6.文件夾的設(shè)置

6.1每個(gè)訴訟案件應(yīng)當(dāng)單獨(dú)設(shè)置一個(gè)文件夾。

6.2每個(gè)案件的文件夾中均應(yīng)當(dāng)包括如下子文件夾：

（1）委托手續(xù)：包括委托代理合同、委托書(shū)、法定代表人身份證明、所函等；

（2）證據(jù)資料：包括當(dāng)事人提交的證據(jù)資料、經(jīng)辦律師收集的證據(jù)資料、對(duì)方當(dāng)事人提交的資料、法院收集的證據(jù)資料等；

（3）訴訟文書(shū)：包括起訴狀、答辯狀、證據(jù)清單、舉證意見(jiàn)、質(zhì)證意見(jiàn)、代理詞等；

（4）提交法院的訴訟文書(shū)：包括起訴狀、答辯狀、舉證意見(jiàn)、質(zhì)證意見(jiàn)等；

（5）其他資料。

6.3在每個(gè)子文件夾中，均應(yīng)當(dāng)單獨(dú)設(shè)置一個(gè)文件夾用于存放已經(jīng)定稿的文件，文件夾的名稱為“定稿文件”。

7.訴訟文件云存儲(chǔ)

7.1在確保安全的情況下，可以使用云存儲(chǔ)方式進(jìn)行訴訟文件的管理和使用。

7.2應(yīng)當(dāng)將指定的訴訟文件文件夾設(shè)置為自動(dòng)備份，使本地文件與云端的文件實(shí)現(xiàn)同步，從而可以利用任何一臺(tái)電腦、手機(jī)等登錄云端使用訴訟文件。

7.3應(yīng)當(dāng)在常用手機(jī)、電腦上下載選定的云端軟件，確?？梢噪S時(shí)使用訴訟文件。

7.4經(jīng)與客戶協(xié)商，可以與其共同享有云端文件的使用權(quán)限。

8.提交法院的文件

8.1案件開(kāi)庭前，應(yīng)當(dāng)將“提交法院的訴訟文書(shū)”文件夾的電子版拷貝給書(shū)記員，并告知經(jīng)辦法官。

8.2如果法庭不方便使用Ｕ盤拷貝文件的，應(yīng)當(dāng)通過(guò)光盤進(jìn)行拷貝或通過(guò)法庭指定的郵箱傳遞訴訟文件。

8.3將訴訟文件提交法院時(shí)，應(yīng)當(dāng)將“提交法院的訴訟文書(shū)”文件夾的文件名修改為：提交人＋訴訟文書(shū)＋（案號(hào)）。

9.其他

9.1案件終結(jié)后，應(yīng)當(dāng)依據(jù)律師事務(wù)所的規(guī)定及時(shí)對(duì)訴訟文件進(jìn)行整理和歸檔。

9.2擬歸檔的訴訟文件應(yīng)當(dāng)復(fù)制一份紙質(zhì)版提交給客戶。

9.3本指引僅供團(tuán)隊(duì)內(nèi)部使用。

9.4團(tuán)隊(duì)各成員在使用本指引期間，應(yīng)當(dāng)注意收集各方反饋信息及執(zhí)行效果，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以便于對(duì)本指引不斷進(jìn)行升級(jí)。

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