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分享〡職場精英必學(xué)的時間管理技巧,10倍提高工作效率

 圖靈狗 2016-08-16


開講之前雞湯來一下:本節(jié)課主要從三個方面講起,對于不同的小伙伴來說,你的接受和運用程度,未來可能是10倍提升,也更可能超越10

 


第一: 職場人士如何度過職場每一天


首先,傳遞一種觀點:時間管理實質(zhì)是管理自己,不是時間本身;如果把所有的精力和關(guān)注點放在記錄時間,這樣焦慮感徒增,反倒沒有信心管理時間;當(dāng)你發(fā)現(xiàn)自己的時間管理出現(xiàn)了問題,不要著急,我們可以通過管理自己的身體、情緒等形式,來改善自己的時間狀況。

 

為什么需要記錄自己的時間?

 


有個觀點這樣說,很多時候,根本無法察覺自己是怎樣利用時間的,就好比我們每個月拿了一定的工資,可是到了月底卻成了月光族;所以,你擁有時間,并不等于你有時間;故,你需要通過記錄時間,找到符合你期望值的一個關(guān)于時間使用的方法。

 

Angie洛林老師自認(rèn)為自己是個時間管理達(dá)人,覺得自己在手機上花的時間很少,可是在用工具“Moment”記錄她的時間后,驚訝的發(fā)現(xiàn)有一天她用手機多達(dá)6個小時之多。郁悶啊!要知道,這6個小時足夠我們學(xué)習(xí)很多知識!有了這個覺醒后,大家是不是非常重視自己的時間,關(guān)鍵:行動力呢

 

感悟一:讀者朋友,對此可有感受,是否戳中了你的痛點:你不知道自己的時間怎么悄悄溜走,尤其在扣手機的時候。建議讀到這里的你立即行動起來記錄自己的時間流向,然后有效的利用自己的時間,哼,不要等到覺悟晚點時,空悔手機依賴無事成。

 

那么,如何記錄自己的工作時間

 

建議:記錄一周的時間真實狀況

記錄工具如圖:

關(guān)于頻度:建議5+1天,因為有的小伙伴上班時間一周是5天;有的小伙伴一周上班6

注意啰:要記錄的是非重復(fù)性事件

 

第二: 職場精英三類時間管理技巧

 

如何發(fā)現(xiàn)技巧呢?如前所言,記錄一周后你發(fā)現(xiàn)時間會有三種類型的差別,如圖:

 

時間與工作任務(wù)之間的配比關(guān)系,一般有如下三種情況:

 

時間任務(wù);時間任務(wù);時間=任務(wù)

 

1.針對時間任務(wù):找到并分類你的時間。Angie洛林老師定制以下三種方案,如圖:


 

具體解讀如下:

 

常態(tài)時間:它的一個特點就是比較穩(wěn)定,即:穩(wěn)定在某一個時間段,并把流程穩(wěn)定,可能說話數(shù)也要穩(wěn)定;這個常態(tài)時間就好比我們每天公司要開例會;不同工種的都可以找到自己的常態(tài)時間。

 

動態(tài)時間:在工作上有這樣的闡述,比如,你去見客戶,客戶卻半路打電話來說有事不能約見。如果你提起對自己的時間沒有安排,可能你就會覺得情緒上特別不愉快。這種情形下,你可以為這樣的時間準(zhǔn)備一個“備胎”。

 

一般我出去約見客戶之前會為自己準(zhǔn)備兩個任務(wù),第一,正兒八經(jīng)見客戶;第二,如果提前結(jié)束了跟客戶的約見,我要做什么?加入遭遇客戶臨時爽約,我就到附近的咖啡館完成接下來的工作。

 

“備胎”是一個能讓你感覺非常明晰的一個時間概念。當(dāng)你的時間安排被打亂或者行程被改變,它可以避免你的情緒受到影響,你也不會過多思考“我接下來要做什么呢?”

 

感悟二:關(guān)于動態(tài)時間需要“備胎”,深有感觸,我給自己制定的有讀書時間,所以每次領(lǐng)導(dǎo)派我出去送文件資料,我都會安排隨機時間,如果快速完成任務(wù),我就溜到圖書館看書,其實我個人認(rèn)為:工作時間里如果能高效完成任務(wù),自己會有更多的自由時間。

 

專注時間:即,黃金時間,我們都在工作中需要大量時間集中精力去做一件事情;如果你職場中沒有黃金時間,那么你的進步空間一定很緩慢。專注時間內(nèi),建議把手機、電腦放在一邊,完全投入工作。這跟現(xiàn)在特別流行的一個概念:1萬個小時定律相似,你必須要有持續(xù)的黃金時間輸入,才能真正讓你成長與進步

 

黃金時間有個概念:一般指持續(xù)90 分鐘以上的時間,艾瑪,小伙伴肯定會說,90分鐘把持不住啊,會有人來打斷自己的專注,那可以先從40分鐘開始,逐漸延長。

建議:大家記錄時間找到自己的黃金時間,并固定下來,讓它真正成為你的成長利器。

 

碎片化時間:比如,我在固定開會時間,會提前15分鐘,這樣會給老板同事守時的良好印象;還可以在會議開始前準(zhǔn)備:如對工作的安排,對小任務(wù)的一個梳理,或者回復(fù)5分鐘的郵件,并記錄在本子上,比如:看了哪些郵件,遇到什么問題,怎么處理,并寫上下一步的清單。

 

其他時間:不能否認(rèn)工作中總會遇到一些讓自己不開心的人這些人會讓你有不爽的情緒,情緒低落或者無聊時,允許自己可以刷屏,但是要對自己說,只刷10分鐘。不能任由情緒化無休止提醒自己:夠了?;叵胍幌?,我們工作中一件事沒有做好,可能就是我們的情緒沒有控制好。

 

2.時間任務(wù):提升你的工作時間效率

 

這個很重要,你會問:如何做?如圖:

 


 

一步到位法:與專注時間相似,因為我們做事情時常會有人打斷,或者自己控制不住刷起來了手機。遇到這種情況,老師這樣做,將自己關(guān)在安靜的會議室做那些需要專注做的事情。但是,我們不可能無時無刻能夠創(chuàng)造一個這樣安靜的空間。三招送給你

 

內(nèi)控:如果你需要長時間專注做一件事,可是不爭氣的你卻自己打斷自己??梢栽囉梅宴?/span>.分割定時間如25+5分鐘

 

外控:當(dāng)工作中不可避免被人打擾,針對以下三種情況,老師給你的建議:一是事情不緊急,你可以先記下來別人需要你幫助的事情并告訴對方,我已近記下來,做完自己的事情立即去幫助他。二是很緊急需要你馬上幫忙,你可以用2分鐘的時間寫下手頭的事做到什么狀態(tài),然后去幫助別人,做完后,可以立即輕松銜接自己的工作狀態(tài)。三是不緊急但馬上做,可以先讓對方等10分鐘,先把自己的現(xiàn)階段手頭的這一塊做個句號,再去幫忙。如此做,會讓對方覺得你重視他,還可以很好的把握自己的工作節(jié)奏

 

感悟三:關(guān)于外控這三種狀態(tài)三個招,不僅實用,更是同事人際關(guān)系協(xié)調(diào)的一個可行的方法,你沒有看出來,豈止時間管理,這還是提高情商的妙招。職場上的你我或許都碰到這種情況:拒絕吧,得罪人,;不拒絕,耽擱自己的工作狀態(tài),憋屈;拿走這個方法吧。

 

模板法:如果你的常態(tài)時間大于30分鐘,可以考慮建立把每天的事情建立一個模板,也許建立模板需要3個小時一個月后你就慢慢把時間給賺回來了。

 

工作清單法:我們都會每天5分鐘寫下當(dāng)天要做的事情,建議:分清楚這些事情的優(yōu)先級,比如:一天的10件事,可以選3個當(dāng)天必須完成的重要的事情;溫馨提示:不要以為你心里知道哪些事是重點,眼見為實和心里所想一定會有執(zhí)行效果的差異。

資料庫法:比如寫文案,遇到需要的資料先去找自己之前工作積累下來的素材庫。所以,無論在工作還是生活中,要有意識分類建立自己的素材資源庫,

 

授權(quán)法:這一點很重要,把不同任務(wù)授權(quán)給不同下屬,在完成任務(wù)之后可以小組討論,讓每個人把在任務(wù)完成過程中學(xué)到的經(jīng)驗分享給別的組員,這種方法既可以激勵下屬,還可以挖掘別人的潛質(zhì)和優(yōu)勢。

溫馨提示:即使下屬做錯了,也要和下屬一起找原因,給出合理建議。

 

3.時間=任務(wù):你每天都有工作復(fù)盤嗎?

 

建議:三類總結(jié)做起來:日總結(jié)周總結(jié)月總結(jié)

 

時間管理就是自下而上進行復(fù)盤

 

日總結(jié):“做的好的兩件事,做不好的兩件事”總結(jié)點是要怎么做

周總結(jié):即是對日總結(jié)的總結(jié)

月度總結(jié):提供方向

 

第三:如何10倍提升工作的單位時間價值

 

自問:你的價值是否呈現(xiàn)上升曲線?

 


:同樣的任務(wù),你完成的效率如何能比別人快?運用前面提到的時間管理方法

 

慮:對待同一個工作事件,你的情緒是否比別人強?取決于兩種狀態(tài):一是拒絕任務(wù),不接受挑戰(zhàn);二是接受任務(wù),勇于挑戰(zhàn);第二種狀態(tài)下,可以搭建框架,預(yù)估需要的人力和資金及材料。還有一些要素如下圖:

 

:工作中,你一個小時值多少錢?

 


注意:不要讓工作充滿生活

 

識:工作中,你的見識比別人多嗎?珍惜自己的時間價值,才可以有更多的業(yè)余時間上課、看書、參加職業(yè)活動等,發(fā)掘不同是身份。每個行業(yè)有大趨勢:職業(yè)技能衍生技能

 

:工作當(dāng)中,你比去年值錢嗎?不僅要和去年比,更要把對比的時間縮短,和上個月的自己,甚至和昨天的自己比,看自己是否有實質(zhì)上的進步。

 

讀到這里,送給你一句話:短時間奔跑,比不上長時間的勻速前進,不要羨慕別人,保持自己的節(jié)奏。

 

記住今天的課程筆記整理源于公眾號【選擇自己】特邀嘉賓Angie洛林,圖片來自Angie;更多Angie洛林訊息見下圖:感興趣的可以關(guān)注Angie洛林老師喔

 



 

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