有效的利用項(xiàng)目管理辦公室,可以提高企業(yè)的項(xiàng)目管理整體能力、控制成本、提高效率、更好的應(yīng)對(duì)快速變化的商業(yè)環(huán)境、提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在IT行業(yè)，隨著企業(yè)創(chuàng)新活動(dòng)的日益增多，越來(lái)越多的企業(yè)會(huì)將項(xiàng)目管理納入其核心管理體系。項(xiàng)目管理辦公室(PMO)的搭建不僅僅是為多個(gè)項(xiàng)目組提供一個(gè)支持的信息化，更重要的是在公司中部署了一個(gè)項(xiàng)目管理方法體系，以便企業(yè)能在未來(lái)的一段時(shí)間內(nèi)長(zhǎng)期使用。本文將對(duì)I T項(xiàng)目辦公室(PMO)進(jìn)行探討。

　　項(xiàng)目是為了完成或創(chuàng)造一個(gè)特定的產(chǎn)品或服務(wù)而做出的暫時(shí)性努力。而項(xiàng)目管理過(guò)程在每個(gè)項(xiàng)目的生命周期間卻是重復(fù)發(fā)生的，并且每個(gè)過(guò)程均是為了得到一個(gè)結(jié)果而重復(fù)發(fā)生的行為、變化和功能的組合，PMO 就是為了項(xiàng)目的成功實(shí)施而創(chuàng)建或總結(jié)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。盡管目前各界對(duì)PMO 的定義不完全相同，但目前普遍接受的一種定義是：PMO 是在組織內(nèi)部將實(shí)踐、過(guò)程、運(yùn)作形式標(biāo)準(zhǔn)化的部門，這些標(biāo)準(zhǔn)化的程序應(yīng)該能形成一致和可重復(fù)的結(jié)果， 同時(shí)項(xiàng)目成功率是上升的。PMO 是組織內(nèi)部項(xiàng)目管理最優(yōu)實(shí)踐的中心， 是組織提高項(xiàng)目分析、設(shè)計(jì)、管理、檢查等方面能力的關(guān)鍵資源。PMO 所處理的關(guān)于組織范圍內(nèi)(不是一個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi))項(xiàng)目管理的公共問(wèn)題，如項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目相互依賴關(guān)系、項(xiàng)目資源均衡、項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)選擇。PMO 成立的目標(biāo)是提高項(xiàng)目的成功率。IT-PMO 是一種類型的PMO，它是IT 部門內(nèi)部專門進(jìn)行多IT 項(xiàng)目管理的組織機(jī)構(gòu)。PMO 正是當(dāng)今國(guó)際、國(guó)內(nèi)越來(lái)越重視的業(yè)務(wù)支撐平臺(tái)。如果說(shuō)項(xiàng)目是業(yè)務(wù)載體的話，IT-PMO 為如下項(xiàng)目管理狀況提供了解決途徑。

　　* 沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn);

　　* 沒(méi)有文檔化的程序或系統(tǒng);

　　* 沒(méi)有歷史;

　　* 沒(méi)有數(shù)據(jù)收集或報(bào)告;

　　* 項(xiàng)目實(shí)踐中沒(méi)有知識(shí)傳遞和管理措施;

　　* 沒(méi)有共享的詞匯;

　　* 沒(méi)有對(duì)過(guò)程的共同理解。

　　1.開發(fā)和維護(hù)項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法：不僅為IT 經(jīng)理提供了正在做什么工作的更高可視性，還提供了工作做得如何的可視性這方面包括組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)、政策、程序的制定;項(xiàng)目管理的方法、技術(shù)和工具的研究。項(xiàng)目管理辦公室的基本任務(wù)是開發(fā)項(xiàng)目管理方法論， 它主要負(fù)責(zé)整個(gè)產(chǎn)品開發(fā)生命周期。例如：

　　* 項(xiàng)目進(jìn)度的控制、文檔的管理工作過(guò)程和方法論的開發(fā)和管理被整合到該框架中，維護(hù)項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)、程序和方法。

　　* 當(dāng)出現(xiàn)新的或修改后的過(guò)程和模板時(shí)，PMO 將它們一致地部署到整修組織中。

　　* 推行通用的過(guò)程、可交付成果和術(shù)語(yǔ)來(lái)改進(jìn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)溝通效果。如果所有人在與項(xiàng)目相關(guān)的工作中使用相同的語(yǔ)言和術(shù)語(yǔ)， 則組織中發(fā)生的誤解和誤會(huì)的可能性就越小。

　　* 推動(dòng)整個(gè)組織實(shí)施項(xiàng)目管理。這包括主動(dòng)向經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員培訓(xùn)并推廣使用連貫項(xiàng)目管理過(guò)程所能夠帶來(lái)的好處。

　　2.提供項(xiàng)目管理的咨詢、指導(dǎo)與顧問(wèn)服務(wù):IT-PMO 要最大限度地集中項(xiàng)目管理專家和導(dǎo)師，這些專家和導(dǎo)師不僅是項(xiàng)目管理科學(xué)的專家，而且懂得計(jì)劃與管理項(xiàng)目的藝術(shù)。規(guī)劃/提供標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，來(lái)構(gòu)建核心項(xiàng)目管理競(jìng)爭(zhēng)力和通用經(jīng)驗(yàn)。提供項(xiàng)目管理指導(dǎo)服務(wù)可以幫助項(xiàng)目避免麻煩。處于危險(xiǎn)中的項(xiàng)目經(jīng)過(guò)指導(dǎo)也可以不再惡化。

　　3.項(xiàng)目歷史文檔管理：IT-PMO 需系統(tǒng)收集和保存來(lái)自項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)和模版等相關(guān)的項(xiàng)目管理知識(shí),提供給其它項(xiàng)目分享。項(xiàng)目產(chǎn)品整個(gè)開發(fā)周期文檔的保存、編號(hào)管理。

　　4.提供給項(xiàng)目行政支持：項(xiàng)目管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要組織來(lái)統(tǒng)一起來(lái)合力推進(jìn)。項(xiàng)目管理能力的提高涉及到組織管理各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)部門、各種變化。

　　* 為項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供行政支援，如多項(xiàng)目各種報(bào)表的產(chǎn)生;

　　* 為項(xiàng)目經(jīng)理制定發(fā)展計(jì)劃，并推動(dòng)其實(shí)施;

　　* 項(xiàng)目投入的資源、人員、工期和成本的分析;

　　* 制定項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目文檔、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等模版，提供給項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)參考使用;

　　* 對(duì)項(xiàng)目管理工作的支持———流程、模板、知識(shí)庫(kù)中的歷史數(shù)據(jù);

　　* 為管理層提供統(tǒng)一的項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告。

　　履行上面職能，項(xiàng)目管理辦公室主要崗位包括：

　　*PMO 項(xiàng)目主管/經(jīng)理：協(xié)助解決項(xiàng)目間存在的問(wèn)題，是項(xiàng)目間的信息交換中心，指導(dǎo)項(xiàng)目管理辦公室的發(fā)展，并且制訂項(xiàng)目管理辦公室發(fā)展的策略，這個(gè)策略與公司的商業(yè)策略與項(xiàng)目管理都有聯(lián)系;負(fù)責(zé)控制項(xiàng)目的進(jìn)度，對(duì)項(xiàng)目交付情況進(jìn)行分析。負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告，并且根據(jù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供的項(xiàng)目進(jìn)展數(shù)據(jù)判斷加速項(xiàng)目交付的可能性。

　　*PMO 顧問(wèn)/咨詢師：具有管理不同類型項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，精通全面的管理技巧，從而能靈活的為項(xiàng)目經(jīng)理們提供指導(dǎo)。組織或提供必要的普及培訓(xùn)或重要角色的技能培訓(xùn)。包括交付顧問(wèn)、工具顧問(wèn)和技術(shù)方法顧問(wèn)。

　　*PMO 協(xié)調(diào)人員：搜集整理所有項(xiàng)目信息，將這些信息中的問(wèn)題加以分類整理， 協(xié)調(diào)項(xiàng)目?jī)?nèi)及項(xiàng)目涉及部門間的溝通， 保證信息的準(zhǔn)確性，協(xié)助項(xiàng)目管理辦公室主管完成日常工作。

　　其他崗位包括：

　　*HR/項(xiàng)目資源分析師：管理資源組合;

　　* 審核資源組中的資源利用率和項(xiàng)目對(duì)資源的分配情況;

　　* 廠商/合同分析師;

　　* 質(zhì)量保障人員。

　　聯(lián)想集團(tuán)的項(xiàng)目經(jīng)理建設(shè)起步于上世紀(jì)90 年代初期， 經(jīng)過(guò)十余年的發(fā)展， 到2003 年末， 整個(gè)集團(tuán)信息化大規(guī)模集中建設(shè)已告一段落，但公司各業(yè)務(wù)群和子公司仍有不少項(xiàng)目需要上馬。被管理和開發(fā)的IT 項(xiàng)目分布在不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域和地區(qū)， 越來(lái)越多地與外部服務(wù)商進(jìn)行合作或者項(xiàng)目完全外包。2001 年前，聯(lián)想集團(tuán)的系統(tǒng)建設(shè)基本上是由MIS 部統(tǒng)管，該部門按照規(guī)劃、軟件開發(fā)、運(yùn)行維護(hù)等職能劃分為不同的業(yè)務(wù)處，在面對(duì)多項(xiàng)目管理時(shí)，如何協(xié)調(diào)不同部門在多項(xiàng)目參與中的人員、資源和資金的分配就成了老大難的問(wèn)題。2002 年開始，集團(tuán)借鑒了國(guó)外先進(jìn)企業(yè)經(jīng)驗(yàn)，重新調(diào)整了IT 管理架構(gòu)，成立了企業(yè)信息化部，負(fù)責(zé)公司所有信息化項(xiàng)目的管理。這個(gè)部門的成立實(shí)際上標(biāo)志著聯(lián)想IT-PMO 的形成。該部門下設(shè)項(xiàng)目監(jiān)控、管理評(píng)估、方案設(shè)計(jì)、綜合支持等業(yè)務(wù)處。主要職責(zé)有以下幾方面：

　　(1)面向公司IT 決策層：牽頭組織制定集團(tuán)公司IT 戰(zhàn)略和年度發(fā)展規(guī)劃，負(fù)責(zé)起草公司信息化管理制度、流程和規(guī)范并監(jiān)督實(shí)施，支持項(xiàng)目經(jīng)理日常工作(CIO例會(huì)、對(duì)外推廣等)。

　　(2)面向IT 項(xiàng)目組：建立公司統(tǒng)一的信息化項(xiàng)目實(shí)施流程規(guī)范(2003 年發(fā)布了信息化項(xiàng)目管理手冊(cè))并推廣，牽頭推進(jìn)IT 人才激勵(lì)機(jī)制(專業(yè)序列設(shè)計(jì)與評(píng)定)，組織信息化交流項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行項(xiàng)目評(píng)估，確保項(xiàng)目成功;提供項(xiàng)目管理的方法咨詢和信息化，在合同談判、供應(yīng)商選擇等專業(yè)性工作上提供支持等。

　　(3)面向業(yè)務(wù)部門：幫助分析梳理業(yè)務(wù)需求，并將其轉(zhuǎn)為解決方案;提供項(xiàng)目實(shí)施、管理方面的方法經(jīng)驗(yàn);協(xié)調(diào)項(xiàng)目組與業(yè)務(wù)部門之間的利益沖突。

　　隨著競(jìng)爭(zhēng)的加劇以及企業(yè)業(yè)務(wù)的復(fù)雜化,項(xiàng)目管理的思想已經(jīng)被越來(lái)越多的IT 企業(yè)所接受。為了應(yīng)對(duì)企業(yè)項(xiàng)目管理需求,一些企業(yè)開始通過(guò)項(xiàng)目管理辦公室來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目管理。在一個(gè)以項(xiàng)目為基礎(chǔ)開展工作的IT 企業(yè)內(nèi)部，PMO 的建立是勢(shì)在必行的。如何成功設(shè)立PMO，更重要的是如何成功運(yùn)作PMO 是一項(xiàng)非常復(fù)雜和專業(yè)的工作， 需要IT 企業(yè)和其員工長(zhǎng)期努力。