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一、填空題
1．行文關(guān)系、行文方式和行文規(guī)則合稱為行文制度 。
2．正確地執(zhí)行行文制度，可以避免行文混亂，防止“文山會?！保岣吖ぷ餍?。
3．機(jī)關(guān)單位之間的文件往來，是根據(jù)各組織系統(tǒng)、機(jī)關(guān)單位的隸屬或職權(quán)關(guān)系進(jìn)行的。
4．機(jī)關(guān)單位之間文件往來而形成的關(guān)系叫行文關(guān)系 。
5．明確行文關(guān)系，有助于正確把握行文方向，選擇正確的行文方式 ，正確執(zhí)行行文規(guī)則，并進(jìn)一步保證機(jī)關(guān)文件的效力和提高機(jī)關(guān)工作效率 。
6．行文關(guān)系包括 上行 關(guān)系、下行關(guān)系、平行關(guān)系三種。
7．平行關(guān)系，是指平行機(jī)關(guān)之間或不相隸屬 機(jī)關(guān)之間的行文關(guān)系。
8．平行關(guān)系是指互不隸屬但隸屬于一個(gè)共同上級機(jī)關(guān)或在業(yè)務(wù)上互不管理但受一個(gè)共同上級主管機(jī)關(guān)管理的機(jī)關(guān)單位的總稱。
9．行文方式是根據(jù)文件的行文關(guān)系和行文方向確定的行文種類 。
10．行文方式包括 上行文、下行文和平行文三種。
11．逐級上行文 是下級向直屬的上一級行文的最基本、最常用的方式。
12．越級上行文就是下級越過自己的直屬上級特殊向更高的上級行文。這種方式只能在迅速情況下采用。
13．采取多級下行文方式， 可以使下屬幾級組織 迅速 、 準(zhǔn)確 地看到領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文 件， 及時(shí)領(lǐng)會和貫徹文件精神， 可以節(jié)省 傳遞手續(xù) ， 提高 時(shí)效 ， 較快地解決問題。
14．平行文通常使用 公函 聯(lián)系 商洽 工作， 有時(shí)也發(fā)通知、 通報(bào)等。
15．機(jī)關(guān)單位的行文關(guān)系， 根據(jù)各自的 隸屬關(guān)系 和 職權(quán)范圍 確定。
16．經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章， 應(yīng)當(dāng)視為 正式文件 依照執(zhí)行， 可 不再 行文 。
17．文書處理是圍繞文書的發(fā)出、 收進(jìn)、 運(yùn)轉(zhuǎn)和 日常管理 所進(jìn)行的一系列 銜接有序 的工作。
18． 文書處理包括收文處理、 發(fā)文處理、 文書管理 三個(gè)環(huán)節(jié)。
19． 收文處理主要的工作程序包括簽收、 登記、 審核 、 分送、 傳閱、 擬辦、 批辦 、 承辦、 催辦、 注辦、 歸檔 等。 20． 簽收的目的是明確交接雙方的 責(zé)任 ， 保證文書運(yùn)行的 安全 。
21． 簽收的操作步驟是 清點(diǎn) 、 檢查和 簽字 。
22． 登記的目的是便于對收文 數(shù)量 進(jìn)行統(tǒng)計(jì)以及以后的 查找利用 。
23． 收文登記的形式主要有 簿式 和 卡片式 兩種。
24． 收文登記的方法主要有 流水式 和 分類式 兩種。
25． 文件傳閱， 應(yīng)閱人之間不 橫傳 文件， 由文秘人員采用 一送一退 的方法直接傳 閱。
26． 傳閱的方法有分送傳閱、 集中傳閱 和 建立閱文室 三種。
27． 在傳閱文件時(shí)， 一定要嚴(yán)格按照 規(guī)定范圍 和領(lǐng)導(dǎo) 批辦范圍 組織傳閱。
28． 擬辦是文秘人員對收文應(yīng)如何辦理所提出的 初步意見 ， 以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。
29． 批辦是領(lǐng)導(dǎo)人對應(yīng)辦的來文由誰或哪一部門辦理及 如何辦理 寫出的 指示性 意 見。
30． 承辦 是指有關(guān)部門或人員， 根據(jù) 領(lǐng)導(dǎo)人 的批辦意見， 對文件反映的情況或請 示的工作等進(jìn)行具體處理。
31． 催辦 是文秘人員對文書辦理情況的督促、 檢查， 以提醒有關(guān)人員加快 辦文速度 。
32． 注辦是由文件承辦部門或人員在公文辦理完畢后， 在文件 處理單 上注明文件辦 理情況、 需要說明的問題和 辦理結(jié)果 等情況。
33．歸檔就是文書處理部門將辦理完畢的， 具有 保存價(jià)值 的文件立卷后， 定期向單 位檔案室 移交 。
34．發(fā)文主要的工作程序包括擬稿、 核稿 、 簽發(fā)、 編號、 繕印 、 校對、 用印、 登 記 、 分發(fā)等。
35． 公文撰擬質(zhì)量的高低和是否及時(shí)直接關(guān)系到處理公文的 質(zhì)量 和 效率 。
36． 核稿 是秘書部門的負(fù)責(zé)人或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對草擬的文稿進(jìn)行審查 修改 工作。
37． 簽發(fā)是單位領(lǐng)導(dǎo)人對發(fā)出的文稿經(jīng) 最后審閱 后認(rèn)為確應(yīng)發(fā)出， 即批明發(fā)文意見 并簽字 。
38． 文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)即成 定稿 ， 可以據(jù)此 生效 。
39． 編號就是文稿送印前要編好發(fā)文字號， 并注明緩急或 密級標(biāo)記 ， 確定 印刷份數(shù) ， 以便一并繕印。
40． 繕印是指把經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的 定稿 印成 正本 。
41． 校對就是將 打印稿 與 底稿 核對檢查， 以發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯(cuò)漏。
42． 公章是單位 權(quán)威 、 責(zé)任和信用的標(biāo)志， 蓋印是證實(shí) 公文效力 的一種標(biāo)志。
43． 文書處理的基本原則應(yīng)為： 實(shí)事求是、 精簡 、 高效 、 安全保密。
44． 做好文書管理工作， 最重要的是貫徹 集中統(tǒng)一 管理的原則。
45． 編制立卷類目是文書還沒形成以前， 根據(jù)單位工作活動(dòng)和文書 形成規(guī)律 ， 對一 年內(nèi)可能產(chǎn)生的文書 事先編制 的一個(gè)文書管理方案。
46． 條款就是將要形成的一組具有密切聯(lián)系的文書的 標(biāo)題 。
47． 類別的劃分有兩種方法， 一是按 組織機(jī)構(gòu) 分類， 二是按 年度 分類。
48． 非紙質(zhì)文書， 就是以 紙張 以外的物質(zhì)為 載體 的文書。
49． 早期的文書載體有 甲骨 、 竹木、 泥板、 紙板、 紙草， 后來還曾用過 縑帛 、 金 屬等載體。
50． 紙張有竹木之廉， 而 體積 不大， 有縑帛之柔軟而又 便宜 ， 并且 白紙黑字 ， 一目了然， 具備各種書寫材料的優(yōu)點(diǎn)。
51． 紙質(zhì)文件的利用是 排他 的、 惟一的， 并受時(shí)間和 空間 的限制。
52． 電子文件對保存場地的面積要求不高， 而對環(huán)境的 溫度 、 濕度、 防磁性 、 抗 破壞能力等要求很高。
53． 電子文件、 電子檔案是未來的 必然方向 ， 取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案只是 時(shí)間 問題。
54． 電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行 操作 、 傳輸與 處理 的文件。
55． 照片檔案是以 感光材料 為載體， 以 影像 為主要反映方式的一種專門檔案。
56． 照片檔案有很多種， 有三個(gè)劃分標(biāo)準(zhǔn)， 一是按 色彩 劃分， 二是按感光形式劃分， 三是按 防磁性 材料劃分。
57． 一般機(jī)關(guān)單位的照片檔案主要是 普通日光 型的常規(guī)照片。
58． 照片檔案卷內(nèi)目錄應(yīng)以照片的 自然張 或有 總說明 的若干張為單元填寫卷內(nèi)目 錄。
59． 照片檔案的編號， 主要包括 照片 的編號和 底片 的編號。
60． 照片說明就是概括地揭示和 解釋 照片的來源、 內(nèi)容、 形式 和整理情況的一種 文字材料。
61． 照片說明包括符號說明、 文字說明 、 總說明和 分說明 。
62． 照片文字說明的成分包括事由、 時(shí)間 、 地點(diǎn)、 人物、 背景、 攝影者 ， 一般又 稱為照片檔案說明的“六要素”。
63． 照片的文字說明一般不超過 200 字， 用 阿拉伯 數(shù)字表示時(shí)間。
64． 照片檔案的管理主要包括 相片 和 底片 的管理。
65． 錄音帶、 錄像帶又稱為 聲像檔案 或音像檔案， 它們都是以 磁介質(zhì) 為載體的專 門檔案。
66． 軟磁盤就是可以脫機(jī)傳遞和 存儲 的計(jì)算機(jī) 磁介質(zhì) 信息技術(shù)存儲載體。
67． 錄音帶就是用于錄制 音響 、 傳遞和存儲 聲音信息 的磁介質(zhì)的信息技術(shù)存儲載 體。
68． 磁性載體文件應(yīng)一式二份， 與相應(yīng)的紙質(zhì)文件同時(shí) 收集 并進(jìn)行 登記 。
69． 錄像帶需簡要說明該片的內(nèi)容、 制式 、 語別、 密級、 規(guī)格和 放映時(shí)間 。
70． 錄音帶需簡要說明 講話內(nèi)容 、 講話人姓名、 職務(wù)、 錄制日期、 密級 等。
71． 磁性載體檔案在保管 條件 、 環(huán)境 以及保管 單位形式 上與紙質(zhì)檔案有差別， 但在檔案的分類、 編目和編號方面應(yīng)符合檔案管理的一般規(guī)律。
72． 磁性載體檔案保養(yǎng)及維護(hù)的內(nèi)容包括清潔、 倒帶、 檢查 及修復(fù)和 復(fù)制 。
73． 錄像帶不要在電視機(jī)殼頂上或有較強(qiáng) 磁場 的附近放置或保存。
74． 光盤的種類有只讀式光盤、 一次寫多次讀光盤、 可擦寫 光盤三種。
75． 新型載體文檔的包裝方式有 開放式 、 密閉式和 全密封 式三種。
76． 新型載體文檔的存放方式有 橫放 、 豎放 兩種。
二、 判斷題
1． 平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)之間可發(fā)指導(dǎo)性文件或指令性文件。 （ × ）
2． 行文方式有時(shí)可以結(jié)合運(yùn)用。 （ √ ）
3． 分送傳閱要遵循先協(xié)辦后主辦、 先閱知后辦事的原則。 （ × ）
4． 公文的副本是指留存歸檔的正式文本。 （ × ）
5． 校對好了的公文蓋章才生效。 （ × ）
6． 發(fā)文登記的形式主要用簿式。 （ √ ）
7． 立卷類目是立卷工作的具體計(jì)劃。 （ √ ）
8． 立卷類目由類別和條款組成。 （ √ ）
9． 會議是人類在社會生活中形成的一種互動(dòng)方式。 （ √ ）
10． 擬辦意見應(yīng)先送承辦部門， 后送主管領(lǐng)導(dǎo)。 （ × ）
11． 甲骨是我國目前發(fā)現(xiàn)的最早的文書檔案載體類型。 （ √ ）
12． 在一個(gè)全宗內(nèi)， 照片應(yīng)按年度結(jié)合問題進(jìn)行分類。 （ √ ）
13． 照片必須固定在芯頁正面。 （ √ ）
14． 案卷內(nèi)的芯頁以30 頁左右為宜。 （ √ ）
15． 照片名稱一般不應(yīng)超過50 字。 （ √ ）
16． 照片說明采用豎寫格式。 （ √ ）
17． 磁性載體文件由形成部門負(fù)責(zé)收集積累。 （ √ ）
18． 歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。 （ √ ）
19． 歸檔的磁性載體文件應(yīng)由文件形成部門編制歸檔說明。 （ √ ）
20． 磁性載體檔案案卷目錄與文書檔案的案卷目錄有很大區(qū)別。 （ √ ）
21． 歸檔的磁性載體檔案必須貼上標(biāo)簽。 （ √ ）
22． 保存有磁性載體檔案的文字資料， 不得用鉛筆或水溶性墨水書寫。 （ √ ）
23． 貯存磁性載體檔案庫房的地面應(yīng)打蠟， 鋪地毯。 （ × ）
24． 磁性載體檔案應(yīng)定期保養(yǎng)， 并建立檢測、 保養(yǎng)卡。 （ √ ）
25． 光盤衰退是由金屬的氧化引起的， 高溫更為明顯。 （ √ ）
26． 高濕對光盤金屬記錄膜的影響很大。 （ √ ）
27． 不論是在何種情況下錄制的磁帶， 都必經(jīng)重繞一遍存檔。 （ √ ）
28． 保存期間， 磁帶應(yīng)每半年重繞一次。 （ √ ） 29． 存檔膠片應(yīng)兩年倒片一次。 （ √ ）
30． 存檔的照片金屬模版每年檢查一次。 （ √ ）
31． 光盤高速轉(zhuǎn)動(dòng)產(chǎn)生的應(yīng)力是變形的重要原因。 （ √ ）
32． 各種材料的檔案應(yīng)該分庫或分柜存儲， 絕對不能混放。 （ √ ）
33． 薄膜唱片一般疊放張數(shù)以20 張為限。 （ × ）
三、 單選題
1． 對收來文件進(jìn)行具體處理是（ A ）
A． 承辦 B． 催辦 C． 批辦 D． 注辦
2． 具有普遍指導(dǎo)意義的文件， 分發(fā)的范圍可以寬一些， 這是分發(fā)依據(jù)的（ D ）
A． 按密級劃分 B． 按級別劃分 C． 按內(nèi)容劃分 D． 按作用劃分
3． 不屬于行文制度的一項(xiàng)是（ C ）
A． 行文關(guān)系 B． 行文方式 C． 行文條件 D． 行文規(guī)則
4． 對收文提出初步的辦理意見， 是屬于（ A ）
A． 擬辦 B． 批辦 C． 承辦 D． 注辦
5． 對收文提出的指示性意見， 是屬于（ C ）
A． 審核 B． 催辦 C． 批辦 D． 承辦
6． 對公文制作的嚴(yán)格“把關(guān)” 是發(fā)文處理的（ A ） 環(huán)節(jié)
A． 擬稿 B． 核稿 C． 簽發(fā) D． 編號
7． 要注意使用統(tǒng)一的修改符號是屬于（ C ）
A． 編號 B． 繕印 C． 校對 D． 用印
8． 甲骨在（ B ） 占據(jù)檔案文件載體的主要位置
A． 夏代 B． 商代 C． 周代 D． 漢代
9． 把政務(wù)文書稱為簡牘或簡策的是（ A ）
A． 周代 B． 商代 C． 夏代 D． 秦代
10． 被稱為“周之重器” 的公方書寫材料是（ B ）
A． 甲骨 B． 金屬 C． 竹林 D． 縑帛
11． 古代將樺樹皮作為文書檔案載體的是（ C ）
A． 古埃及人 B． 古希臘人 C． 古印度 D． 古西亞兩河流域
12． 代表未來發(fā)展方向的是（ D ）
A． 紙質(zhì)文書檔案 B． 照片膠片文書檔案 C． 錄音錄像文書檔案 D． 電子文件檔案
13． 光盤保存信息的能力和使用壽命在（ C ）
A． 30 年以內(nèi) B． 20 年以上 C． 20 年以內(nèi) D． 10 年以內(nèi)
14． 保存期間， 磁帶應(yīng)每（ D ） 重繞一次 A． 二年 B． 三年 C． 一年 D． 半年
15． 文書工作人員將文件的處理結(jié)果在文尾下面或文件處理單上所做的簡要說明， 叫 做（ D ）
A． 擬辦 B． 批辦 C． 承辦 D． 注辦 16． 文書處理包括（ B ）
A． 文書擬寫、 文書發(fā)送、 文書歸檔 B． 發(fā)文處理、 收文處理、 文書管理
C． 文書編目、 文書立卷、 文書撰寫 D． 發(fā)文處理、 收文處理、 歸檔處理
17． 收文的處理程序是（ A ）
A． 簽收、 登記、 分送、 擬辦、 批辦、 承辦、 催辦
B． 登記、 簽收、 分送、 擬辦、 批辦、 承辦、 催辦
C． 簽收、 登記、 傳閱、 擬辦、 批辦、 承辦、 催辦
D． 登記、 分送、 簽收、 擬辦、 批辦、 承辦、 催辦
18． 逐級上行文（ B ）
A． 是上行文中使用不算多的行文方式 B． 是上行文最基本的行文方式
C． 只有在少數(shù)特殊情況下才可以采用 D． 只有在少數(shù)十分特殊必要的情況下才可以采用
19． 文書核稿的重點(diǎn)是文稿的（ B ）
A． 文頭、 行文、 文尾 B． 內(nèi)容、 文字表達(dá)、 體式
C． 文風(fēng)、 主體、 結(jié)尾 D． 形式、 內(nèi)容、 邏輯
20． 文書處理的基本原則是（ D ）
A． 及時(shí)、 高效、 安全、 簡化、 統(tǒng)一 B． 及時(shí)、 高效、 可靠、 簡化、 統(tǒng)一
C． 快速、 高效、 安全、 統(tǒng)一、 簡化 D． 及時(shí)、 準(zhǔn)確、 安全、 統(tǒng)一、 簡化
21． 發(fā)文處理的程序是（ A ）
A． 擬稿、 核稿、 簽發(fā)、 編號、 繕印、 校對、 用印、 登記、 分發(fā)
B． 擬稿、 簽發(fā)、 編號、 核稿、 繕印、 校對、 用印、 登記、 分發(fā)
C． 擬稿、 簽發(fā)、 核稿、 繕印、 編號、 校對、 用印、 登記、 分發(fā)
D． 擬稿、 簽發(fā)、 編號、 繕印、 核稿、 校對、 用印、 登記、 分發(fā)
22． 文書層次的序號排列順序應(yīng)當(dāng)是（ B ）
A． 一、（一）、（1）、 1． B． 一、（一）、 1． （1）
C． 一、 1． （一）、（1） D． 一、 1． （1）、（一）
四、 多選題 1． 行文關(guān)系包括（ BCD ）
A． 上下關(guān)系 B． 上行關(guān)系 C． 下行關(guān)系 D． 平行關(guān)系
2． 行文制度包括（ ABC ）
A． 行文關(guān)系 B． 行文方式 C． 行文規(guī)則 D． 行文過程
3． 下行文以（ CD ） 方式為主
A． 越級下行文 B． 低級下行文 C． 逐級下行文 D． 多級下行文
4． 文書處理包括（ ABD ）
A． 收文處理 B． 發(fā)文處理 C． 行文規(guī)則 D． 文書管理
5． 收文登記的主要方法有（ AC ）
A． 流水式登記法 B． 簿式登記 C． 分類式登記法 D． 卡片式登記
6． 傳閱的方法主要有（ BCD ）
A． 自行傳閱 B． 分送傳閱 C． 集中傳閱 D． 建立閱文室
7． 各種文件發(fā)往各單位的分發(fā)依據(jù)為（ ABCD ）
A． 按密級劃定 B． 按級別劃定 C． 按內(nèi)容劃定 D． 按作用劃定
8． 文書管理的原則有（ BCD ）
A． 公文制發(fā)統(tǒng)一 B． 公文管理統(tǒng)一 C． 公文制度統(tǒng)一 D． 公文處理渠道統(tǒng)一
9． 不屬于早期文書檔案載體的是（ AD ） A． 縑帛 B． 甲骨 C． 竹木 D． 金屬
10． 周代的政務(wù)文書稱為（ BC ） A． 典冊 B． 簡牘 C． 簡策 D． 典籍 E． 文卷
11． 照片說明包括（ BCD ） A． 檔案說明 B． 符號說明 C． 文字說明 D． 總說明和分說明
12． 磁性載體檔案的種類有（ ABCDE ） A． 計(jì)算機(jī)磁帶 B． 硬磁盤 C． 軟磁盤 D． 錄像帶 E． 錄音帶
13． 磁性載體的保養(yǎng)及維護(hù)包括（ ABCD ） A． 清潔 B． 倒帶 C． 檢查及修復(fù) D． 復(fù)制
14． 發(fā)文處理中的核稿是指秘書部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對草擬的文稿進(jìn)行（ BD ）
A． 核對 B． 審查 C． 校對 D． 修改
15． 文書處理是指圍繞文書的（ BCD ） 和日常管理所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作。
A． 擬寫 B． 發(fā)出 C． 收進(jìn) D． 運(yùn)轉(zhuǎn)
五、 名詞解釋 1． 行文制度 指行文應(yīng)當(dāng)遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。 它包括行文關(guān)系、 行文方式和行文規(guī)則。 2． 行文關(guān)系 機(jī)關(guān)單位之間的文件往來， 是根據(jù)各組織系統(tǒng)， 機(jī)關(guān)單位的隸屬或職權(quán)關(guān)系來進(jìn)行的， 這種機(jī)關(guān)單位之間文件往來形成的關(guān)系， 叫行文關(guān)系。 它包括上行關(guān)系、 平行關(guān)系、 下行 關(guān)系三種。
3． 行文方式 就是根據(jù)文件的行文關(guān)系和行文方向確定的行文種類。 它包括上行文、 下行文、 平行 文三種。
4． 行文規(guī)則 就是機(jī)關(guān)單位之間行文所應(yīng)遵循原則的總稱。
5． 文書處理 是指圍繞文書的發(fā)出、 收進(jìn)、 運(yùn)轉(zhuǎn)和日常管理所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作。 它包 括收文處理、 發(fā)文處理、 文書管理三個(gè)環(huán)節(jié)。
6． 收文處理 是指各單位圍繞所收文書進(jìn)行的一系列工作。
7． 簽收 是指收件人在對方的傳遞單或文簿上簽字， 以表示文書收到。
8． 擬辦 是指文秘人員對收文應(yīng)如何辦理所提出的初步意見， 以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。
9． 批辦 是指領(lǐng)導(dǎo)人對應(yīng)辦的來文由誰或哪一部門辦理及如何辦理提出的指示性意見。
10． 承辦 是指有關(guān)部門或人員， 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人對某一文件的批辦意見， 對文件反映的情況或請示 的工作等進(jìn)行具體處理。
11． 催辦 是指文秘人員對文書辦理情況的督促、 檢查， 以提醒有關(guān)人員加快辦文速度。
12． 注辦 由文件承辦部門或承辦人員在公文辦理完畢后， 在文件處理單上注明文件辦理情況， 需要說明的問題和辦理結(jié)果等情況。
13． 歸檔 指文書處理部門將辦理完畢的、 具有保存價(jià)值的文件立卷， 向單位檔案室移交。
14． 發(fā)文處理 是指各單位在發(fā)文過程中圍繞著所發(fā)文書進(jìn)行的一系列工作。
15． 擬稿 是文秘人員或有關(guān)人員將單位發(fā)文意圖擬成文書初始稿的過程。
16． 核稿 是指秘書部門的負(fù)責(zé)人或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對草擬的文稿進(jìn)行審查、 修改的工作。
17． 簽發(fā) 是單位領(lǐng)導(dǎo)人對發(fā)出的文稿經(jīng)最后審閱后認(rèn)為確應(yīng)發(fā)出， 即批明發(fā)文意見并簽字。
18． 繕印 是指把經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的定稿印成正本。
19． 校對 將打印稿與底稿核對檢查， 以發(fā)現(xiàn)并糾正其各種錯(cuò)漏。
20． 平時(shí)歸卷 就是將集中的文件材料， 按照立卷類目的條款， 及時(shí)歸入柜或卷盒、 卷夾之內(nèi)。
21． 電子文件 是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、 傳輸與處理的工作。
22． 照片檔案 是指國家機(jī)構(gòu)、 社會組織及個(gè)人在社會活動(dòng)中直接形成的， 具有保存價(jià)值的， 以感光 材料為載體， 以影像為主要反映方式的一種專門檔案。
23． 磁性載體檔案 是指國家機(jī)構(gòu)、 社會組織和個(gè)人在社會活動(dòng)中及科學(xué)實(shí)踐中直接形成的有保存價(jià)值的， 以磁介質(zhì)為信息載體的一種特殊載體的專門檔案。
六、 簡答題
1． 文書處理部門的具體工作內(nèi)容。
答： ① 根據(jù)有關(guān)法規(guī)、 規(guī)范制定本單位文書處理工作的具體規(guī)章制度， 并對本單位的 文書處理工作進(jìn)行監(jiān)督、 指導(dǎo)； ② 文書形成過程的管理； ③ 文書處理的具體業(yè)務(wù)工作； ④ 文書的管理和立卷歸檔工作。
2． 登記的作用。
答： ① 管理與保護(hù)文件， 防止積壓和丟失； ② 便于查找文件； ③ 便于文件的統(tǒng)計(jì)； ④ 提供憑據(jù)。
3．各種文件發(fā)往各單位的分發(fā)依據(jù)。
答： ① 按密級劃分； ② 按級別劃分； ③ 按內(nèi)容劃分； ④ 按作用劃分。
4． 文書管理集中統(tǒng)一原則的體現(xiàn)。 答： ① 公文管理統(tǒng)一； ② 公文制度統(tǒng)一； ③ 公文處理渠道統(tǒng)一。
5． 編制立卷類目的作用。 答： ① 便于平時(shí)歸卷， 防止積壓； ② 為平時(shí)查找文件提供了方便； ③ 便于做好平時(shí)歸類， 也為年終立卷打下良好的基礎(chǔ)。
6． 光盤的優(yōu)點(diǎn)。 答： ① 記錄密度高， 存儲容量大； ② 非接觸形式的寫入和讀取信息； ③ 數(shù)據(jù)傳輸率高； ④ 存取速度快； ⑤ 存儲費(fèi)用低； ⑥ 易保存。 7． 發(fā)文處理程序。 答： 擬稿、 核稿、 簽發(fā)、 編號、 繕印、 校對、 用印、 登記、 分發(fā)。 8． 收文處理程序。 答： 簽收、 登記、 審核、 分送、 傳閱、 擬辦、 批辦、 承辦、 催辦、 注辦、 歸檔等。 七、 論述題
1． 行文制度有哪三部分內(nèi)容？ 其中行文關(guān)系有哪幾種？ 行文規(guī)則總的要求是什么？
答： 行文制度包括行文關(guān)系、 行文方式和行文規(guī)則， 它是公文運(yùn)轉(zhuǎn)必須遵循的規(guī)章或 準(zhǔn)則。 其中行文關(guān)系有上行關(guān)系、 下行關(guān)系、 平行關(guān)系三種。 行文規(guī)則總的要求是：
?。?） 必須以維護(hù)國家統(tǒng)治和社會管理秩序?yàn)槟康模?BR> ?。?） 必須根據(jù)黨和國家的組織原則和機(jī)關(guān)單位的地位、 職責(zé)權(quán)限、 相互之間的組織關(guān) 系或隸屬關(guān)系確立行文的具體規(guī)則； （3） 必須依法行文；
?。?） 必須簡短精練、 準(zhǔn)確及時(shí)、 完整安全。
2． 什么是分送和傳閱？ 怎樣做好分送和傳閱工作？
答： 分送， 就是按公文的內(nèi)容要求， 由文書處理部門快速送達(dá)有關(guān)部門或人員傳閱或 承辦。 傳閱， 指兩個(gè)以上人員或部門輪流看一份文件， 能使一份文件在短時(shí)間內(nèi)滿足各方 閱讀需要， 發(fā)揮文件效用， 這已成為領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)、 互通信息的一種有效方式。 分送工作應(yīng)按如下原則和要求進(jìn)行：
?。?） 已有明確業(yè)務(wù)分工的文件， 應(yīng)分送本單位的業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)和主管部門；
（2） 收來的批復(fù)、 復(fù)函或情況報(bào)告、 報(bào)表等， 按原來是哪個(gè)部門請示、 詢問或要求下 級報(bào)送的， 復(fù)文就送哪個(gè)部門辦理；
（3） 送單位領(lǐng)導(dǎo)人批辦的文件， 應(yīng)附上文件處理單， 以便負(fù)責(zé)人簽署具體意見。 如果 以前保存在檔案中的文書與手頭上的文書有很大的關(guān)系， 要把兩者放在一起；
?。?） 分送文件要建立并執(zhí)行登記交接制度， 履行簽收手續(xù)；
（5） 要求退回歸檔的文件， 要在文件上注明“閱后請退回歸檔” 字樣， 以便及時(shí)收回， 防止散失。 傳閱的方法有： （1） 分送傳閱。 當(dāng)只有一份文件（不許復(fù)印或翻印）， 需幾位領(lǐng)導(dǎo)和幾個(gè)部門閱批時(shí)， 應(yīng)先送第一應(yīng)閱 人， 閱后再送第二應(yīng)閱人， 依次傳閱。 還要根據(jù)文件的不同內(nèi)容、 急緩程度， 遵循先主辦 后協(xié)辦， 先辦事后閱知的原則， 分清主次； （2） 集中傳閱。 對于一些緊急而又簡短的文件， 可以利用領(lǐng)導(dǎo)集中學(xué)習(xí)和開會的機(jī)會在會前或會后集 中傳閱； （3） 設(shè)立閱文室。 有條件的單位可以設(shè)立機(jī)要閱文室， 將需要傳閱的文件、 資料、 刊物放在閱文室內(nèi)， 請應(yīng)閱人員前來閱讀。
傳閱的要求有：
?。?） 掌握傳閱范圍。 傳閱文件范圍， 是依據(jù)文件的密級程度和文件本身內(nèi)容的要求而確定的。 在傳閱文件 時(shí)， 一定要嚴(yán)格按照規(guī)定范圍和 領(lǐng)導(dǎo)批辦范圍組織傳閱。
?。?） 傳閱文件不要“橫傳”。 由文秘人員采用一送一退的方法直接傳閱， 以免傳閱的文件失去控制， 造成文件的積 壓、 丟失及下落不明等情況。
（3） 控制文件運(yùn)行。 傳閱文件最突出的要求， 就是一個(gè)“快” 字。 文件開始傳閱后， 文書人員要及時(shí)了解 和掌握文件的運(yùn)行情況， 盡可能不使文件在閱讀者手中積壓， 力求以最快的速度完成傳閱 過程。
?。?） 傳閱文件， 要建立必要的傳閱手續(xù)和制度。 要隨文件附上傳閱登記單， 閱文人員閱后要簽署姓名和寫明時(shí)間， 不要只畫圈了事， 以免發(fā)生漏閱和責(zé)任不清等情況。
3． 怎樣理解文書處理的基本原則？
答： 根據(jù)2001 年1 月1 日起施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》 的規(guī)定， 文書處理 的基本原則應(yīng)為： 實(shí)事求是， 精簡、 高效， 安全保密。
?。?） 實(shí)事求是。 ① 加強(qiáng)調(diào)查研究， 掌握全面而真實(shí)的情況。 這是撰制公文的事實(shí)依據(jù)， 處理公文的基 礎(chǔ)和前提。 任何虛假偽飾和片面性， 都會失去公文的效用。 ② 有的放矢， 切實(shí)解決問題。 任何公文的撰制和處理， 要針對實(shí)際問題， 實(shí)事求是地 提出意見、 措施和辦法， 增強(qiáng)公文的指導(dǎo)性和現(xiàn)實(shí)針對性， 切忌空泛和不著邊際的空文。 ③ 公文的材料及有關(guān)出處要確鑿可靠。 有關(guān)單位和人名、 時(shí)間、 地點(diǎn)、 事例與數(shù)據(jù)、 成績與缺點(diǎn)， 都要有案可查， 有證可對， 經(jīng)得起核實(shí)； 各種信息資料， 包括宏觀信息與微 觀信息、 上級信息與單位內(nèi)信息、 社會信息與國際信息以及兄弟單位信息， 都要來源可靠， 言必有據(jù)。 否則， 材料與有關(guān)信息不準(zhǔn)確、 不可靠， 就會造成工作的失誤。
?。?） 精簡、 高效。 精簡、 優(yōu)質(zhì)、 改進(jìn)文風(fēng)， 是公文處理的又一項(xiàng)重要原則。 任何公文的處理， 都要注意質(zhì)量， 控制發(fā)文量， 有的放矢地解決問題。 反對華而不實(shí)、 空話連篇的不良文風(fēng)， 反對官僚主義、 形式主義和文牘主義。 精簡， 還指制發(fā)的公文文字精練， 言簡意明， 邏輯嚴(yán)密， 條理清楚， 文理通順。 克服官僚作風(fēng)， 提高工作效率， 是時(shí) 代的要求。 公文是機(jī)關(guān)、 企事業(yè)單位依法進(jìn)行行政和公務(wù)活動(dòng)的重要工具， 公文具有的特 定效用是有時(shí)間性的， 超過一定的時(shí)限， 公文就失去效用。 因此， 文書處理必須遵循高效 的原則， 掌握公文的時(shí)效性， 及時(shí)辦理公文， 提高工作效率。
?。?） 安全保密。 這是整個(gè)文書處理過程中都要高度注意的問題， 既要確保不丟失、 不損壞， 也要避免 因空氣溫度不合標(biāo)準(zhǔn)造成的對公文保存壽命的影響， 更要注意新的條件下的保密工作。 現(xiàn) 在公文處理中復(fù)印件很多， 要嚴(yán)格按正式文件管理。 每個(gè)文秘人員都要嚴(yán)格遵守公文管理 的保密規(guī)定， 做到不泄密、 不失密。 安全和保密是相互關(guān)聯(lián)的， 只有嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密， 認(rèn)真貫徹《保密法》 和有關(guān)保密法規(guī)， 才能保證公文的絕對安全。
4． 你認(rèn)為辦公室文員應(yīng)在哪些方面做好日常的文書管理工作？ 答：
?。?） 健全收、 發(fā)文件登記制度。 要根據(jù)收、 發(fā)文件的來源、 內(nèi)容及發(fā)出報(bào)道的渠道， 合理地編排收、 發(fā)文件字號。 利 用文件登記冊， 建立起文件收進(jìn)運(yùn)轉(zhuǎn)處理及發(fā)出的完整記錄， 使之有據(jù)可查， 有利于核對 與保護(hù)文件。
?。?） 健全文件傳閱制度。 在組織文件傳閱工作中， 要合理安排、 靈活調(diào)度。 對于閱辦件， 根據(jù)文件的不同內(nèi)容 和急緩程度， 按照“先辦事后閱知、 先主辦后協(xié)辦” 的原則， 按擬辦意見先送主管領(lǐng)導(dǎo)， 后送承辦部門。 如主管領(lǐng)導(dǎo)外出， 應(yīng)直接送承辦部門， 使文件能得到及時(shí)處理。
?。?） 健全文件閱退檢查核對制度。 具體做法是在領(lǐng)導(dǎo)閱畢或部門辦文完畢退還文件時(shí)， 根據(jù)登記字號， 檢查核對。 如領(lǐng) 導(dǎo)有指示意見時(shí)， 則按領(lǐng)導(dǎo)指示處理； 如領(lǐng)導(dǎo)需短期留用的， 就辦理借文手續(xù)； 如承辦部 門退還的文件沒有簽署結(jié)果的， 就要求承辦部門補(bǔ)簽， 以維護(hù)文件的齊全與憑 證性。
?。?） 健全文件借閱及催退制度。凡需帶出保密室或閱文室使用的文件，都要辦理借文手續(xù)，定期歸還。如需長期留用，一般只借出重份文件或文件復(fù)印件，原件保存。對借出的文件要定期催退，對辦文的承辦部門要催辦。同時(shí)要求承辦部門將辦理完畢的文件及時(shí)清退。不得將文件長期保存在各個(gè)部門，更不允許文件長期滯留在個(gè)人手中。
?。?）健全文件的歸口制度。這樣，可以杜絕有關(guān)人員截留參加會議帶回來的文件或外單位寄到本部門的文件的現(xiàn)象，使文件的現(xiàn)行效用得到及時(shí)而全面的發(fā)揮，保證日后檔案的完整。
?。?）健全文件保密制度。在秘密文件的收發(fā)處理工作中，一定要堅(jiān)持保密原則，嚴(yán)格按照文件自身的保密要求和閱知范圍辦事。該發(fā)的文件一份不少發(fā)，不該發(fā)的文件一份不多發(fā)；該閱知的不少讓一人閱知，不該閱知的不多讓一人閱知。
5.新型的非紙質(zhì)文書檔案主要有哪些種類？如何做好新型載體文書檔案的保管與防護(hù)工作？
答：新型的非紙質(zhì)文書檔案主要有照片檔案、 磁性載體檔案和光盤文書檔案等。
新型載體文書檔案的保管與防護(hù)有以下幾方面：
?。?）嚴(yán)格把握存檔質(zhì)量。 ① 選擇優(yōu)質(zhì)材料記錄信息； ② 制作過程中應(yīng)保證質(zhì)量； ③ 保存過程中的檢查和處理。
（2） 嚴(yán)格庫房管理。 ① 按一定的要求選擇庫房； ② 嚴(yán)格控制庫房的溫度。
（3）嚴(yán)格選擇包裝材料。 ① 按一定的標(biāo)準(zhǔn)要求選用包裝材料； ② 按一定的標(biāo)準(zhǔn)要求選擇包裝方式。
?。?）選擇適當(dāng)?shù)拇娣欧绞健?BR> 八、分析題
某單位辦公室收到上級主管部門的一份關(guān)于加強(qiáng)黨員干部紀(jì)律教育的通知，單位領(lǐng)導(dǎo)批示：由紀(jì)委牽頭，組織部、宣傳部協(xié)助開展黨員干部紀(jì)律教育活動(dòng)。辦公室秘書小李先將文件送交隔壁的組織部負(fù)責(zé)人閱，并交待其閱畢后將文件傳交紀(jì)委負(fù)責(zé)人。紀(jì)委負(fù)責(zé)人閱畢后，將文件傳交宣傳部負(fù)責(zé)人時(shí)，由于宣傳部負(fù)責(zé)人外出開會， 便由宣傳干事小王暫時(shí)保管并代為轉(zhuǎn)交。時(shí)隔兩日，文件丟失。
試分析出現(xiàn)這一事故的主要責(zé)任在誰？ 他的主要失誤在哪里？
答：這一事故的主要責(zé)任在于辦公室秘書小李。
他的主要失誤是：
（1）在分送傳閱時(shí)應(yīng)遵循“先主辦，后協(xié)辦”的原則，分清主次。這份文件應(yīng)先送第一應(yīng)閱人紀(jì)委負(fù)責(zé)同志閱，不能為圖方便省事先送給了第二應(yīng)閱人組織部負(fù)責(zé)同志閱。
（2）傳閱文件應(yīng)以文書工作人員為中心，采用“一送一退”的辦法往返傳閱，不能任其自行橫傳。
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