收文辦理，是機關(guān)文秘部門的重要工作之一，主要指收到送達本機關(guān)文件后，機關(guān)內(nèi)部組織實施文件運作的全過程。由于各機關(guān)不同，具體辦理方法也不可能不盡相同，但基本程序大體一致。主要包括：簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、銷毀等11個環(huán)節(jié)。

一、簽收  指收到文件后收件人在對方文件投遞單（或傳真接收單）或送文簿上簽字，以示收到。簽收的目的是為了明確公文交接雙方的責(zé)任，保證公文運行的安全。簽收工作一般由機關(guān)收發(fā)室或公文交換站負責(zé)。簽收的方式主要有：簽名、蓋章、打收條、回接收單（函）等。

簽收一般包括拆封、清點、分類三個環(huán)節(jié)。

拆封，是指拆裝有文件、資料的信封或文件包，取出文件的過程。拆封應(yīng)注意以下幾點：（1）對簽收的公文進行簡要分類，一般公務(wù)文書可由秘書人員拆封；絕密件一般由文秘部門負責(zé)人拆封；私人信件除授權(quán)外，一般不要拆封。（2）拆封時注意不損壞文件，同時，要注意將封內(nèi)文件取清，如發(fā)現(xiàn)空封應(yīng)及時與發(fā)文單位聯(lián)系，查明原因。（3）拆封后的文件要單獨存放，不要與已處理文件混放，更不要將未處理文件讓他人亂放和拿走。（4）逐封核對來文，發(fā)現(xiàn)錯送文件，應(yīng)及時與發(fā)文單位取得聯(lián)系并退回；發(fā)現(xiàn)短少、文事不符錯送文件等，聯(lián)系后妥善處理。（5）拆封后的空封筒應(yīng)集中存放一段時間，以便一旦發(fā)現(xiàn)差錯及時核對查詢。

清點，就是對拆封后的文件進行檢查核對的過程，這是保證收文安全、準(zhǔn)確的前提。清點工作需要注意，第一，按來文單或簽收回執(zhí)標(biāo)明的來文單位、標(biāo)題、編號、數(shù)量等仔細查對，發(fā)現(xiàn)問題，及時采取相應(yīng)的處理措施。對多收的文件要及時退回；對短少份數(shù)的，要及時通知發(fā)文單位補齊；對錯發(fā)的文件要及時調(diào)換更改。第二，檢查文件是否齊全完整，看是否缺附件，是否缺頁、白頁，有無落款、加蓋印章、成文日期等。

分類，就是將清點后的文件按不同標(biāo)準(zhǔn)和要求分類。分類一般標(biāo)準(zhǔn)有：（1）按發(fā)文機關(guān)分，通常有中央、省、市（地區(qū)）、縣（市）等。（2）按行文方向分，有上行文、下行文。（3）按文件內(nèi)容分，有需辦理文件和閱知的文件兩大類。有時，也可按文件、簡報、資料三大類進行分類。（4）按登記和不需登記文件兩類。

二、登記    就是收到應(yīng)登記的文件，對文件來源、存在、去向、密級，緩急程度、編號、內(nèi)容和處理、運作過程情況的記錄，是來文的“戶口簿”。

登記的范圍，是指哪些文件應(yīng)該登記，哪些文件不應(yīng)該登記。由于機關(guān)、工作性質(zhì)和要求不同，登記沒有統(tǒng)一界限，一般情況下，需要登記的文件有：上級機關(guān)文件，包括指導(dǎo)性、參閱性和需辦理的文件等；下級機關(guān)文件，包括簡報、資料等；平級機關(guān)商洽問題、處理問題并需回復(fù)的文件。登記的形式一般有簿式、卡片式、聯(lián)單式三大類。登記方法有流水登記法、分類登記法二種。

登記應(yīng)注意：（1）必須逐項登記，不得漏登、省略。（2）登記時不得重復(fù)和跳號。（3）字跡必須清楚、工整，并符合檔案要求。（4）登記后的文件必須加蓋收文編號章，以示區(qū)分。

三、分發(fā)  即分送，就是對收到的各類文件、材料、資料按照一定范圍和運行辦法送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門。分送辦法主要有直接分送和機要人員傳遞兩種。分送件主要是辦件、閱件和簡報，上級機關(guān)閱件一般情況按固定分送范圍分送；其他文件、簡報等可按非固定范圍分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相應(yīng)部門。

分發(fā)原則是準(zhǔn)確及時、主次分明、手續(xù)齊全。

傳閱件是分送文件的“重頭戲”，事煩任重。為保證傳閱工作順利進行和傳閱質(zhì)量的不斷提高，應(yīng)注意把握好以下幾點：（1）嚴格傳閱范圍。（2）嚴禁文件橫傳。分送人員與傳閱人之間文件運轉(zhuǎn)原則上只能是直線聯(lián)系，不允許應(yīng)閱人員之間文件橫傳，否則不僅容易發(fā)生丟失，還難以分清責(zé)任，特別是密件丟失，會給國家?guī)碇卮髶p失。（3）調(diào)控文件運行。要根據(jù)文件緩急程度和應(yīng)閱人工作安排情況，在堅持一定的傳閱順序的基礎(chǔ)上，作適當(dāng)調(diào)理，加速文件運行速度。（4）檢查清理文件。傳閱文件退回后，文秘人員要認真清理檢查，并做好“四查一注”工作：即一查有無閱文漏傳應(yīng)閱人；二查有無批辦意見；三查有無短缺文件；四查有無閱文過長、內(nèi)容過時；一注即對傳閱退文情況進行全面記錄標(biāo)注，以備查需。

四、擬辦   就是對需要辦理的文件，提出初步辦理意見，以供領(lǐng)導(dǎo)同志或部門負責(zé)人審定。擬辦意見力求準(zhǔn)確、及時、簡潔。

五、批辦  是指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志或負責(zé)人就某一文件的擬辦或承辦處理意見所批示的原則性意見。批辦是在擬辦基礎(chǔ)上進行的，一般機關(guān)由部門領(lǐng)導(dǎo)同志批辦，大的機關(guān)則由辦公廳主任或秘書長批辦，還有的部門則采取擬辦和批辦相結(jié)合，直接批辦。批辦的意見要直接、明確、簡明扼要，指明承辦部門或具體承辦人。

批辦應(yīng)注意的事項：（1）批辦要針對提出明確的處理原則和辦法。如有擬辦意見，則表明批辦態(tài)度，不能模棱兩可，使承辦人難以下確理解領(lǐng)導(dǎo)意見無所適從。（2）批辦要及時，確定承辦部門要準(zhǔn)確，以免責(zé)任不清，影響辦文效率。（3）批辦人要在批辦意見之后署上自己的姓名及日期。（4）批辦意見應(yīng)寫在“文件處理單”中的批辦欄內(nèi)，如紙張不夠，可另附紙批示。

六、承辦  是指有關(guān)部門或人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見，結(jié)合本部門的實際情況，具體處理公文的工作。它是文件處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是具體解決問題的階段，也是檢驗一個機關(guān)工作質(zhì)量和工作效率的重要標(biāo)志之一。承辦部門對交辦的批件必須件件著落，事事有回音，一般公文要求在15日內(nèi)辦結(jié)。

七、催辦    是指對需要辦復(fù)的文件，根據(jù)緩急程度和辦理時限要求，適時對承辦工作進行查詢督促，以防積壓和延誤。

催辦范圍一般包括：上級機關(guān)主送醞機關(guān)需要具體落實、實施的文件；下級機關(guān)主送本機關(guān)的請示及其他需要辦理的文件；平行或不相屬的機關(guān)發(fā)不商洽、征詢意見以及事務(wù)性的函件。

催辦方法一般有：電話催辦；發(fā)函催辦；登門催辦；約請承辦部門來人匯報等。

八、查辦    是催辦工作的繼續(xù)和深入。查辦的目的就是對承辦部門或承辦人辦文拖拉、落實領(lǐng)導(dǎo)批示不力，反饋信息遲緩，屢催不辦的情況進行督查。督促承辦部門或承辦人加快辦理速度，提高辦事效率，并限期將辦理情況報結(jié)的一種重要手段和措施。查辦的重點為：沒有按規(guī)定期限辦結(jié)的文件；對領(lǐng)導(dǎo)交辦落實不力的事項；屢催不辦的部門或承辦人；對重大決定事項追蹤反饋不及時等。

為了促進查辦工作的順利進行，常常需要在查辦的基礎(chǔ)上，配合一些輔助性措施，如書面查辦通知、黃牌警告、通報批評等。