把需求“管”起來(lái)

“管”不住需求的管理流程根本毫無(wú)作用，卻像一座高墻禁錮我們的洞察力，讓我們沉浸在“只要把報(bào)告補(bǔ)充完整就是做了需求管理”的虛假幻像中。

面對(duì)高墻，我們不能依賴(lài)別人的救贖。就像小項(xiàng)不能指靠銷(xiāo)售部自愿放棄提出變更請(qǐng)求一樣，只有正確認(rèn)識(shí)需求管理的實(shí)質(zhì)、掌握需求管理的技巧、努力堅(jiān)持下去，不被暫時(shí)的挫折和困境打倒，才能達(dá)到真正意義上的“管理”。

首先，認(rèn)識(shí)需求管理的實(shí)質(zhì)

需求是可以管理的，需求蔓延是可以控制的，只要我們采用正確的、恰當(dāng)?shù)墓芾矸椒?，它不?huì)成為項(xiàng)目進(jìn)展的阻礙，哪怕有時(shí)候它看上去的確占用了大把的時(shí)間。

需求管理包含兩方面的內(nèi)容。一是對(duì)已經(jīng)確定的需求進(jìn)行跟蹤和管理，確保每個(gè)需求點(diǎn)都被實(shí)現(xiàn)或者被關(guān)閉。二是對(duì)用戶(hù)提出的變更請(qǐng)求進(jìn)行評(píng)估、跟蹤和監(jiān)控，確保新的變更不會(huì)與現(xiàn)有需求沖突，如果有沖突，那么需要在更大的范圍內(nèi)評(píng)審，或者修改此前的需求，或者拒絕變更的請(qǐng)求。

需求管理的目的是保證需求被正確的理解和實(shí)現(xiàn)，沒(méi)有遺漏，保證最終交付的產(chǎn)品符合用戶(hù)的要求。不管從哪個(gè)方面來(lái)理解，需求管理都絕不是寫(xiě)幾篇文檔那么簡(jiǎn)單，那種突擊式的補(bǔ)齊文檔應(yīng)付QA的做法是不可取的。

在案例中，老王的初衷是好的，提醒小項(xiàng)通過(guò)需求管理降低項(xiàng)目拖期的風(fēng)險(xiǎn)，小項(xiàng)在對(duì)待李經(jīng)理提出的變更請(qǐng)求時(shí)也堅(jiān)持了變更管理規(guī)范(雖然他拒絕變更的閉鎖態(tài)度并不可取)。

但也許銷(xiāo)售部經(jīng)理太強(qiáng)勢(shì)，也許是小項(xiàng)他們的管理規(guī)范不夠細(xì)致，總之正常的變更管理流程先是被老王“簡(jiǎn)化”成一句話(huà)，而后又被小項(xiàng)進(jìn)一步“演繹”成了空洞的文檔填寫(xiě)，需求管理至此徹底失去了“管”住風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)會(huì)。

其次，掌握需求管理的技巧

對(duì)需求管理，我們不但要正確認(rèn)識(shí)其本質(zhì)，也要具備足夠的能力，掌握需求管理所需的能力和技巧，真正做到“管理”需求。

管理已確定的需求

一份通過(guò)評(píng)審并取得各方認(rèn)可的《需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)》是需求管理的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上建立起的《需求庫(kù)》和《需求跟蹤矩陣》能夠幫助需求管理員對(duì)分析、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)和測(cè)試階段，每個(gè)需求點(diǎn)被實(shí)現(xiàn)的情況進(jìn)行跟蹤和管理，這是做好需求管理的基礎(chǔ)。

《需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)》和《需求庫(kù)》是產(chǎn)品的設(shè)計(jì)基線(xiàn)，要進(jìn)行嚴(yán)格的版本控制，不能隨意修改。在對(duì)其改動(dòng)前，必須通過(guò)變更管理委員會(huì)的評(píng)審，以保證需求的穩(wěn)定性，防止需求蔓延的風(fēng)險(xiǎn)。

案例中的小項(xiàng)編制了這些文檔，但是卻沒(méi)有給與足夠的重視，尤其是在變更頻繁、進(jìn)度落后的壓力下，他選擇了罔顧QA小鄭的提醒，把這些當(dāng)作純粹的文案工作來(lái)對(duì)待，忽視了產(chǎn)品基線(xiàn)對(duì)于穩(wěn)定需求的重要性，導(dǎo)致需求變更失控，需求說(shuō)明書(shū)成了擺設(shè)。

管理變更的請(qǐng)求

沒(méi)有哪個(gè)項(xiàng)目的需求是不發(fā)生變化的，只是多少不同罷了，因此，如何管理變更就顯得更加重要。案例中，小項(xiàng)的項(xiàng)目其實(shí)是有變更管理流程的，只是沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用而已。

一般來(lái)講，我們會(huì)通過(guò)一系列的表格和報(bào)告來(lái)實(shí)現(xiàn)變更的管理，比如《變更申求表》、《變更評(píng)審報(bào)告》、《變更實(shí)施記錄》、《變更請(qǐng)求處理報(bào)告》等，千萬(wàn)不要把這些報(bào)告看作是僵化無(wú)用的文檔，它們實(shí)際上體現(xiàn)了組織對(duì)變更的管理方針，從變更的提出、評(píng)審、執(zhí)行、結(jié)果監(jiān)控到基線(xiàn)變更管理的全部過(guò)程，只有對(duì)每一步都認(rèn)真執(zhí)行，才能實(shí)現(xiàn)變更的有序管理。

管理用戶(hù)的需求

在我們看來(lái)，用戶(hù)總是會(huì)提出各種奇怪的要求，并且總是猶豫不決，常常要求推翻之前的論斷從頭再來(lái)。對(duì)此不必太緊張，用戶(hù)的需求不是小怪獸，我們也無(wú)需變成奧特曼，只要掌握一定的規(guī)律和技巧，用戶(hù)的需求也是可以管理的。

為了控制變更的數(shù)量和頻率，與各方干系人就項(xiàng)目的目標(biāo)達(dá)成一致是十分必需的，通常情況下，用戶(hù)不斷增加需求是基于“這點(diǎn)改變不會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)度”的認(rèn)知提出的，如果讓用戶(hù)了解變更對(duì)進(jìn)度的影響，對(duì)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的影響，只要我們是據(jù)實(shí)以告，大多數(shù)情況下用戶(hù)是能夠理智對(duì)待的。

對(duì)于案例中的小項(xiàng)來(lái)說(shuō)，后期頻繁的需求變更主要是由于銷(xiāo)售部架構(gòu)調(diào)整和業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人更替造成的，屬于重大的意外情況，應(yīng)當(dāng)作為重大變更來(lái)處理。小項(xiàng)應(yīng)該就此事與項(xiàng)目的各方干系人坐下來(lái)討論，必要時(shí)由老王出面協(xié)調(diào)，對(duì)有關(guān)項(xiàng)目工期、范圍和需求變動(dòng)等關(guān)鍵問(wèn)題重新評(píng)估并達(dá)成一致，制定出一分新的啟示可行的項(xiàng)目計(jì)劃。這樣既避免了無(wú)限制的延期，也不會(huì)被變更壓得喘不過(guò)氣來(lái)。

最后，強(qiáng)調(diào)需求管理的跟進(jìn)

對(duì)需求管理，持續(xù)跟蹤是王道，無(wú)論進(jìn)度壓力多大都不應(yīng)該松懈，這樣才能達(dá)到“管理”需求的效果。三天打魚(yú)兩天曬網(wǎng)的做法，從來(lái)不是需求管理的那盤(pán)菜。

需求跟蹤是一件艱難瑣碎的事，從《需求跟蹤矩陣》的表格設(shè)計(jì)就可見(jiàn)一斑，它幾乎涵蓋了軟件開(kāi)發(fā)所有階段的需求點(diǎn)實(shí)現(xiàn)情況，除非該項(xiàng)需求通過(guò)變更評(píng)審后被關(guān)閉，否則必須從需求分析階段跟蹤到驗(yàn)收測(cè)試階段，不能有任何遺漏。

對(duì)任何項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，如此細(xì)致的跟蹤監(jiān)控都需要有極大的耐心和毅力才能完成。盡管它費(fèi)時(shí)費(fèi)力，但作用卻不容小視。有了準(zhǔn)確及時(shí)的跟蹤矩陣，我們就可以輕松掌握用戶(hù)需求的實(shí)現(xiàn)情況，避免重要的功能點(diǎn)被遺漏，避免在無(wú)效的需求上浪費(fèi)精力，保證交付的產(chǎn)品是用戶(hù)需要的。

案例中的老王或許清楚需求管理的重要性，也制定了相關(guān)的制度，但是他本身的一些言行和做法卻直接打破了這種規(guī)范，比如他繞過(guò)了變更申請(qǐng)的評(píng)估流程，讓小項(xiàng)“先改了再說(shuō)”。我們都知道，這種“繞行”現(xiàn)有制度的行為一旦開(kāi)了頭，就會(huì)有無(wú)數(shù)的人跟上，因此后面變更泛濫的情況也就不足為奇了。

小項(xiàng)由于進(jìn)度壓力沒(méi)有及時(shí)更新跟蹤矩陣，或許他應(yīng)該找一個(gè)專(zhuān)制的需求管理員來(lái)做這項(xiàng)工作，但是不管怎樣，集中突擊補(bǔ)文檔的做法總是不可取的，沒(méi)有了持續(xù)跟進(jìn)和及時(shí)監(jiān)控，再完美的文檔也會(huì)失去“管理”的功效，只能成為無(wú)用的故紙堆。

為了讓需求管理真正能“管”得住需求，我們應(yīng)該不厭其煩的從小處做起，把每一次變更都當(dāng)作可能引發(fā)蔓延的風(fēng)險(xiǎn)來(lái)管理，保持警惕和洞察，堅(jiān)持不懈的跟蹤和管理，才能讓需求成為真正可控制、可度量、可管理的對(duì)象。