第二章　會計軟件和服務(wù)

二、條文解讀

　　工作規(guī)范第二章“會計軟件和服務(wù)”明確了會計軟件的功能要求。下面逐條予以解讀：

　　第六條　會計軟件應(yīng)當(dāng)保障企業(yè)按照國家統(tǒng)一會計準(zhǔn)則制度開展會計核算，不得有違背國家統(tǒng)一會計準(zhǔn)則制度的功能設(shè)計。
　　解讀：工作規(guī)范對于會計軟件的功能做了許多具體規(guī)定，但隨著實踐發(fā)展，可能會出現(xiàn)這些規(guī)定沒有考慮到的新問題，這就需要對軟件功能有原則性要求。該條就是對會計軟件功能提出的總的原則性要求，目的是保障國家統(tǒng)一會計準(zhǔn)則制度的執(zhí)行，有效應(yīng)對可能出現(xiàn)的所有問題。
　　1992年會計制度改革，要求企業(yè)編制現(xiàn)金流量表，會計軟件以前沒有這個功能，就要增加此功能。
　　2007年新會計制度頒布后，存貨成本核算的“后進先出法”不在使用，原來會計軟件中有的此功能就要取消。
　　比如：未來的會計準(zhǔn)則要求企業(yè)編制報表的格式不同現(xiàn)在的報表，會計軟件就要滿足此需要。

　　第七條　會計軟件的界面應(yīng)當(dāng)使用中文并且提供對中文處理的支持，可以同時提供外國或者少數(shù)民族文字界面對照和處理支持。
　　解讀：關(guān)于會計軟件的語言問題，過去相關(guān)文件早有規(guī)定。實務(wù)中，有的外資企業(yè)使用境外投資者或者母公司指定的會計軟件，但在使用前并未進行漢化，導(dǎo)致會計監(jiān)督人員在履行監(jiān)督職責(zé)時的障礙。因此工作規(guī)范予以重申。
　　該條規(guī)定包括兩方面要求：一是軟件界面要使用中文，也就是軟件的功能菜單、操作向?qū)?、表單格式、提示信息、幫助文件等都要使用中文；二是要有對中文處理的支持，也就是要有符合中國國家?biāo)準(zhǔn)的漢字編碼支持能力，使?jié)h字能在系統(tǒng)中正確輸入、顯示和打印。兩者是不同的概念，需要同時滿足。
　　這條規(guī)定雖然是對外商企業(yè)的，但對我國的企業(yè)也是一個啟示。我國的企業(yè)集團如果在國外設(shè)立子公司或分公司應(yīng)該用什么樣的會計軟件？為了支持我國企業(yè)的國際化，我國的會計軟件應(yīng)該如何設(shè)計？

　　第八條　會計軟件應(yīng)當(dāng)提供符合國家統(tǒng)一會計準(zhǔn)則制度的會計科目分類和編碼功能。
　　解讀：該條規(guī)定并非強制要求企業(yè)的每個科目及其代碼都與財政部發(fā)布的會計科目表相一致，而是要求會計軟件具有與會計準(zhǔn)則制度相符合的科目分類和編碼方式。
　　做出該項規(guī)定，主要是要改變現(xiàn)有的部分會計軟件僅采用了不同于會計準(zhǔn)則制度的科目分類和編碼的做法，例如，按照采購、銷售等不同業(yè)務(wù)類別設(shè)置一級分類；按照輔助核算項目設(shè)置一級科目；科目編碼采用或者參雜英文字母等等。這些做法緣于不同的會計數(shù)據(jù)組織方法，盡管其核算的最終結(jié)果可能與按照準(zhǔn)則制度的核算結(jié)果一致，但其過程有其特殊的邏輯，不易被會計監(jiān)督人員所理解，也就無法證明其結(jié)果的合規(guī)性。
　　對于通用的會計軟件來說，因為要滿足不同企業(yè)個性化會計核算和管理的要求，會計科目編碼的設(shè)置方式是由用戶決定的，如：會計科目編碼的級數(shù)和每一級的位數(shù)由企業(yè)根據(jù)自身管理與核算的需要進行設(shè)定。國內(nèi)目前主流的會計軟件如：用友和金蝶完全支持這種功能。

　　第九條　會計軟件應(yīng)當(dāng)提供符合國家統(tǒng)一會計準(zhǔn)則制度的會計憑證、賬簿和報表的顯示和打印功能。
　　解讀：與第八條相類似，該條規(guī)定是保證會計軟件按照會計監(jiān)督人員易于理解的形式呈現(xiàn)會計資料，還原會計核算過程。
　　會計制度并未對憑證和賬簿（這里指分類賬和日記賬）有統(tǒng)一規(guī)定,但《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》（財會字〔1996〕19號）相關(guān)條款對憑證、賬簿所必須記載的事項是有規(guī)定的。而在我國會計實務(wù)中，憑證和賬簿有約定俗成的格式，市場銷售的空白憑證和賬簿的格式也都大同小異。這種約定俗成的憑證、賬簿格式一直以來得到會計制度的默認?？梢哉f，這些慣例也是會計制度的有機組成部分。會計軟件顯示和打印的憑證、賬簿，應(yīng)當(dāng)符合《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》規(guī)定的內(nèi)容和行業(yè)約定俗成的格式。
　　國內(nèi)主流的會計軟件在這方面都不會有問題，如：用友與金蝶，因為，這兩家都是早期的開發(fā)會計軟件，經(jīng)過評審的軟件，憑證、賬簿和報表的顯示與打印的格式是評審的主要內(nèi)容。

　　第十條　會計軟件應(yīng)當(dāng)提供不可逆的記賬功能，確保對同類已記賬憑證的連續(xù)編號，不得提供對已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對已記賬憑證日期、金額、科目和操作人的修改功能。
　　解讀：手工條件下，記賬過程實際上是會計人員對憑證上的數(shù)據(jù)按會計科目進行分類，形成會計賬簿的過程。但在計算機環(huán)境下，記賬卻有不同的含義。首先看一下計算機環(huán)境下的，記賬的原理，如下圖。從原理圖上可以看出，未記賬憑證和已記賬憑證分別存在不同的數(shù)據(jù)庫中，記賬實際上將已審核的憑證數(shù)據(jù)從臨時庫轉(zhuǎn)移到永久庫的過程。在計算機環(huán)境下，賬簿、報表等不真正存在，是在查詢和輸出時，根據(jù)永久庫中的憑證數(shù)據(jù)和余額庫中的每一科目每一會計期期初的余額臨時生成的。因此，已記賬的憑證對賬簿和報表的數(shù)據(jù)有影響，而未記賬的憑證對賬簿和報表數(shù)據(jù)沒有影響。
　　如果記賬功能就是對憑證數(shù)據(jù)按照科目進行分類匯總、形成賬簿的話，就沒必要有記賬功能，在計算機環(huán)境下是沒有必要把未記賬憑證和已記賬憑證分別存在不同的庫中。為什么有“記賬”功能，基于如下兩個理由：第一，會計軟件的運行速度。第二、憑證數(shù)據(jù)的安全性。第三、從管理角度上說，增加了核算過程的嚴肅性。
　　目前的會計軟件對未記賬的憑證可以進行任意的無痕跡的修改與刪除操作，對已記賬的憑證通過紅字沖銷的方式進行有痕跡修改，但為了會計人員的操作方便、提高效率，提供了“反記賬”功能，這樣一來，已記賬憑證也同未記賬憑證一樣，可以進行任意的無痕跡的修改與刪除了，相當(dāng)于核算結(jié)果可以任意修改無痕跡的進行修改，不符合內(nèi)部控制的要求，因此，本規(guī)范明確了會計軟件應(yīng)當(dāng)提供不可逆的記賬功能，也就是不應(yīng)有“反記賬”的功能。

　　但為了提高效率，利用計算機的優(yōu)勢，工作規(guī)范并未對所有逆向操作加以禁止，而是抓住最關(guān)鍵的記賬環(huán)節(jié)。核算流程中，記賬是改變賬戶發(fā)生額和余額、最終決定報表數(shù)字的一步。因此，對記賬功能和已記賬憑證進行控制，防止對相關(guān)數(shù)據(jù)的隨意篡改，是會計軟件必須滿足的要求。而其他情況下的數(shù)據(jù)修改，例如：重新打開已結(jié)賬會計期間補充記賬，意味反結(jié)賬是可以的，在操作日志功能完備的情況下，并不對會計核算的嚴肅性造成損害，且能方便企業(yè)更正錯誤，工作規(guī)范對此未做限制。
　　就目前主流的會計軟件來說，對已記賬憑證是不允許插入或刪除操作的。但確實會出現(xiàn)已記賬憑證斷號的現(xiàn)象，原因是未記賬憑證直接刪除導(dǎo)致的。如果要保證已記賬憑證編號的連續(xù)，在實務(wù)的某些情況下，未記賬憑證也只能按照紅字沖銷的方法進行修改，而不能直接刪除。
　　對于已經(jīng)記賬的憑證目前主流會計軟件是不允許直接進行修改的，不管那個項目。但工作規(guī)范兼顧效率的考慮，工作規(guī)范規(guī)定，已記賬憑證關(guān)鍵信息的不允許修改，關(guān)鍵信息指日期、金額、科目和操作人。這里的日期包括記賬憑證上記載的任何日期，例如制單日期、審核日期、記賬日期等。操作人也包括經(jīng)手記賬憑證的所有人員，例如制單人、審核人、記賬人、出納等。而對于已記賬憑證的非關(guān)鍵信息是可以直接修改的，如：會計分錄摘要經(jīng)常因會計人員信息掌握不充分而出現(xiàn)不準(zhǔn)確，需要在記賬后修改的情況。如果不允許直接修改而采取紅字沖銷重新編制憑證的方法，則過于繁瑣也無必要。因為在科目和金額都不可修改的情況下，對摘要的修改也就受到限制，不可能修改為完全不相關(guān)的業(yè)務(wù)內(nèi)容，而且這種修改也不對核算結(jié)果形成影響。此外，操作日志也能夠反映摘要的修改過程。因此，限制關(guān)鍵信息的修改，放開其他信息的修改，實現(xiàn)了信息化條件下會計核算可靠性要求與效率性要求的平衡。