電郵往來的禮儀

1. Scan好PDF之類的檔案文件，在送出電郵前，應該先檢查一遍，看看是否清晰準確，位置有沒有弄歪或走漏；要是原稿太小，是否可以先放大影印再Scan，文件名稱也要定好，讓人容易分辨。

2. 假如有太多附件檔案，而且是Document，又是Worksheet，就看看能否整合成一份，方便查閱。

3. 做好Worksheet，要查看列印範圍有沒有設置妥當，讓收件人要想打印硬本，不用重新調(diào)校。

4. 在瑣碎的事情上，避免無謂的討論電郵來來往往，尤其是「cc」給老闆的。索性打電話或見面直接解決，再把結論一次過用電郵交代清楚，這樣令「cc」的各方省時。

5. 送給老闆審批的工作，不要只把一大堆電郵或檔案附上，要做一個Covering Summary，Recap重點和要決定的選擇方案。

6. 要和別人爭論開火的信函電郵，不要立刻發(fā)出，先把Draft存起，多等一兩天冷靜過後再拿出來翻看，這樣可以讓你思考清楚，語氣用詞是否恰當。同樣的意見，可以用正面的和客氣的方式表達，也可以綿裏藏針，不要令人覺得你是意氣之爭，亂發(fā)脾氣。

收派卡片的學問

7. 建立起自己的資料庫，把有用的數(shù)據(jù)和文件，甚至Template貯起來，方便隨時參考。老闆一有問題，你能即時隨手找到答案。

8. 收到別人的名片，把有關的背景資料記下來寫在上面，包括別人配偶家人的名字，甚至貯存在手機內(nèi)，以後在其他場合碰面，能夠即時叫出別人的名字，必定令人印象深刻。

9. 希望特別保持聯(lián)繫關係，在送上名片時才親筆寫上你的手機號碼，會令人覺得更有誠意。

10. 不管大小會議約會，是主是客，也要養(yǎng)成準時甚至早到的習慣。

11. 和重要客人開會見面， 為老闆做一頁紙的Briefing notes，讓他有更好準備。

12. 和見過面的人再碰頭，不要以為對方一定記得，要大方地再介紹自己，當然可以禮貌地提醒以前在那裏見過。

這些所謂「小錦囊」，大家不要見笑，其實都是從小處表現(xiàn)，讓人覺得你做事做人夠?qū)I(yè)有水準，小事做得穩(wěn)妥，自然是可當大任能做大事的人。

撰文：施伯樂