秘書工作 必作于細(xì)

——讀《細(xì)節(jié)決定成敗》一書之感悟

相 照

    《細(xì)節(jié)決定成敗》一書之所以暢銷并受到讀者好評，恐怕是因為作者針對一段時間以來社會上很多人心浮氣躁的現(xiàn)象，說出了很多人（包括很多組織的領(lǐng)導(dǎo)者）有所思但卻未能明確說出來的一個深刻的道理。這個道理在很多領(lǐng)域都可以找到知音，在秘書工作領(lǐng)域尤為適用，更能引起人們的廣泛共鳴。認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致是對秘書工作者最基本的要求。對于細(xì)節(jié)的關(guān)注、重視和追求，也是黨的秘書工作一貫的優(yōu)良傳統(tǒng)。但是，對于細(xì)節(jié)問題的深入挖掘和系統(tǒng)論述，在秘書工作的文獻中還是很少見的?！都?xì)節(jié)決定成敗》這本研究細(xì)節(jié)的專著，雖不是專門針對秘書工作而寫，但對從事秘書工作同樣具有重要的參考價值。聯(lián)系秘書工作的實際，研究書中的故事和道理，可以得到很多有益的啟示。
    這本書對于細(xì)節(jié)的論述實際上是從三個方面展開的。即：為什么要重視細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)到底是什么，怎樣做好細(xì)節(jié)。作者通過大量生動的實例和非常精辟的分析，對這三個問題作了很好的回答。
    為什么要重視細(xì)節(jié)
    觀念的問題、認(rèn)識的問題是一個首要的問題。“對細(xì)節(jié)的重要性認(rèn)識不足、了解不夠，是不可能做好細(xì)節(jié)的。”作者在這個問題上著力最多，用了三個章節(jié)——幾乎占全書篇幅的一半來回答這個問題。
    作者認(rèn)為，“大事總是少的。”“我們普通人，大量的日子，很顯然都在做一些小事，怕只怕小事也做不好，小事也做不到位。”“對于敬業(yè)者來說，凡事無小事，簡單不等于容易。”因此要“花大力氣做好小事情，把小事做細(xì)。”“把每一件簡單的事做好就是不簡單；把每一件平凡的事做好就是不平凡。”“一心渴望偉大、追求偉大，偉大卻無了蹤影；甘于平淡，認(rèn)真做好每一個細(xì)節(jié)，偉大卻不期而至。”
    作者發(fā)現(xiàn)，“大量的工作，都是一些瑣碎的、繁雜的、細(xì)小的事務(wù)。這些事做成了、做好了，并不見什么成就，一旦做不好了、做壞了，就使其他工作和其他人的工作受連累，甚至把一件大事給弄垮了。”“每一個細(xì)節(jié)的疏忽，都可能對整體上的成功形成‘一票否決權(quán)’”。“細(xì)節(jié)造成差距”，忽視細(xì)節(jié)就會付出代價。
    對于秘書工作來說，這些道理尤為重要。秘書工作是輔助性、服務(wù)性的工作，大量的事情都是平凡而瑣碎的。并且即便是很具體的一件事，也往往不能自己做主，經(jīng)常需要向領(lǐng)導(dǎo)請示報告。這些“小事”做好了，工作正常運轉(zhuǎn)，別人甚至感覺不到——因為這些事情往往都是在幕后、在臺下做的。而一旦忽略了某些“小事”，卻往往會導(dǎo)致“驚天動地”的大事，給事業(yè)造成損失。在秘書工作中，忽視細(xì)節(jié)而付出的代價往往是很嚴(yán)重的。這方面的例子恐怕每一個從事秘書工作的人都能講上幾個。
    雖然大量的秘書工作都是具體而瑣碎的，但它們往往都直接服務(wù)于一個地區(qū)或部門的領(lǐng)導(dǎo)集體，聯(lián)系著一個地區(qū)或部門的工作全局，關(guān)系到一方人民群眾的根本利益。“天下大事，必作于細(xì)”，這句話對秘書工作來說非常適用。時刻保持對于細(xì)節(jié)的敏銳感覺，切實關(guān)注并做好每一個細(xì)節(jié)，是做好秘書工作的基本條件可以說，重視細(xì)節(jié)對于秘書工作的重要性，怎樣強調(diào)也不過分。一個不屑于做具體工作的人根本不適合從事秘書工作；一個不善于把細(xì)節(jié)做細(xì)做精的人不可能把秘書工作做好。
    細(xì)節(jié)到底是什么
    細(xì)節(jié)到底是什么？作者利用一章的篇幅進行了歸納概括。這些歸納很深刻，抓住了一些本質(zhì)性的東西。這也是這本書最大的亮點——關(guān)于細(xì)節(jié)重要性的格言警句我們知之甚多，但對于細(xì)節(jié)到底是什么的深入探討我們卻所見甚少。這些歸納，對于我們進一步認(rèn)識細(xì)節(jié)的重要性以及真正把細(xì)節(jié)做好也具有很強的啟發(fā)意義試舉幾例：
    ——“不要以為創(chuàng)造就非得轟轟烈烈，驚天動地。工作中的小改小革，細(xì)節(jié)調(diào)整同樣是一種創(chuàng)造。” 
    秘書工作是不是可以有創(chuàng)造性？我認(rèn)為有。秘書工作雖然具有遵命而行、照章辦事、具體瑣碎的特點，但絕對不是沒有創(chuàng)造性的工作。事實上，秘書工作中的創(chuàng)造性與其他領(lǐng)域相比毫不遜色。理解這一問題的關(guān)鍵在于明白“細(xì)節(jié)也是一種創(chuàng)造”的道理。秘書工作千頭萬緒，每一個細(xì)節(jié)都存在創(chuàng)造的機會，每一個細(xì)節(jié)都是創(chuàng)造的土壤，秘書工作在細(xì)節(jié)的創(chuàng)造中提升自身的水平，秘書工作者在細(xì)節(jié)的創(chuàng)造中實現(xiàn)人生的價值。秘書工作需要認(rèn)真細(xì)致、一絲不茍，但也需要銳意進取、改革創(chuàng)新。細(xì)節(jié)是秘書工作與創(chuàng)造的橋梁。秘書工作需要創(chuàng)造型的人才，秘書工作也需要人才的創(chuàng)造性。
    ——“注意細(xì)節(jié)其實是一種功夫，這種功夫是靠日積月累培養(yǎng)出來的。”
    有人認(rèn)為，做好大事才需要功夫，做好細(xì)節(jié)很簡單——不是我不能做，而是我不屑于做。其實這是一種誤解。事實上，敏銳地感知每一個細(xì)節(jié)并將其做好，絕非易事。對于細(xì)節(jié)的感知與把握，乃是一種既需要天分也需要努力才能具備的素質(zhì)。“細(xì)節(jié)是一種功力”，每一個從事秘書工作的人都應(yīng)該記住這一點，都要在實際工作中培養(yǎng)磨煉識別與把握關(guān)鍵性細(xì)節(jié)的能力，這是做好秘書工作的必備條件。同時，從事秘書工作也是培養(yǎng)這種功力的很好條件，這種功力對于我們今后從事任何工作都是一種極為寶貴的財富。
    ——“每個人都要用搞藝術(shù)的態(tài)度來開展工作，要把自己所做的工作看成一件藝術(shù)品，對自己的工作精雕細(xì)刻，追求細(xì)節(jié)。只有這樣，你的工作才是一件優(yōu)秀的藝術(shù)品，也才能經(jīng)得起人們細(xì)心觀賞、品味。”“只要意識到藝術(shù)體現(xiàn)在細(xì)節(jié)中，我們就能從內(nèi)心深處持之以恒地把注重細(xì)節(jié)在各項工作中貫徹下去。這是造就一切精品的基礎(chǔ)。”
    做好細(xì)節(jié)不但是一種“技術(shù)”，也是一種“藝術(shù)”。所謂藝術(shù)，本質(zhì)上是一種對于美的追求。這種追求超越了物質(zhì)和感官的功利，能夠給人的內(nèi)心帶來愉悅的感覺。這種內(nèi)發(fā)的愉悅，是我們把工作做到極至的必要條件，是由“工匠”成長為“大家”的橋梁。秘書工作需要奉獻、需要付出、需要吃苦，但僅靠奉獻和吃苦的精神，還不能把秘書工作做出最高水平。我們看到的秘書工作的頂尖人物，往往都是有意無意地把工作當(dāng)作藝術(shù)來雕琢的人，往往都能夠在造就工作精品的同時感受到心靈深處的滿足。加班加點、夜以繼日、殫精竭慮，給他們帶來了“苦”，但這“苦”中卻蘊涵著他人難以體味的“甜”。以一種搞藝術(shù)的心態(tài)關(guān)注細(xì)節(jié)、精雕細(xì)琢，辦好每一份文件，辦好每一次會議，辦好每一件事情，實現(xiàn)工作成果與心靈享受的雙豐收，乃是秘書工作的最高境界。
    ——“所謂的大勢、主流、大節(jié)不都要通過具體的事例、具體的細(xì)節(jié)來表現(xiàn)嗎？而且小事、細(xì)節(jié)也以其生動、直觀、真實的特點而顯得更鮮活，更具有表現(xiàn)力，而且可以由小見大，見微知著，成為事物發(fā)展的一種征兆。”
    一葉落而知天下秋。細(xì)節(jié)往往是很多事情的征兆，這是作者對于細(xì)節(jié)本質(zhì)的又一個認(rèn)識。細(xì)節(jié)是全局中的細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)是普遍聯(lián)系中的細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)有時報告了春天的氣息，有時又預(yù)警了水下潛藏的冰山。秘書工作要從被動中尋求主動，要從按部就班到適當(dāng)超前，要避免各種紕漏而實現(xiàn)“零差錯”，就必須充分敏銳地識別各種細(xì)節(jié)，善于從中把握事物發(fā)展的動態(tài)。這就是“眼力”——從事秘書工作必須要有“眼力”。
    怎樣抓好細(xì)節(jié)
    我們研究細(xì)節(jié)的目的，是為了把細(xì)節(jié)做好，進而把整體的工作做好。怎樣抓好細(xì)節(jié)呢？作者在該書的最后兩部分探討了這個問題。這些探討主要是針對企業(yè)界來進行的，但對于黨政機關(guān)的秘書工作也有借鑒的價值。
    ——“魔鬼存在于細(xì)節(jié)之中。”“任何一個戰(zhàn)略決策和規(guī)章法案，都要想到細(xì)節(jié)，重視細(xì)節(jié)。任何對細(xì)節(jié)的忽視，都有可能導(dǎo)致決策失誤。”“一個計劃的成敗不僅僅取決于設(shè)計，更在于執(zhí)行。如果執(zhí)行得不好，那么再好的設(shè)計，也只能是紙上的藍(lán)圖。”
    無論是決策還是執(zhí)行，哪一個環(huán)節(jié)都要注重細(xì)節(jié)。也就是說，抓好細(xì)節(jié)貫穿于組織運作的全過程。對于辦公廳（室）來講，調(diào)查研究、信息報送、督促檢查、文書處理、會議活動等每一個環(huán)節(jié)、每一項具體工作都可以是抓細(xì)節(jié)的著手之處。
    ——“企業(yè)家要有對細(xì)節(jié)無限的愛。”“對于抓好細(xì)節(jié)來說，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。”“中層經(jīng)理的主要任務(wù)就是抓落實、抓細(xì)節(jié)。”“中層經(jīng)理是抓好細(xì)節(jié)的關(guān)鍵。”“抓細(xì)節(jié)方面，他們不但要深刻領(lǐng)會，而且還有責(zé)任教育全體員工重視細(xì)節(jié)、關(guān)注細(xì)節(jié)，充分認(rèn)識細(xì)節(jié)的重要性。”“每位中層經(jīng)理都要把重視細(xì)節(jié)的精神轉(zhuǎn)化為日常的實際行動，從自己做起，從現(xiàn)在做起，牢固樹立重視細(xì)節(jié)的觀念，凡事都要從大處著眼，從小事做起，決不容許漠視細(xì)節(jié)的現(xiàn)象存在。”
    此處說明了組織中不同層次的人員在抓細(xì)節(jié)的過程中所應(yīng)起的作用。一個組織高層領(lǐng)導(dǎo)的重視，對于抓好細(xì)節(jié)具有導(dǎo)向性作用。一個組織就好比一面鏡子，組織成員的表現(xiàn)往往是組織領(lǐng)導(dǎo)觀念和行為的反射。領(lǐng)導(dǎo)對于抓細(xì)節(jié)不屑一顧，就不可能有整個組織對于細(xì)節(jié)的重視，抓好細(xì)節(jié)也就無從談起。一個組織的中層管理人員，對于該組織抓好細(xì)節(jié)具有關(guān)鍵性作用。他們不但肩負(fù)著在輔助決策和協(xié)助落實方面抓好細(xì)節(jié)的責(zé)任而且在教育組織基層員工抓好細(xì)節(jié)方面負(fù)有責(zé)任。當(dāng)然，抓好細(xì)節(jié)還需要組織每一分子的努力，抓細(xì)節(jié)是一項系統(tǒng)工程，無論哪一個環(huán)節(jié)缺失，都會造成整個鏈條的斷裂。抓好細(xì)節(jié)最終要落實到組織的每一個成員日常的每一項工作之中。
    ——“作為一個公司的領(lǐng)導(dǎo)，不需要、也不可能事必躬親，但一定要明察秋毫，能夠在注重細(xì)節(jié)中比他人觀察得更細(xì)致、周到。”要“在某一細(xì)節(jié)上做出榜樣，使員工有效法的標(biāo)本，并形成一種威懾力，使每個員工不敢馬虎，無法搪塞。只有這樣，企業(yè)的工作才能真正做細(xì)。”
    管理者如何抓好細(xì)節(jié)呢？這里指出了兩個關(guān)鍵。一是自己明察秋毫，能夠感知到比別人更多的細(xì)節(jié)；二是自己以身作則，能夠引導(dǎo)和影響員工抓好細(xì)節(jié)。秘書工作的領(lǐng)導(dǎo)者更是如此。做一名合格的秘書長、辦公廳（室）主任或辦公廳（室）的處長（科長），具有過人的感知細(xì)節(jié)的能力非常重要。這是抓好細(xì)節(jié)的一個前提條件。同時，還要有意識地在一些細(xì)節(jié)的把握上做出榜樣，一則員工會自覺不自覺地加以仿效，二則可以形成一種心理上的威懾，使員工不敢去馬虎、搪塞和偷懶，從而把活兒做徹底、做到位、做細(xì)致。
    ——“標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，就是細(xì)節(jié)的量化，是重視細(xì)節(jié)的最高表現(xiàn)。一個沒有規(guī)則、沒有標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)肯定是管理不到位的。”“凡是精細(xì)的管理，一定是標(biāo)準(zhǔn)化的管理，一定要經(jīng)過嚴(yán)格的程序化的管理。”
    抓好細(xì)節(jié)可以衡量嗎？有什么標(biāo)準(zhǔn)嗎？作者認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是重視細(xì)節(jié)的最高表現(xiàn)。作者推崇泰勒的科學(xué)管理理論，就在于泰勒首創(chuàng)了透徹把握細(xì)節(jié)爾后制定標(biāo)準(zhǔn)的管理理論和方法。規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，對于秘書工作抓好細(xì)節(jié)同樣具有極為重要的作用。在細(xì)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化方面，管理學(xué)曾經(jīng)做過大量的研究，并且取得了很多寶貴的成果（比如ISO9000質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)等），辦公廳（室）可能而且也應(yīng)當(dāng)去借鑒這些成果，來改進自己的工作。
    以上結(jié)合秘書工作的實踐談了一些感想。這些感想只是初步的。希望大家批評指正。