GTD時間管理原理與實踐分享——原理篇（三）

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    通過學習戴維.艾倫的《盡管去做：無壓工作的藝術(shù)》和《GTD and Outlook 2007》兩本書，自己總結(jié)了GTD的核心思想，并從2009年11月開始實踐GTD。經(jīng)過4個月的磨合，不斷的體會，感覺GTD給了我很大的幫助。昨天又跟同事們做了分享，大家都覺得很實用。接下來，我將用一系列的短文來總結(jié)我的GTD實踐，希望對大家會有幫助。下面是文章的第三部分:

1. 第三步：執(zhí)行
   

       在GTD中，”什么場合做什么事”是主要的管理思想。所以我們先探討在一個時間點上如何決定”現(xiàn)在干點什么呢?“這個問題。
   

   
   

       （1）場合，是首要因素。如果你在飛機上，就沒法打電話；如果你在辦公室，最好不要收開心上的菜；如果你正在等車，就不適合給客戶打電話；……。
   

       （2）時間，這個要從兩個角度看：一方面，要看時間塊的大小是否合適，即所謂量體裁衣。所以在管理行動列表的時候，如果能加上用多少時間這個因素，會更加實用；另一方面，如果是跟別人合作，要注意對方的時間是否合適。如果你是在做跨國合作，更要注意對方的時區(qū)的影響。
   

       （3）精力，人的精力不是無限的，但很多人不是這么認為。任何人，每天都有精力的低潮和高潮，仔細體會自己的周期情況。在精力旺盛的時段安排較難的任務(wù)，在精力低潮的時段安排一些相對輕松一些的雜事，會使你一直保持較高的工作熱情。在精力管理方面，向大家推薦吉姆·洛爾和托尼·施瓦茨《精力管理》一書，大家有興趣可以讀一下。當然也可以等著看我的文章，后期我會寫一些。
   

       （4）重要性，為什么重要性放在最后？很多時間管理的方法都強調(diào)重要性因素。但在GTD體系中，我們更關(guān)注”現(xiàn)在”"馬上”可以做的事情，所以重要性的決定意義不大。但GTD體系中還是很重視重要性的作用，但主要會體現(xiàn)在每日清單的安排上，這個后面會說明。
   

       綜上，決定”現(xiàn)在能做什么?”的一般流程是：當你處在一個特定的場景中時，你可以監(jiān)視你的分類行動清單，從當前的場景中，挑選出即符合時間要求有符合精力要求的事情，”馬上行動”。當然符合以上條件的前提下，重要性才會被考慮。
   

       舉個例子，早上，一般和媳婦一起出發(fā)上班，我一切就緒了，但媳婦還得收拾5分鐘，這五分鐘能干什么呢？在我的@home列表里面，”閱讀《創(chuàng)業(yè)家》雜志”，OK就是它了，我馬上翻開雜志，閱讀了2篇短文。整本整本的雜志就是這樣被讀完的，并且我要聲明我不是工作狂！呵呵。
   

   [筆者注]關(guān)于執(zhí)行，下面會另起一篇，寫一些執(zhí)行的技巧。
   

   執(zhí)行中保證高效能的技巧
   

   1. 養(yǎng)成制定每日清單的習慣
      

   雖然我們有了所有工作的詳細的”下一步”行動清單，但是，我們最好制定一份每天的清單，讓每一天的工作都有明確的目標。
   

   在GTD體系下，安排日計劃的很簡單，只需要從”下一步”清單中挑選出今天要執(zhí)行的事情標記出來，然后按照上一篇給出的選擇條件，依次執(zhí)行就好。
   

   根據(jù)我的學習和心得，有三點需要注意。
   

• 每天至少安排3-5件MITs（Most Important Things）。這樣能夠保證你的一些重要的事情能夠按照既定的目標推進。
  
• 每天至少安排一些實現(xiàn)自己的夢想的事情（To Be）。這樣不至于讓日常的生活拖累，以至于忙忙碌碌一年，但一見自己真正想做的事情都沒有。
  
• 對日計劃時間要安排的有余地。每天都會有一些突發(fā)的事情，很急很重要，不得不像救火隊員似地馬上去做，所以要留一些余地，為這些事作準備。這個是任何時間管理方法都無法回避的，我們只能為它們留出空間。GTD的好處是對時間的安排較靈活，當你一有空余時間的時候，就可以從行動清單中跳出任務(wù)來做，而不是以時間點為中心的管理方法。
  

1. 批處理雜事
   

GTD的重要思想之一是”按場景分類’下一步’行動，然后盡可能的批量處理”。下圖是摘自臺灣張永錫老師的文章，很好的展示了批處理的力量：在同一個場景中，批處理工作，有效利用時間段，最終可以騰出大塊的時間段做一些重要耗時的工作。

如何才能有效的批處理，可能是個逐漸體會的過程。開始的時候很難把握，當你對”下一步”行動清單的使用日漸熟練地時候，就會發(fā)現(xiàn)在同一個場合中可以批次處理的一系列的小事。

如在@office的場合，有三個要當面溝通的事情，這個時候我會把這三個事情要見的人和要談的觀點都打印到一張紙上，然后拿著這張紙去找所有的人，一圈下來就全搞定了。

1. Do It Now
   

Do It Now，現(xiàn)在就做。這是Steve Pavlina的一篇關(guān)于時間管理的文章的題目，現(xiàn)在已經(jīng)成了我的座右銘，放在我的DreamCar上面，來警示我做事不要拖沓。每次我想推推再做的時候，我會對自己說”現(xiàn)在就做！”，然后就從”下一步”清單種提出這個任務(wù)，動手開始行動。

GTD的好處就在于將難辦的事情，拆分成可以馬上行動的”下一步”，提高人的執(zhí)行力。

（4）倒計時法

這個辦法是做事的時候給自己設(shè)定時限，比如45分鐘，開始倒計時。計時器啟動開始行動，45分鐘到了停止。這樣有助于再這一段時間里高度集中注意力，取得高的效率?？荚嚨臅r候我們能夠在120分鐘內(nèi)完成若干選擇、填空、閱讀和一片作文，但做練習的時候確經(jīng)常用更多的時間，就是這個道理——沒有把自己的潛能發(fā)揮到極致！

（5）讓別人了解你的時間安排

    別人了解了你的時間安排的直接效果就是在你工作的時候輕易不會打擾你。但首要的前提是自己要養(yǎng)成好的時間安排習慣，最好形成規(guī)律性。

    例如，如果你有自己的書房，晚上看完新聞聯(lián)播后（看的人越來越少了），每天都會在8左右去書房待1-2個小時，習慣了，你的家人就會知道，”他”這個時間正在書房呢，不要打擾他。

（6）委婉的拒絕不必要的事情

    拒絕是各種時間管理方法中都會講的，因為每個人的時間和精力都是有限的，不能做所有的事情。但拒絕一定要有技巧，要委婉。這方面要多看一些溝通和人際管理方面的東西補充，在這里就不多說了。

1. 第四步：檢視
   

       蘇格拉底說，”沒有檢視的人生不值得活！”。不知道大家都做自我檢視么？；）
   

       據(jù)說，飛機90%的時間是偏離航向的，但絕大多數(shù)飛機都安全抵達了機場。這是為什么呢？（小沈陽）因為飛機駕駛員頻繁的檢查并修正飛機的航向。
   

   GTD體系中，檢視是一個重要的環(huán)節(jié)，它起到修正航線的作用。下面我列出了我的檢視規(guī)劃。
   

   
   

   （1）日檢視，我是通過晨間日記來實現(xiàn)的，記錄了我在個人財務(wù)、工作、學習、人脈、家庭、讀書、夢想實現(xiàn)等方面的點點滴滴。每天大約十分鐘。重點是客觀記錄前一天發(fā)生的事情。
   

   （2）周檢視，日檢視是主要的材料，同時我還會查看當周的行動清單和日歷的執(zhí)行情況。看這周取得了哪些成績，并做下周的一些簡單的計劃。做這個事情，我最大的感受是周一開晨會的時候，前一周的總結(jié)和本周的工作計劃都爛熟于胸，從容應(yīng)對。
   

   （3）半年檢視，實話實說，我執(zhí)行GTD剛剛4個月，還沒做過。但通過學習，我知道需要檢視的內(nèi)容有：1）做的不錯的事情；2）表現(xiàn)的不好，但是盡力去做的事情；3） 不夠努力地事情；4）毫不留情的批判做的很糟，或是根本沒有做到的事情；5）最后，規(guī)劃未來6個月的工作。
   

       大家可以看到，日記在整個檢視的過程中起到了貫穿的作用，在之后的實踐篇，我會介紹我的晨間日記，但讓大家也可以先看一下佐藤傳的《晨間日記的奇跡》一書。
   

2. 第五步：更新
   

       更新是要不斷地更新你的行動列表，保證GTD體系時刻與你的生活相一致。GTD體系與你的生活擬合的越好，你就越會相信她依賴她。更新過后，就又回到工作的收集，從而形成一個閉環(huán)的流程。
   

   
   

   更新要做的主要事情有：
   

   （1）適時清空自己的”工作籃”。對于工作籃中的未處理過的雜事，要做到一有空就拿出來組織、計劃，最后條理的放到”下一步”工作清單，等待處理。這里有個需要注意的問題，對于那謝可以放到Someday/Maybe中的工作，不要一次做的太多（視個人的精力和時間而定），否則，過多的工作量會讓你沒有工作的欲望，仿佛是彈簧被拉直了。
   

   （2）更新”下一步”行動清單。在執(zhí)行了一些”下一步”行動之后，需要瀏覽自己的工作清單”@L-Projects”和”@S-Projects”制定新的”下一步”供執(zhí)行。這個我一般每天都做一次，通常是早上，可以根據(jù)個人的習慣設(shè)定。
   

   （3）更新工作計劃。試想隨著工作的執(zhí)行或者是外部環(huán)境變化了，你的工作計劃也會變動，這就需要及時更新。工作計劃的變動，如果工作量比較大，我通常也會把它作為一個行動，放到@Planning中，等待執(zhí)行。
   

   【后記】截止目前，整個GTD的整個體系就介紹完了。
   

   雖然這五個步驟是按照順序講下來的，但在實際的操作中，對于剛開始執(zhí)行GTD的人，這五個步驟是順序的，尤其實收集和組織，需要消耗半天的時間。但當這個系統(tǒng)運行起來后，這些步驟通常是動態(tài)的穿插的，例如我正在執(zhí)行某個”下一步”行動，突然新的雜事出現(xiàn)，就要先收集到”工作籃”，然后再執(zhí)行。最終的目的是保持GTD體系與你的生活的一致，套用武俠里面的話，如果GTD是一把劍，你要做到的是”劍人合一”。
   

       在理論篇中，我說的主要是GTD的體系和一些理念，主要是給沒有接觸過GTD的朋友看的。接下來，我會用一定的篇幅描述GTD的實踐，讓大家能夠真正的貫徹GTD方法。