（武青章 張海鷹）

    辦公室是一個機關、團體的中樞神經(jīng)，肩負著單位承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右、綜合協(xié)調(diào)的重要職責。辦公室工作的好壞直接關系到全局工作效能的高低、管理水平的優(yōu)劣和全年目標任務的完成與否，直接影響到單位的對外形象。如何做好新形勢下的基層辦公室工作，是辦公室長期以來應該思考和探索的一個問題。根據(jù)新形勢治黃需要、精細化管理效益年的要求及思路，辦公室結合實際，首先從完善崗位責任管理體系入手，從細節(jié)抓起，以各項工作細化、量化、標準化、協(xié)同化、實證化、精益化為逐一突破口，研究探索精細化管理的可行之路，促進單位各項工作全面高效地開展。筆者認為，要達到精細化管理的目標，必須切實完成以下幾個方面的轉變。

    一、崗位責任管理方式的轉變

    實行辦公室工作的精細化管理，首先要實現(xiàn)崗位責任粗放式向精細化的轉變。規(guī)范化管理是辦公室的基礎性工作，而精細化管理是規(guī)范化管理工作的具體化和可操作形式，按照“定崗、定責、定標準”的要求，辦公室首先健全和完善了各項工作的崗責體系。以惠金河務局為例，現(xiàn)行辦公室崗位職責為：（1）協(xié)助局領導對各部門工作進行綜合協(xié)調(diào)；（2）負責各類會議的安排和決議事項的督辦，組織重要會議及重大活動；（3）承辦公文運轉、信息、保密、機要、印簽等工作；（4）負責治黃宣傳的管理工作；（5）負責文書、工程檔案的整理、保管、利用以及綜合性資料的管理；（6）負責全局目標管理，進行運行監(jiān)測，組織考核考評；（7）負責輔助類崗位人員的管理工作；（8）做好電子政務系統(tǒng)的管理和應用；（9）負責本級行政后勤事務和辦公用品管理；（10）負責接待工作；（11）負責完成上級行政職能部門和本級領導交辦的工作事項。上述職責內(nèi)容幾乎涵蓋了辦公室工作的方方面面，但也只是大體劃定了辦公室的主要工作職責范圍。這些工作誰去做、何時完成、質(zhì)量標準是什么、誰負責檢查考核等均不明確。針對此種狀況，辦公室首先從崗位管理制度上變粗放式為精細化。根據(jù)工作職能和流程，明確界定崗位職責，形成具體的崗位工作規(guī)

    范，并在全局范圍內(nèi)印發(fā)攜帶方便、內(nèi)容詳細的“崗位責任手冊”，使每位工作人員都能夠全面了解崗位職責，熟悉本職業(yè)務，同時在工作中也便于對照執(zhí)行，確保優(yōu)質(zhì)高效地完成本職工作。細化后的辦公室工作包含 115 項具體工作內(nèi)容，其中：辦公室主任崗位職責12項、辦公室業(yè)務副主任12項、辦公室行政副主任8項、辦公室行政事務管理及宣傳人員7項、辦公室秘書10 項、辦公室檔案員15項、文印人員7項、通訊員8項、炊事員6項、水電工6 項、醫(yī)務人員9項、機關門衛(wèi)8項、司機7項。

    二、工作要求的轉變

    實行辦公室工作的精細化管理，要實現(xiàn)工作要求由一般性強調(diào)到量化、限時完成的轉變。辦公室隨機性、突發(fā)性工作較多，對質(zhì)量、時效性要求很強。以前辦公室在工作上對各崗位人員提出的只是一般籠統(tǒng)性要求，只作泛泛的強調(diào)，安排和管理缺乏科學性。經(jīng)常出現(xiàn)有能力、能干好工作的同志日夜加班，能力差、什么工作都干不好的同志靠上網(wǎng)、聊天打發(fā)時間的現(xiàn)象。這種情況不但會極大的挫傷上進心強職工的工作積極性，還會助長某些職工的懶惰、不求上進等不良風氣。實行量化到人、限時完成就能很好地解決這一問題。

    （一）變工作安排臨時抓為按崗位明確規(guī)定到人

    工作事前無計劃臨時抓的弊端很多，臨時安排的任務不一定在承辦人崗位職責范圍內(nèi)，領導安排的任務又不好當面推脫，雖然表面上接受了任務，但因為手頭還有其他任務或是其他原因心里上很不情愿，這樣必然缺乏責任感，能拖則拖，逼到時限了馬虎應付了事，質(zhì)量自然可想而知了。現(xiàn)在將辦公室每個崗位職責精細化分解為一項項具體工作，任務安排到人頭，明確這就是其崗位工作，令其無法借口推諉，從而提高工作質(zhì)量、效率。同時這樣也方便績效考核，促進職工增強工作責任感，

    （二）變崗位工作模糊為精細量化到人

    以前辦公室在工作中，因崗位工作范圍、內(nèi)容模糊不明確，經(jīng)常會出現(xiàn)工作交叉的“三角地帶”，致使工作推諉扯皮，得不到真正的落實。通過制定并完善精細化崗位職責，分別向辦公室主任、副主任、秘書、司機、檔案管理等崗位人員下達了具體工作任務，明確了各自工作標準規(guī)定、時間要求，辦公室的每個人都明確自己的工作任務是什么，何時該做什么，達到什么標準等。每個人通過日清日結工作日志，制定出本周的工作計劃，記錄好每天工作的實施、完成情況及存在的問題，對自己及科室里的工作心中有數(shù)，提前做好準備，保證了各項工作高效率高質(zhì)量的完成。

    （三）變工作任務時限模糊為責任到人限時完成

    隨著科學的進步和時代發(fā)展的步伐，當代治黃工作也步入了高速發(fā)展的快車道。只有快捷、高效地做好辦公室全面工作，才能不辱使命為局領導和各項治黃工作提供保證。辦公室在制定本科室每月的目標任務時均有明確的時限要求，從事每項工作的人也都清楚自己的工作時限，完成時間只能提前，不得拖延。

    （四）變推諉扯皮為高效優(yōu)質(zhì)完成

    通過崗位職責和工作時限的精細化，辦公室人員都非常清楚各自崗位職責、任務，知道自己應做的工作不能無故把“皮球”踢給別人，干不好就得自己承擔責任。通過嚴格的精細化考核辦法，使職工的崗位意識和責任意識進一步得到增強，工作和自己相比有了較大的提高，和同行相比有了明顯的進步。

    三、任務落實的轉變

    實行辦公室工作的精細化管理，要完成任務落實由不定時督查到定時績效考核的轉變。在以往的辦公室工作中，辦公室領導布置的任務做沒做完、進展情況和存在的問題、個人執(zhí)行任務的質(zhì)量如何等沒有一個量的標準，缺乏制度上的約束。有時因為執(zhí)行人沒有及時進行反饋和匯報，致使一些工作因銜接不力而出現(xiàn)工作上的疏漏等問題。辦公室采用“四變四為”法促進辦公室全員積極履行崗位職責，保證各項工作的高效、及時完成。

    （一）變主任工作督催制為個人主動回報制

    主任督催雖然能促使職工及時完成領導交辦的工作任務，但同時也會傷及某些同志的自尊心，會起到一定的負面作用。但辦公室工作千頭萬緒，辦公室主任不可能面面俱到，沒有時間對自己安排布置的任務嚴盯死守，如果經(jīng)辦人不將辦理結果及時反饋給辦公室領導，待出現(xiàn)問題或結果提交時間超過了工作時限時就可能會給領導造成工作上的被動或者出現(xiàn)工作疏漏。個人主動回報制度是變被動工作為主動，經(jīng)辦人事情辦理后，及時向領導匯報工作情況、反饋辦理意見，使每件事情有始有終，有因有果，避免工作差錯。

    （二）變職工被動接受檢查為個人自查在先組織檢查在后

    辦公室以前在工作檢查上都是職工被動接受檢查。對檢查出的問題，有的職工整改不認真、不徹底，有的問題下次檢查時仍然出現(xiàn)或根本未改。現(xiàn)改為個人自查后科室再檢查，每個職工要逐日認真填寫日清日結工作日志，對照本人精細化崗位工作職責要求，逐條逐項查漏補缺，抓緊時間整改完善；對工作中已經(jīng)發(fā)現(xiàn)或預計可能出現(xiàn)的情況提出對策，供領導決策。檢查只是促進工作的一個手段，最終目的是把工作做好。實踐證明：個人自查在先、組織檢查在后比職工單獨被動接受檢查效果明顯好得多。

    （三）變粗放式考核為精細化考核

    所謂精細化考核，就是廢除無分制粗放型考核，改為參照上級和本級規(guī)范化管理工作考核辦法和標準，采用百分制對每個專業(yè)的精細化崗位職責任務逐條逐項分解賦分，按周、按月公開考核到崗到人。嚴格執(zhí)行制定出的獎懲標準，以實際考核得分衡量每個人崗位日常工作的好差，激勵先進，鞭策落后。通過考核，真正做到獎勤罰懶，獎優(yōu)罰劣，調(diào)動每位職工的工作積極性，促使每個精細化管理點都能達到規(guī)定的工作標準和質(zhì)量要求，真正發(fā)揮精細化管理的作用，達到精細化管理的目標。

    （四）變口頭泛泛批評為管理手段的經(jīng)濟化

    口頭批評，對因特殊原因或一時疏忽沒有做好工作的自覺性較高者有效，而對缺乏工作責任感、事業(yè)心的不求上進者，根本起不到作用。實行崗位工作任務完成業(yè)績、個人日常量化任務及年終考核掛鉤制度。比如宣傳工作，科室與每個人年初均要簽訂宣傳目標任務，并將總任務分配到每月完成。實行管理手段的經(jīng)濟化，就是對月末完不成分配指標的個人從經(jīng)濟上對個人進行扣罰，從而提升職工自覺履行職責的自覺性，達到實施精細化管理的初衷和目的，全面優(yōu)質(zhì)高效完成崗位職責任務。

    精細化管理是一項關系到全局目標任務能否快捷、高效完成的大事，每位職工均要形成精細做事、精細管理的意識。推行精細化管理是一個長期的堅持的過程，要有目標、有組織、有步驟，踏踏實實，一步一個腳印向前推進。辦公室要建立適合自身業(yè)務需要的精細化管理長效機制，把推行精細化管理與各階段工作任務、目標、發(fā)展計劃結合起來，切實提高辦公室工作管理水平，全面促進單位治黃工作又好又快的發(fā)展！