每年職稱考試、資格考試、等級考試的高峰期又來到了。教師朋友們在這期間往往會(huì)填寫各種各樣的表格。這些表格信息手動(dòng)輸入工作量會(huì)非常大。
　　另外這些信息一般是以Excel表格的形式保存的，往往會(huì)想到運(yùn)用數(shù)據(jù)庫或某些專門軟件進(jìn)行處理，將兩個(gè)具有相同字段的表格進(jìn)行關(guān)聯(lián)，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。但如果手頭沒有現(xiàn)成的軟件，或者對數(shù)據(jù)庫軟件不太熟悉的情況下該怎么辦？在Word和Excel中能否實(shí)現(xiàn)這樣的關(guān)聯(lián)來進(jìn)行數(shù)據(jù)的共享交換？實(shí)際上利用“郵件合并”功能，通過表格選擇、關(guān)聯(lián)單元格、關(guān)聯(lián)表格三個(gè)步驟即可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。
　　
　　學(xué)生成績通知單中的表格部分如表1所示，表中第一行中的內(nèi)容是固定不變的，而每位學(xué)生的相關(guān)內(nèi)容是各不相同的，需要從Excel表格中調(diào)用。Excel表格中的部分學(xué)生數(shù)據(jù)信息如表2所示，下面是實(shí)現(xiàn)的具體方法和步驟。

　　我們先打開Word 2003/2007，編輯制作好學(xué)生成績通知單的內(nèi)容和表格框架，接著依次執(zhí)行“工具”→“信函與郵件”→“郵件合并”命令打開“郵件合并”對話框，在“選擇文檔類型”列表中點(diǎn)擊選擇第一項(xiàng)“信函”單選按鈕，完成第一步的設(shè)置。單擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔”按鈕，在打開的對話框的“選擇開始文檔”列表中點(diǎn)擊選擇“使用當(dāng)前文檔”單選按鈕。
　　然后單擊“下一步：選取收件人”按鈕，在“選擇收件人”列表中點(diǎn)擊選擇“使用現(xiàn)有列表”單選按鈕，接著在“使用現(xiàn)有列表”區(qū)域中單擊“瀏覽”按鈕，打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框，找到并選擇事先編輯好的“學(xué)生成績．xls”文件，然后點(diǎn)擊“打開”按鈕，彈出“選擇表格”對話框，如圖1所示，勾選“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”復(fù)選框（在下面的插入合并域?qū)υ捒蛑袑@示這些標(biāo)題），并選擇列表中的第一項(xiàng)即Excel表格中的第一個(gè)工作簿，完成表格的選擇。

　　
　　選擇好表格后點(diǎn)擊“確定”按鈕，彈出“郵件合并收件人”對話框，如圖2所示，點(diǎn)擊“全選”按鈕，選中表格中的所有記錄，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕，完成合并收件人的設(shè)置。

　　接著將光標(biāo)定位到表1第二行“姓名”下面的單元格中，然后單擊“下一步：撰寫信函”按鈕，在“撰寫信函”列表中點(diǎn)擊“其他項(xiàng)目”按鈕，打開“插入合并域”對話框，如圖3所示。點(diǎn)擊選擇“數(shù)據(jù)庫域”單項(xiàng)按鈕，然后在下面的“域”列表中選中“姓名”，接著點(diǎn)擊“插入”按鈕（或者雙擊）將Excel表格中姓名字段插入Word表格中，這時(shí)表1第二行第一個(gè)單元格中將顯示“姓名”字樣，我們可以像普通文字一樣進(jìn)行字體、顏色、大小等的設(shè)置。最后，用同樣的方法為表1中其它單元格建立關(guān)聯(lián)。

　　
　　現(xiàn)在將表1中所有單元格建立好關(guān)聯(lián)后點(diǎn)擊“下一步：預(yù)覽信函”按鈕，表1第二行中的相關(guān)內(nèi)容將變成Excel表格中的數(shù)值，預(yù)覽結(jié)果如表3所示。

　　如果想預(yù)覽其它學(xué)生的成績單，可以在“預(yù)覽”信函區(qū)域中點(diǎn)擊“<<”和“>>”按鈕在不同的學(xué)生之間切換。
　　預(yù)覽無誤后，點(diǎn)擊“下一步：完成合并”按鈕，完成郵件的合并操作。如果需要打印，連接好打印機(jī)后，點(diǎn)擊“合并”列表中的“打印”按鈕，彈出“合并到打印機(jī)”對話框，如圖4所示，選擇“全部”、“當(dāng)前記錄”或“從某個(gè)記錄到某個(gè)記錄”中的一個(gè)選項(xiàng)，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕進(jìn)行打印。

　　如果需要保存，點(diǎn)擊“合并”列表中的“編輯個(gè)人信函”按鈕，彈出“合并到新文檔”對話框，如圖5所示，點(diǎn)擊選擇“全部”、“當(dāng)前記錄”或“從某個(gè)記錄到某個(gè)記錄”中的一個(gè)選項(xiàng)，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕，則自動(dòng)新建并打開一個(gè)名為“字母1”的文件，在這個(gè)文件中每一個(gè)學(xué)生的成績單都被單獨(dú)保存在一個(gè)頁面上，這時(shí)保存或者起個(gè)名字另存就可以了。

　　使用Word中的“郵件合并”功能可以將Word和Excel關(guān)聯(lián)起來，就像數(shù)據(jù)庫中不同表格之間建立關(guān)聯(lián)一樣，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享交換。通過上面的例子我們不難發(fā)現(xiàn)，學(xué)生成績通知單就像一個(gè)模板，只要制作好了這個(gè)模板，再建立起與Excel的關(guān)聯(lián)，就可以批量地生成學(xué)生的成績通知單了。這樣既節(jié)省了時(shí)間又降低了輸入過程中出錯(cuò)的幾率。