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■Word2003：巧查ASCII代碼 如果臨時要查某個字符的ASCII代碼，手頭又沒有字符代碼對照怎么辦？其實可以用word來查看字符的ASCII代碼。這里以查＠為例，定位光標(biāo)于字符 右邊，按下組合鍵Alt+X，原來的＠就變成了“0040”，這個0040是16進(jìn)制的，需要把它轉(zhuǎn)換成十進(jìn)制。調(diào)出系統(tǒng)自帶的計算器，轉(zhuǎn)換后得到 0064，它就是我們通常所說的ASCII代碼。 ■word2003：快速輸入學(xué)生信息 在輸入學(xué)生的相同信息時，如性別，有個快捷的方法：首先按住Ctrl鍵，在所選擇的單元格上拖動或單擊，這樣就把所有性別為女的單元格選中了。 接著輸入一個“女”字，然后按組合鍵Ctrl+Enter，就可以一次輸入所有相同的性別。同樣的道理，就能一次性輸入所有學(xué)生的信息。 ■word2003：調(diào)整漢字與字母的間距 用word編寫文章時，中文和英文之間會有一小段空格隔開，這是因為word會自動調(diào)整中、英文間的間距。如果想關(guān)閉該功能，方法如下：首先選中全文，單 擊“格式→段落→中文版式”命令，在“中文版式”選項卡中，取消“字符間距”設(shè)置框下面的“中、英文間自動調(diào)整間距”和“中文、數(shù)字間自動調(diào)整間距”選項 左邊復(fù)選框中的鉤即可。 ■Word2003：快速排序文字 辦公中，不時會碰到對人員名單或產(chǎn)品名單按照拼音或日期進(jìn)行排序的情況。最簡單的方法是首先選中要排序的文字，然后點擊word菜單欄上的“表格－排序” 命令，在彈出的對話框中，可以選擇“拼音”或“日期”，接著選擇按照“升序”還是“降序”進(jìn)行排序，選好后單擊“確定”即可快速排序文字了。 ■Word2003：重復(fù)打印多頁表格標(biāo)題 在日常辦公中，我們經(jīng)常要用word制作一些具有相同標(biāo)題的多張同樣表格，如果在每頁都制作一個相同標(biāo)題，就會大大降低辦公效率。 首先選中表格的標(biāo)題行，選擇“表格”菜單下的“標(biāo)題行重復(fù)”命令，這樣，當(dāng)你預(yù)覽或打印文件時，就會發(fā)現(xiàn)每一頁的表格都有了相同的標(biāo)題。使用這個技巧的前提是表格必須是自動分頁的。 ■Word2003：撤消自動套用的格式 在寫文章時，會經(jīng)常出現(xiàn)一些自動套用格式的現(xiàn)象，如自動編號、自動縮進(jìn)等。如果快速撤消這些自動套用的格式呢？使用快捷鍵是一個較快的辦法，操作如下： 1、將光標(biāo)定位在段落的末尾，按下快捷鍵Ctrl＋Q，可以去除段落的附加樣式；2、回車后自動套用了格式，按下快捷鍵Ctrl+Z，可以即時撤消套用的 格式。 ■Word2007：制作個性化的藝術(shù)字 首先將光標(biāo)定位到要插入藝術(shù)字的地方，單擊“繪圖”工具欄中的“插入藝術(shù)字”圖標(biāo)按鈕，在彈出的對話框中為藝術(shù)字選擇一種樣式，單擊“確定”按鈕后將彈出“編輯藝術(shù)字文字”對話框，在此輸入要插入的藝術(shù)字（如鮮花），并設(shè)置好字體、字號和格式，然后單擊“確定”按鈕即可。 接著為藝術(shù)字插入一張鮮花的圖片后，單擊“繪圖”工具欄中的“三維效果樣式”圖標(biāo)按鈕，為藝術(shù)字選擇一種三維效果樣式。右鍵單擊工具欄的空白處，選擇“自 定義”命令，在彈出的對話框中的“工具欄”選項卡里面，勾選“三維設(shè)置”復(fù)選框調(diào)出“三維設(shè)置”工具欄，這里可以對藝術(shù)字進(jìn)行更多的設(shè)置。 ■Word2007：閱讀版式下修改文字 在閱讀長篇word文檔時，很多用戶都喜歡采用閱讀版式視圖，但在word2007中該視圖模式下默認(rèn)是不允許鍵入、修改的，如果閱讀中途需要編輯文字， 就不得不回到傳統(tǒng)的“頁面視圖”模式，這對用戶來說太不方便了。其實，只要在“閱讀版式視圖”界面右上角點擊“視圖選項”并選擇“允許輸入”即可。 ■Word2007：實用的診斷程序 在word2007上運(yùn)行診斷功能，比較適合進(jìn)行初步檢查。點擊左上角office按鈕，依次點擊“word選項－資源－診斷”，在彈出窗口中選擇“繼續(xù)”按鈕，在隨后彈出的窗口中點擊“開始診斷”按鈕即可。這里能進(jìn)行磁盤診斷、兼容性診斷、安裝程序診斷和內(nèi)存診斷。 ■Word2007：直觀的計算 日常辦公中，總要計算一些既有加減又有乘除的長算式。“計算器”工具可以完成這個工作，但是無法直觀地顯示我們輸入的算式是否正確，是否少算或多算一個數(shù)字。Word文檔能滿足這個要求，既能實現(xiàn)計算功能，又能直觀顯示。 打開word文檔，按組合鍵Ctrl+F9，會在光標(biāo)處出現(xiàn)一個有灰色底紋的大括號，首先在大括號里輸入“＝”等號，然后將全部算式輸入，核對無誤后再按F9鍵，即可得到計算結(jié)果。這里的計算方法跟普通算式一樣，采取先乘除后加減，小括號內(nèi)的算式優(yōu)先計算。 ■Word2007：精確移動文字塊 用word進(jìn)行文檔編輯時，經(jīng)常需對某行或某段文字位置進(jìn)行調(diào)整，當(dāng)然采用鼠標(biāo)拖曳或者“剪切粘貼”的方式進(jìn)行移動是可以的，但在超長文檔中操作卻比較麻煩，其實可以利用F2功能鍵來進(jìn)行精確移動。 先選中需要進(jìn)行精確移動的文本內(nèi)容，再按下鍵盤上的“F2”鍵，此時屏幕左下角狀態(tài)欄中會顯示“移至何處？”的提示，接下來將光標(biāo)定位到移動目的地，按下回車鍵即可快速完成精確移動。 ■Word2007：快速定位光標(biāo) 當(dāng)打開wps文檔時，光標(biāo)會自動定位到上次存盤時的位置。不過word卻沒有直接提供這個功能，但當(dāng)我們打開word文件后，按下Shift+F5時就會發(fā)現(xiàn)光標(biāo)已快速定位到上次編輯時的位置了。 ■word2007：去掉煩人的“粘貼選項” 在word2007中，當(dāng)進(jìn)行復(fù)制、粘貼操作時，總會出現(xiàn)一個“粘貼選項”浮動圖標(biāo)，它會提示我們是需要“保留源格式”、“匹配目標(biāo)格式”還是“僅保留文 本”，如果你很少使用它，可以選擇“設(shè)置默認(rèn)粘貼”，在彈出的“word選項”界面中滾動到“剪切、復(fù)制和粘貼”功能組，取消“顯示粘貼選項按鈕”的勾選 即可。 ■word2007：快速輸入中文省略號 許多人都以為在word中，只能切換到英文輸入法狀態(tài)下才可輸入省略號。如果點擊鍵盤上的“．”鍵，只能輸入中文標(biāo)點符號中的句號而非中文的省略號。其實在中文輸入法狀態(tài)下只要同時按“Ctrl+Alt+．”組合鍵，即可快速輸入省略號。 ■Excel2003：批量轉(zhuǎn)換全/全角 在輸入大量數(shù)據(jù)時，如果不小心出現(xiàn)了全、半角混雜的情況怎么辦？有個簡單的方法可以快速修改，操作如下：先將Excel中數(shù)據(jù)復(fù)制到一個word文檔中，然后單擊“格式－更改大小寫”，在彈出的對話框中選擇“半角”，再單擊“確定”按鈕。 接著再把word文檔中的數(shù)據(jù)復(fù)制到Excel后，單擊“編輯－選擇性粘貼”，在彈出的對話框中，選擇“文本”，單擊“確定”按鈕，原來全、半角混雜的數(shù)據(jù)就已經(jīng)都變成了半角。 需要注意的是，在Excel中進(jìn)行選擇性粘貼時，一定要選擇文本方式，否則粘貼的數(shù)據(jù)將以科學(xué)計數(shù)方法顯示。 ■EXCEL2003：準(zhǔn)確設(shè)置行間距 Excel沒有提供設(shè)置行距的功能，但利用“拼音指南”卻可以讓我們在Excel中輕松設(shè)置單元格漢字的行間距。首先選中需要設(shè)置行間距的單元格，依次單擊“格式”菜單中的“拼音指南”，選擇“顯示或隱藏”命令，此時單元格間的行間距會變大。 如果想準(zhǔn)確調(diào)整行間距，可再次選擇“拼音指南”中的“設(shè)置”命令，打開“拼音屬性”對話框，切換到“字體”選項卡，把字號設(shè)置大一點，確定后行間距就會相應(yīng)增大，反之則減小。 ■Excel2007：強(qiáng)大的條件格式 在進(jìn)行報表和數(shù)據(jù)處理時，面對大量的單元格數(shù)據(jù)，我們總是希望能更加醒目地區(qū)分出來。在Excel2007新增加了功能更強(qiáng)大的條件格式功能。確保在“開 始”面板下，選中需要進(jìn)行突出顯示的單元格，例如某些不符合條件的單元格，點擊“條件格式”圖標(biāo)后在下拉菜單中找到“圖標(biāo)集”，在“圖標(biāo)集”里可以找到許 多非常形象化的圖標(biāo)，選擇一個圖標(biāo)即可完成單元格設(shè)置。 ■Excel2007：在保存窗口左側(cè)添加默認(rèn)文件夾 在Excel2007的保存窗口左側(cè)中，不想保存在“我的文檔”中，又不愿意去找常用的文件夾，怎么辦？其實可以在保存窗口左側(cè)添加常用的文件夾，方法如 下：打開excel2007，點擊左上角office按鈕，選擇“另存為”命令，在彈出的“另存為”窗口中選擇常用文件夾，然后在左側(cè)點擊右鍵，選擇“添 加‘1’”（假設(shè)1就是常用文件夾）就在末尾新增了一個默認(rèn)保存位置，最后選中新添加的文件夾并點擊右鍵，選擇“上移”命令置頂即可。 ■EXCEL2007：“凍結(jié)窗口”填寫表格 在填寫大型表格時，往往需要填寫好幾個面頁，一個屏幕顯示不了全部內(nèi)容。但是在填寫單元格數(shù)據(jù)的時候，我們經(jīng)常需要對照首行或首列來填內(nèi)容，用滾動條上下或左右查看很不方便。 這時，我們可以使用“凍結(jié)窗口”這一功能來固定首行或首列，這樣首行或首列的內(nèi)容就一直顯示在屏幕上。具體操作如下：在EXCEL2007的“視圖”中點擊“凍結(jié)窗口”，選擇“凍結(jié)首行”或“凍結(jié)首列”即可。 ■EXCEL2007：快速隱藏Excel中的部分?jǐn)?shù)據(jù) 在Excel中經(jīng)常遇到某行或某列中部分?jǐn)?shù)據(jù)不能夠被刪除而需要隱藏的情況，我們不能選中整行或整列用“隱藏”命令將它隱藏，因為會隱藏到其他不需要隱藏 的數(shù)據(jù)，那么我們可以選中這些需要隱藏數(shù)據(jù)的單元格，右擊執(zhí)行“設(shè)置單元格格式”命令，然后切換到“自定義”選項卡，在“類型”輸入框中輸入三個分號 “；；；”，確定后即可隱藏數(shù)據(jù)。 ■EXCEL2007：快速篩選出背景色一樣的單元格 用Excel進(jìn)行報表或者數(shù)據(jù)處理時，經(jīng)常要為某些特定的單元格調(diào)背景色，以便于區(qū)分，要把同一背景色的單元格篩選出來進(jìn)行查看或者處理，在Excel2003中操作是非常麻煩的。 如果使用Excel2007就簡單了，選中需要進(jìn)行篩選的列（行），點擊功能區(qū)的“排序和篩選”按鈕，在下拉菜單中選擇“篩選”執(zhí)行篩選，點擊行（列）的 第一個單元格的篩選下拉箭頭，選擇“按顏色篩選”并選擇某個顏色即可快速將這種顏色的所有單元格篩選出來。此外，利用同樣的方法還能將同一背景顏色的單元 格進(jìn)行排序。 ■PPT2007：去掉自動預(yù)覽 為了讓演示效果更好，人們會在制作幻燈片的時候添加一些效果，例如為某一段文字或圖片添加進(jìn)入、強(qiáng)調(diào)、退出等等效果后，Powerpoint2007會自動預(yù)覽效果。但是對經(jīng)常使用powerpoint2007的朋友來說，這個功能會降低工作效率。怎么關(guān)閉這個功能呢？ 首先單擊“動畫”選項卡，找到“動畫”功能組，單擊“自定義動畫”按鈕，這時在工作區(qū)域的右側(cè)將會出現(xiàn)“自定義動畫”窗格，在此窗格最下方，有一個“自動預(yù)覽”復(fù)選框，去掉“自動預(yù)覽”前面的鉤，powerpoint2007就不會自動預(yù)覽了。 ■PPT2007：在寬屏上完全顯示 由于寬屏液晶顯示器的普及，購買的人也越來越多，在寬屏上用PPT的時候，演示文稿會在寬屏顯示器中呈現(xiàn)收縮狀態(tài)，兩側(cè)各自暴露無遺出一塊黑邊，這樣就相當(dāng)難看。 其實office2007組件中的Powerpoint就提供了對16：9寬屏的支持，這個功能就可以充分利用寬屏顯示器的縱橫比特性，更逼真地顯示并排的素材，更生動地呈現(xiàn)圖形和圖像，從而真正發(fā)揮寬屏顯示器的優(yōu)點。 首先切換到“設(shè)計”選項卡，點擊“頁面設(shè)置”打開對話框，在“幻燈片大小”下拉列表框中選擇“全屏顯示（16：9）”或“全屏顯示（16：10）”，后者是寬屏筆記本常見的縱橫比，選擇完成后單擊“確定”按鈕即可生效。 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Word2007文檔顯示了許多信息，其中可能包含了不希望他人看到的內(nèi)容，在公共計算機(jī)上操作時，用戶尤為如此。此時可以右擊，打開屬性窗口，切換到 “詳細(xì)信息”選項卡，單擊對話框底部的“清除屬性和個人信息”按鈕，在隨之彈出的對話框中選擇“創(chuàng)建已刪除所有屬性的副本”，確認(rèn)后即可創(chuàng)建一個適合共享 的屬性，但仍然會保存文件的原始版本及其所有屬性，此時也可以選擇“從此文件中刪除以下屬性”，這樣就能有選擇的只刪除某些不需要的屬性項。 ■Word2007：Alt鍵的妙用 在word2007中，只要按一下Alt鍵，菜單欄上的按鈕或菜單項就會顯示各自的快捷方式，再按一下Alt鍵又消失。根據(jù)圖示按下對應(yīng)的字母或字母加上 數(shù)字鍵顯示相應(yīng)的快捷鍵，例如想要顯示“開始”菜單下各分支的快捷鍵，先后按下Alt、Y及數(shù)字1鍵，之后再根據(jù)需要選擇相應(yīng)操作即可。 ■Word2007：快速調(diào)用其他office程序 使用word辦公的時候，經(jīng)常要與powerpoint、excel協(xié)同工作，但每次都要通過“開始”菜單來運(yùn)行，非常麻煩。其實我們可以依次單擊 “office按鈕→word選項”，切換到自定義頁面，在“從下列位置選擇命令”中選擇“不在功能區(qū)中的命令”，雙擊找到的powerpoint、 excel等將它們添加到右側(cè)列表，并調(diào)整顯示的順序，單擊“確定”即可從word快速訪問工具欄訪問了。 ■Word2007：好用的“格式刷”快捷鍵 “格式刷”是一個很有用的功能，單擊可以復(fù)制一次格式，雙擊則可以無限次復(fù)制格式，從而免去了重復(fù)設(shè)置格式的煩惱。Word2007為“格式刷”自動分配的快捷鍵是“ctrl+shift+C”。 使用時首先選中帶有格式的文字，按下快捷鍵“ctrl+shift+C”復(fù)制格式到剪貼板，接下來再選中需要應(yīng)用此格式的文字，再次按下“ctrl+ shift+V”粘貼格式，然后就可以生效了，與我們熟悉的ctrl+C、Ctrl+V相比較，就只是增加了一個“shift”鍵而已。 ■Word2007：公式色彩隨心定Word2007將所有公式均看作字符，因此我們可以像對待字符一樣，隨心定義公式中各部分的顏色、大小等。這里以輸入彩色公式“x-b=2a”為例，方法如下： 首先，輸入公式，接著按“ctrl”鍵，選中字符“x”、“-b”點擊右鍵，選擇“字體”，在“字體顏色”中選擇紅色，點擊“確定”即可。同理，“2a”設(shè)置為“黃色”。此外，還可以點擊加粗按鈕“B”將公式加粗，以增強(qiáng)顯示效果。 ■Word2007：快速輸入中文省略號又一招 在Word中快速輸入中文省略號的方法除了使用組合鍵“ctrl+Alt+．”外，其實還有一種更便捷的方法。使用組合鍵“shift+6”，在中文狀態(tài)下輸入“＾”就是省略號，而且一次就是6個點，十分方便。 ■Word2007：禁止自動插入空格 在有中文和全角符號混排時，如果將臨近全角符號的漢字和符號刪除后，word會“智能”地在刪除全角符號的位置插入一個空格，使得版面看起來很不舒服，這是word的“字符調(diào)整”造成的。那如何來解決這個問題呢？ 點擊左上角的“office”按鈕后找到“word選項”，打開選項對話框，切換到“高級”選項卡下，在右邊窗格中找到“使用智能剪切和粘貼”，點擊“設(shè)置”按鈕打開“設(shè)置”對話框，去掉“個人選項”下的“自動調(diào)整語句和單詞間距”前的勾選，點擊“確定”即可。 ■EXCEL2007：文本型數(shù)字也能參與運(yùn)算 在公式中引用文本型數(shù)字的單元格時，這些單元格將不參與運(yùn)算，通常我們用Value函數(shù)先將它們轉(zhuǎn)換為數(shù)值型然后再進(jìn)行運(yùn)算。其實不用Value函數(shù)，只 需將公式中的文本型數(shù)字的單元格與0相加（或相減）或與1相乘（或相除）就可以使其參與運(yùn)算了。假設(shè)B5單元格中為文本型數(shù)字，那么用公式“=sum (B5*1,c5)”就可以替換“=sum(value(b5),c5)”進(jìn)行運(yùn)算了。 ■EXCEL2003：制作能夠自動更新標(biāo)題日期的工作表 在日常處理數(shù)據(jù)工作中，一般習(xí)慣于通過在一些已有的模板或者工作表基礎(chǔ)上，創(chuàng)建新的文件來提高工作效率。但是使用這些源文件時，往往會修改其中的一些不適合內(nèi)容，特別是這些文件的標(biāo)題中包含的日期，如2007年4月份各部門交接商品明細(xì)表，而到5月份時則必須進(jìn)行修改。 針對這個問題，可以在存儲標(biāo)題的單元格輸入以下公式：=YEAR(TODAY())&”年”＆MONTH(TODAY())&”月份各部門交接商品明細(xì)表”，這樣在5月份打開表時，標(biāo)題中的日期會自動更新為新年份、月份，而不會出現(xiàn)錯誤了。 ■EXCEL2003：在同一單元格內(nèi)應(yīng)用不同格式 在編輯excel時，可能需要將同一個單元格內(nèi)的不同部分應(yīng)用不同的格式，但是一般情況下只能應(yīng)用一種格式。對于這種情況，可以采取下列方法：首先確定單 元格中內(nèi)容是不是“文本”型，如果不是則右擊單元格，選擇右鍵菜單中的“設(shè)置單元格格式”命令中的“數(shù)值”選項卡，將此單元格設(shè)置為“文本”型。然后選定 單元格中需要修改格式的部分內(nèi)容，按下“ctrl+1”組合鍵，即可彈出“單元格格式”對話框，就可以任意設(shè)置選定內(nèi)容的字體、顏色等格式了。 ■EXCEL2003：巧妙移動表格行 在編輯表格時，有時需要調(diào)整表格行的位置。下面介紹兩個比較實用的方法，假設(shè)要把工作表的第9行移到到第5行，操作如下： 方法1：選中第9行，把鼠標(biāo)指向第9行的上邊緣，當(dāng)指針變?yōu)殡p十字箭頭（這是移動指針的形狀）時，按住“shfit”鍵，同時按住左鍵向上拖動鼠標(biāo)。如果 是要向下移動，請向下拖動鼠標(biāo)。在拖動過程中，會出現(xiàn)一條虛線，當(dāng)虛線到達(dá)第5行上邊緣時，屏幕上出現(xiàn)“5：5”的提示。此時，松開鼠標(biāo)左鍵，即可完成行 移動。 方法2：將插入點置于第9行的任意一個單元格內(nèi)。按住“alt+shift”組合鍵，然后按“↑”鍵可使該行在表格內(nèi)向上移動，按“↓”鍵可使該行向下移動。 ■EXCEL2003：讓數(shù)值的單元自動輸入 在記賬時，經(jīng)常要在固定的表格中輸入“X張”、“Y把”和“Z套”等物品單位，每次輸入數(shù)值后還要再輸入單位，實在累人。下面介紹一個簡單方法，操作如 下：首先選中需要輸入數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，接著單擊“格式→單元格”命令，在彈出的對話框中切換到“數(shù)字”選項卡，選中“分類”列表中的“自定義”項，然后 在“類型”中輸入：“[=1]G/通用格式”張”;[=6]G/通用格式”把”;G/通用格式”套””，最后單擊“確定”按鈕即可。 ■EXCEL2007：篩選后的復(fù)制粘貼 在excel2007中，有時需要把篩選后的數(shù)據(jù)復(fù)制粘貼到另一個表中，但是粘貼時發(fā)現(xiàn)結(jié)果并不是篩選出來的數(shù)據(jù)，而是所有的數(shù)據(jù)。這個問題可以用下面三個方法來解決。 方法1：進(jìn)行兩次以上的篩選操作，篩選操作可以是同一列或不同列。只進(jìn)行一次篩選操作，表面上選擇的是篩選后的數(shù)據(jù)，其實包括了未篩選的全部數(shù)據(jù)。所以我們在篩選后進(jìn)行復(fù)制粘貼時，有時是篩選后的可見數(shù)據(jù)，有時是全部數(shù)據(jù)。 其實是可以判斷復(fù)制后的數(shù)據(jù)是篩選后的還是全部的：如果復(fù)制后許多行都有閃動的波紋線，就是篩選后的數(shù)據(jù)，如果只在所選數(shù)據(jù)的四周出現(xiàn)閃動的波紋線，就是全部數(shù)據(jù)的。 方法2：篩選后選擇需要復(fù)制的區(qū)域，選擇“開始→查找和選擇→定位條件→可見單元格”，再進(jìn)行復(fù)制粘貼，就是篩選后的內(nèi)容了。 方法3：篩選后選擇需要復(fù)制的區(qū)域，同時按下“alt”和分號鍵，再復(fù)制粘貼即可。 ■EXCEL2007：輕松實現(xiàn)簡繁轉(zhuǎn)換 在word2003中自帶了簡繁轉(zhuǎn)換功能，可以方便地實現(xiàn)簡繁轉(zhuǎn)換，但excel2003卻沒有提供類似的功能，給部分用戶帶來不便，不過現(xiàn)在的 excel2007提供了簡繁轉(zhuǎn)換功能。打開要轉(zhuǎn)換的excel工作表，單擊工具欄中的“審閱”按鈕，然后單擊“簡繁轉(zhuǎn)換”即可。 此外，本技巧同樣適應(yīng)于office2007的其他組件，如powerpoint2007和access2007。 ■EXCEL2007：一次關(guān)閉所有的工作簿 如果同時打開多個工作簿并進(jìn)行了操作，退出時會出現(xiàn)一個對話框，上面有三個按鈕：“是”、“否”、“取消”，如果退出時都不保存，一個個地按“否”顯得太 麻煩。其實有更簡便的方法，直接單擊excel主程序窗口右上角的“×”，關(guān)閉excel程序，在出現(xiàn)提示對話框時，按住“shift”鍵，選擇“否”。 這樣只點一次就可以關(guān)閉所有的工作簿了。 Word2003：快速刪除頁眉橫線 在編輯word文檔時，常需要在文檔中添加頁眉頁腳，但此時word會自動在文字下方加一橫線。我們想去掉這根橫線，有兩種方法可快速刪除頁眉橫線。 方法一：雙擊頁眉區(qū)域，出現(xiàn)頁眉編輯虛線框，在菜單“編輯→清除”下找到“格式”項，單擊，則頁眉中的橫線消失，只留下文字信息。想要恢復(fù)橫線，點擊“編輯”菜單的撤銷鍵入即可。 方法二：雙擊頁眉區(qū)域后，點擊“格式→邊框和底紋”，在“邊框”標(biāo)簽頁中的左側(cè)的邊框“設(shè)置”中點擊“無”，在右邊找到“應(yīng)用于”組合框，選擇“段落”，點擊“確定”命令按鈕，則頁眉中的橫線消失。 Word2003：調(diào)整插入數(shù)學(xué)公式引起的行間距增大 有時候我們要在word文檔中插入數(shù)學(xué)公式，此時你會發(fā)現(xiàn)，即使你插入的是單行的公式（即：公式中不包含分式或上、下標(biāo)等多行的模板），這一行和其他行的行間距也往往要比其他部分大很多，顯得很不美觀。 如果你插入的是單行的公式，而且設(shè)置了統(tǒng)一的行間距仍不能使行間距恢復(fù)正常，可以按下面的方法調(diào)整：依次點擊菜單“格式→段落”，打開“格式”對話窗口， 選擇“間距和縮進(jìn)”選項卡，在間距一欄里取消“如果定義了文檔網(wǎng)格，則對齊文檔網(wǎng)格”復(fù)選框前的對勾。點擊“確定”后一般就可以恢復(fù)正常的行間距了。 只用office2007脫機(jī)幫助 時下，許多朋友都已經(jīng)用上了office2007。在它的任意組件中，在使用幫助功能時，如果計算機(jī)已經(jīng)連接到 Internet，那么這些組件都會毫無例外地自動加載來自office online的在線幫助。微軟的本意是讓用戶能夠獲取最新的幫助信息，其本意不錯，可如果因為如此造成系統(tǒng)緩慢就不是我們想要的了。 你可以將office2007設(shè)置為脫機(jī)幫助擺脫這個煩惱：啟動office2007的任一組件，按F1鍵或單擊“幫助”按鈕打開幫助窗口，待網(wǎng)頁下載完 畢，在窗口的右下角單擊“已鏈接到office online”，然后在彈出的菜單中，單擊“僅顯示來自計算機(jī)的內(nèi)容”。 此后，無論你打開office2007的哪一個組件，在使用幫助功能時，都會自動顯示來自本機(jī)的脫機(jī)幫助，再也不會連接到microsoft office online站點搜索幫助內(nèi)容了，從而大大提高了顯示幫助內(nèi)容的速度。 Word2007：快速修改字體大小 常規(guī)情況下，修改字體大小是選中文本，手動選擇字號，這種方法不直觀，如果不滿意還要一次次重復(fù)操作進(jìn)行調(diào)整。其實選中需要修改的文本后，只要按 “Ctrl+Shift+>”和“Ctrl+Shift+<”組合鍵，就可以快速調(diào)整字體的大小了，非常直觀。此外用此方法還可以突破字體大 小5~72磅的限制。 ■將PDF文檔轉(zhuǎn)化為word文檔 大家都知道可以利用Adober Acrobat軟件將word文檔轉(zhuǎn)化為PDF文檔。其實也可以利用此軟件將PDF文檔轉(zhuǎn)化為word文檔，以方便編輯。方法非常簡單，以筆者所用的Adober Acrobat professional 7.0為例，先打開相應(yīng)的PDF文檔，然后選擇“文件”菜單中的“另存為…”，在彈出的“另存為”菜單中選擇“保存類型”為“Microsoft word文檔（*.doc）”，再點擊“確定”即可。這樣就會在PDF所在的目錄生成一份同名的word文檔，可以方便地用word進(jìn)行編輯。 需要說明的是，筆者對Adober Acrobat professional 7.0以前的版本沒有進(jìn)行過實驗，不知道有沒有這一保存選項。另外，如果PDF文檔進(jìn)行過加密，這種轉(zhuǎn)化也無法進(jìn)行。 ■Word2003/2007：在word中快速重復(fù)輸入 當(dāng)剛剛在word中輸入完成相關(guān)的內(nèi)容后，同時按下“Alt+Enter”組合鍵，那么剛才輸入的內(nèi)容會被自動復(fù)制一遍，相當(dāng)于復(fù)制粘貼后的重復(fù)粘貼，或者也可以按下F4鍵實現(xiàn)同樣的效果。應(yīng)當(dāng)說，這個功能在表格操作中的優(yōu)越性是非常明顯的。 如果上一步操作是圖形，例如使用繪圖工具畫出的幾何圖形，那么“Alt+Enter”或“F4”的操作相當(dāng)于快速復(fù)制多個圖形，但如果插入的是圖片或藝術(shù)字，那么在使用這個方法時會出現(xiàn)之前的對話框，而不是直接復(fù)制剛才繪制出來的圖形。 ■Word2007：讓首頁不顯示頁碼 用word2007在進(jìn)行多頁文檔打印輸出時，有時候首頁是不需要頁碼的（比如封面頁面），那如何來設(shè)置使首頁不顯示頁碼呢？切換到“插入”面板下，點擊“頁眉或頁腳”功能區(qū)的“頁眉或頁腳”后進(jìn)入頁眉頁腳設(shè)計狀態(tài)，勾選功能區(qū)的“設(shè)計”選項卡中的“首頁不同”，然后按下“Esc”鍵，退出頁眉頁腳狀態(tài)，接著在第二頁中插入頁碼，首頁就再不會出現(xiàn)頁碼了。 ■Word2003/2007：讓稿紙中的文檔標(biāo)題居中 經(jīng)常利用word進(jìn)行稿紙打印處理的朋友一定碰到過這樣一個問題：在用word2003的稿紙加載項進(jìn)行稿紙文檔編輯時，要讓生成的稿紙標(biāo)題居中，直接點擊工具欄上的“居中”按鈕將無法實現(xiàn)。 其實這可以間接地實現(xiàn)，直接在水平標(biāo)尺上拖動首行縮進(jìn)或懸掛縮進(jìn)按鈕至居中位置即可。利用拖動標(biāo)尺來實現(xiàn)居中相對來說不太好控制，而在word2007的稿紙文檔中，可以直接拖動鼠標(biāo)選中標(biāo)題文本，然后在自動彈出的快捷菜單中點擊“向右縮進(jìn)”直到居中為止。 ■Word2003：自動調(diào)整表格文字大小 Word2003表格具有自動調(diào)整文字大小的功能，實現(xiàn)過程如下： 1、選擇word2003表格中需要自動調(diào)整字號的單元格區(qū)域。 2、在“表格”菜單中，單擊“表格屬性”命令。 3、單擊“單元格”選項卡，再單擊“選項”按鈕。 4、選中“適應(yīng)文字”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。 5、單擊“確定”按鈕。 然后，當(dāng)你在進(jìn)行上述設(shè)置的單元格內(nèi)鍵入文本時，word2003將在視覺上縮減字符的大小，以便在單元格中鍵入的所有文字可以適應(yīng)列寬。鍵入的文字越多，在屏幕上顯示的字體就越小，但實際的字號并不改變。 ■Word2007：清除下劃線二法 辦公中時常會碰到word自動給網(wǎng)絡(luò)地址加下劃線，點擊即可打開網(wǎng)站。如果不喜歡下劃線，可用以下兩種方法清除； 方法一：用shift和左右光標(biāo)鍵選中超鏈接，再接住ctrl鍵點擊兩次U鍵即可。這種方法僅去掉了下劃線，但仍具有超鏈接的功能。 方法二：用鼠標(biāo)右鍵單擊超級鏈接，選擇快捷菜單中的“取消超級鏈接”。用這種方法后，鼠標(biāo)單擊鏈接，其不會被激活。 ■word2007：給單詞添加下劃線 如果要給word文檔中幾個英文單詞段落添加下劃線，是非常簡單的，可有時候只需要給單詞添加下劃線，而單詞間的空格也不用下劃線，怎么辦？ 有一個簡單的方法，操作如下：首先選中英文單詞段落，然后按“Ctrl+Shift+W”組合鍵。它的作用是只給單詞加下劃線，而不給空格下加劃線。 ■Word2007：快速繪制分割線 在編輯文檔時，出于美觀和醒目的需要，有時需要為文檔添加一些分割線，如果利用特殊符號來輸入，則可以達(dá)到事半功倍的效果。輸入3個“-”，然后回車，就可以得到一條直線，很方便吧。其他的還有，三個“*”得到一條虛線，三個“~”得到波浪線，三個“=”得到雙直線，三個“#”得到中間加粗的三直線。 如果不想自動變成分割線，則執(zhí)行“工具→自動更正選項”命令，彈出“自動更正”對話框，擊“鍵入時自動套用格式”選項卡，在“鍵入時自動應(yīng)用”下取消“框線”復(fù)選框，確定即可。 ■Word2003：隱藏試卷答案 很多老師都在制作試卷的同時會附上答案，如果不小心泄露出去，會引起教學(xué)事故。有三個解決辦法能將答案隱藏起來。 方法1：選中答案，然后從“格式”菜單下打開“字體”對話框，在“效果”小節(jié)下勾選“隱藏文字”復(fù)選項即可。 方法2：選中需要隱藏的文字，按下“ctrl+shift+H”組合鍵即可迅速隱藏文字。 方法3：從“工具”菜單下打開“自定義”對話框，在“命令”選項頁中的“類別”中選擇“格式”項，然后在右側(cè)對應(yīng)的“命令”中找到“隱藏”命令，將之拖到工具欄任意位置處，以后需要使用時只要用鼠標(biāo)直接點擊就可以了。 如果需要查看被隱藏的內(nèi)容，只需要單擊工具欄上的“顯示/隱藏編輯標(biāo)識”按鈕就可以了，這些內(nèi)容的底部會增加一條虛線的下劃線以示區(qū)別。此外，默認(rèn)設(shè)置下隱藏的答案，預(yù)覽時不會被顯示，也不會被打印出來。如果需要將答案打印出來，按下“ctrl+P”組合鍵打開“打印”對話框，在“打印文檔的附加信息”小節(jié)下選中“隱藏文字”復(fù)選項即可。 ■word2003：讓文檔自動滾動 在查看很長的文檔時，一般都會用到鼠標(biāo)的滾輪。其實word中有一個“自動滾動”的功能，比鼠標(biāo)的滾輪好用。 單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，在彈出的對話框中切換到“命令”選項卡，選中“類別”列表框中的“工具”選項，接著再選中“命令”列表框中的“自動滾動”選項，然后再把該選項用鼠標(biāo)拖放到工具欄的任意處即可。 以后當(dāng)要查看文檔時，單擊一下“自動滾動”按鈕即可讓頁面滾動，這時的鼠標(biāo)變成一個上下的雙向箭頭，上下移動鼠標(biāo)可以控制滾動速度的快慢。 ■Word2007：批量修改文檔的作者 如果要批量修改word文檔的作者，有一個快捷的方法，操作如下：一次選中多個word文檔，點擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“屬性”，在彈出窗口的“摘要”選項卡里，點擊“高級”按鈕，找到“作者”，在此輸入為預(yù)定的作者名即可。 ■word2007：稿紙文檔巧用大字號 在word2007的稿紙文檔中，字號調(diào)整選項為灰色，不能選用。如果要調(diào)整字號的大小，該怎么辦？方法如下：將稿紙文檔中的文字復(fù)制到其他文檔中，并將字號調(diào)整為小四號，然后選中這些文字，再將它們復(fù)制到稿紙文檔中，這樣稿紙文檔中的字號就變大了。 ■word2007：一欄與二欄文字輕松混排 在辦公中，有時我們需要在同一篇文章里面設(shè)計一欄與二欄文字混排。首先在word中輸入一段文字，接著將插入點定位第二段，選擇“格式→分欄”菜單命令，在“分欄”對話框中選擇欄數(shù)“二欄”，然后在“應(yīng)用于”處選擇“插入點之后”，并選中復(fù)選框“分隔線”，這樣就可以在欄與欄之間加分隔線，然后單擊“確定”按鈕即可。 ■word2007：文檔部件的妙用 如果在word2007中要重復(fù)輸入表格中的內(nèi)容，除了復(fù)制粘貼外，還可以利用新增的文檔部件功能。選中內(nèi)容之后，在“插入”功能標(biāo)簽下單擊“文檔部件”，然后從彈出菜單中選擇“將所選內(nèi)容保存到文檔部件庫”，在彈出窗口中輸入部件名稱，并將保存位置設(shè)置為“Normal.dotm”完成后單擊確定。下次要輸入相同內(nèi)容時，直接在“文檔部件”的下拉菜單中選擇相應(yīng)的部件項即可。 |
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