說明性條據(jù)，又稱函件式條據(jù)，通常指用來傳遞信息、道明原委的條據(jù)。其作用主要是向他人解釋、說明某一事情，或向他人發(fā)出請求。因此說明性條據(jù)具有更強(qiáng)的禮儀規(guī)范，要求在措詞用語甚至使用上都要表現(xiàn)得謙恭、禮貌。

    說明性條據(jù)一般不寫標(biāo)題，但請假條除外。條據(jù)開頭都有稱謂，隨后的正文、致敬語和落款一應(yīng)俱全，與一般書信相同。

    說明性條據(jù)主要有請假條、留言條、托事條、便函等四類。

    1.請假條。請假條是指因病、因事而不能上班或不能按時(shí)上班，或者不能參加某項(xiàng)預(yù)定活動(dòng)時(shí)撰寫的用以說明原因的條據(jù)。請假條應(yīng)由本人親自撰寫，若因故由他人代寫的，應(yīng)加以說明。機(jī)關(guān)單位應(yīng)將基層公務(wù)員的請假條妥善保存，作為考勤依據(jù)，以便日后核查。

    請假條除應(yīng)寫上標(biāo)題外，其余格式與書信相似。正文中應(yīng)詳細(xì)說清請假原因和請假的起止時(shí)間。正文結(jié)束時(shí)應(yīng)禮貌地寫上“望予以批準(zhǔn)”、“懇請準(zhǔn)假”之類的話語。

    2.留言條。留言條是指在專程拜訪他人時(shí)因故未能與其見面，或是不能久候他人而先行離去時(shí)撰寫的，向?qū)Ψ秸f明并道清事由的條據(jù)。留言條可托他人代交，也可置于交往對象易見之處。

    書寫留言條時(shí)不必加標(biāo)題，正文中應(yīng)當(dāng)多用禮貌用語，不可因未見到對方而有所抱怨。留言中應(yīng)說清事由，或留下再次聯(lián)絡(luò)的方式。尤其是當(dāng)雙方從未打過交道時(shí)，更應(yīng)詳實(shí)告訴對方自己的姓名、身份及聯(lián)絡(luò)方式。

    3.托事條。即委托他人幫忙辦理某事時(shí)寫的條據(jù)。由于托事條的目的往往是有求于人，因此在撰寫時(shí)務(wù)必要委婉用語、禮貌用語。托事條雖無需標(biāo)題，但仍應(yīng)詳實(shí)說明所托之人、所托之事、具體要求及本人身份等。托事條往往由他人代為轉(zhuǎn)變。

    4.便函。便函是指為向他人傳遞某一信息而書寫的，內(nèi)容和形式都較為簡單的條據(jù)。便函與書信相比，不同之處在于便函一般僅言一事，字?jǐn)?shù)較少，且可不用封文。便函格式較為正規(guī)，與書信大致相同。便函的感情色彩不宜過分強(qiáng)烈，便要措詞得體，用語禮貌。

    名片禮儀

    名片是我國古代文明的產(chǎn)物。據(jù)清代學(xué)者趙翼在其著作《該余叢考》中記載：“古人通名，本用削本書字，漢時(shí)謂之謁，漢末謂之剌，漢以后則雖用紙，而仍相沿曰剌”?？梢?，名片的前身即我國古代所用的“謁”、“剌”。

    名片發(fā)展至今，已是現(xiàn)代人交往中一種必不可少的聯(lián)絡(luò)工具，成為具有一定社會性、廣泛性，便于攜帶、使用、保存和查閱的信息載體之一。基層公務(wù)員在各種場合與他人進(jìn)行交際應(yīng)酬時(shí)，都離不開名片的使用。而名片的使用是否正確，已成為影響人際交往成功與否的一個(gè)因素。

    要正確使用名片，就要對名片的類別、制作、用途和交換等方式予以充分的了解，遵守相應(yīng)的規(guī)范和慣例。

    一、名片的類別

    根據(jù)名片用途、內(nèi)容及使用場合的不同，基層公務(wù)員在日常生活中使用的名片可以分為社交名片和公務(wù)名片兩類；而根據(jù)名片主人數(shù)量和身份的不同，名片又可分為個(gè)人名片，夫婦聯(lián)名名片以及集體名片三類?；鶎庸珓?wù)員在不同的場合，根據(jù)不同的需要，面對不同的交往對象時(shí)，應(yīng)當(dāng)使用不同的名片。

    （一）社交名片

    社交名片，亦稱私用名片，指的是基層公務(wù)員在工作之余，以私人身份在社交場合進(jìn)行交際應(yīng)酬時(shí)所使用的名片。一般而言，社交名片為個(gè)人名片。

    社交名片的基本內(nèi)容包括兩個(gè)部分：一是本人姓名，以大號字體印在名片正中央。姓名之后無需添加任何公務(wù)性關(guān)銜。二是聯(lián)絡(luò)方式，以較小字體印在名片右下方。具體內(nèi)容包括家庭住址、郵政編碼、住宅電話、互聯(lián)網(wǎng)址等。一般不宜將自己的手機(jī)號留在名片上。

    社交名片只用于社交場合，通常與公務(wù)無關(guān)，因此一般不印有工作單位以及行政職務(wù)，以示“公私有別”。

    如果本人不喜歡被外界打擾，則可根據(jù)具體情況對自己的聯(lián)絡(luò)方式的內(nèi)容有所刪減，例如可刪去住宅電話一項(xiàng)。必要時(shí)，可以不印任何聯(lián)絡(luò)方式，而僅留姓名一項(xiàng)內(nèi)容。

    （二）夫婦名片

    在社交場合，基層公務(wù)員往往會攜同其配偶一起參與交際應(yīng)酬。此時(shí)與人交換名片，如果夫婦倆各自為政，先后與人交換顯然較為麻煩；而如果夫婦中只選一個(gè)“代表”與人交換名片，則會失禮于人。在這種情況下，使用夫婦聯(lián)名名片，即夫婦名片是最合適的。

    夫婦名片實(shí)質(zhì)是社交名片的一種特例。名片上的基本內(nèi)容同樣只包括姓名和聯(lián)系方式兩項(xiàng)，或只有姓名一項(xiàng)。所不同的是，夫婦名片同時(shí)印有夫婦兩人的姓名。一般而言，兩人姓名印刷成一行，而不宜印成上下兩行

    夫婦名片較多地運(yùn)用于兩人聯(lián)名贈送禮品或投寄問候信函的場合。但若以某一方名義使用名片時(shí)，不要因此而涂去另一方姓名，涂抹名片是一種很不得體的做法。此時(shí)最好還是使用個(gè)人名片為好。