1、問(wèn)清楚工作的目標(biāo)與要求，可避免重復(fù)作業(yè)與減少錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)

　　我從早忙到晚，但是沒(méi)有一件事情是完成的。我這么的拚命，結(jié)果卻是白忙一場(chǎng)，沒(méi)有什么成果。感覺(jué)自己一直被工作追著跑。我到底在忙些什么呢？”你的忙亂不是因?yàn)楣ぷ魈?，而是因?yàn)闆](méi)有重點(diǎn)、目標(biāo)不清楚，所以才讓工作變得愈來(lái)愈復(fù)雜，時(shí)間愈來(lái)愈不夠用。

　　你的一天只有1440分鐘，你能完成多少的工作？在信息龐雜、速度加快的職場(chǎng)環(huán)境，我們必須在愈來(lái)愈少的時(shí)間內(nèi)，完成愈來(lái)愈多的事情。在如今愈趨復(fù)雜與緊湊的工作步調(diào)中，“保持簡(jiǎn)單”是最好的應(yīng)對(duì)原則。“簡(jiǎn)單”來(lái)自于清楚的目標(biāo)與方向，你知道自己該做哪些事、不該做哪些事。這正是生涯顧問(wèn)專(zhuān)家比爾·詹森(Bill Jensen)給所有工作者的衷心建議。

　　追求簡(jiǎn)單，解決效率低落問(wèn)題

　　目前擔(dān)任溝通管理顧問(wèn)公司詹森集團(tuán)(Jensen Group)總裁兼執(zhí)行長(zhǎng)的比爾·詹森，自1992年開(kāi)始至今，持續(xù)進(jìn)行一項(xiàng)名為“追求簡(jiǎn)單”(The Search for Simpler Way)的研究調(diào)查，長(zhǎng)期觀(guān)察企業(yè)員工的工作模式，探討造成工作過(guò)量、效率低落的原因。最初的調(diào)查對(duì)象包括了來(lái)自460家企業(yè)的2500名人士，持續(xù)至今已經(jīng)擴(kuò)大到1000家企業(yè)，人數(shù)達(dá)到35萬(wàn)人，其中包括了美國(guó)銀行(Bank of America)、花旗銀行(Citibank)、默克(Merck)、與迪士尼(Walt Disney)等知名的大型企業(yè)。

　　2001年，詹森出版了第一本書(shū)《簡(jiǎn)單就是力量》(Simplicity)，甫上市立即登上了《紐約時(shí)報(bào)》(New York Times)的暢銷(xiāo)書(shū)排行榜，引起了熱烈的回響。今年11月，他再度推出最新著作《簡(jiǎn)單工作，成就無(wú)限》(The Simplicity Survival Handbook)，更得到了《出版人周刊》(Publishers Weekly)的推薦。

　　這次詹森將“簡(jiǎn)單”的概念運(yùn)用到日常的工作實(shí)務(wù)上。根據(jù)他多年的研究調(diào)查結(jié)果，現(xiàn)代人工作變得復(fù)雜而沒(méi)有效率的最重要原因就是“缺乏焦點(diǎn)”。因?yàn)椴磺宄繕?biāo)，總是浪費(fèi)時(shí)間重復(fù)做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關(guān)鍵的訊息，卻浪費(fèi)太多時(shí)間在不重要的訊息上；抓不到重點(diǎn)，必須反復(fù)溝通同樣的一件事情。

　　“少做一些，不是要你把事情推給別人或是逃避責(zé)任，而是當(dāng)你焦點(diǎn)集中、很清楚自己該做哪些事情時(shí)，自然就能花更少的力氣，得到更好的結(jié)果，”詹森在接受最新一期的《快速企業(yè)》(Fast Company)雜志訪(fǎng)問(wèn)時(shí)如此說(shuō)道。換句話(huà)說(shuō)，目標(biāo)清楚、掌握重點(diǎn)、做好溝通，是簡(jiǎn)單工作的不二法門(mén)。

　　以下我們整理出10種最實(shí)用的簡(jiǎn)單工作的方法，提供給你作為參考。

　　通常的情況是，你不知道自己應(yīng)該做什么：這個(gè)目標(biāo)對(duì)你的工作會(huì)有什么樣的影響？這個(gè)目標(biāo)對(duì)你的意義是什么？當(dāng)你厘清了所有的問(wèn)題后，再開(kāi)始工作。

　　你必須理清的問(wèn)題包括：

　　——我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變？

　　目標(biāo)清楚不是要對(duì)方跟你解釋公司的目標(biāo)或是策略，而是這個(gè)目標(biāo)對(duì)你的意義是什么，公司的目標(biāo)與你個(gè)人目標(biāo)之間的關(guān)聯(lián)是什么。如果老板重新設(shè)定公司未來(lái)一年的營(yíng)運(yùn)策略與目標(biāo)，你可以問(wèn)說(shuō)：“我的工作目標(biāo)應(yīng)該做出哪些調(diào)整？是否有必要改變現(xiàn)在的工作方式？”

　　舉例來(lái)說(shuō)，如果公司預(yù)計(jì)提升10％的營(yíng)業(yè)額，那么行銷(xiāo)部門(mén)必須達(dá)成什么樣的部門(mén)目標(biāo)或是個(gè)別業(yè)務(wù)員必須達(dá)到多少的業(yè)績(jī)，才能完成公司整體的目標(biāo)。

　　——可否建議我，要從哪個(gè)地方開(kāi)始？

　　你要知道的不是工作細(xì)節(jié)的問(wèn)題，而是要確定大致的方向與優(yōu)先級(jí)。例如，應(yīng)該先確認(rèn)好哪些事項(xiàng)，才能開(kāi)始進(jìn)行后續(xù)的作業(yè)；哪些事情應(yīng)該排在最后，以避免其它流程的變動(dòng)而必須一再的重做；各項(xiàng)流程之間應(yīng)如何協(xié)調(diào)與整合等等。

　　——我應(yīng)該注意哪些事情，避免影響目標(biāo)的達(dá)成？

　　可以尋求主管的建議，在過(guò)程中有可能犯下哪些錯(cuò)誤或是疏失，應(yīng)該要如何避免；根據(jù)過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)，曾經(jīng)發(fā)生過(guò)哪些意料之外的情形，必須預(yù)做準(zhǔn)備。這樣可以大幅減少不必要的錯(cuò)誤嘗試，當(dāng)然更能增加成功的機(jī)會(huì)。

　　——有哪些可用的工具與資源？

　　你應(yīng)該先了解公司有哪些既有的資源可以應(yīng)用，可以尋求哪些支持，這樣才能更有效規(guī)劃自己的時(shí)間以及工作進(jìn)度。

　　2、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度

　　對(duì)于許多人來(lái)說(shuō)，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情，你總是擔(dān)心：

　　——會(huì)不會(huì)因此丟了工作？

　　——我和同事之間的友誼是否就此結(jié)束？

　　——老板有可能接受嗎？

　　拒絕的技巧是非常重要的職場(chǎng)溝通能力。只有你最清楚自己的工作情況，你必須對(duì)自己負(fù)責(zé)，管理自己的時(shí)間與工作，不應(yīng)讓別人的額外要求，讓自己陷入忙亂的局面。

　　在決定你該不該答應(yīng)對(duì)方的要求時(shí)，應(yīng)該先問(wèn)問(wèn)自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么對(duì)我才是最好的？”你必須考慮，如果答應(yīng)了對(duì)方的要求是否會(huì)影響既有的工作進(jìn)度，而且因?yàn)槟愕耐涎佣绊懙狡渌?？而如果你答?yīng)了，是否真的可以達(dá)到對(duì)方要求的目標(biāo)？

　　一旦有了決定之后，該怎么拒絕呢？如果是比較熟識(shí)的同事、朋友，或是完全不相識(shí)的人，最好是直接了當(dāng)?shù)恼f(shuō)：“抱歉，幫不上忙，”或是“現(xiàn)在真的很忙，抽不出時(shí)間。”不要多費(fèi)唇舌，也不需要解釋一堆的理由，只要簡(jiǎn)單的一兩句話(huà)就可以。而且必須在當(dāng)下直接回絕，不要拖延一兩天才說(shuō)出你的決定。不要考慮太多，寶貴的時(shí)間應(yīng)該花費(fèi)在以下提到的另一種情況。

　　如果是面對(duì)客戶(hù)或是比較不熟識(shí)的其它部門(mén)同事，就應(yīng)該采取比較間接委婉的方法。你要考慮的問(wèn)題是：要如何響應(yīng)才能維持更好的關(guān)系，建立未來(lái)合作的基礎(chǔ)？

　　首先，你要說(shuō)明為何無(wú)法答應(yīng)的原因，并表示你的歉意。然后，最重要的是幫助對(duì)方找到另一個(gè)更好的解決方法，有沒(méi)有可能找到其它人幫忙。讓對(duì)方覺(jué)得你不是在推卸責(zé)任，而是真的想幫助他解決問(wèn)題。

　　這時(shí)候的回答不再是“是”與“否”的問(wèn)題，而是溝通與對(duì)話(huà)的過(guò)程。你不是拒絕對(duì)方，而是與對(duì)方溝通解決的方法。溝通的過(guò)程也同樣讓對(duì)方了解你實(shí)際的工作情況，而不會(huì)無(wú)緣無(wú)故的一再找上你，請(qǐng)求你的幫忙。

　　3、主動(dòng)提醒老板排定優(yōu)先級(jí)，可大幅減輕工作負(fù)擔(dān)

　　“手邊的工作都已經(jīng)做不完了，又丟給我一堆的工作，實(shí)在是沒(méi)道理。”但是有沒(méi)有可能問(wèn)題是出在你自己身上？你有沒(méi)有適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)真實(shí)的情況？如果你不說(shuō)出來(lái)，老板就會(huì)以為你有時(shí)間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經(jīng)交待你太多的工作。老板其實(shí)是需要被提醒的。

　　你當(dāng)然不可能同時(shí)完成這么多的工作，為什么不主動(dòng)的幫助老板訂出工作的優(yōu)先級(jí)。你不是不做，但是凡事有先有后。你可以事先衡量哪些工作可以為公司帶來(lái)最大的效益，必須優(yōu)先處理。然后列出手中有哪些工作正在進(jìn)行，需要哪些支持才能在期限內(nèi)完成。

　　當(dāng)你做好以上的準(zhǔn)備時(shí)，再開(kāi)始與老板面對(duì)面討論，你可以問(wèn)說(shuō)：“未來(lái)幾天或幾星期內(nèi)必須先達(dá)成哪三個(gè)目標(biāo)？”或是直接告訴他：“我已經(jīng)先排定未來(lái)幾天應(yīng)該要優(yōu)先完成的工作項(xiàng)目，想聽(tīng)聽(tīng)你的建議？”總而言之，把短期內(nèi)應(yīng)該先完成、而且你有能力完成的工作項(xiàng)目確定下來(lái)。這樣不僅可以減少自己的工作負(fù)擔(dān)，更可以提醒老板，讓他了解你的實(shí)際工作量。

　　最后提醒一點(diǎn)，討論的過(guò)程中必須時(shí)時(shí)站在主管的立場(chǎng)思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問(wèn)題，而不是把問(wèn)題推給主管。當(dāng)然，更不應(yīng)該自己承受問(wèn)題。