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《歸檔文件整理規(guī)則》檔號編制的原則與要求(檔號的變遷)

 博覽網(wǎng)文 2024-12-03

檔號是在文件整理過程中賦予的,體現(xiàn)整理規(guī)則并包含歸檔文件類別、排列順序等要素的一組數(shù)字、字符的集合。檔號能夠反映檔案的基本屬性,指示檔案在全宗中的位置,是歸檔文件的“身份證”。

檔號編制原則

1994年發(fā)布的《檔號編制規(guī)則》(D A/T 13 —94)是規(guī)范檔號編制的一項重要標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的檔號編制規(guī)則適用于傳統(tǒng)立卷方法整理的檔案,但并不適用于歸檔文件的檔號編制。不過,該規(guī)則確定的唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則以及基本的編制方法是比較科學(xué)、合理的,應(yīng)該為歸檔文件的檔號編制所沿用。

1. 唯一性原則

檔號應(yīng)指代單一,不同編號對象應(yīng)賦予不同代碼,一個代碼只表示一個編號對象。也就是說,一個檔號只能對應(yīng)一件文件,具有唯一性,不能岀現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象。

2. 合理性原則

檔號結(jié)構(gòu)必須與歸檔文件的整理分類體系相適應(yīng)。檔號保持完整,不隨意增加或減少某種代碼。

3. 穩(wěn)定性原則

檔號一經(jīng)確定,一般不應(yīng)隨意改變。對必須改變的檔號,應(yīng)在歸檔文件目錄及所有相關(guān)檢索工具、數(shù)據(jù)庫中做出同步修改。改變檔號時,還應(yīng)注明原檔號。

4. 擴充性原則

檔號必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量,以便適應(yīng)檔案不斷擴充的需要。

5. 簡單性原則

檔號力求簡短明了,以便減少代碼差錯,節(jié)省存貯空間,提高處理效率。

檔號的結(jié)構(gòu)

在規(guī)劃歸檔文件的檔號結(jié)構(gòu)時,《歸檔文件整理規(guī)則》(以下簡稱《規(guī)則》)充分借鑒了《檔號編制規(guī)則》中的合理部分,并盡量與傳統(tǒng)立卷方法整理的檔案的檔號以及照片、錄音、錄像等其他形式檔案的檔號相銜接。

《規(guī)則》建議以“年度一保管期限機構(gòu)(問題)”分類法為基準(zhǔn)確定檔號結(jié)構(gòu)。作出如此選擇的原因有二:一是便于館室銜接;二是考慮到機構(gòu)(問題)為檔號結(jié)構(gòu)中選擇項,如此可以保持檔號結(jié)構(gòu)的易辨識度(固定項盡量放在檔號結(jié)構(gòu)的左側(cè),保證前段一致)。由此, 《規(guī)則》建議檔號的基本結(jié)構(gòu)為:

全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構(gòu)(問題)代碼-件號(如圖1所示)

其中,檔號左邊為上位代碼,右邊為下位代碼。上、下位代碼之間用短橫線"-”連接, 同一級代碼之間用間隔號“ · ”隔開。

對于規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(gòu)(問題)分類的,《規(guī)則》建議應(yīng)在檔號基本結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上,省略機構(gòu)(問題)代碼,其檔號結(jié)構(gòu)為:

全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-件號(如圖2所示)

需要說明的是,有些部門和地區(qū)為解決紙質(zhì)檔案數(shù)字副本或電子文件命名、編目要求而使用子件號概念的,進(jìn)行檔號編制時,可以在件號后增加子件號,中間用間隔 號“·”隔開。

檔號編制要求和方法

1. 編制要求

《規(guī)則》提出的檔號結(jié)構(gòu)充分考慮了檔案類型多樣的現(xiàn)狀,以及機關(guān)和檔案館在檔案管理上的不同需求,因而具有較強的普遍適用性?!兑?guī)則》建議各地區(qū)各部門盡量使用同前述統(tǒng)一的檔號結(jié)構(gòu)進(jìn)行檔號編制,如此可以在較大范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的互通共享,為檔案資源在全國范圍內(nèi)實現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一奠定良好的基礎(chǔ)。

對于一些部門或地區(qū)在新《規(guī)則》出臺前先行先試,采用了其他樣式檔號結(jié)構(gòu)的,應(yīng)區(qū)別情況對待:

如采用的檔號結(jié)構(gòu)不合理(既與《規(guī)則》提供的檔號結(jié)構(gòu)不同,又不能反映本部門或地區(qū)分類方法等)。檔號要素不齊全(比如不設(shè)檔案門類、保管期限要素等)、填寫方法不規(guī)范(如全宗號不用四位代碼標(biāo)識等)的,建議按照《規(guī)則》的要求進(jìn)行調(diào)整。

如檔號結(jié)構(gòu)與采用的分類方案協(xié)調(diào)一致,且不存在上述問題,又能滿足機關(guān)檔案管理和進(jìn)館需求的,可以考慮在一定時期內(nèi)保持不變。即使如此,也要避免出現(xiàn)在一個區(qū)域內(nèi)存在多種檔號結(jié)構(gòu)或者檔案進(jìn)館前后采用不同檔號結(jié)構(gòu)的情形,即要避免“一地多號”或“一檔兩號”,否則容易造成檔案資源割裂,引起管理混亂。

2. 編制方法

(1)全宗號。全宗號是檔案館給立檔單位編制的代號,用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識,按照《檔號編制規(guī)則》編制。全宗號原則上由數(shù)字組成,也可采用“字 符+數(shù)字”的方式編制,其中字符為全宗屬類代碼。全宗號不足4位的,應(yīng)在全宗號前補零,如21全宗,在檔號中應(yīng)為“0021” ;全宗號第一位為全宗屬類代碼的,則應(yīng)在全宗屬類代碼之后、數(shù)字前補零,如A12全 宗,在檔號中應(yīng)為“A012”。

(2)檔案門類代碼。歸檔文件的檔案門類代碼由“文書” 2位漢語拼音首字母 “WS”標(biāo)識。其他門類檔案,比如照片、 錄音、錄像、科技、專業(yè)檔案,參照《規(guī)則》 進(jìn)行整理時,其門類代碼可以分別設(shè)置為“ZP” “LY” “LX” “KJ” “ZY”;科技、專業(yè)門類需要復(fù)分的,應(yīng)參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822— 2008)和《國家基本專業(yè)檔案目錄》執(zhí)行。

(3)年度。年度為文件形成年度,以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,如“2010”。

(4)保管期限。按照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》,保管期限分為永久、定期兩種,定期一般分為30年和10年。保管期限永久、定期30年、定期10年,分別以代碼“Y” “D30” "DIO"標(biāo)識。如果檔案整理中使用其他年度的定期保管期限,其保管期限代碼為“D+年度”。如定期5年標(biāo)識為 “D5”,定期15年標(biāo)識為“D15”。

(5)機構(gòu)(問題)代碼。機構(gòu)(問題)代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識,如辦公室用“BGS”等。歸檔文件未按照機構(gòu)(問題)分類的,應(yīng)省略機構(gòu)(問題)代碼。

(6)件號。件號是單件歸檔文件在一個保管期限下排列的順序號,用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識,不足4位的,前面用“0”補足,如 “0026”。件號應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi),按文件排列順序從“0001”開始標(biāo)注。

歸檔章

歸檔章是檔號在紙質(zhì)文件上的具體體現(xiàn)。在電子文件上,可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上對檔號進(jìn)行標(biāo)識。不過,這種標(biāo)識并不是必備的,各地區(qū)各部門可以在不增加整理負(fù)擔(dān)的前提下(比如電子文件本來就具備條形碼等),根據(jù)具體情況靈活掌握。

1. 歸檔章樣式《規(guī)則》規(guī)定,歸檔章應(yīng)將檔號的組成部分,即全宗號、年度、保管期限、件號,以及頁數(shù)作為必備項,機構(gòu)(問題)可以作為選擇項。在樣式上,《規(guī)則》維持六格章樣式不變,規(guī)格為長45mm,寬16mm,分為均勻的6格(見圖3)。為貫徹“簡化整理”的理念,一般不建議在歸檔章上增加其他額外項目,以免給整理工作帶來不必要的負(fù)擔(dān)。

在項目位置上,全宗號、年度、機構(gòu)或問題、保管期限4個項目在歸檔章的位置保持不變,原《規(guī)則》室編件號改為件號,館編件號改為頁數(shù)。在填寫這些項目時,應(yīng)嚴(yán)格按照各個項目在歸檔章上的位置進(jìn)行,不可隨意調(diào)換位置,以方便識讀,便于檔案的管理和利。

需要說明的是,圖3中加注括號的文字為提示性文字,是用來說明各編號項目在歸檔章中的位置,實際制作歸檔章時無須刻出,以減小歸檔章的大小,節(jié)省歸檔章占用的空間。其中標(biāo)有“*”號的機構(gòu)或問題項為選擇項,不按機構(gòu)(問題)分類的,歸檔章上相應(yīng)位置直接留空即可。對于歸檔章的材質(zhì)和外形,《規(guī)則》中沒有加以規(guī)定,各單位可以方便使用為原則自主選擇。

2. 蓋章要求在紙質(zhì)文件中,歸檔章需要逐件標(biāo)識 在每一件歸檔文件上,以明確歸檔文件在全宗中的“坐標(biāo)”。歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置。如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文章等占用上述位置,可將歸 檔章蓋在首頁的其他空白位置,但以上端為宜。歸檔章不要壓住文件字跡,也不宜與批示文字或收文章等交叉。文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的,也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。光榮冊等光面印刷文件材料,首頁無法蓋章,也無法在文件首頁前另附紙頁,可在材料 內(nèi)第一頁上端的空白位置加蓋歸檔章。統(tǒng)計報表等橫式文件,在文件右側(cè)居中位置加蓋歸檔章。

在歸檔章填寫上,全宗號、年度、保管期限、件號為必備項,按照本節(jié)檔號編制規(guī)則的有關(guān)要求填寫即可,但件號不足4位 的,不需補“0”。頁數(shù)也是必備項,為歸檔文件中有字頁面的數(shù)量,用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。機構(gòu)或問題為選擇項,同樣按照檔號編制規(guī)則的有關(guān)要求填寫(見圖4)

不過,為了方便識讀,便于手工管理,歸檔章保管期限也可以使用“永久” “30 年”“10年”簡稱標(biāo)識,機構(gòu)(問題)也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標(biāo)識。在全宗指南中,應(yīng)將機構(gòu)名稱與相應(yīng)簡稱加以對照說明。使用問題簡稱的,則可根據(jù)分類方案,直接填寫“黨群” “行政”“業(yè)務(wù)”等 (見圖5)。

填寫歸檔章項目時應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料,如碳素墨水、耐久性好的簽字筆等,也可使用打號機打號。禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。歸檔章中有些項目比較固定,如全宗號、保管期限、機構(gòu)(問題)等,有條件的單位可以直接刻在歸檔章上進(jìn)行加蓋,以減少填寫項目的工作量。

作者:國家檔案局 丁德勝

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