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編按： 如果單位還沒有采用電子發(fā)票系統(tǒng)，就無法直接導(dǎo)出發(fā)票明細(xì)，需要對收到的PDF電子發(fā)票人工錄入發(fā)票明細(xì)表中。本教程提供一種快速將PDF電子發(fā)票數(shù)據(jù)提取到Excel發(fā)票明細(xì)登記表中的方法。 財務(wù)人員會收到很多PDF格式的電子發(fā)票，今天為大家介紹如何使用Excel自動提取電子發(fā)票中的明細(xì)數(shù)據(jù)。
比如，需要將每張PDF發(fā)票紅色框選區(qū)中的數(shù)據(jù)提取出來，按下方形式排列，方便登記到發(fā)票明細(xì)表。下面筆者以Excel 2021為例介紹具體的操作。提取出以上明細(xì)數(shù)后，再加上發(fā)票號碼、開票日期、發(fā)票類型、銷方信息等，即可登記入發(fā)票明細(xì)表中。一、導(dǎo)入PDF電子發(fā)票數(shù)據(jù)把收到的PDF電子發(fā)票都保存在一個文件夾中備用。啟動Excel后點擊“數(shù)據(jù)/來自文件/從PDF文件”（舊版Excel需要選擇“從文件夾”）。導(dǎo)入發(fā)票文件后選擇“page001”，點擊“轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)”。
在加載界面點擊“保留行的范圍”，選擇僅保留發(fā)票名稱欄到合計欄界面的數(shù)據(jù)（具體行數(shù)可能不同發(fā)票有所不同），方便后續(xù)公式對數(shù)據(jù)的引用。
最后點擊“關(guān)閉并上載/關(guān)閉并上載至”，在數(shù)據(jù)的放置位置選擇“現(xiàn)有工作表的A1”。
返回Excel中，可以看到發(fā)票數(shù)據(jù)有三個明顯的問題：
問題1：大多項目名稱（貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱）是多行的一個項目名稱應(yīng)當(dāng)記錄在一個單元格中，但當(dāng)前以“*”開頭的項目名稱記錄在多個單元格中。各明細(xì)數(shù)據(jù)，如項目名稱、規(guī)格型號、單位等各列之間不應(yīng)有多余的空列。譬如當(dāng)前D列是“規(guī)格型號”，但實際的規(guī)格型號數(shù)據(jù)“25208”登記在C列。下面我們進(jìn)行數(shù)據(jù)提取。名稱數(shù)據(jù)統(tǒng)一以“*“開頭，一個名稱可能是一行數(shù)據(jù)，也可能是多行數(shù)據(jù)。=TEXTSPLIT(CONCAT(IF(LEFT(B3:B13,1)="*",CHAR(10)&B3:B13,B3:B13&"")),,CHAR(10),TRUE) 
使用IF函數(shù)判斷分行數(shù)據(jù)開頭是否有“*”。如有，就在前面連接一個分行符（CHAR(10)）；如沒有，就在其后連接一個空值（用于屏蔽多余值導(dǎo)致的“0”字符）。再使用CONCAT將這兩個類型數(shù)據(jù)連接起來，最后用TEXTSPLIT函數(shù)以分行符CHAR(10)分行得到正確的名稱數(shù)據(jù)。并非所有項目都有規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價數(shù)據(jù)因此，最好的方式是整行提取項目名稱后各列數(shù)據(jù)，然后去掉空值，再從右往左分別取數(shù)據(jù)賦給稅額、稅率、金額、單價等。=IFERROR(TAKE(DROP(DROP(UNIQUE(VSTACK(IF($C$3:$Z$3<>"",COLUMN($C$3:$Z$3),""),FILTER($C$3:$Z$13,LEFT($B$3:$B$13)="*")),1,1),1)&"",,(COLUMN(A1)-7)),,-1),"")
接著將公式向右拖到到I16，同時定位到需要轉(zhuǎn)化為數(shù)字的列（如金額列），將公式中的“take”更改為“--take”，完成格式的轉(zhuǎn)換。
上方主要介紹了單張發(fā)票中明細(xì)數(shù)據(jù)的提取思路和方法。但是每張發(fā)票的行數(shù)，以及項目名稱所在列數(shù)可能都不一樣，因此，在實際處理的時候可能需要經(jīng)常按實際修改公式。如果你不想修改公式，則需要設(shè)法查找出項目名稱的開始位置和結(jié)束位置，然后在今天的公式中引用單元格的位置即可做成模板。
教程中其他數(shù)據(jù)的提取思路是正確的，但如果要想適應(yīng)所有電子發(fā)票的提取，則還需要修改公式。譬如當(dāng)前公式就不適合規(guī)格型號是多行的，或者單個產(chǎn)品有規(guī)格型號但沒有單位的發(fā)票的處理。這些不足，都需要在模板中避免。
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