1、迎接問候，詢問目的

沒有預約的來訪者到達時，前臺應首先主動迎接并禮貌問候。然后詢問來訪者到訪的目的和希望見到的人。

2、聯(lián)系確認，安排等待

根據(jù)來訪者提供的信息，前臺可聯(lián)系公司內(nèi)部相關(guān)人員確認會見意向。如果需要來訪者等待，前臺要為來訪者提供休息區(qū)域，并確保其舒適。如有必要，還需要進行安全檢查或告知公司的安全規(guī)定。

3、引導入內(nèi)，后續(xù)跟進

一旦確認會見，再請來訪者出示身份證件并填寫《來訪登記表》。然后引導來訪者進入公司并到達指定地點。如需要，可提供公司地圖、Wi-Fi密碼等信息。最后根據(jù)實際情況，跟進會見過程并提供必要的協(xié)助。

1、到訪前：發(fā)送預約信息

2、來訪時：引導+通知+服務(wù)

3、離開時：送別+送禮+回訪

1、注意各項禮儀

專業(yè)有溫度、做事有始有終，是對迎送來賓的禮儀要求。

在迎接來賓時我們需要保持熱心真誠、語氣輕柔以及文雅禮貌，除此外，還得注意不同場景下的會面禮儀，例如迎接致意禮、公務(wù)見面禮、服務(wù)見面禮，再者就是中華社交見面禮和一些西方國家的社交見面禮。

這里小知想要溫馨提示一下關(guān)于公務(wù)握手禮的注意事項和禁忌：

等到來賓提出道別之意后，接待人員除了要做到“身送七步”的送別禮儀和“期待下次見面”的恭送言辭之外，更要周到細致地做好送別的服務(wù)，具體可包括以下內(nèi)容：

在商務(wù)接待迎接和送別時，都可遵循3A溝通原則：即接受對方（accept)，重視對方（attention)，贊同對方（approve)。

*來源：《保利集團行為手冊》

對于不是很熟悉公司/會場位置的來賓，我們接待人員就要做好引導服務(wù)，在門口、大廳、電梯口、樓梯口以及一些復雜的走廊位置都應當配齊接待人員，此外也應該使用正確的引導方法和引導姿勢。例如：

在門口接引時，接待人員可主動為來賓拉門或者推門，之后目光配合手勢為客戶指示方向，引領(lǐng)者通常在客人左前方一米處引領(lǐng)。

當走入客廳，若需要客戶等候片刻，接待人員可用手指示，請客人坐下等候，看到客人坐下后，才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座（一般靠近門的一方為下座）。

引導客人乘坐電梯時，接待人員應遵循“先進后出”原則，先進入電梯，等客人進入后關(guān)閉電梯門，到達時，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。

引導客人上樓時，要注意和來賓保持一兩個臺階，速度上要配合客戶的腳步，同時樓梯較寬或為螺旋梯時，為了客戶的安全，引導人員通常需要走外側(cè)，讓客戶從內(nèi)側(cè)上下行。

走廊引導時，在來賓二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)，并側(cè)轉(zhuǎn)130度向著客戶，用左手示意方向，并走在貴賓左前方。

完備的引導禮儀會讓來賓客戶感到便捷舒適，也會讓整個接待質(zhì)量瞬間得到提升~

在商務(wù)接待的乘車禮儀當中，座位排次十分講究的，不同車型的座次安排，不同身份人員開車時的座次安排，都是需要關(guān)注培訓的重點。

通常從服務(wù)角度來說，中國由于車輛遵循的準則是靠右側(cè)行駛，坐后排右座者，伸腿上車抬腿下車。便于秘書、隨車人或現(xiàn)場迎接人員等為其開關(guān)車門，也體現(xiàn)坐車者的層次與身份，出入高檔場所或重大活動能體現(xiàn)此座者的重要性。而從“安全”角度考慮，后排左座則成為了最重要的位置（司機后面的座位）。

總之不同情況都要有不同考量，小知也在PPT當中總結(jié)了對應情況的乘車安排（文末有獲取方式）：

同時我們還需注意上下車的禮儀，總結(jié)來說就是要“方便賓客，突出賓客”，順序上講究一個“后上先下”，讓領(lǐng)導和客人先上，司機陪同人員后上，下車時，司機陪同人員先下，領(lǐng)導和客人后下。

如果開車人員為司機，則要對司機做好更加專業(yè)的服務(wù)培訓：

不同場景的位次安排上同樣也需要得到重視，一般來說，民間層面和官方內(nèi)部會議層面以左為尊，而餐桌、公共場合、商務(wù)場合、國際場合、外交場合等場合以右為尊。于是就有個不同的位次排列方式：

①在中國的政務(wù)會議中，以左為尊。例如下圖：1號領(lǐng)導通常居中，2號在1號左手位置，3號在1號右手位置，無論是單數(shù)還是雙數(shù)。在集體合影時，這一點也是保持不變的。

2、做好各項保障工作

①會議室保障

比如相關(guān)對接人員做好會議統(tǒng)籌工作。

具體內(nèi)容包括：座次引導；協(xié)助匯報人員做好PPT調(diào)試、資料分發(fā)工作；每次匯報開始時，關(guān)注設(shè)備、燈光、溫、音響情況，避免影響整個匯報的質(zhì)量；及時了解會議進展情況并及時通知外部會務(wù)人員做好日程安排的調(diào)整工作；做好會議紀要，會后及時共享給相關(guān)人員，根據(jù)會議要求節(jié)點逐一落實或改善。

拍照人員需要做好會議及參觀期間的拍照、合影工作，便于接待結(jié)束后進行傳使用。

而IT人員則要保障會議室各項設(shè)備運行正常。

②用餐保障

結(jié)合會議進程之前，要將酒水準備到位，通知餐廳提前做好飯菜及服務(wù)的準備工作。

做好就餐座位安排，合理搭配，做好用餐服務(wù)工作。

如果下午有會議議程，午餐應安排為工作快餐(不建議飲酒，客戶特別要求除外)。

如果第二天有行程，應在晚餐時進行通知。

③住宿保障

根據(jù)來訪客戶住宿需求，提前預訂好相關(guān)入住酒店（服務(wù)質(zhì)量和安全性一定過關(guān)），協(xié)助客戶辦理入住與退宿手續(xù)。

來訪客戶入住過程中，及時響應客戶的反饋，可向來訪客戶提供緊急聯(lián)系方式，以便訪客在需要時能快速聯(lián)系到接待人員。

④娛樂保障

根據(jù)來訪客戶需求，安排好娛樂路線，每條娛樂路線必須有公司相關(guān)陪同人員隨行(應在午餐或晚餐時征求客戶意見或再執(zhí)行)；考慮到文化差異，避免安排可能引起不適的娛樂活動；同時需要確認每一項娛樂互動都安全無害。

1、車輛安排

確認好與會人員、送客陪同人員用車需求，提前安排好。

2、酒店退訂

來訪客戶離開當天，行政需要安排好退宿事宜。

3、會議室陳列

接待人員檢查一遍，參會人員是否有遺漏物品在會議室，及時提醒需求部門對接人員領(lǐng)??；送走所有參會人員后，將會議室的陳列及相關(guān)物品進行歸位。

4、費用審核報銷

接待結(jié)束后當月內(nèi)進行費用報銷，并附上此次接待的費用明細清單（從住宿到用餐再到會議場地的租用費等），方便財務(wù)部審核。

5、會議稿件撰寫整理

會議結(jié)束后，相應的宣發(fā)稿件也要及時跟上，比如會議的新聞稿、會議紀要等。

6、會議決策傳達

接待會議中如果有下達的決策，會議后行政可以形成相關(guān)文件傳達相關(guān)部門并進行后期的督辦，比如會議中對經(jīng)銷商的扶持政策要形成會議文件并同步市場部等相關(guān)部門落地執(zhí)行。

7、接待總結(jié)及優(yōu)化

接待結(jié)束后3天內(nèi)進行總結(jié)，根據(jù)反饋評估接待流程中的每個環(huán)節(jié)，包括交通安排、住宿、餐飲、會議等。

總結(jié)有效的接待策略和做法。識別接待過程中出現(xiàn)的問題或不足之處，如等待時間過長、信息溝通不暢等，制定具體的改進措施和解決方案。調(diào)整和優(yōu)化接待流程，提高效率和訪客滿意度。