久紅檔案 2024-04-28 11:41 廣東

一、歸檔文件的整理單位和裝訂     

1、問：轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件還是兩件？ 

     答：一件。    
2、問：請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函為一件還是兩件？   
　  答：兩件。    
3、問：文件處理單是放在正文前還是正文后？   
　  答：前。    
4、問：是否可以將同一事由的若干文件作為其中某一份主要文件的附件來處理？   
　  答：不能。這種做法雖然使整理工作簡化了，但卻給將來的檢索利用設(shè)置了障礙。例如，將某下屬單位申請某項專業(yè)經(jīng)費的請示、該局的批復(fù)和局內(nèi)承辦部門的經(jīng)辦過程文件作為一件裝訂在一起。如果將來利用者只想查看關(guān)于這項經(jīng)費申請工作的經(jīng)辦情況，從歸檔文件目錄上就很難檢索到，從而違背深化檢索的目的。所以這種做法應(yīng)該避免。   
5、問：裝訂時是否去除金屬裝訂物？    
　  答：永久、30年檔案應(yīng)去除金屬裝訂物，10年檔案可不必去除。    
6、問：裝訂方式有哪些？   
　  答：線裝、不銹鋼訂書釘、塑料曲別針等對檔案文件無害的裝訂材料。膠水粘貼的方式存在可逆性差、復(fù)印及掃描時不能拆除的缺點，不提倡采用。    
二、歸檔文件的分類    
7、問：跨年度形成的文件歸入開始年度還是辦結(jié)年度？   
　  答：辦結(jié)年度。    
8、問：如：下級單位2007年12月寫的請示，上級單位2008年1月收到，上級單位該將請示歸入哪一年度？   
　  答：該請示應(yīng)同辦理過程中形成的其他文件一起歸入2008年。   

三、歸檔文件的排列    
9、問：同一事由內(nèi)的歸檔文件應(yīng)怎樣排列？   
　  答：按文件形成時間的先后順序，日期在前的歸檔文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相對重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。   
10、問：不同事由間的歸檔文件應(yīng)怎樣排列？   
　　 答：按不同事由形成時間（辦結(jié)時間）的先后順序、事由的重要程度或事由具有的共同屬性排列。   
11、問：是否可以直接按文件形成的時間或收、發(fā)文字號的順序排列所有歸檔文件？   
　　答：不可以。因為按照此種歸檔方法，同一事由的歸檔文件極有可能分散在不同的檔案盒內(nèi)，給利用者造成不便。   
四、歸檔文件的編號（填寫歸檔章）    
12、問：怎樣編室編件號？   
　　 答：應(yīng)在同一年度內(nèi)、同一組織機(jī)構(gòu)的一個保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號。如：辦公室2007年形成的永久、30年、10年3個保管期限的歸檔文件，編號后形成3個流水號，即永久的從“1”開始編一個流水件號，30年的從“1”編一個流水件號，10年的也從“1”開始編一個流水件號。   
13、問：什么是“全宗號”？怎樣填寫？   
　　 答：全宗號是檔案館對其接受范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號。各立檔單位應(yīng)按照給定的代號逐件進(jìn)行填寫。    
14、問：“年度”怎樣填寫？   
　　 答：年度指歸檔文件的形成年度，即形成和處理歸檔文件的年度。應(yīng)采用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如一九九八年表示為“1998”，不能簡化成“98”。    

15、問：“保管期限”怎樣填寫？   
　　 答：按照保管期限，分別填入“永久”、“30年”“10年”。   
16、問：“機(jī)構(gòu)（問題）”怎樣填寫？   
　　 答：填寫機(jī)構(gòu)項時，應(yīng)填入歸檔部門名稱，如“辦公室”，如機(jī)構(gòu)名稱太長，可使用機(jī)關(guān)內(nèi)部規(guī)范簡稱。   
17、問：歸檔章中“館編件號”與“館編盒號”是否要填寫？   
　　 答：不填。   
18、問：用何種書寫材料填寫歸檔章？   
　　 答：應(yīng)用碳素墨水填寫，或使用打號機(jī)打號。禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。   
19、問：歸檔章應(yīng)蓋在哪個位置？   
　　 答：歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端的空白位置，如果上端無位置，也可在文件首頁前另附白紙加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住字跡。    

五、歸檔文件的編目（編寫歸檔文件目錄）    
20、問：歸檔文件目錄包括什么項目？   
　　 答：包括件號（館編件號）、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項目。   
21、問：什么是“責(zé)任者”？怎樣填寫？   
　　 答：責(zé)任者是指制法文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。責(zé)任者可以是一個機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)內(nèi)部的一個機(jī)構(gòu)，也可以是幾個機(jī)關(guān)，或者是一個人或若干人。填寫責(zé)任者項時應(yīng)使用全稱或通用簡稱，如“天津市檔案局”或“市檔案局”。聯(lián)合發(fā)文時應(yīng)將所有責(zé)任者照實抄錄。   
22、問：“文號”怎樣填寫？   
　　 答：歸檔文件有發(fā)文字號的應(yīng)照實抄錄，代字、年度、順序號都不能省略，如“檔辦〔2000〕8號”。無發(fā)文字號的歸檔文件可不填此項。    

23、問：什么是“題名”？怎樣填寫？   
　　 答：題名即文件的標(biāo)題。應(yīng)由責(zé)任者、問題、文種3個部分組成，例如《國家檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知》。有的文件沒有題名，或題名含義不清，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，并在新擬或補(bǔ)充標(biāo)題之外加“〔 〕”號填寫在目錄中。如“XX市檔案局通報”，應(yīng)重新擬題名并抄錄為“XX市檔案局〔關(guān)于市直機(jī)關(guān)達(dá)標(biāo)升級情況〕的通報”。正件與附件作為一件時，如果附件是正件的重要補(bǔ)充和說明，此時要在正件題名后抄錄附件題名，外加“（ ）”號，如“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的規(guī)定（附：市民公約）”。   
24、問：怎樣填寫“日期”？   
　　 答：填寫文件的發(fā)文時間（落款時間），如“20070126”。   
25、問：怎樣統(tǒng)計“頁數(shù)”？怎樣填寫？   
　　答：頁數(shù)項填寫一件文件的總頁數(shù)。計算頁數(shù)時以文件中有圖文（指與文件內(nèi)容相關(guān)的文字、圖畫等）的頁面為一頁，空白頁不計。正本與定稿、正本與文件處理單等作為一件時，統(tǒng)計頁數(shù)應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)相加作為該件的頁數(shù)，如一份文件由1頁文件處理單、5頁正本、4頁正本組成，該件頁數(shù)應(yīng)為1 5 4=10頁，并在文件每頁右下角編頁號。   
六、歸檔文件的裝盒    
1、問：歸檔文件目錄應(yīng)怎樣放置？   
　  答：歸檔文件目錄應(yīng)一式三份，一份置于盒內(nèi)文件前面，一份由歸檔部門留存，一份依據(jù)保管期限裝訂成冊。   
2、問：怎樣放置“備考表”？   
　  答：備考表置于盒內(nèi)文件之后，說明盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。    

3、問：怎樣填寫檔案盒封面與盒脊項目？   
　  答：檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱，如“天津市檔案局”。盒脊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、、機(jī)構(gòu)（問題）、室編件號、室編盒號、館編件號、館編盒號。用號碼章在相應(yīng)欄內(nèi)從左至右打號，室編件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“/”號連接。其中“館編件號”與“館編盒號”不填。永久用紅色章，30年、10年用藍(lán)色章。

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