一、怎么開好周例會呢？

要知道如何開好會，我們已經(jīng)有一句口號：會而議、 議必決、決必行、行必果。

但除了口號，還需要一個可操作性強的套路，今天我們就講這個套路，其實記住一個英語單詞就夠了，PATIO，這個英語單詞的中文意思是“庭院”。我們可以想象，開會在庭院里開，就更容易記住。這個英文單詞的每一個首字母代表會議的一個原則。

• 目的（Purpose）
• 議程（Agenda）
• 時間（Timed）
• 信息（Information）

1. 會議的目的（Purpose）

會議一定要有目的，而且這個目的應該具體。有沒有想過，周例會的目的是什么？通過跟進、細化、發(fā)現(xiàn)問題，改進，推進月度、年度目標的實現(xiàn)?？傊?，目的應該非常明確，不是為了開會而開會，是為了達成目標解決實際問題。

2. 議程（Agenda）

會議都有一個議程，例會的議程相對固定，可以提高效率?？梢詠韨€三段論：

• 上周行動計劃目標的完成情況；
• 過程中好的方面及存在的問題，需要改進的地方；
• 新的行動計劃和目標、責任人。

3. 時間（Timed）

周例會時間相對也固定下來，比如在星期幾的某一個時間段，控制在1個小時基本就可以了，超過1.5個小時的會議多數(shù)在浪費時間。如果覺得會議內(nèi)容太多，1個小時時間不夠，怎么辦？那就精減會議內(nèi)容，直到控制在1小時之內(nèi)。這樣最后才能

4. 信息（Information）

其實就是會議的內(nèi)容。會議內(nèi)容應強化目標導向性，聚焦在上周的行動計劃和目標上和新一周的行動計劃上。我能夠聽到很多人在讀自己的流水賬，把日常工作都說了出來，這大大地浪費了時間。

會議要有結(jié)果，并不僅僅指會議紀要，而是指會議上制定的行動計劃如何落實：

• 目標和評價標準是什么？
• 責任人是誰？
• 完成日期是何時？
• 資源保障是什么？
• 誰來檢查？
• 怎樣追究沒有落實的事和人？

總之一切是為了落地，否則會議的結(jié)果就是零。發(fā)現(xiàn)問題，只是為下一步的改進提供基礎(chǔ)。

五條原則，不僅體現(xiàn)了會而議、 議必決、決必行、行必果，更蘊含著PDCA的管理過程，如果做到了閉環(huán)，就會使各項工作不斷得到改進和提升。

二、周例會具體流程：

1、組織：周例會由各部門自行組織，公司行政部負責監(jiān)督與指導

2、前期準備：在周例會之前，部門內(nèi)員工要對自己上一周的工作先行總結(jié)，對于結(jié)果與計劃偏離較大的事項，要尋找到根源，并制定改善行動點；部門主管要對本部門上一周的工作進行總結(jié)，并對計劃的執(zhí)行情況進行總結(jié)，對于需要改進的事項制定改善行動點

3、宣布開始：會議召集人準時宣布會議開始

4、員工總結(jié)：首先是部門內(nèi)部員工對自己上周的工作進行總結(jié)，對于工作結(jié)果與工作計劃偏離較大的事項，將接受部門主管的質(zhì)詢，確定改善行動點

5、部門總結(jié)：部門主管對本部門上周的工作進行回顧，對沒有完成目標的事項進行分析，找出原因，制定改善行動點，并形成本部門周度總結(jié)報告

6、計劃：在周例會上，部門主管與部門內(nèi)成員一起制定本周部門工作計劃和個人工作計劃，確定工作要點和完成期限，并填在周度計劃表內(nèi)

7、會議總結(jié)：會議結(jié)束前，會議召集人對本次會議過程進行回顧，并對形成的決議和行動點進行總結(jié)

8、整理紀要：每次會議，必須進行詳細地記錄，會后要整理出會議紀要，部門例會會議紀要要交行政部門存檔

9、落實：對于會議中形成的決議和行動點，由各部門負責組織實施，追蹤和檢核，以保證會議結(jié)果能夠得到很好的貫徹。

知道如何開會，對許多規(guī)范管理的企業(yè)都不是什么事兒。但做好很難，一般會存在大量因會開得不好浪費人力和時間的現(xiàn)象。8個人的會議，本來1個小時就能解決問題，結(jié)果延長到了2個小時，這就整整浪費了一個人一天的工作量。

如果會議的內(nèi)容并沒有解決什么問題，或者會議的內(nèi)容沒有落實，浪費的就更多。如果一個部門共有10個人，他們的周例會能夠控制在1個小時之內(nèi)，僅這一項工作，就能節(jié)約出20個小時，相當于節(jié)約出0.5個人手出來。