內(nèi)審案例——倉庫管理審計中最常見的問題,沒有記錄的盤盈! ID:內(nèi)審師修行與實戰(zhàn) 進(jìn)行過倉庫盤點(diǎn)審計的同行們都知道:倉庫管理中總會存在的盤虧、盤盈。 一旦發(fā)現(xiàn)盤虧,我們就十分重視,追查原因和確定責(zé)任。 但是,對于盤盈的資產(chǎn)就不怎么在意了,甚至不當(dāng)回事兒! 因為有行業(yè)的區(qū)別,小編只說地產(chǎn)行業(yè)相關(guān)的,對于那些有完善的倉儲內(nèi)控的大型制造企業(yè)和物流企業(yè),估計不會有這么嚴(yán)重的問題! 其實,很多時候,因為倉庫里面的物料較多,盤點(diǎn)起來困難,我們很難發(fā)現(xiàn)倉庫里多了東西,也就不存在“盤盈”之事。 一、倉庫里多了東西,為什么沒人知道? 這其實只是一個盤點(diǎn)程序和審計程序的問題,如果倉庫里面的物料較少,我們很好盤,一項一項過,不容易出現(xiàn)異常。 但如果物料較多呢? 比如:我們公司名下的一個門窗加工廠的倉庫,擺滿了原材料、半成品和產(chǎn)成品,林林總總數(shù)百項,且數(shù)量極大。 再加上,倉管的能力和素質(zhì)不高,現(xiàn)場管理非?;靵y。 因為工地上出現(xiàn)了早幾年就不再使用的材料型號和材質(zhì),我們審計部就拉上集團(tuán)運(yùn)營、工廠管理人員和項目公司,共約十個人,對倉庫盤點(diǎn)了近10天才弄完。 發(fā)現(xiàn)了多個問題,其中有最大一筆材料:近20萬元造價的歷史積壓材料,沒有任何記錄,包括倉庫系統(tǒng)記錄,包括每月的倉庫盤點(diǎn)記錄。 所有記錄都很完美,歷史的出入記錄中也沒有任何關(guān)于這類材料的盈余。 那問題在哪呢? 二、之所以盤點(diǎn)不出來,是盤點(diǎn)程序有問題 大家可以想想我們常用的盤點(diǎn)程序是什么? 是不是拿著庫存表或物料清單表,直接去倉庫現(xiàn)場,照著表格一項一項找,盤點(diǎn)一項沒問題,就在表上打個勾! 但是,這樣的審計程序只能發(fā)現(xiàn)物料會不會少?卻發(fā)現(xiàn)不了物料多了。 這也是為什么,公司多年中,無論是工廠自個盤點(diǎn)、財務(wù)部門盤點(diǎn),還是審計人員盤點(diǎn),那么多的盤點(diǎn)記錄,卻從來沒人發(fā)現(xiàn)有這么一批材料。 重要原因是審計程序的問題:你是拿著表格去找物,而不是對著“物”來登記“表”。 程序反了,就查不出來多了什么東西。 三、倉庫管理系統(tǒng)和出入庫記錄問題 按道理來說,就算盤點(diǎn)不出來,但通過出入庫的明細(xì)也能找出來吧? 畢竟,盤點(diǎn)麻煩,但數(shù)據(jù)復(fù)核比較容易??! 有那么多人復(fù)核,為什么沒有發(fā)現(xiàn)這個問題? 這就存在另一個管理漏洞:倉管、管理人員和財務(wù)為了好報賬、好對賬、好做賬,在進(jìn)行出入庫管理時,經(jīng)常是做了入庫之后就直接做出庫。 哪怕物料沒有實際出庫,也給開出了《出庫單》,即:有一筆入庫單,就照著《入庫單》開《領(lǐng)用單》。 不止是公司名下的加工廠有這個問題! 小編之前審計地產(chǎn)項目的“甲供材”倉庫時,就發(fā)現(xiàn)了這個問題。 只要入庫,就直接開票領(lǐng)取走,事實上倉庫里還堆放著物料,這樣做的目的主要有3個: (1)手續(xù)簡便。因為出入庫都要有人審批,入庫時是一批一批的入,但領(lǐng)用時可是一點(diǎn)兒一點(diǎn)兒出,如果每一筆出庫都簽單子走手續(xù)就太麻煩了,干脆一塊出庫; (2)集團(tuán)有倉管部門,需要和項目對賬和查賬,直接入庫卻出庫,一進(jìn)一出多干凈? (3)因為出庫快,系統(tǒng)和庫存里沒有材料了!就可以再申請資金購買! 這中間也會有很大的舞弊風(fēng)險。 還有一個問題:有不知情的人或單位想領(lǐng)用材料時,發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)沒有庫存了,怎么辦? 只得再申請購買,這就造成了重復(fù)購入。 雖然他們有線下的領(lǐng)用單,但也只有現(xiàn)場的幾個人在用,其他人很難知情,審計人員去查也只會看系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)! 就這樣,大批的、已經(jīng)辦理了出庫的材料,慢慢就堆積在倉庫里了,且越來越多。 四、結(jié)語 倉庫盤盈有很多原因,除了上文所述外,還有其他原因。 比如出庫后沒有使用完又返還回來,但沒有做入庫手續(xù); 再比如有人暫存的材料被遺忘; 或者實際出庫數(shù)量錯誤等等。 不過,這些原因只是小問題,量不會太大,也不容易引起大面積材料積壓。 從管理控制角度來看,上文所述的管理問題和漏洞,其實很低級,也很簡單,管控措施和審計程序也不復(fù)雜! 最大的問題是,容易被我們忽略和無視! 所以,建議大家在進(jìn)行同樣的審計業(yè)務(wù)時,可以多打開一個不同的視角。 親!多關(guān)注轉(zhuǎn)發(fā)喲! |
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