根據最高人民法院的司法解釋，合法有效的規(guī)章制度可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據。如果規(guī)章制度合法有效，用人單位在適用規(guī)章制度時又能夠依據合法有效的程序來處理問題和糾紛，用人單位在發(fā)生爭議時也就有了勝訴的把握。

規(guī) 章 制 度 的 生 效 要 件

實踐中，用人單位的規(guī)章制度生效，一般要滿足以下幾個條件：

• 內容合法

勞動規(guī)章制度的內容，不僅應該符合國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，還應該合理公平、符合社會道德，否則將會被視為內容不合法。用人單位在制定規(guī)章制度時，必須注意不能低于法律對于勞動者保護的最低標準，尤其要重視勞動基準法對勞動者保護的一些強制性規(guī)定、避免出現(xiàn)抵觸的情形。

• 民主程序

用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度時。應該經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。

• 公示程序

用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度公示或者告知勞動者。法律要求用人單位公示規(guī)章制度，其目的在于讓勞動者知悉對其有約束力的規(guī)章制度。公示是用人單位的單方行為，無須征得員工的同意。

規(guī)章制度的制定主體應當適格，否則可能歸于無效。

第一，內容應當詳盡、可操作。

一些法律沒有詳細規(guī)定的內容，需要用人單位在規(guī)章制度中明確、具體規(guī)定。如《勞動合同法》第三十九條規(guī)定，勞動者嚴重違反用人單位的規(guī)章制度或者嚴重失職，營私舞弊，給用人單位造成重大損害的，用人單位可以解除勞動合同，無需支付經濟補償金。但是何謂'嚴重違章'、'嚴重失職'、'重大損害'，法律沒有做出具體規(guī)定，公司應根據所處的行業(yè)、員工從事的崗位、擔任的職務等具體情況來明確。

第二，內容應當要合法。

實踐中，一些單位制定的內部規(guī)章制度不同程度存在著違法內容。有的在工時、休假、加班等方面違反國家規(guī)定的基本標準；有的規(guī)定員工在勞動合同期間不能結婚生育，上下班要搜身檢查，嚴重侵犯了公民的基本權利；有的規(guī)定員工入職要交一筆保證金；有的隨意延長員工工作時間而不發(fā)加班工資等等，這些規(guī)定都是無效的。

注意：規(guī)章制度內容避免與勞動合同和集體合同相沖突，相沖突部分也是沒有效力的。

最高人民法院《關于勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋（二）》第十六條規(guī)定，用人單位制定的內部規(guī)章制度與集體合同或者勞動合同約定的內容不一致，勞動者請求優(yōu)先適用合同約定的，人民法院應予支持。

一般制定規(guī)章制度的程序分為四個步驟。

• 起草草案

部門根據業(yè)務需求，來決定是否制定新的制度。制度的制定不能想當然，制定前要廣泛的征集意見或者深入調研。起草草案要先列框架、標注重點、列明和其它制度的關聯(lián)性，有的還要考慮新制定制度與其它制度有沖突的地方如何來解決；然后再完善內容，語言要嚴謹、合法、合理。

• 民主討論并完善

制定的規(guī)章制度要經過民主程序，用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。

在規(guī)章制度和重大事項決定實施過程中，工會或者職工認為不適當?shù)?，有權向用人單位提出，通過協(xié)商予以修改完善。用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。

• 審批通過

會議上投票通過了制度最終稿，才能進入審批流程，按照公司內容的審批流程，經過逐級簽字、加蓋公章后公布執(zhí)行。

• 制度公示

《勞動合同法》第四條第四款規(guī)定：“用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者?！弊鳛槠髽I(yè)內部的規(guī)章制度必須對其適用的人公示。未經明示，勞動者無所適從，對其不具有約束力。

規(guī) 章 制 度 不 合 法 的

表 現(xiàn) 及 法 律 風 險

不合法的表現(xiàn)：

• 內容不合法

規(guī)章制度的內容不合乎法律的，對勞動者的切身利益進行侵害，根據《勞動合同法》的相關規(guī)定，用人單位不得作出違反法律規(guī)定的規(guī)章制度。

• 程序不合法

用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。

• 未依法對勞動者公示

法律規(guī)定，涉及到勞動者重大利益的規(guī)章制度的制定，其中一個重要環(huán)節(jié)就是公示，要求每個勞動者知悉，很多用人單位在制定規(guī)章制度后，不予告知勞動者，也不進行必要的宣導，既不能起到規(guī)章制度對勞動者約束的作用，也不能起到合法有效的法律后果。

不合法的風險：

• 對勞動者不能約束的法律風險

用人單位制定的規(guī)章制度，從用人單位的角度是行使用工自主權的表現(xiàn)，如果不能對勞動者公示，則不能起到約束勞動者的目的。

• 不生效的法律風險

規(guī)章制度對勞動者生效的前提必須其合法的成立，如果不能按照法律的規(guī)定制定修改，則該規(guī)章制度會由于其違反法律的強制性規(guī)定而不能生效，用人單位制定之初的目的不能達到的法律風險。

• 不能作為證據使用的風險

用人單位制定規(guī)章制度，往往是約束勞動者的目的，當勞動者不能按照用人單位的規(guī)章辦事，或者違法用人單位的規(guī)章制度，用人單位對勞動者作出種種結果時，往往結果的依據尤其違法而不能成為其仲裁或法院支持的理由。

規(guī) 章 制 度 不 合 理 的

表 現(xiàn) 及 法 律 風 險

不合理的表現(xiàn)：

• 內容的不合理

用人單位在制定規(guī)章制度時，往往會存在不合理的地方，這主要表現(xiàn)在對勞動者行為約束的層面上，規(guī)定的內容，嚴重不合理，往往會侵犯勞動者的合法權益，因此在合理層面上，用人單位需要根據本部門，本公司的具體情況，執(zhí)行符合本部門的規(guī)章制度，符合合理性的要求。

• 管理流程不合理

用人單位制定涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度，依據法律規(guī)定，需要進行討論，協(xié)商，等程序，缺失任一環(huán)節(jié)都不合法，而程序中規(guī)定需要進行討論協(xié)商的形式往往存在不合理的地方，不能起到真正的討論協(xié)商，其程序的流程存在不合理之處，不能真正做到討論、提出意見建議，平等協(xié)商的效果。

• 處理事情的方式（法）不合理

規(guī)章制度的規(guī)定會涉及到問題出現(xiàn)時，該有什么方式或方法來解決，方式方法在解決問題時往往比制度本身更重要，往往處理問題的方式不合理，對規(guī)章制度的執(zhí)行造成障礙，不能完成規(guī)章制度的有效執(zhí)行。

不合理的風險：

• 嚴重不合理會造成不合法的法律風險

規(guī)章制度的制定，如果嚴重不合理，會造成侵害勞動者的切身利益，和不合法的法律后果。因此，在制定規(guī)章制度時，應在遵守法律規(guī)定時，應在內容上制定合情合理的規(guī)范文件，保障制度的執(zhí)行性。

• 不能有效執(zhí)行的法律風險

由于其內容的不合理，往往執(zhí)行的過程中，會激化勞動者與用人單位的矛盾，不利于規(guī)章制度的執(zhí)行。