企業(yè)內(nèi)部控制流程優(yōu)化的原則和核心步驟

songsgt 2022-04-05

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導(dǎo)讀：國內(nèi)大型企業(yè)近年來順應(yīng)新時(shí)代的管理要求，大都開展了以流程梳理為先導(dǎo)的內(nèi)部控制體系建設(shè)和成果固化，提升了企業(yè)管理，防控了經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。但是由于一方面企業(yè)面臨不斷變化的內(nèi)外部經(jīng)營環(huán)境，內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)流程需要適時(shí)完善優(yōu)化，動(dòng)態(tài)調(diào)整，保持活力；另一方面，受制于初始工作的邊界制約，已有的流程常常會(huì)存在跨業(yè)務(wù)壁壘的端到端流程未能全面落實(shí)、各類業(yè)務(wù)顆粒度不統(tǒng)一、流程與制度銜接不足、流程在信息系統(tǒng)的固化有待提升等問題。本文根據(jù)實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)提煉出內(nèi)部控制流程優(yōu)化的原則、方法和步驟。

內(nèi)部控制流程的優(yōu)化原則

風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向

依據(jù)國內(nèi)外風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制的實(shí)踐，內(nèi)部控制的意義首先在于規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)際上是組織的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制。因此，內(nèi)部控制流程作為內(nèi)部控制的載體，其優(yōu)化設(shè)計(jì)應(yīng)圍繞公司既定的戰(zhàn)略和經(jīng)營目標(biāo)，以風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)和評(píng)估為切入點(diǎn)，確定業(yè)務(wù)關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)，制定有效防范風(fēng)險(xiǎn)的控制措施，保障內(nèi)部控制實(shí)施的效果。

提高效率

實(shí)施內(nèi)部控制必須權(quán)衡內(nèi)部控制實(shí)施成本與預(yù)期效益，以合理成本實(shí)現(xiàn)有效控制。通常情況下，內(nèi)部控制工作越周密、越細(xì)致，控制效果也越好，但同時(shí)也增加了控制的復(fù)雜性，導(dǎo)致成本上升，工作效率下降。因此，內(nèi)部控制流程的設(shè)計(jì)必須做到詳略得當(dāng)，在滿足重要性的前提下，盡量提高效率。

流程唯一

在設(shè)計(jì)控制流程時(shí)，必須保證控制措施具有唯一性，即不重不漏。公司在設(shè)計(jì)具體的內(nèi)部控制活動(dòng)時(shí)，是按照業(yè)務(wù)流程來進(jìn)行的，許多流程之間的業(yè)務(wù)存在交叉，為使控制責(zé)任能夠具體到人，針對(duì)交叉業(yè)務(wù)的控制就必需要貫徹唯一性原則，使得所有該管的事情有人管、管起來。

價(jià)值優(yōu)化

企業(yè)管理關(guān)注價(jià)值鏈，內(nèi)控流程也必然圍繞價(jià)值管理進(jìn)行設(shè)計(jì)。公司主要包括戰(zhàn)略、市場、研發(fā)、生產(chǎn)管理等基本價(jià)值活動(dòng)和人力、財(cái)務(wù)、物資、法律等支持性價(jià)值活動(dòng)，這些價(jià)值活動(dòng)將企業(yè)內(nèi)部與外部、各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)等以價(jià)值鏈的形式連接起來，通過價(jià)值管理實(shí)現(xiàn)價(jià)值增值。內(nèi)部控制是散布在這些價(jià)值活動(dòng)中的一連串行動(dòng)，通過管理和控制這些價(jià)值活動(dòng)，確保公司目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，優(yōu)化內(nèi)部控制流程的價(jià)值驅(qū)動(dòng)因素并加以管控，一個(gè)主要方面，就是通過對(duì)影響企業(yè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵價(jià)值作業(yè)的控制，提升企業(yè)價(jià)值。

持續(xù)改進(jìn)

企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)涉及企業(yè)組織架構(gòu)、控制環(huán)境和業(yè)務(wù)活動(dòng)流程三個(gè)方面，忽視企業(yè)的組織框架結(jié)構(gòu)和控制環(huán)境，單純考慮業(yè)務(wù)活動(dòng)本身進(jìn)行內(nèi)部控制方案的設(shè)計(jì)，內(nèi)部控制實(shí)施效果將大打折扣。如果將企業(yè)的內(nèi)部控制流程設(shè)計(jì)成為一套完全封閉的控制體系，不能根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況對(duì)內(nèi)部控制流程進(jìn)行修正和完善，將導(dǎo)致內(nèi)部控制與企業(yè)運(yùn)營實(shí)際嚴(yán)重脫節(jié)，最終致使內(nèi)部控制形同虛設(shè)，因此，要高度重視內(nèi)部控制流程的后續(xù)建設(shè)問題，結(jié)合組織架構(gòu)、控制環(huán)境的變化定期或不定期對(duì)內(nèi)部控制流程進(jìn)行梳理，及時(shí)修訂完善，保證內(nèi)部控制流程對(duì)企業(yè)運(yùn)營的管控力。

內(nèi)部控制流程的優(yōu)化方法

目前，實(shí)施流程優(yōu)化的工具有很多，歸納起來主要有以下幾種：

標(biāo)桿分析法：將現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理流程與標(biāo)桿企業(yè)進(jìn)行比較，從而尋找不足并予以改進(jìn)。

六西格瑪方法：借助六西格瑪?shù)腄MAIC模型對(duì)流程進(jìn)行分析和優(yōu)化。

ESIA方法：盡一切可能減少流程中非增值活動(dòng)調(diào)整流程中的核心增值活動(dòng)。

ECRS分析法：該方法是工業(yè)工程學(xué)中程序分析的四大原則，用于對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化，以減少不必要的環(huán)節(jié)，從而達(dá)到更高的工作效率。

SDCA循環(huán)：即“標(biāo)準(zhǔn)化、執(zhí)行、檢查、總結(jié)（調(diào)整）”模式，包括所有和改進(jìn)過程相關(guān)的流程的更新（標(biāo)準(zhǔn)化），并使其平衡運(yùn)行，然后檢查過程，以確保其精確性，最后做出合理分析和調(diào)整使得過程能夠滿足愿望和要求。

這些技術(shù)方法綜合來看，雖然具體構(gòu)成要素不相同，但都涉及到待優(yōu)化流程的界定、評(píng)價(jià)、分析和改進(jìn)等過程。

內(nèi)部控制流程的優(yōu)化步驟

內(nèi)控流程評(píng)價(jià)

1.1 目標(biāo)

完善風(fēng)險(xiǎn)體系，確認(rèn)流程設(shè)計(jì)缺陷及運(yùn)行缺陷

1.2 內(nèi)容

環(huán)境評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的上游和下游是否有業(yè)務(wù)流程的調(diào)整，例如居于財(cái)務(wù)資金流入流程上游的收入業(yè)務(wù)流程是否有所調(diào)整，公司經(jīng)營領(lǐng)域新的擴(kuò)張是否能夠走通現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程；評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)本身是否拓展了范圍，例如基建工程加強(qiáng)對(duì)其他費(fèi)用的監(jiān)控措施，是否在流程中體現(xiàn)。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)，評(píng)估現(xiàn)有政策、營運(yùn)戰(zhàn)略以及信息披露各方面的風(fēng)險(xiǎn)變化狀況，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)有顯著變化的，評(píng)價(jià)現(xiàn)有流程是否能滿足風(fēng)險(xiǎn)管控目標(biāo)。例如上游價(jià)格調(diào)整，企業(yè)即將面臨較大的經(jīng)營壓力，需評(píng)價(jià)現(xiàn)有的流程是否都考慮和反映了該項(xiàng)重大風(fēng)險(xiǎn)。

控制缺陷評(píng)價(jià)，根據(jù)近期重大內(nèi)外部檢查的結(jié)果，評(píng)估檢查發(fā)現(xiàn)存在問題領(lǐng)域的流程所存在的缺陷。例如檢查發(fā)現(xiàn)某項(xiàng)業(yè)務(wù)領(lǐng)域存在問題，需評(píng)估相關(guān)各項(xiàng)流程是否存在缺陷，如不相容職務(wù)分離等控制措施是否到位。

制度和信息系統(tǒng)評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)當(dāng)前在行的制度是否與內(nèi)部控制措施一致，當(dāng)前在用的信息系統(tǒng)是否有效銜接。是否滿足信息加工的要求，如不滿足則存在業(yè)務(wù)規(guī)則和數(shù)據(jù)規(guī)則的集成斷點(diǎn)，需重新明確要求并固化要求。

1.3 方法

個(gè)別訪談、調(diào)研問卷、專題討論、穿行測試、實(shí)地查驗(yàn)、抽樣、比較分析

內(nèi)控流程框架初步優(yōu)化設(shè)計(jì)

2.1 目標(biāo)

形成新的流程框架

2.2 內(nèi)容

確定內(nèi)控流程優(yōu)化的范疇，根據(jù)步驟一評(píng)估得到的流程設(shè)計(jì)缺陷及運(yùn)行缺陷，確定需要調(diào)整二級(jí)還是三級(jí)財(cái)務(wù)流程。例如假定某業(yè)務(wù)流程存在設(shè)計(jì)缺陷，需分析確定控制措施是否包含在其他二級(jí)流程中，能否與該業(yè)務(wù)流程銜接，三級(jí)流程調(diào)整哪幾項(xiàng)。

確定調(diào)整后的內(nèi)控流程包含的各要素：流程名稱、步驟名稱及說明、責(zé)任部門及崗位、授權(quán)類型、相關(guān)印章、相關(guān)文檔、涉及系統(tǒng)、相關(guān)制度、控制點(diǎn)、控制頻率、控制方式、控制目標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)描述

2.3 方法

個(gè)別訪談、調(diào)研問卷、專題討論、穿行測試、實(shí)地查驗(yàn)、抽樣、比較分析

內(nèi)控流程優(yōu)化測試

3.1 目標(biāo)

測試初步調(diào)整后的流程

3.2 內(nèi)容

確定測試樣本量，根據(jù)步驟二確定的流程控制頻率，確定測試樣本量。例如存貨出入庫業(yè)務(wù)，如果每天都有發(fā)生，應(yīng)確定不少于15個(gè)樣本量。

執(zhí)行穿行測試，即用一個(gè)樣本模擬該流程，并檢查其是否符合流程控制標(biāo)準(zhǔn)，據(jù)此評(píng)價(jià)該控制活動(dòng)的有效性。

充足樣本測試，在穿行測試通過的前提下，應(yīng)當(dāng)設(shè)置工作底稿以詳細(xì)記錄一定樣本量的測試情況；檢查內(nèi)控活動(dòng)的執(zhí)行人員、過程、結(jié)果、頻率、文檔的流轉(zhuǎn)和保存等是否如內(nèi)控活動(dòng)所述展開。根據(jù)充足樣本的測試結(jié)果對(duì)該控制活動(dòng)的有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)。

3.3 方法

觀察、獲取并檢查文件資料、訪談、重新測試

內(nèi)控流程改進(jìn)固化

4.1 目標(biāo)

完善并固化調(diào)整后的內(nèi)控流程

4.2 內(nèi)容

完善流程各要素內(nèi)容，根據(jù)步驟三的測試結(jié)果，如果了解到的實(shí)際控制活動(dòng)與初步設(shè)定的關(guān)鍵控制活動(dòng)有所變化，相應(yīng)調(diào)整流程中各要素的內(nèi)容。

固化實(shí)施內(nèi)控流程，根據(jù)調(diào)整后的控制措施、崗位職責(zé)的變化，提出細(xì)化控制文檔、制度規(guī)范以及調(diào)整信息系統(tǒng)的要求并予以實(shí)施。例如強(qiáng)化了存貨出入庫控制措施，相應(yīng)的應(yīng)細(xì)化出入庫單的交接要求。

4.3 方法

專題討論、實(shí)地查驗(yàn)、比較分析

內(nèi)控流程持續(xù)改進(jìn)

定期或不定期開展內(nèi)控流程評(píng)價(jià)，重復(fù)步驟一至四的優(yōu)化程序，實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部控制流程的持續(xù)改進(jìn)。

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