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檔案說話：助局長繼續(xù)留任

 昵稱14934981 2022-03-10

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檔案說話：

助局長繼續(xù)留任

浙海大辦公室實務選修課講稿15

      文/舟山潮水

根據(jù)我國最新機構(gòu)改革，除國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)外，省以下檔案機構(gòu)及其職責設置，都劃入各級黨委辦公室。各級黨委辦公室不但要做好自身內(nèi)部的檔案管理工作，而且承擔著本級的檔案管理事務。這里著重談各單位辦公室如何加強內(nèi)部的檔案管理工作。 

一、檔案是一部會說話的活字典

2016年修正的我國《檔案法》給檔案下的定義：“是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄?！?/span>
做好檔案工作是黨政機關、人大政協(xié)機關、軍隊機關、各企業(yè)單位提高決策科學化和機關辦事效率之需，是各級單位辦公室管理的傳統(tǒng)工作，起著記錄、保存各單位歷史真實面貌的重要作用。決不能把檔案工作當成辦公室一個冷門工作。
檔案和每個人都有關系。什么時候你都會與檔案打交道。了解一點檔案知識是很有必要的。
檔案是會說話的，發(fā)揮的作用非常之大。有時甚至關系到一個人的切身利益。舉一個例子：某設區(qū)市一個局長身份證的記錄是1962年4月1日出生，他自己也一直以為是這樣。有一年市委組織部清理干部檔案，在他的最早檔案記錄大學志愿書中發(fā)現(xiàn)他的出生時間是1961年4月1日。該市規(guī)定，正處級實職干部到57周歲要退出實職，也就是說如按1961年出生計算，當年他就要被免去局長職務。組織部告訴局長這一情況后，局長著急了，他說他父母一直告訴他是62年出生啊。組織部同志提出，那你要提供比大學志愿書更早的原始檔案，證明你是62年出生的。后來，局長幾經(jīng)周折，在村里找到了已經(jīng)發(fā)黃的該村我國第二次人口普查關于他家的檔案，那份普查材料寫著他是1962年4月1日出生。他把原件提供給組織部后，組織部采納了人口普查檔案記載的他的出生時間。這樣，這位局長繼續(xù)留任了一年，相應的退休也不按61年計算。

二、哪些材料應當歸檔

一個單位各種文字、圖表、聲像等記錄很多，那么哪些材料當歸檔呢？
一般來說，辦公室的歸檔的記錄越多越好。如不齊全，檔案“說話”就會顯得結(jié)結(jié)巴巴，就無法反映真實的歷史面貌。如某縣人大常委辦公室在商量年度人大代表大會方案時，有人提出可以省略某些主席團會議等環(huán)節(jié)，不搞形式主義。有人主張要履行法定程序，不能亂了程序。后來，也有人提出參照一下前幾年的做法，結(jié)果，有人就去查人大辦公室的檔案，發(fā)現(xiàn)有一年的檔案里沒有關于召開主席團會議的材料。
歸檔的范圍重點要集中在以下幾個方面：（一）中央及上級各部門的有關文件、電報和其他公文等。（二）省部及以上領導及其他重要人員考察形成的各類材料檔案（包括錄音錄像、照片、題字、講話材料、剪報等）。（三）黨政組織各類會議原始記錄、會議紀要及附件材料，民主生活會原始記錄和個人材料，辦公室重要會議的議程、圖片，音像、電子軟件材料等；（四）單位主要領導講話稿，批示、重大活動材料和新聞稿、工作信函、工作筆記本以及從中央和上級各部門各種會議帶回來的重要文件材料等。（五）向上級或向下級傳發(fā)的電報及上級部門來的電報、傳真；（六）室關于干部任免、調(diào)配、聘用、離退休、獎懲、勞動人事、出國（境）審批等公文材料；（七）值班日記、電話記錄及其他有關材料。制發(fā)的各種公文刊物、簡報等材料；（八）其他有關有查考價值的材料。

三、怎么收集整理檔案

一個單位的檔案主要由負責收發(fā)的處室或?qū)Ｈ素撠熓占?；由其他各?nèi)設機構(gòu)自行登記編號的各種公文、信息、簡報等，由各經(jīng)辦機構(gòu)負責收集、保存；并于次年2月前交辦公室檔案人員歸檔。各單位的各種會議記錄由負責記錄的人員整理，并經(jīng)有關領導閱后及時移交檔案人員。省部級以上領導和其他重要人員調(diào)研考察的有關情況，包括照片、題字、講話材料等，由辦公室負責接待工作人員或相應接待機構(gòu)負責收集、整理、編寫，并于次年一季度前移交檔案人員。本單位各種會議的整套材料和領導在各種場合的講話材料、匯報介紹材料由相關業(yè)務機構(gòu)收集、整理，并在會后或領導講話后半月內(nèi)移交辦公室檔案人員。本單位重要信函，包括電報、傳真等，由有關人員收集，并及時送檔案人員存檔。

四、正確使用查閱檔案

讓檔案說話，發(fā)揮活字典的作用，貴在使用。有些單位的同志把檔案當作可有可無的東西，不知道如何使用。檔案利用得好，可以發(fā)揮很大作用。如某市委接受省委巡視組的巡視，在個別反饋時，巡視組提出學習上級精神還不夠到位，理由是沒有組織學習傳達中紀委、省紀委會議精神。市委辦立即查閱市委常委會會議紀要和會議紀錄，發(fā)現(xiàn)均記載進行了學習傳達，就形成書面報告，并附會議記錄，呈省委巡視組審示。省委巡視組予以采納，在正式反饋時，去掉了這條意見。各單位檔案室、檔案柜保存的檔案資料，主要是供本機關的領導和有關人員服務，一般不對外開放，確因工作需要，經(jīng)分管領導批準后可以允許查閱。如某省紀委辦理某市領導干部違紀違法案件，需要查閱該領導協(xié)調(diào)召開過的市政府會議紀要，市政府辦公室及時提供檔案材料，有力配合了案子的查處。
查閱人須填寫《查閱檔案登記表》，并按批準的范圍和登記的項目，在檔案室內(nèi)進行查閱。重要機密檔案不得外借和復印。工作人員應嚴格按照檔案管理規(guī)定，加強檔案查閱的監(jiān)督管理和服務。

五、做好檔案的保密工作

嚴格遵守保密紀律，確保檔案機密的安全。檔案原件一般不借出檔案室，因特殊需要外借時，要辦理借出登記手續(xù)，并限時歸還。外來人員來本室查閱檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)分管領導批準。
檔案工作人員要認真做好各類文件材料（包括文字、照片、錄音、電子軟件、光盤等）的收集、整理、分類、立卷、保管、統(tǒng)計和利用工作。要認真學習檔案業(yè)務知識，加強檔案編研工作，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。

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