檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié), 在搞好硬件建設的同時, 做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務, 具有相對的獨立性, 但由于文書是檔案的來源, 檔案是文書的歸宿, 所以, 兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環(huán)節(jié)。因此, 我們要強化系統(tǒng)思維意識, 樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想, 在實際工作中, 把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關, 做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。

公文是檔案的前身, 檔案由公文轉化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣, 不僅僅決定公文本身的質量, 同時, 也影響日后檔案的質量, 決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質量的問題。因此, 我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題, 以提高檔案實體質量, 為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好, 幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準, 符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排, 左側裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù), 是否符合審批權限, 公文標題是否準確, 主送單位和抄送單位準不準, 落款是否與公文一致, 有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文, 繕印公文, 還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等, 都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張, 以保證字跡鮮明、清晰, 有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理, 擬制格式要規(guī)范, 行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字, 以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則, 即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則, 不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則, 而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化, 乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中, 在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上, 要注意解決好三個問題:一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性, 完成現(xiàn)行文件階段任務的, 才能予以立卷或歸檔, 而沒有完成的, 則不能立卷或歸檔, 否則, 將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點, 在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料, 特別是要注意區(qū)分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別, 具體問題具體分析, 以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度, 提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下, 要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點, 分清主次, 把住全宗的入口關, 使不該歸檔文件不致混入, 同時, 又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中, 要把同類并具有內在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內, 保持同一問題的完整性, 反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈, 從而在提高檔案利用價值的同時, 使立卷歸檔后所形成的檔案既完整, 又不龐雜, 為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

不斷深化的工作實踐證明, 案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素, 而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質量的操作性因素。因此, 在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中, 我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題, 以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索, 另一方面, 要注意解決好案卷裝訂質量問題, 以有利于檔案規(guī)范化管理。