平時工作或?qū)W習(xí)中總有許多事情需要提醒，比如參加高考的日子、女友的生日、每周例會等。我們可以利用Excel的函數(shù)制作實(shí)用的智能提醒器，就不用擔(dān)心忽略這些重要的日子了。

每周例會輕松提醒

公司規(guī)定每個月的最后一個周五召開例會，作為行政前臺的小王在這個時間都要通知大家參加會議。

首先啟動Excel，然后在A2～A13單元格中依次填充輸入“2020-1-1”到“2020-12-1”日期，在B2單元格中輸入公式“=EOMONTH(A2,0)-MOD(WEEKDAY(EOMONTH(A2,0))+1,7)”，下拉后就可以得到2020年所有月份最后一個周五的時間了（圖1）。

小提示：上述公式以A2單元格的日期作為基準(zhǔn)，使用EOMONTH(A2,0)求本月最后一天，用WEEKDAY返回周五的數(shù)值和使用MOD函數(shù)取余數(shù)，再用使用這兩個值相減得到最后一個周五的日期。

圖1 獲取2020年所有月份最后一個周五時間

繼續(xù)在C2單元格中輸入公式“=DATE(YEAR(NOW()),MONTH(NOW())+1,0)-MOD(WEEKDAY(DATE(YEAR(NOW()),MONTH(NOW())+1,0),16),7)”，在D2中輸入“=TODAY()”，在E2中輸入“=IF(C2=D2,"注意：今天通知開會","")”，表示如果開會時間是今天，那么就顯示“注意：今天通知開會”字樣。

小提示：上述公式使用DATE嵌套YEAR、NOW、MONTH函數(shù)求取本月最后一天，同上用WEEKDAY返回周五的數(shù)值和使用MOD函數(shù)取余數(shù)，再用使用這兩個值相減得到最后一個周五的日期。因?yàn)檫@里使用了NOW函數(shù)，它會在每次打開后自動根據(jù)當(dāng)前月份更改顯示數(shù)值。

最后選中E2單元格，點(diǎn)擊“開始→條件格式→突出顯示單元格規(guī)則→為包含以下文本的單元格設(shè)置格式”，在打開的窗口包含文本中輸入“注意：今天通知開會”，設(shè)置為“淺紅色填充”（圖2）。

圖2 條件格式設(shè)置

這樣只要小王每天打開這個文檔，提醒時間就會自動更新，每次到了開會時間都會自動進(jìn)行醒目的提醒（圖3）。

另外，這里的智能提醒主要是C2、D2、E2函數(shù)，所以大家也可以將這個函數(shù)粘貼在每天都必須要打開的文檔中，比如公司員工考勤表等文件的最上方，就可以在查看考勤文件的時候進(jìn)行提醒，而不用擔(dān)心遺忘了。

圖3 智能提醒

重要日子倒計(jì)時提醒

為了迎接一些重要的日子，我們經(jīng)常使用倒計(jì)時的方法來進(jìn)行提示。比如某公司生產(chǎn)線要在2020年4月1號正式投產(chǎn)，現(xiàn)在需要在公司大屏幕上顯示一個倒計(jì)時提示。對于這類倒計(jì)時提示，借助Excel的日期計(jì)算函數(shù)即可完成。

首先在A2單元格中輸入正式投產(chǎn)日期，接著在L17單元格中（可以任選，這里方便居中展示）輸入公式“=IF(A2=TODAY(),"今天正式投產(chǎn)！","距離正式投產(chǎn)還有"&A2-TODAY()&"天")”，這樣即可在此顯示倒計(jì)時提示文字（圖4）。

小提示：上述公式使用A2單元格中的內(nèi)容和今天日期相減作為倒計(jì)時天數(shù)，然后使用“&”將對應(yīng)的文字相連。最后使用IF進(jìn)行判斷，如果投產(chǎn)日期和當(dāng)天一致，那么顯示“今天正式投產(chǎn)！”，否則顯示實(shí)際的倒計(jì)時天數(shù)。

圖4 數(shù)據(jù)設(shè)置

為了方便在大屏幕上展示，可以右擊A列選擇“隱藏”，點(diǎn)擊菜單欄中的“視圖→去除網(wǎng)格線的勾選”，并將功能區(qū)自動隱藏起來，設(shè)置合適的字號和字體，將其輸出到大屏幕顯示即可。因?yàn)檫@里使用了TODAY函數(shù)，所以每天打開文檔后都會自動計(jì)算倒計(jì)時天數(shù)（圖5）。

圖5 倒計(jì)時展示

如果需要精確倒計(jì)時顯示到時、分、秒，那么A2單元格的日期格式要設(shè)置為“2020/4/1 9:00:00”。同上在L17單元格中輸入公式“="距離正式投產(chǎn)還有"&INT(A2-NOW())&"天"&TEXT(A2-NOW()-INT(A2-NOW()),"h時m分s秒")，這樣會顯示精確的倒計(jì)時文字（圖6）。

小提示：上述以式使用了“A2-NOW()”的差值作為倒計(jì)時顯示，完成日期的相減后再使用INT函數(shù)取整，這樣就會顯示天、時、分，秒，最后使用“&”連接相應(yīng)的字符。

圖6 顯示精確倒計(jì)時

不過NOW函數(shù)無法在Excel中自動刷新顯示，為了可以一直顯示倒計(jì)時的時間，需要借助VBA腳本來實(shí)現(xiàn)。按住Alt+F11鍵打開VB編輯窗口，新建一個腳本代碼如下（圖7）：

Sub aa()

ActiveSheet.Calculate

Application.OnTime Now + TimeValue("00:00:01"), "aa"

End Sub

圖7 代碼設(shè)置

返回Excel窗口，將文件保存為“Excel啟用宏的工作簿”。同上取消網(wǎng)格線和功能區(qū)自動隱藏，再次打開文件后點(diǎn)擊“開發(fā)工具→宏→運(yùn)行名為aa宏”，這個倒計(jì)時就會自動刷新顯示了（圖8）。

圖8 精確倒計(jì)時顯示效果