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醫(yī)用耗材封閉式管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用

 木亦白雨 2021-06-16

一、摘要                 

醫(yī)用耗材是指用于臨床實(shí)踐醫(yī)療診斷與治療的消耗性材料。近年來,隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的迅速發(fā)展和新技術(shù)、新材料的廣泛應(yīng)用,醫(yī)用耗材在臨床醫(yī)療中的使用量越來越大,品種越來越多,成為醫(yī)療活動(dòng)過程中的重要組成部分,隨之而來的是其在醫(yī)院收入中的占比逐年提高,對(duì)醫(yī)院收益的影響逐年增大。另外隨著新醫(yī)改政策的推行,醫(yī)院藥品零加價(jià)銷售,藥品收入占比醫(yī)療收入比例下降,醫(yī)用耗材占比將更高。醫(yī)用耗材的效益已直接影響著醫(yī)院的整體效益,因此醫(yī)院加強(qiáng)醫(yī)用耗材招標(biāo)、采購、發(fā)放出庫、計(jì)費(fèi)、審核報(bào)銷和庫存平衡等多環(huán)節(jié)的管理,實(shí)現(xiàn)單位耗材(可計(jì)數(shù)、可量化)的效益追蹤,獲取準(zhǔn)確的耗材收益率,形成一種耗材全流程封閉式的管理模式,達(dá)到降低醫(yī)療成本、杜絕行業(yè)不正之風(fēng)、規(guī)范醫(yī)療秩序、提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益的目的。

(一)招標(biāo)管理環(huán)節(jié)

嚴(yán)格審批流程,對(duì)臨床使用科室對(duì)新增的醫(yī)用耗材或需更換品牌的醫(yī)用耗材,必須先報(bào)醫(yī)務(wù)處、財(cái)經(jīng)管理處、分管院長批準(zhǔn),經(jīng)醫(yī)院器械委員會(huì)論證審核后方可進(jìn)入醫(yī)院使用。器械委員會(huì)按照實(shí)施高中低檔相結(jié)合的原則,嚴(yán)格控制醫(yī)用耗材的品類、數(shù)量,合理調(diào)整各類檔次醫(yī)用材料結(jié)構(gòu),最終形成醫(yī)院年度醫(yī)用材料招標(biāo)目錄,組織“院醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)用耗材招標(biāo)小組”進(jìn)行院內(nèi)公開招標(biāo)。

(二)采購環(huán)節(jié)

物供中心根據(jù)招標(biāo)結(jié)果進(jìn)行采購,辦理入庫手續(xù),建立詳細(xì)的耗材信息,根據(jù)招標(biāo)采購價(jià)格確定耗材的進(jìn)價(jià),根據(jù)加價(jià)規(guī)范加價(jià)后確定對(duì)外供應(yīng)價(jià)格(出庫價(jià)),形成的耗材價(jià)格信息(編碼、品名、規(guī)格、單位,入庫價(jià)、出庫價(jià)、廠家、有效期等)將是軍衛(wèi)Ⅰ號(hào)計(jì)費(fèi)系統(tǒng)和后期管理環(huán)節(jié)的重要依據(jù)。

采購環(huán)節(jié)使用軍衛(wèi)Ⅰ號(hào)統(tǒng)一配發(fā)的耗材管理系統(tǒng)進(jìn)行管理,實(shí)現(xiàn)自身的庫存平衡。

(三)發(fā)放出庫環(huán)節(jié)

發(fā)放出庫分為三個(gè)部分。一是物供中心對(duì)二級(jí)庫(藥劑科、供應(yīng)室),特殊材料只供三級(jí)庫(科室);二是二級(jí)庫對(duì)三級(jí)庫的供應(yīng)以及二級(jí)庫對(duì)患者的耗材供應(yīng),后者直接計(jì)費(fèi);三是三級(jí)庫對(duì)患者的耗材供應(yīng),由三級(jí)庫直接計(jì)費(fèi),形成出庫信息。本環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)耗材的出庫和計(jì)費(fèi),形成二級(jí)庫和三級(jí)庫的入出庫信息和庫存平衡信息,使用軍衛(wèi)Ⅰ號(hào)統(tǒng)一配發(fā)的耗材管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。

(四)計(jì)費(fèi)環(huán)節(jié)

耗材無論是從二級(jí)庫或者三級(jí)庫到患者,必須實(shí)現(xiàn)按可計(jì)數(shù)的方式進(jìn)行計(jì)價(jià)收費(fèi),形成耗材從貨幣到耗材后又回到貨幣的轉(zhuǎn)化,實(shí)現(xiàn)資金回收,產(chǎn)生差價(jià),形成收益。本環(huán)節(jié)是整個(gè)閉環(huán)系統(tǒng)最重要的環(huán)節(jié)。

(五)審核報(bào)銷環(huán)節(jié)

根據(jù)先收費(fèi)后報(bào)銷,有收費(fèi)方可報(bào)銷的原則建立報(bào)銷發(fā)票耗材明細(xì)與實(shí)際收費(fèi)明細(xì)之間一對(duì)一的關(guān)聯(lián),確保單位耗材成本的回收和差價(jià)的兌現(xiàn)。

(六)庫存平衡審核環(huán)節(jié)

以月為單位對(duì)一、二、三級(jí)庫存進(jìn)行盤點(diǎn),形成平衡關(guān)系,盤虧的查明原因,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)修正。

(七)財(cái)務(wù)記賬環(huán)節(jié)

財(cái)務(wù)對(duì)各級(jí)耗材庫實(shí)行掛賬,每月根據(jù)平衡關(guān)系,對(duì)耗材管理狀況進(jìn)行效益分析,匯總耗材收益和整體耗材收益率,生成匯總報(bào)表。

二、術(shù)語與定義                                

封閉式管理:傳統(tǒng)管理模式重在耗材采購,淡化了貨幣物化后的計(jì)費(fèi)跟蹤,使耗材處于一種開環(huán)式的管理模式下,沒有形成單個(gè)耗材的效益鏈條,失去了有效的監(jiān)管,通過將醫(yī)用耗材招標(biāo)、采購、發(fā)放出庫、計(jì)費(fèi)、審核報(bào)銷和庫存平衡等多環(huán)節(jié)的管理連在一起,形成一種全流程封閉式的管理模式,開發(fā)基于這種模式的信息管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)耗材(可計(jì)數(shù)、可量化)的效益追蹤,獲取準(zhǔn)確的耗材收益率。

三、項(xiàng)目來源與問題的提出

(一) 現(xiàn)行管理模式中,重藥品、輕耗材現(xiàn)象比較突出

    自軍衛(wèi)Ⅰ號(hào)HⅠS系統(tǒng)啟用以來,藥品的管理一直是該系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié),從招標(biāo)到采購、到出庫、計(jì)價(jià)、財(cái)務(wù)掛賬等功能,均較為完備,但耗材的管理一直沒有得到很好的重視,耗材的定價(jià)、采購、入出庫及報(bào)銷沒有統(tǒng)一的規(guī)范,耗材的問效問題沒有得到有效的重視,造成了重采購、輕管理的局面。

(二) 耗材的費(fèi)用占比中間提高,對(duì)于醫(yī)院收益的影響越來越大

近年來,隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的迅速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,醫(yī)用耗材在臨床醫(yī)療中的使用量越來越大,品種越來越多,成為醫(yī)療活動(dòng)過程中的重要組成部分。另外隨著新醫(yī)改政策的推行,醫(yī)院藥品零加價(jià)銷售,藥品收入占比醫(yī)療收入比例下降,醫(yī)用耗材占比逐步增高。醫(yī)用耗材的管理已直接影響著醫(yī)院的收入和收益,因此加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)用耗材的管理,不但是全成本核算的重要環(huán)節(jié),也是提升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。

(三) 現(xiàn)行管理模式過于粗放,不利于耗材效益追蹤

目前,醫(yī)院對(duì)醫(yī)用耗材的管理基本上處于一種較為粗放的模式,對(duì)物資出庫后是否計(jì)費(fèi)、是否按標(biāo)準(zhǔn)計(jì)費(fèi)、計(jì)費(fèi)數(shù)量和消耗是否吻合、耗材出庫是否平衡,沒有給予足夠的關(guān)注,這種粗放式管理模式很容易造成貨幣物化后收益的流失,造成管理上的漏洞,而且整體進(jìn)整體出不利于單位耗材的問效和去向追蹤。

(四)現(xiàn)代化醫(yī)院管理的必經(jīng)之路

通過對(duì)耗材進(jìn)行統(tǒng)一分類編碼,對(duì)耗材招標(biāo)、采購、發(fā)放出庫、計(jì)費(fèi)、審核報(bào)銷和庫存平衡環(huán)節(jié)實(shí)施計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理,在做好普通低值耗材網(wǎng)絡(luò)化管理管理的基礎(chǔ)上,對(duì)高值耗材實(shí)施虛擬入出庫管理,以達(dá)到對(duì)各級(jí)庫房耗材的動(dòng)態(tài)管理和實(shí)時(shí)監(jiān)控。通過耗材信息編碼將系統(tǒng)內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)與 HⅠS 系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來,形成完整的信息鏈條,有助于對(duì)耗材的流轉(zhuǎn)進(jìn)行綜合分析,有助于耗材管理水平的提高,實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材精細(xì)化管理,提高了工作效率,杜絕了安全隱患,達(dá)到了規(guī)范管理、控制成本和提高效益的現(xiàn)代化管理目的。

四、研究的必要性

    通過對(duì)耗材實(shí)行封閉式管理可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材由粗放型向精細(xì)型管理的轉(zhuǎn)型,可以實(shí)現(xiàn)單位耗材的效益跟蹤,可以堵塞因管理模式不健全造成的漏洞,可以提升醫(yī)院耗材的整體收益,可以提高醫(yī)院耗材的管理水平。

五、國內(nèi)外軍內(nèi)外有關(guān)情況分析

目前國內(nèi)(軍地醫(yī)院)多以整體管理為主,形式較為粗放,基本上以成本核算軟件為依托,將關(guān)注的重點(diǎn)放在了總收入減總成本后的總收益上,忽略了耗材全流程的合理收益率分析,由于每個(gè)核算單元耗材占總收入的比例非常懸殊(從不到5%到50%),導(dǎo)致了耗材流失的隱蔽性不能很好地反映在收益和收益率變化上,這就是本項(xiàng)目所關(guān)注的核心問題。

現(xiàn)在不少醫(yī)院在耗材管理上引入了條碼管理,實(shí)現(xiàn)耗材的跟蹤,在實(shí)際使用中有很多不方便的地方,如實(shí)際應(yīng)用中很多品種的耗材由供應(yīng)商現(xiàn)場提供貨源,現(xiàn)場匹配需要的規(guī)格和型號(hào),然后到相關(guān)部門報(bào)銷耗材,而耗材打碼卻在物供中心,管理已經(jīng)脫節(jié),造成了條碼成了擺設(shè),但這種形式卻實(shí)現(xiàn)了部分流程的跟蹤,可以借鑒。

六、主要研究內(nèi)容與技術(shù)路線

(一)主要研究內(nèi)容

在實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)上,對(duì)醫(yī)院耗材的各個(gè)流通環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。通過將醫(yī)用耗材招標(biāo)、采購、發(fā)放出庫、計(jì)費(fèi)、審核報(bào)銷和庫存平衡等多環(huán)節(jié)的管理連在一起,形成一種全流程封閉式的管理模式,開發(fā)基于這種模式的信息管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)耗材(可計(jì)數(shù)、可量化)的效益追蹤,獲取準(zhǔn)確的耗材收益率

(一) 主要技術(shù)路線

醫(yī)用耗材管理流程應(yīng)用調(diào)研->基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模型建立->優(yōu)化管理流程->開發(fā)信息管理平臺(tái)->進(jìn)行應(yīng)用實(shí)踐->總結(jié)->形成可操作性管理規(guī)范。

七、研究進(jìn)度與成果形式

(一)研究進(jìn)度

2013.01-2013.02:完成醫(yī)院醫(yī)用耗材管理各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)調(diào)研,對(duì)個(gè)各數(shù)據(jù)流向進(jìn)行梳理。

2013.03-2013.03:進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,完成數(shù)據(jù)建模,對(duì)現(xiàn)有流程進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化。

2013.04-2013.10:開發(fā)信息管理平臺(tái),書寫操作管理規(guī)范。

2013.11-2013.12:進(jìn)行管理試點(diǎn),整理數(shù)據(jù),發(fā)表論文。

(二)成果形式

1). 完成醫(yī)院醫(yī)用耗材管理模式的設(shè)計(jì)。

2). 開發(fā)信息管理平臺(tái)。

3).在國內(nèi)及國外學(xué)術(shù)期刊上發(fā)表高質(zhì)量研究論文 5-10篇。

八、項(xiàng)目研究基礎(chǔ)及所需保障條件                 

(一)現(xiàn)有研究工作基礎(chǔ)

主要承擔(dān)人解放軍軍區(qū)第88醫(yī)院楊軍主任,男,46歲,副主任技師,科主任,多年負(fù)責(zé)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理科工作,有著深厚的經(jīng)濟(jì)管理理念,曾自主研發(fā)過《軍隊(duì)車輛管理系統(tǒng)》、《軍隊(duì)醫(yī)院倉庫管理系統(tǒng)》、《科室成本核算系統(tǒng)》和《獎(jiǎng)金發(fā)放系統(tǒng)》,其中《軍隊(duì)車輛管理系統(tǒng)》獲得過軍區(qū)科學(xué)進(jìn)步三等獎(jiǎng)。目前,醫(yī)院正在推進(jìn)經(jīng)濟(jì)管理改革,相關(guān)研究理論儲(chǔ)備雄厚,研究基礎(chǔ)良好。

(二) 研究所需保障條件

課題組成員中有醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理人員、有具備豐富經(jīng)驗(yàn)臨床一線工作人員、也有計(jì)算機(jī)程序設(shè)計(jì)人員,隨時(shí)可啟動(dòng)本項(xiàng)研究。本研究為基礎(chǔ)管理理論研究和軟件程式設(shè)計(jì),基本不需要另購置儀器。

經(jīng)費(fèi)總需求:10.5萬元

明細(xì):

課題設(shè)備費(fèi):3.00萬元

課題材料費(fèi):5.00萬元

課題外協(xié)費(fèi):1.00萬元

科研管理業(yè)務(wù)費(fèi):1.5萬元

合計(jì):        10.5萬元

、工作難點(diǎn)與工作量

由于涉及的管理部門較多,涉及到跨服務(wù)器平臺(tái)編程開發(fā),信息采集類別多,和管理平臺(tái)的整合較為復(fù)雜,軟件的開發(fā)難度較大。

工作量:整個(gè)管理平臺(tái)的開發(fā)需要半年時(shí)間。

十、風(fēng)險(xiǎn)分析

無風(fēng)險(xiǎn)。

十一、研究的可行性       

我院自2007年開始實(shí)行醫(yī)用耗材封閉式管理,成立了招標(biāo)辦,物供中心,各級(jí)倉庫,耗材審核報(bào)銷辦公室,財(cái)務(wù)科對(duì)各級(jí)倉庫的耗材進(jìn)行了掛賬,經(jīng)過多年的不斷改進(jìn),目前已形成較為完備的封閉式管理系統(tǒng),在技術(shù)和組織方面均具備了對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行新一步研究的能力和條件,并且在以往的幾年中軍隊(duì)多家醫(yī)院來我院參觀學(xué)習(xí)這種管理模式,并得到了醫(yī)院上級(jí)部門的認(rèn)可。

十二、成果推廣應(yīng)用的方式和條件

本項(xiàng)目以管理模式(文字)和軟件信息平臺(tái)的方式推廣應(yīng)用,無附加條件。

十三、效益/費(fèi)用分析

本管理模式的核心是實(shí)現(xiàn)耗材的全封閉管理,通過加強(qiáng)耗材全流程的監(jiān)控達(dá)到堵塞管理漏洞,確保實(shí)現(xiàn)耗材差價(jià)的完整兌現(xiàn),使醫(yī)院獲得應(yīng)有耗材效益,提高醫(yī)院的創(chuàng)收能力,提高醫(yī)院的為軍服務(wù)保障能力。

十四、總結(jié)論

通過本項(xiàng)目的研究,完善醫(yī)院耗材管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的管理規(guī)范,明晰耗材效益鏈條的重要性,達(dá)到對(duì)耗材各個(gè)管理環(huán)節(jié)的封閉式管理,形成一種封閉式的管理模式,在提高醫(yī)院管理水平的同時(shí)達(dá)到提升醫(yī)院耗材收益的目的,可以間接提升醫(yī)院的為軍服務(wù)保障能力。

十五、附錄

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