Excel項(xiàng)目進(jìn)度看板：4個(gè)步驟，輕松完成項(xiàng)目管理自動(dòng)更新

dakawang 2021-04-10

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大家好，我是雅客。

平常工作當(dāng)中，我們需要對工作項(xiàng)目的進(jìn)程進(jìn)度進(jìn)行管理，以便我們清楚在什么時(shí)間該做什么，什么時(shí)間點(diǎn)交付。

所以項(xiàng)目進(jìn)度看板也是企業(yè)當(dāng)中進(jìn)行管理的一個(gè)重要工具。

作為個(gè)人，我們也要學(xué)會(huì)利用項(xiàng)目進(jìn)度看板來管理自己的工作，這樣才會(huì)有清晰的工作目標(biāo)，同時(shí)也能讓與同事和領(lǐng)導(dǎo)共享項(xiàng)目進(jìn)度狀態(tài)。

案例背景

銘哥作為公司當(dāng)中的重要一員，平常要監(jiān)管很多事物，比如年終PPT的制作、招聘經(jīng)理、設(shè)計(jì)薪酬體系、籌辦年會(huì)、B公司項(xiàng)目跟進(jìn)、約談10個(gè)渠道、規(guī)劃下個(gè)季度目標(biāo)、完成A項(xiàng)目構(gòu)思。

有這么多項(xiàng)事務(wù)要跟進(jìn)，他如何管理自己的工作呢？

他就做了這么一個(gè)自動(dòng)更新的項(xiàng)目進(jìn)度看板。

這個(gè)項(xiàng)目看板有何特別呢？

從上面的動(dòng)圖演示當(dāng)中，我們不難看到，隨著日期的修改，項(xiàng)目進(jìn)度看板會(huì)自動(dòng)更新。

那么這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度看板是如何制作的呢？

下面我們一起來看下制作的過程。

具體操作步驟

第一步：構(gòu)建項(xiàng)目內(nèi)容

我們需要先構(gòu)建表格的內(nèi)容框架，一般來說需要添加的字段就包括：序號、項(xiàng)目、開始日期、當(dāng)前日期、結(jié)束日期、計(jì)劃時(shí)間段等字段。

其中，當(dāng)前的日期我們可以用=TODAY（）函數(shù)自動(dòng)生成。

第二步：構(gòu)建計(jì)劃時(shí)間表

計(jì)劃時(shí)間表由日期所構(gòu)成，我們可以在F2單元格錄入=TODAY(),得到今天的日期。

當(dāng)然得到的日期可能是長日期格式的，長日期格式不便于我們對數(shù)據(jù)進(jìn)行觀察，所以我們可以通過自定義格式，將格式設(shè)定為【dd】。

【dd】是天數(shù)【DAY】的縮寫，一個(gè)【D】表示一位數(shù)，兩個(gè)【DD】則顯示兩位數(shù)。

如果你的列寬比較大，那么可以適當(dāng)調(diào)小一點(diǎn)，比如上面這個(gè)計(jì)劃時(shí)間段的表，我們的列寬則是設(shè)定在2.3，剛好可以容納得下一個(gè)數(shù)字的大小。

最后我們所得到的效果就如上圖所示，

第三步：構(gòu)建函數(shù)判斷

我們要想做出隨著日期自動(dòng)更新的表格，就需要通過函數(shù)來連接。

我們錄入的函數(shù)公式如下：

=AND(F$2>=$D3)*(F$2<=$E3)*(F$2>=$C3)

這個(gè)函數(shù)表示什么意思呢，我們可以結(jié)合下面的表格來看下

F$2>=$D3表示：判斷計(jì)劃表中的日期是否大于等于當(dāng)前的日期

F$2<=$E3表示：判斷計(jì)劃表中的日期是否小于等于結(jié)束的日期

F$2>=$C3表示：判斷計(jì)劃表中的日期是否大于等于開始的日期

這三者相乘又是什么意思呢？其實(shí)就是判斷以上三個(gè)條件是否都滿足。

如果三個(gè)條件都滿足，那么最后的結(jié)果就顯示為1。

如果由其中一個(gè)條件不滿足，那么就顯示為0.

我們可以拆分來看下，它完整的計(jì)算過程：

其中左邊是判斷的公式，中間是判斷得到結(jié)果，最右邊一列是結(jié)果的另一種表現(xiàn)形式。

在Excel當(dāng)中，F(xiàn)ALSE可以用0表示，TURE可以用1表示。

所以0X1X0=0，最終在F2單元格顯示的數(shù)值就為0.

這個(gè)就是該公式計(jì)算的完整過程。

第四步：設(shè)置條件格式

選中F3到AJ10的表格區(qū)域，點(diǎn)擊菜單欄的條件格式，新建規(guī)則，選擇使用公式確定要設(shè)置的單元格。

點(diǎn)擊格式，選擇填充，選擇一種顏色進(jìn)行填充，點(diǎn)擊確定。

那么在表格內(nèi)就會(huì)自動(dòng)生成項(xiàng)目進(jìn)度看板狀態(tài)。

總結(jié)

總體來看，制作項(xiàng)目動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)看板，主要分為四個(gè)步驟：

1、構(gòu)建項(xiàng)目內(nèi)容

2、構(gòu)建計(jì)劃時(shí)間表

3、構(gòu)建函數(shù)判斷

4、設(shè)置條件格式

構(gòu)建的項(xiàng)目數(shù)據(jù)看板，可以當(dāng)作模板來使用，下次如果需要使用，只要修改其中的時(shí)間和項(xiàng)目內(nèi)容，項(xiàng)目狀態(tài)就會(huì)自動(dòng)更新。

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來自： dakawang > 《效率》

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