能不能用電子記錄代替紙質(zhì)記錄？

這是很多檢測(cè)機(jī)構(gòu)困惑的問(wèn)題，甚至有些評(píng)審員在評(píng)審過(guò)程中不認(rèn)可電子版的原始記錄，要求原始記錄一定要手寫，其實(shí)，這是一種誤解，電子記錄是可以完全代替紙質(zhì)記錄的，之所以不少人顧慮重重，是由于對(duì)相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)理解得還不到位，其實(shí)《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定通用要求》（RB/T214-2017）中關(guān)于電子記錄已經(jīng)規(guī)定得非常明確了，我們一起來(lái)看一下：

首先，RB/T214-2017中直接關(guān)于記錄的條款，為4.5.11“記錄控制”，該條款的“條文釋義”中規(guī)定的有：

a.記錄可存于不同媒體上，包括紙質(zhì)、電子和電磁等方式；

b.所有記錄的存放條件應(yīng)有安全保護(hù)措施，對(duì)電子存儲(chǔ)的記錄也應(yīng)采取與紙質(zhì)媒體同等措施，并加以保護(hù)及備份，防止未經(jīng)授權(quán)的侵入及修改，以避免原始數(shù)據(jù)的丟失或改動(dòng)。

RB/T214-2017中其他相關(guān)的條款還有：

（1）4.5.3文件控制

該條款的“條文釋義”中規(guī)定的有：文件可承載在各種載體上，可以是數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)施（如光盤、硬盤等），或是模擬設(shè)備（如磁帶、錄像帶或磁帶機(jī)），還可以采用微縮膠片、紙張、相紙等，還可以是以上媒體的組合。

（2）4.1.5 保密

該條款要求 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持客戶秘密和所有權(quán)的程序，該程序應(yīng)包括保護(hù)電子存儲(chǔ)和傳輸結(jié)果信息的要求。

 這一條款要求以電子媒體技術(shù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和結(jié)果的，應(yīng)有程序保證傳輸?shù)臏?zhǔn)確性和保密性。

（3）4.5.16數(shù)據(jù)信息管理

這一條款要求對(duì)所有媒介上的數(shù)據(jù)予以保護(hù)，當(dāng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)或信息化系統(tǒng)對(duì)檢測(cè)數(shù)據(jù)采集、記錄、處理、傳輸、存儲(chǔ)時(shí)，應(yīng)制定措施保證數(shù)據(jù)的完整性、正確性和保密性 。

從以上可見，電子記錄是完全可以代替紙質(zhì)記錄的，而且記錄的電子化、無(wú)紙化必定是一個(gè)趨勢(shì)，國(guó)家也頒布了電子簽名法，更加保障了電子記錄的實(shí)施。但有些高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域的檢測(cè)機(jī)構(gòu)，比如接受監(jiān)督檢查較多的生態(tài)環(huán)境檢測(cè)機(jī)構(gòu)，還是擔(dān)心電子記錄不被允許，其實(shí)完全可以放心，《生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定補(bǔ)充要求》中關(guān)于電子記錄有了更具體明確的規(guī)定，具體體現(xiàn)在第十六條和第十八條，其中第十六條規(guī)定：“生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)記錄樣品采集、現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試、樣品運(yùn)輸和保存、樣品制備、分析測(cè)試等監(jiān)測(cè)全過(guò)程的技術(shù)活動(dòng)，保證記錄信息的充分性、原始性和規(guī)范性，能夠再現(xiàn)監(jiān)測(cè)全過(guò)程。所有對(duì)記錄的更改（包括電子記錄）實(shí)現(xiàn)全程留痕。監(jiān)測(cè)活動(dòng)中由儀器設(shè)備直接輸出的數(shù)據(jù)和譜圖，應(yīng)以紙質(zhì)或電子介質(zhì)的形式完整保存，電子介質(zhì)存儲(chǔ)的記錄應(yīng)采取適當(dāng)措施備份保存，保證可追溯和可讀取，以防止記錄丟失、失效或篡改”。

第十八條規(guī)定：“使用實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)（LIMS）時(shí)，對(duì)于系統(tǒng)無(wú)法直接采集的數(shù)據(jù)，應(yīng)以紙質(zhì)或電子介質(zhì)的形式予以完整保存，并能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)這類記錄的追溯”。

講到這里，想必各位已經(jīng)看明白了，就是記錄的關(guān)鍵不在于介質(zhì)，而在于管理，無(wú)論是紙質(zhì)記錄還是電子記錄，我歸納了一下，一定要保證“六性”：即原始性、充分性、規(guī)范性、可追溯性、安全性、保密性。有了這六性，機(jī)構(gòu)就可以“六六大順”，如何做到這六性呢？且聽我下篇文章分解。