每當(dāng)提起采購降本,我們更多了解的是生產(chǎn)材料也就是原材料的降本,這主要是因?yàn)樯a(chǎn)材料在總采購額中占比最大、關(guān)注度最高,相關(guān)的研究和理論支持也最豐富,降本收益的影響力也是最大的。隨著生產(chǎn)材料降本工作的持續(xù)進(jìn)行,越來越多的企業(yè)開始關(guān)注到非生產(chǎn)材料,也就是間接材料的降本工作。今天借此機(jī)會(huì)也結(jié)合我在間接材料采購的工作經(jīng)驗(yàn),跟大家分享一下“制造型企業(yè)間接材料的降本”這個(gè)話題,一方面大家對(duì)間接采購有一個(gè)比較清晰的認(rèn)識(shí),另外一方面,希望對(duì)從事間接采購工作的伙伴在降本方面提供一些參考。 一般而言,間接材料采購相對(duì)于直接材料,占企業(yè)總成本的10%~30%,屬于小頭,另外間接材料品類多,需求隨機(jī)、管理難度大,又是直接材料采購管理不可比擬的。近年來,越來越多的企業(yè)開始關(guān)注間接采購降本,通過有效的管理和策略,間接采購成本降低10%到30%是可以實(shí)現(xiàn)的。我們將通過以下幾個(gè)方面來共同探討間接材料的降本策略。 我們首先來定義一下間接材料。每個(gè)企業(yè)對(duì)間接材料的叫法和涉及范圍有所不同,在這里我們將間接材料定義為一個(gè)企業(yè)總成本去掉原材料和人工福利之外的費(fèi)用支出,一般包括材料和服務(wù)兩個(gè)部分。 相對(duì)于直接材料,間接材料采購有其特殊性,在降本工作入手前,我們需要先盡可能徹底地了解我們面對(duì)的這項(xiàng)工作的特征特質(zhì),所謂“知己知彼,百戰(zhàn)不殆”。大體上,制造業(yè)企業(yè)間接材料具有八大特征: 第一個(gè),信息化程度低。我們知道,現(xiàn)在制造業(yè)幾乎都在用ERP系統(tǒng),但是這套ERP系統(tǒng)在采購模塊,更多是支持直接材料,對(duì)于間接材料采購經(jīng)常并行這另外一套流程,且電子話程度比較低。采購申請(qǐng)單,我們行內(nèi)話簡(jiǎn)稱PR。很多企業(yè)間接材料的采購需求還需要提交紙質(zhì)的需求單據(jù),兩級(jí)經(jīng)理簽字以后,交給采購來詢價(jià)、下單。整個(gè)過程都在線下進(jìn)行,效率低下。 第二個(gè),物料種類雜。間接材料涉及企業(yè)運(yùn)營(yíng)的方方面面,制造型企業(yè)大體上涉及的物料類別有MRO物料(包括維修備件、生產(chǎn)輔料、辦公用品、勞保、生產(chǎn)用工具等等),維修維護(hù)服務(wù)、行政市場(chǎng)服務(wù)、部分福利、基建裝修、租賃、IT、差旅服務(wù)等等,每一個(gè)類別又能劃分出更多的細(xì)項(xiàng),相對(duì)于直接材料,間接材料的物料類別非常繁雜。 第三個(gè),需求緊急。相對(duì)于直接材料良好的計(jì)劃性,間接材料相當(dāng)一部分物料的需求是沒有計(jì)劃性的。以維護(hù)、維修物料為例,幾乎都是生產(chǎn)設(shè)備、動(dòng)力設(shè)備等重要設(shè)備的維修備件,下了采購需求恨不得馬上就能送到的,要不就得停產(chǎn)。往往間接材料采購充當(dāng)著救火隊(duì)員的角色。 接下來第四個(gè)特征,規(guī)格不清,間接采購面對(duì)的都是內(nèi)部客戶,也就是公司內(nèi)部所有的職能部門,大家都可以提采購需求,只要領(lǐng)導(dǎo)批了,就都交給采購。但是,我們往往發(fā)現(xiàn)按照需求部門提交的需求單,采購詢不來價(jià),供應(yīng)商買不來東西。一個(gè)零件基本上要進(jìn)行兩三輪的確認(rèn),才能搞清楚需求部門需要的到底是什么。有些需求人員比較到位,拍個(gè)照片給我們?cè)儍r(jià),有些需求人員只告訴一個(gè)部件名稱,干什么用的,其他啥都沒有,供應(yīng)商得上門對(duì)接好幾次,才基本能上搞清楚。這樣的過程非常耗費(fèi)時(shí)間資源,物料好不容易到貨了,我們還得背著采購不及時(shí)的罵名,扯皮、推諉、內(nèi)耗的情況非常常見。 第五, 分不清輕重緩急。如上面第四點(diǎn)提到的,面對(duì)這么多的需求人員,每個(gè)人都希望自己的材料趕緊到貨,都喊著急,對(duì)于采購來講,就分不清楚誰是真的急,誰是假的急了。索性,大家都一視同仁,這樣的結(jié)果是,都著急,就都不急了,真正著急的到不了貨,天天被投訴。 第六個(gè),領(lǐng)用怪。什么叫領(lǐng)用怪?就是著急的東西采購逼著供應(yīng)商想辦法送來了,過了一段時(shí)間,發(fā)現(xiàn)材料還在庫房沒開包裝呢。這樣就回到剛才說的第五點(diǎn),到底是急還是不急?我們都知道狼來了的故事,采購還能相信使用部門的緊急需求是真緊急嗎?下次供應(yīng)商還愿意配合我們緊急送貨嗎?惡性循環(huán)。 第七個(gè),供應(yīng)商規(guī)模龐大。由于間接材料類別多,物料繁雜,這就必然導(dǎo)致供應(yīng)商規(guī)模龐大,且大部分供應(yīng)商的交易額都很低,占用了我們大量的管理資源和系統(tǒng)資源,嚴(yán)重影響效率。 第八個(gè),一次性交易。間接材料的需求各式各樣,一錘子買賣比比皆是,絕大部分的一次性供應(yīng)商由需求方指定,價(jià)格談判難度大,付款條件苛刻,管理風(fēng)險(xiǎn)極大,同時(shí),對(duì)我們系統(tǒng)資源的影響是巨大的。 回到我們今天的主題。我們知道采購工作的核心是降本,既然要降本,那么首先,我們要了解公司一年的間接采購支出到底有多少,一般可以通過財(cái)務(wù)費(fèi)用表獲取。剛才也提到間接材料采購面臨的八大難題,如何系統(tǒng)地降本,達(dá)到我們的收益目標(biāo)?如何實(shí)現(xiàn)采購的價(jià)值?我們從哪里入手?第一步我們?cè)撟鍪裁矗?/p> 顯然,我們的第一步一般是分析成本的構(gòu)成。我們知道,一個(gè)降本項(xiàng)目一般有三個(gè)方面的影響: 材料成本,包括商務(wù)降本和技術(shù)降本,商務(wù)降本主要是材料商務(wù)因素的優(yōu)化,包括價(jià)格降低,庫存優(yōu)化,付款條件優(yōu)化等等。技術(shù)降本主要是消耗量的優(yōu)化以及材料替換、國產(chǎn)化、效率提升等等。對(duì)于采購降本而言,我們把這部分成本的影響考慮為直接成本影響。 人員成本,即我們思考一下如果通過優(yōu)化流程是否能精簡(jiǎn)組織 管理成本,我們是否可以通過優(yōu)化流程,提升效率,提高精度,減少浪費(fèi) 這兩項(xiàng)我們考慮為間接成本影響。 第二步,我稱之為采購管理5S,即對(duì)工作職責(zé)、物料和供應(yīng)商庫進(jìn)行整合、整理、整頓。 1. 關(guān)閉呆滯和一年發(fā)生較少采購的SKU 2. 經(jīng)常發(fā)生采購的物料建立SKU,由系統(tǒng)自動(dòng)跑出物料需求,減少手動(dòng)申請(qǐng) 3. 給供應(yīng)商分類,我們根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)與支出兩個(gè)維度建立二維坐標(biāo),就可以將供應(yīng)商劃分為4個(gè)類別,即,戰(zhàn)略類,日常類,瓶頸類和杠桿類。整合、關(guān)閉交易金額小、同類別數(shù)量多的日常類供應(yīng)商, 4. 與生產(chǎn)維修部門合作,根據(jù)當(dāng)時(shí)的生產(chǎn)計(jì)劃,和供應(yīng)商的采購前置期重新梳理,并定義主要SKU的安全庫存和訂貨點(diǎn)。 5. 劃分間接材料類別,定義供應(yīng)商類別,并按類別重新分配采購工作,整合相似的、關(guān)聯(lián)的類別。 6. 制定間接材料供應(yīng)商開發(fā)及準(zhǔn)入流程,改變一套模板走天下的形式化模式,要求各采購工程師嚴(yán)把關(guān)。 通過上述措施,間接材料數(shù)據(jù)庫的整潔度可以得到明顯的提升,采購人員的工作效率也明顯提升,管理成本下降明顯,為我們下一步的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 第三步,采購申請(qǐng)流程信息化,即在SAP實(shí)現(xiàn)采購需求即PR的申請(qǐng)和審批。 建議聯(lián)合各需求部門和IT成立項(xiàng)目小組,重新定義間接材料采購的內(nèi)部申請(qǐng)流程,實(shí)現(xiàn)ERP線上申請(qǐng)。通過采購申請(qǐng)信息化項(xiàng)目,我們可獲得的收益包括: 1. 工作效率得到極大的提升,在采購申請(qǐng)審批流程方面提高效率超過80%。 2. 采購信息的準(zhǔn)確性也得到顯著的改善 3. 最終減少2名采購員,2名維修部門計(jì)劃員(buyer) 4. 減少紙張的使用,為環(huán)保作出貢獻(xiàn),節(jié)省紙張及印刷成本每年2萬元人民幣 5. 采購合規(guī)性得到進(jìn)一步加強(qiáng) 第四步,給間接物料定義類別 為什么要定義類別?間接材料種類繁多,按物料管理難度相當(dāng)之大。我們結(jié)合用途分類和物料的ABC分類法,首先將間接材料SKU進(jìn)行分類,并建立價(jià)格和消耗量追蹤模板,對(duì)于占比更大的非SKU物料,要求使用部門在提交采購申請(qǐng)時(shí)必須定義物料類別。作為典型的制造型企業(yè),通過梳理,可將間接物料分類如下: 備品備件:主要需求部門為維修部門,包括標(biāo)準(zhǔn)備件、定制備件、模具、工具等 生產(chǎn)輔料:生產(chǎn)部門生產(chǎn)線使用的包括各種刀具、化學(xué)品、低值易耗品等 辦公裝備:包括IT,文具、勞保、家具、印刷品等 行政福利:餐廳、班車、差旅、綠化、保險(xiǎn)、垃圾清運(yùn)等等 物流倉儲(chǔ):運(yùn)輸、貨代、倉儲(chǔ)、快遞等 設(shè)備設(shè)施:以投資為主,主要是廠內(nèi)設(shè)備的新購和改造等 市場(chǎng)文宣:廣告策劃、宣傳、展臺(tái)搭建、公關(guān)等等 外部服務(wù):安保、土木基建、審核、日常維修、廢品招標(biāo)、測(cè)量校準(zhǔn)等等 通過給物料進(jìn)行類別定義,有益于: 1. 系統(tǒng)了解公司內(nèi)部間接材料的構(gòu)成 2. 后續(xù)工作更有針對(duì)性,做到有的放矢 3. 更便于做成本分析、預(yù)測(cè)和追蹤 4. 月度匯總和報(bào)告的數(shù)據(jù)來源 講到這里我們會(huì)看到一個(gè)問題,SKU的成本追蹤是非常便捷的,本身就是常用物料,我們又有ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)記錄,我們有追蹤模板,SKU價(jià)格的變動(dòng)需要兩級(jí)審批才可以更改等等,那么對(duì)于非SKU的部分物料,我們?cè)鯓硬拍芨玫乜刂瞥杀灸兀?/p> 間接材料最大的降本空間就在這部分非SKU的物料里面。 這類物料的特點(diǎn)代表了我們間接材料管理的難點(diǎn),就是我剛開始提到的八個(gè)方面,我們?cè)賮砘仡櫼幌拢?/p> 我們有八個(gè)類別的間接物料和服務(wù),每個(gè)級(jí)別多多少少都包含著上面說的這八個(gè)特征,降成本從哪里入手?我們的辦法有很多種,但是套路都是一樣的 首先根據(jù)ABC原則來對(duì)物料類別進(jìn)行排序,結(jié)果如下面圖片所示: 設(shè)備設(shè)施:20% MRO類, 20% 運(yùn)營(yíng)輔料, 18% 行政福利, 15% 物流倉儲(chǔ),12% 外部服務(wù):8%% 辦公裝備, 5% 市場(chǎng)文宣:2% 我們將降本重點(diǎn)關(guān)注在占公司間接費(fèi)用總額的85%,即前五項(xiàng)類別。 那我們目前常用的降本方法有哪些呢?前面提到過,我們主要分為商務(wù)降本和技術(shù)降本兩類。 商務(wù)降本:談判降價(jià)、引入競(jìng)爭(zhēng)、集中采購、外包服務(wù)等,主要表現(xiàn)為價(jià)格的下降 技術(shù)降本:通過工藝或技術(shù)改進(jìn)降低材料用量,或者使用替代材料、國產(chǎn)化、生產(chǎn)效率提升等等 講了這么多,終于講到我們本次課程的核心內(nèi)容。 我給大家展示一個(gè)表,是我們針對(duì)不同的間接材料類別,給予不同的降本策略。 從表中我們可以看到,每種類別我們?cè)谑褂貌煌慕当静呗裕酉聛?,我們從最基本的價(jià)格談判開始,了解一下各個(gè)降本方法的特點(diǎn)。 商務(wù)降本: 價(jià)格談判。有一定間接材料采購經(jīng)驗(yàn)的同學(xué)說了,對(duì)于非SKU的物料進(jìn)行談判降價(jià)純粹是浪費(fèi)時(shí)間,首先是沒有歷史價(jià)格對(duì)比,供應(yīng)商報(bào)多少錢事實(shí)上不受控制,全在采購員要求的松或者緊。其次,占用時(shí)間較多,一個(gè)物料來回幾次談判,個(gè)把小時(shí)就過去了,效果怎樣,心里還沒底。所以,對(duì)于這類物料,我們不提倡單純的商務(wù)談判降價(jià)。引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,是更有效的方式。 我們做采購的最樂意看到的就是供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手間的價(jià)格廝殺,往往我們會(huì)將需求物料的信息同時(shí)發(fā)給3個(gè)以上的供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià),誰價(jià)格低就選誰,做的稍微好點(diǎn)的采購會(huì)再跟報(bào)價(jià)低的供應(yīng)商砍砍價(jià)。大家發(fā)現(xiàn),這么詢價(jià)也會(huì)花費(fèi)很多的時(shí)間,一方面物料多,發(fā)布詢價(jià)和整理報(bào)價(jià)會(huì)花費(fèi)很多時(shí)間,另外一方面,采購員還要花很多時(shí)間去跟供應(yīng)商周旋,跟他們解釋為什么最終選了別人家。所以這樣的競(jìng)價(jià)方式我們也注定要進(jìn)行改進(jìn)。 那么什么樣的競(jìng)爭(zhēng)模式更有效更高效呢? 我們引入一個(gè)概念叫“逆向拍賣”,英文叫Reverse Auction, 電子化采購的一種,受邀供應(yīng)商通過電子采購平臺(tái),在給定的時(shí)間段內(nèi)對(duì)標(biāo)的物進(jìn)行報(bào)價(jià),報(bào)價(jià)次數(shù)不限。每次報(bào)價(jià),供應(yīng)商是可以看到自己的報(bào)價(jià)排名的,競(jìng)價(jià)結(jié)束后報(bào)價(jià)最低的供應(yīng)商獲得第一名,并獲得訂單。采購工程師在平臺(tái)上發(fā)出詢價(jià)需求,供應(yīng)商在平臺(tái)上可以和我們的需求人員在線溝通。報(bào)價(jià)截止后,系統(tǒng)自動(dòng)生成價(jià)格對(duì)比表,以及本次競(jìng)價(jià)的收益統(tǒng)計(jì)。 電子競(jìng)價(jià)平臺(tái)適用于哪些類別的材料呢? 描述清晰、型號(hào)完整、用途明確、詢?cè)幢憬莸奈锪弦约翱梢苑纸狻⒘炕姆?wù)類別都可以用于電子競(jìng)價(jià),目前我們主要將逆向拍賣應(yīng)用于MRO物料,物流運(yùn)輸,和部分外部服務(wù)等。 當(dāng)前越來越多的企業(yè)認(rèn)識(shí)到了電子競(jìng)價(jià)無可比擬的優(yōu)勢(shì): 1. 公平的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)。 2. 改變競(jìng)爭(zhēng)博弈的模式 3. 多方鏈接,在線互動(dòng),效率提升,有記錄,不怕扯皮 4. 數(shù)據(jù)收集平臺(tái)。物料信息記錄完整清晰,為物料標(biāo)準(zhǔn)化提供有力支持 5. 無地域限制, 6. 合規(guī)性保證 7. 采購流程優(yōu)化,效率提升 那么使用電子競(jìng)價(jià)平臺(tái)要注意哪些方面呢? 1. 供應(yīng)商資源一定要豐富,因?yàn)椴少徥亲接^虎斗的角色,所以電子平臺(tái)上參與的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商數(shù)量越多,降本效果就會(huì)越好,所以采購節(jié)省出來的精力,一定是投入在尋源方面。 2. 關(guān)閉采購員價(jià)格查詢權(quán)限,避免采購私下與供應(yīng)商通風(fēng)報(bào)信 3. 設(shè)置競(jìng)價(jià)幅度,避免低一分錢也排名第一的情況 4. 建立淘汰制度,建議每單設(shè)置兩輪競(jìng)價(jià),第一輪末位淘汰,這樣避免大家集中在最后一分鐘報(bào)價(jià),導(dǎo)致競(jìng)價(jià)達(dá)不到預(yù)期效果 5. 監(jiān)督串標(biāo)。采購要做好供應(yīng)商背景調(diào)查,避免串標(biāo)情況。 6. 建立懲罰制度,廢標(biāo)、棄標(biāo)、串標(biāo)、造假等行為的供應(yīng)商要有對(duì)應(yīng)的嚴(yán)厲的懲罰規(guī)則,做到讓供應(yīng)商不敢違規(guī)。 7. 采購員定期輪崗。 那么隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展,對(duì)間接材料采購的不斷探索,對(duì)于描述不清晰的、需要供應(yīng)商頻繁上門確認(rèn)技術(shù)信息的MRO材料和服務(wù),上面講到的方法就有些跟不上節(jié)奏了,那么有沒有更好的解決方案呢?答案是有!目前發(fā)展比較快速的是MRO的外包服務(wù),即,將MRO材料和服務(wù)外包給一家,或者少數(shù)幾家專業(yè)的第三方MRO服務(wù)公司,由第三方提供物料、服務(wù)、倉儲(chǔ)、維修維保的全套服務(wù),甲方企業(yè)以低于相關(guān)總成本的固定費(fèi)率或者價(jià)格費(fèi)率支付給第三方公司,從而實(shí)現(xiàn)降本。目前做的好的第三方公司,震坤行,西域,東河,鑫方盛等等,很多,發(fā)展非常迅速,很多大型制造企業(yè)也早早走向了MRO外包之路,包括海爾,華為、施耐德、中石化等等。 當(dāng)走向MRO外包這一步,有些同學(xué)可能會(huì)問,那么電子競(jìng)價(jià)平臺(tái)是不是就可以不用保留了呀?答案是繼續(xù)保留啊,畢竟新材料的需求每年都在不斷提出,為了避免第三方外包公司這類物料的報(bào)價(jià)不受監(jiān)督,建議通過競(jìng)價(jià)平臺(tái)進(jìn)行價(jià)格確認(rèn),當(dāng)MRO外包和電子競(jìng)價(jià)平臺(tái)合理地搭配使用,效果會(huì)非常好。 上面我們主要針對(duì)MRO和一些可以標(biāo)準(zhǔn)化的材料和服務(wù)講述了常用的降本方案, 那么,對(duì)于商務(wù)降本,我們常用到另外一個(gè)降本的手段,叫集中采購,這個(gè)集中采購我認(rèn)為有兩個(gè)概念,即由采購部門集中負(fù)責(zé)和各部門需求的整合。前者利用了采購在商務(wù)方面的專業(yè)性獲得更有利的價(jià)格,后者集中了物料需求可以做到量大價(jià)優(yōu)。這部分比較好理解,也是大部分企業(yè)采取的方式,在這里不多說了。 技術(shù)降本。 剛才我們用了比較長(zhǎng)的時(shí)間分享了一下商務(wù)降本的方法,那么對(duì)于間接材料降本的重頭戲技術(shù)降本,我們又有哪些有效手段呢? 在降低消耗和減少采購需求方面,降本是逆人性的一項(xiàng)活動(dòng),就比如讓一個(gè)抽煙的人戒煙,他有無數(shù)個(gè)理由來證明煙是必需品,那么我們?cè)趺礃幽茉谶@個(gè)逆人性的活動(dòng)中獲得可觀的收益呢? 1. 我們需要每個(gè)類別成立一個(gè)跨部門的項(xiàng)目小組,間接采購經(jīng)理擔(dān)任總協(xié)調(diào)人,成員包括物料需求部門領(lǐng)導(dǎo),物料需求負(fù)責(zé)人,財(cái)務(wù)協(xié)調(diào)人,研發(fā)人員或者工藝人員,以及一個(gè)項(xiàng)目跟蹤模板或者系統(tǒng),物料需求負(fù)責(zé)人一般作為項(xiàng)目的實(shí)際負(fù)責(zé)人和主要指標(biāo)擔(dān)當(dāng)。 2. 分階段管理項(xiàng)目。我們一般將一個(gè)項(xiàng)目分成六個(gè)階段,即:L5—初始想法階段,L4—可行性分析,L3—制定行動(dòng)計(jì)劃,評(píng)估項(xiàng)目收益。L2—行動(dòng)計(jì)劃完成,L1—收益爬坡,L0—穩(wěn)定收益階段。每個(gè)階段由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自行規(guī)定完成時(shí)間和行動(dòng)計(jì)劃。 3. 制定降本收益統(tǒng)計(jì)規(guī)則和獎(jiǎng)懲規(guī)則,項(xiàng)目成員將從每個(gè)項(xiàng)目的硬收益(hard saving)中獲得一定比例的抽成獎(jiǎng)勵(lì),貢獻(xiàn)不同則獎(jiǎng)勵(lì)比例有所不同。這一步叫“賦能”,怎樣把一個(gè)逆人性的工作轉(zhuǎn)變成大家都樂于去做的工作,賦能是核心手段。 4. 降本卓越團(tuán)隊(duì)定期表彰,在公司信息系統(tǒng)公開事跡。 5. 借力。如前面所述,間接材料降本過程中勢(shì)必會(huì)遇到各種的抵觸、抗拒、不配合、拖延等等,我們要學(xué)會(huì)借助外力,比如來自于公司高層的支持,集團(tuán)政策要求等等。我們是建立了項(xiàng)目跟蹤和匯報(bào)機(jī)制,每周向公司高層匯報(bào)降本項(xiàng)目進(jìn)度,推動(dòng)各項(xiàng)目按時(shí)間節(jié)點(diǎn)順利完成 另外還有一種降本手段,我們也用過的,就是采購流程繁瑣化。這個(gè)道理比較容易理解,不贅述。 今天我們主要分享了間接材料的降成本策略,由間接采購的八大難點(diǎn)入手,結(jié)合公司間接費(fèi)用構(gòu)成,通過分類、整合、優(yōu)化等手段提高工作效率間接降本,針對(duì)主要的間接物料類別采取不同的降本策略直接降本,基本上涵蓋了制造業(yè)常用的降本方法。世間沒有一勞永逸的降本方案,間接材料的降本是個(gè)持續(xù)的過程,需要站在總成本優(yōu)化的角度來思考做好持久戰(zhàn)的準(zhǔn)備,并學(xué)習(xí)其他企業(yè)好的降本案例,理解、吸收和創(chuàng)新出適合本公司的降本方案。 |
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