【原】項目管理軟件 Project 的應(yīng)用（中級）

CKO養(yǎng)成計劃 2020-09-27

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Project 功能簡介
Project 的操作基礎(chǔ)（中級）

Project 功能簡介

Microsoft Project （或 MSP）是一個國際上享有盛譽的通用的項目管理工具軟件，凝集了許多成熟的項目管理現(xiàn)代理論和方法，可以幫助項目管理者實現(xiàn)時間、資源、成本的計劃、控制。

（一）處理多個項目及子項目

可以將多個項目存儲在相互連接的不同文件里；
也能在同一個文件中存儲多個項目。

同時處理幾百甚至幾千個項目，并繪制出甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖。

（二）制作報表

一定時期內(nèi)的各種信息：如，某一時期內(nèi)完成和正在進(jìn)行的任務(wù)，及準(zhǔn)備開始的任務(wù)。
財務(wù)報表，顯示全面的信息：包括所有任務(wù)，整個項目的預(yù)算、超支情況，累計預(yù)算成本，實際成本及承付款項。
成本/進(jìn)度控制系統(tǒng)準(zhǔn)則（c/scsc）報表。
對項目的各種或一組資源進(jìn)行配置的報表。
定制的標(biāo)準(zhǔn)報表、交叉報表、變量基準(zhǔn)對比表。

（三）資源管理

Project 有一份資源清單，列明了各種資源的名稱、資源可利用時間的極限、資源標(biāo)準(zhǔn)及過時率、資源的收益方法和文本說明。

每種資源都可以配以一個代碼和一份成員個人的計劃日程表。
對每種資源加以約束。如，它可被利用的時間數(shù)量。
用戶可以按百分比為任務(wù)配置資源，設(shè)定資源配置的優(yōu)先標(biāo)準(zhǔn)，為同一任務(wù)分配各個資源，并保持對每項資源的備注和說明。
系統(tǒng)能突出顯示并幫助修正不合理配置，調(diào)整和修勻資源配置。
大部分軟件包可以為項目處理數(shù)以千計的資源。

（四）計劃

在 Project 中，用戶才能界定需要進(jìn)行的活動。

用戶對每項任務(wù)選取一個標(biāo)題、起始與結(jié)束日期、總結(jié)評價及預(yù)計工期（包括按各種計時標(biāo)準(zhǔn)的樂觀、最可能及悲觀估計），明確與其他任務(wù)的先后順序關(guān)系及負(fù)責(zé)人。

大部分程序可以創(chuàng)建工作分析結(jié)構(gòu)，協(xié)助進(jìn)行計劃工作。

（五）項目監(jiān)督及跟蹤

Project 允許用戶確定一個基準(zhǔn)計劃，并就實際進(jìn)程及成本與基準(zhǔn)計劃里的相應(yīng)部分進(jìn)行比較。

大部分系統(tǒng)能跟蹤許多活動，如，進(jìn)行中或已完成的任務(wù)、相關(guān)的費用、所用的時間、起止日期、實際投入或花費的資金、耗用的資源，及剩余的工期、資源和費用。

關(guān)于這些跟蹤特征，管理軟件包有許多報告格式。

（六）進(jìn)度安排

Project 能為進(jìn)度安排工作提供廣泛的支持，而且一般是自動化的。

大部分系統(tǒng)能根據(jù)任務(wù)和資源清單及所有相關(guān)信息制作甘特圖及網(wǎng)絡(luò)圖，對于這些清單的任何變化，進(jìn)度安排會自動反映出來。

用戶還能：

調(diào)度重復(fù)任務(wù)；
制定進(jìn)度并安排任務(wù)的優(yōu)先順序；
進(jìn)行反向進(jìn)度安排（從末期到日首期）；
確定工作輪班；
調(diào)度占用時間；
調(diào)試任務(wù)；
確定最晚開始或盡早開始時間；
明確任務(wù)必須開始或必須結(jié)束日期（或者是最早、早晚日期）。

（七）假設(shè)分析

Project 的一個非常實用的特點是進(jìn)行假設(shè)分析，用戶可以利用這一特點來探討各種情形的效果。

在某一項目的一些節(jié)點上，用戶可以向系統(tǒng)詢問：如果拖延一周，會有什么結(jié)果？
系統(tǒng)會自動計算出延遲對整個項目的影響，并顯示出結(jié)果。

這種分析能使項目經(jīng)理更好地控制有關(guān)項目的各種風(fēng)險。

Project 的基礎(chǔ)操作（中級）

（一）Project 使用步驟

輸入項目基本信息；
輸入任務(wù)名稱、任務(wù)持續(xù)時間、建立任務(wù)間的邏輯關(guān)系；
檢查網(wǎng)絡(luò)邏輯關(guān)系；
輸入資源數(shù)據(jù)、費用數(shù)據(jù)；
保存進(jìn)度計劃和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；
檢查工期和成本目標(biāo)是否符合要求，不符合則進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化；
將最優(yōu)計劃設(shè)置為基準(zhǔn)計劃；
打印計劃報告(網(wǎng)絡(luò)圖、橫道圖、資源負(fù)荷圖)；
開始實施項目，并分別在月底各進(jìn)行一次跟蹤和控制。

（二）甘特圖

按條形圖的方式表示任務(wù)的開始和結(jié)束時間，以及依賴關(guān)系的方法，橫道的長度代表這一任務(wù)的工期。

如果將每項任務(wù)的基準(zhǔn)計劃的和實際計劃的條形圖放到一起，就得到了跟蹤甘特圖，能夠比較計劃與實際之間的偏差，更直觀地了解項目進(jìn)度。

（三）關(guān)鍵路徑法（CPM）

根據(jù)工作分解結(jié)構(gòu)分解后的結(jié)果，在任務(wù)之間建立起依賴關(guān)系，估計每個任務(wù)的工期，再根據(jù)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整個項目工期的計算，同時計算出每個任務(wù)的時差，計算時差，找到影響項目工期的任務(wù)（關(guān)鍵任務(wù)），即關(guān)鍵路徑法。

這種方法可以幫助我們很快地找到影響項目工期的關(guān)鍵因素，采取措施，壓縮工期。

（四）如何管理一個項目？

整體規(guī)劃項目：確定要達(dá)到的目標(biāo)，確定資源，建立資源庫?？紤]項目所受的限制，確定可用于完成項目的時間，以及項目的里程碑和期限。
制訂計劃：計劃項目開始和結(jié)束的時間，確定項目所有的任務(wù)及其執(zhí)行者；任務(wù)工作量和時間估計，確定任務(wù)相關(guān)性，將資源分配到各項任務(wù)。
優(yōu)化管理：優(yōu)化的目標(biāo)是對已制訂好的項目計劃通過不同的手段和方案以實現(xiàn)降低項目成本和縮短項目工期。
項目跟蹤：跟蹤項目的進(jìn)程，對實際數(shù)據(jù)與原計劃的值進(jìn)行比較。找出差異，再進(jìn)行調(diào)整，周而復(fù)始地進(jìn)行計劃、執(zhí)行、比較、調(diào)整。
項目結(jié)束：項目結(jié)束后，將初始計劃與項目實際進(jìn)程進(jìn)行比較，建立項目文件檔案，將項目信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔。

（五）使用心得

修改非工作日為正常工作日：右擊右側(cè)日期欄 → 【更改工作時間】→ 將需要改為工作時間的日期先定 → 選取右側(cè)【非默認(rèn)工作時間】；
網(wǎng)格線：主菜單 → 格式 → 網(wǎng)格 → 選擇要修改的線條（左邊為工作表和標(biāo)題，右側(cè)為甘特圖）→ 修改線型和顏色；
可能制作分級任務(wù)（即下面幾項工作的總時間）：利用格式工具將級別上升或下降；
更改標(biāo)題欄字體大小：選中某一列 → 鼠標(biāo)右鍵 → 【文本樣式】→【要更改的項】→【行列標(biāo)題】→ 改更字體、字號。