疫情之下，多數(shù)企業(yè)已開啟遠(yuǎn)程辦公一周，但遠(yuǎn)程協(xié)作成效卻并不盡如人意。

如何保證員工的產(chǎn)出？遠(yuǎn)程的會(huì)議如何開得更有效？如何保證員工能用心思考？如何保證信息能同步成了管理者的挑戰(zhàn)。

2月8日晚，小飯桌公益直播課第三講開講。我們邀請(qǐng)到了三節(jié)課創(chuàng)始人&CEO后顯慧作為分享導(dǎo)師進(jìn)行主題為“遠(yuǎn)程辦公協(xié)同兩大對(duì)策：管理方案和協(xié)同工具”的精彩分享。精彩觀點(diǎn)如下：

1. 對(duì)信息流、工作流、團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力進(jìn)行管理是企業(yè)面臨的核心問題

以下是后顯慧老師分享實(shí)錄，小飯桌作了不影響原意的整理，以饗讀者。

脈脈最近做的2020年職場(chǎng)人士開工狀態(tài)的調(diào)查，我從中挑選三個(gè)問題與大家分享。

第一，員工在家辦公的時(shí)間區(qū)間？

調(diào)查顯示只有27%的員工與以往辦公時(shí)間相同，大部分人工作時(shí)間并不規(guī)律。

第二，員工在家辦公需要克服的問題？

調(diào)查顯示大部分人容易被其他事情打擾，缺乏工作氛圍和動(dòng)力，作息不規(guī)律。

第三，目前職場(chǎng)人最關(guān)心什么問題？

基層員工與中層管理員工最關(guān)心返工后的健康是否有保障，其次擔(dān)心工作任務(wù)能否完成；而企業(yè)高管則最關(guān)心企業(yè)的生存和發(fā)展是否會(huì)受到影響，并擔(dān)心所在行業(yè)是否會(huì)受到疫情的影響。

總體而言，現(xiàn)在的開工狀態(tài)不容樂觀，員工的工作效率參差不齊，大家普遍比較焦慮。從企業(yè)管理的角度來說，管理者所面臨的挑戰(zhàn)遠(yuǎn)大于執(zhí)行者。

以我們的經(jīng)驗(yàn)來看，企業(yè)目前主要有三個(gè)大的挑戰(zhàn)。

第一個(gè)挑戰(zhàn)是對(duì)信息流的管理。線上辦公之后，很容易出現(xiàn)釘釘、企業(yè)微信等辦公軟件信息爆炸的情況，而且整個(gè)管理狀態(tài)是離散的，信息的傳遞雜亂無章，員工很難尋找到核心的信息。

第二個(gè)挑戰(zhàn)是對(duì)工作流的管理。由于工作系統(tǒng)有很多，員工很難清晰了解項(xiàng)目進(jìn)展，且團(tuán)隊(duì)溝通成本也會(huì)變高。

第三個(gè)挑戰(zhàn)是對(duì)團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力的管理。缺乏集體辦公的約束，家庭場(chǎng)景下，團(tuán)隊(duì)很難激發(fā)出較強(qiáng)的戰(zhàn)斗力。

針對(duì)以上三個(gè)挑戰(zhàn)，我們建議通過工具與規(guī)則相結(jié)合的方式積極應(yīng)對(duì)，下面詳細(xì)展開。

在遠(yuǎn)程協(xié)同中，各層級(jí)角色不同，面臨的核心挑戰(zhàn)、難點(diǎn)與應(yīng)該執(zhí)行的任務(wù)也存在差異。

對(duì)于管理層來說需要考慮的是，團(tuán)隊(duì)成員處于離散式分布狀態(tài)下，要如何保證信息通暢。

為了應(yīng)對(duì)這種挑戰(zhàn)，管理者的主要任務(wù)是定規(guī)劃，做計(jì)劃，拆任務(wù)。

定規(guī)劃是對(duì)于一些基礎(chǔ)但重要的事情。比如員工的到崗離崗時(shí)間；一些通訊機(jī)制與通訊禮儀；信息流發(fā)起與過程的監(jiān)督；最后一定要設(shè)定緊急聯(lián)系人，確保每個(gè)員工都可以被聯(lián)系到。

做計(jì)劃主要針對(duì)的是公司戰(zhàn)略與人力。疫期公司線下的業(yè)務(wù)、線下活動(dòng)的交付等都會(huì)受到影響，公司戰(zhàn)略的優(yōu)先級(jí)肯定需要重新思考討論，這時(shí)需要管理團(tuán)隊(duì)做出最后的決定。另外，管理層還需要確認(rèn)遠(yuǎn)程協(xié)同中的核心崗位，需要重點(diǎn)關(guān)注。最后，要對(duì)人力資源的缺口進(jìn)行分析?，F(xiàn)階段情況下，有線下業(yè)務(wù)的公司可以適當(dāng)將線下團(tuán)隊(duì)切一切。

拆任務(wù)是細(xì)化管理顆粒度的過程。管理層要定義好核心問題是什么，然后拆解關(guān)鍵指標(biāo)，最后將每個(gè)指標(biāo)落實(shí)到人。執(zhí)行的過程中注意拆解關(guān)鍵指標(biāo)時(shí)要做到盡可能細(xì)致，比如制定每周指標(biāo)，甚至是每日指標(biāo)。

對(duì)于中層員工而言，面臨的最大挑戰(zhàn)是怎樣去建立團(tuán)隊(duì)的信心，這就要求中層員工需要對(duì)基層員工做遠(yuǎn)程賦能，幫助成員解決一些遠(yuǎn)程工作的效率問題。

在具體落實(shí)上，中層員工需要做到三點(diǎn)：拆任務(wù)要將關(guān)鍵目標(biāo)拆解為具體工作，并將工作分配給團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人；做協(xié)調(diào)要根據(jù)團(tuán)隊(duì)中員工的狀態(tài)做資源的調(diào)配，并對(duì)授權(quán)范圍做一些重新調(diào)整；看進(jìn)度要做到向上匯報(bào)，向下協(xié)同。

對(duì)于基層員工而言，最難的事情就是如何對(duì)抗干擾，對(duì)抗干擾的結(jié)果也決定了是否能獲得領(lǐng)導(dǎo)的信任。

對(duì)此，基層工作人員需要管時(shí)間、做執(zhí)行、常匯報(bào)。首先，員工需要在家中創(chuàng)造一個(gè)適合辦公的場(chǎng)景，給自己一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的工作空間對(duì)抗干擾。其次，確定任務(wù)的優(yōu)先級(jí)，把工作分成具體的動(dòng)作，每一個(gè)節(jié)點(diǎn)的工作進(jìn)度需要主動(dòng)上報(bào)，每天做一次匯總。

具體到實(shí)操環(huán)節(jié)，關(guān)于如何讓遠(yuǎn)程會(huì)議如何開得更有效，如何保證員工能用心思考，如何保證信息能同步還要把控好五個(gè)要素：

第一，拆任務(wù)、定標(biāo)準(zhǔn)是關(guān)鍵。

管理者制定的團(tuán)隊(duì)目標(biāo)和工作周計(jì)劃，要以O(shè)KR（目標(biāo)和關(guān)鍵成果）的方式來執(zhí)行。讓員工養(yǎng)成每日從“我的工作任務(wù)”開始工作，先組織自己的工作重點(diǎn)。具體拆任務(wù)、定標(biāo)準(zhǔn)的方式前文已經(jīng)提到，不再贅述。

第二，建議每日遠(yuǎn)程開站會(huì)，團(tuán)隊(duì)成員開個(gè)短會(huì)，更新團(tuán)隊(duì)的進(jìn)度。在讓大家有開工儀式感的同時(shí)，把核心業(yè)務(wù)梳理清楚。

站會(huì)怎樣開？有四個(gè)要點(diǎn)：

1. 領(lǐng)導(dǎo)主持或輪值主持；

2. 先回顧周、月目標(biāo)，然后每個(gè)成員反饋完成情況和當(dāng)天計(jì)劃；

3. 重點(diǎn)記錄項(xiàng)目狀態(tài)，連接到相應(yīng)文檔中；

4. 每天站會(huì)都要記錄。

如何做遠(yuǎn)程的項(xiàng)目討論會(huì)？有以下五個(gè)流程：

1. 會(huì)議邀請(qǐng)，發(fā)出開會(huì)使用的全部資料；

2. 參會(huì)者提前出預(yù)覽并提出問題；會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)是討論問題和達(dá)成共識(shí)的，而不是拋問題，問題要在看協(xié)同文檔的時(shí)候就提出來；

3. 視頻會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，參會(huì)人分享各自的觀點(diǎn)后要產(chǎn)生共識(shí)；

4. 立即形成會(huì)議紀(jì)要和工作任務(wù)；

5. 及時(shí)跟進(jìn)和確認(rèn)產(chǎn)出（在日?qǐng)?bào)中）。

總結(jié)一下，在項(xiàng)目會(huì)議上要減少工作群的碎片化溝通，慎重討論效果更好；會(huì)議全過程都值得沉淀，在做項(xiàng)目的過程中就沉淀了知識(shí)。

第三，建立周報(bào)文化，并及時(shí)反饋。周報(bào)的基本邏輯是我的OKR是什么？包含本周完成的內(nèi)容、本周的思考或疑問、下周的計(jì)劃等內(nèi)容。

對(duì)于周報(bào)中值得討論的問題，需要得到更及時(shí)和高質(zhì)量的反饋。在遠(yuǎn)程系統(tǒng)里面相互反饋更為重要，管理者更要重視員工的思考，除了反饋外，甚至要支持和激勵(lì)。

第四，建立關(guān)鍵信息的唯一通道。團(tuán)隊(duì)內(nèi)經(jīng)常用的東西，要放到統(tǒng)一的地方，比如工作流程、崗位說明、SOP(工作準(zhǔn)則）文檔、各種制度等，更新完要迅速同步給受影響的人。

第五，消除信息的大爆炸。微信是信息流，核心是效率高，信息量大。溝通上使用的即時(shí)通訊軟件比如釘釘、微信企業(yè)是工作流，能夠把工具和IM結(jié)合起來。

總結(jié)一下，協(xié)同不等于用IM聊天，更重要的是把重要信息沉淀下來；選擇能綁定IM的工具，獨(dú)立的工具很容易成為孤島。

如何選擇協(xié)同方案，有兩大原則：

第一，短期過渡選擇。短期方便優(yōu)先，優(yōu)先去選擇現(xiàn)成的、順手的，不需要很復(fù)雜學(xué)習(xí)的；建議使用企業(yè)IM+視頻會(huì)議+文檔工具即可。

第二，長(zhǎng)期協(xié)同選擇。寧缺毋濫，用幾款產(chǎn)品解決幾個(gè)典型問題，而不是聽到好就試，要結(jié)合業(yè)務(wù)場(chǎng)景，你重視什么就選擇這個(gè)領(lǐng)域最好的；協(xié)同不等于聊天，鏈條記錄不等于沉淀，沒有沉淀的東西難形成公司核心資產(chǎn)，不利于復(fù)制。

有哪些可供參考的協(xié)同工具：

l  解決溝通問題：釘釘、企業(yè)微信、飛書

管理是根本，工具是輔助，溝通工具很多，遠(yuǎn)程協(xié)同的關(guān)鍵是信息沉淀。團(tuán)隊(duì)的能力，光憑溝通效率是不解決問題的，沒有一款產(chǎn)品能解決所有問題，但選擇后一定要堅(jiān)持使用，而且需要去領(lǐng)導(dǎo)帶頭，全員才能用。

疫情是一次危機(jī)，能不能變成一次轉(zhuǎn)機(jī)呢？ 我認(rèn)為疫情之下，是提升公司整體的協(xié)同效率和管理能力的好時(shí)機(jī)。如果這些事情能夠被沉淀下來，被延續(xù)下去，公司就從危機(jī)中獲取了一些轉(zhuǎn)機(jī)。