若你是效率控，必定久仰GTD大名，它算的上時(shí)間管理界的逼格代表。這格就格在，復(fù)雜難懂，不好上手。

這篇文章是我研讀《Getting Things Done》并結(jié)合多年GTD使用經(jīng)驗(yàn)所寫，盡量還原GTD全貌，澄清誤區(qū)，提示可能觸及的雷區(qū)。希望讀完我的文章后，能讓您把GTD用的明明白白。

一、GTD可能并不是你認(rèn)為的GTD

既然想用，那得知道它有何用。時(shí)間管理、提高效率，一提GTD就這兩詞。顯然，這兩詞太抽象。多數(shù)人認(rèn)為，GTD能充分利用一天時(shí)間做更多事，部分人認(rèn)為GTD能治療拖延癥，更有人把GTD作為提醒器，對(duì)抗遺忘。

這些確為GTD所及之事，但非核心賣點(diǎn)。Kindle能壓泡面，但便攜閱讀和護(hù)眼才是它的核心賣點(diǎn)。用就要用它的核心賣點(diǎn)，否則會(huì)顯得本末倒置。沒有人為了壓泡面買Kindle，不是嗎？

GTD的核心賣點(diǎn)是節(jié)省腦力。有些人事多人忙，一天還沒過(guò)完，精力已耗竭，打不起精神完成更多工作。David Allen 認(rèn)為用大腦來(lái)記憶是浪費(fèi)，完全可用第三方紙筆或軟件等代替，待需處理此事之時(shí)，再進(jìn)入大腦，而非一直盤踞在腦海中。心無(wú)旁騖能提高當(dāng)下效率，還可節(jié)省精力，應(yīng)付更多工作。GTD的功效在《都忙成狗了，還覺得荒廢人生，怎么破？》一文中已詳述。

由此可見，GTD的前提是“你很忙”。假如你不忙，只是時(shí)間利用率不高，愛拖延，愛磨蹭，GTD不是不能用，但也要明白，它并不是為這種情況設(shè)計(jì)的。

二、GTD的作用原理

做任何事，都遵循客觀的五個(gè)步驟：收集、判斷、整理、復(fù)查、執(zhí)行。以「家中請(qǐng)客設(shè)宴」為例：

• 收集：詢問(wèn)有幾位客人赴約，分別喜歡吃什么。

• 判斷：判斷客人的喜好，哪些能滿足，哪些不能滿足，需要多少份食物。

• 整理：記下準(zhǔn)備做的菜，準(zhǔn)備買的食材。

• 復(fù)查：檢查還有何遺漏之處。

• 執(zhí)行：設(shè)宴之日，按預(yù)想好的操作即可。

做事的五個(gè)步驟

前四步是準(zhǔn)備期，顯然準(zhǔn)備越充分，執(zhí)行越輕松?，F(xiàn)實(shí)情況是，很多人前四步隨便做做，導(dǎo)致問(wèn)題積壓在執(zhí)行階段，手忙腳亂，還是以「家中請(qǐng)客設(shè)宴」為例：

• 收集：?jiǎn)杹?lái)的喜好只記在腦子里，漏了，忘了，記錯(cuò)了。

• 判斷：判斷需基于收集來(lái)的信息，前面記的亂七八糟，判斷自然很模糊。

• 整理：腦子里大概想想做什么菜，要買什么食材。

• 復(fù)查：隨便想想，好像差不多了。

• 執(zhí)行：請(qǐng)客之日，A問(wèn)想吃的雞翅有沒有，你才想起來(lái)；某道菜要提前腌制才入味，現(xiàn)在來(lái)不及了；記得家中還有一瓶醬油，怎么就用完了？

GTD理論認(rèn)為，人的精力有限，一旦腦力跟不上，就會(huì)混亂，可通過(guò)合理分配腦力以優(yōu)化五個(gè)步驟：前四步準(zhǔn)備充分，第五步傻瓜執(zhí)行。

每個(gè)步驟都是下一步的基石，若全儲(chǔ)存在大腦中，大腦會(huì)很累。換句話說(shuō)，我們能輕易說(shuō)出事情的來(lái)龍去脈：

我在炸雞翅，因?yàn)锳說(shuō)想吃，反正我會(huì)做，也正好有食材。其實(shí)A更喜歡紅燒雞翅，我記得家中有醬油的，怎么找不到了，只能炸了。希望端給他的時(shí)候，他不要嫌棄。

GTD則要求忘記前因后果，因?yàn)樵缫延眉埞P或軟件記錄，所以一個(gè)使用GTD的人是這樣的：

為什么在炸雞翅？管他呢，反正現(xiàn)在就是炸雞翅。我要翻面了，否則糊了。
炸完之后，看一眼GTD系統(tǒng)，上面寫著：把雞翅端給A。

GTD理論認(rèn)為，前期充分準(zhǔn)備，執(zhí)行便可心無(wú)旁騖，更輕松，也更專注，提高效率是自然之事。

注意事項(xiàng)

收集、判斷、整理、復(fù)查、執(zhí)行，五個(gè)步驟盡管貫穿GTD，卻非GTD提出的做事方法。而是通過(guò)觀察，發(fā)現(xiàn)人們客觀上就是這樣做的。GTD基于客觀，對(duì)五個(gè)步驟進(jìn)行優(yōu)化。

三、五個(gè)步驟的優(yōu)化方法

1、收集：設(shè)置生肉庫(kù)

你需要一個(gè)生肉庫(kù)來(lái)代替大腦記憶，將所有待處理的信息記錄其中。其他GTD的文章，會(huì)稱之為工作籃、收件箱等。但我覺得生肉庫(kù)更形象，因?yàn)槭占娜窃夹畔?，像沒字幕的原版片，是生肉，待加工。

五步驟中的第一步：收集

生肉庫(kù)可實(shí)體可虛擬。存放促銷單的盒子、記事本，這是實(shí)體生肉庫(kù)。手機(jī)上的APP、電腦文件夾、郵件收件箱等，這是虛擬生肉庫(kù)。根據(jù)實(shí)際情況，可設(shè)置1-2個(gè)生肉庫(kù)，勿多勿少，適用最好。

有些人看到這，要開始糾結(jié)工具了。GTD用紙筆即可搞定，高效的工具當(dāng)然更佳，但為了不淪為“玩工具”，本文僅以紙筆為例。

寫在紙上的生肉庫(kù)

注意事項(xiàng)

不僅僅把“準(zhǔn)備做的事”記入生肉庫(kù)，而是記入一切待處理的信息。這和其他待辦清單有很大區(qū)別。

GTD的作用是分配腦力，但凡要用腦的信息，都放入生肉庫(kù)。

收集階段如何避免崩壞

1. 所有信息統(tǒng)統(tǒng)放入生肉庫(kù)，一個(gè)不落。如果生肉庫(kù)中只是部分信息，你就無(wú)法完全依賴它，你知道他不完整，還需要用腦記。如此一來(lái)，變成兩頭兼顧，搞得更為費(fèi)腦而不是省腦。

領(lǐng)導(dǎo)讓你采購(gòu)5樣商品，你在清單上記了3樣。你無(wú)法對(duì)照清單買完就走，只能在超市里拼命回想。當(dāng)你一旦想起，會(huì)直奔貨架，若再掏出紙筆完善購(gòu)物清單，明顯多此一舉。這就是為什么有些人用GTD覺得更麻煩，而不是更輕松。

2. 不要超過(guò)2秒。根據(jù)我的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，單條收集時(shí)間超過(guò)2秒，代表收集方法太麻煩，麻煩的事定不能長(zhǎng)久。請(qǐng)避免以下三種情況：

1. 不合理的生肉庫(kù)：掃碼送紅包的促銷單，放盒子里即可，不用拍成照片存印象筆記。

2. 做多余的事：常見于用APP做生肉庫(kù)。周三14點(diǎn)開會(huì)，如此記錄即可。不用設(shè)定時(shí)間提醒，分類，標(biāo)注重點(diǎn)等等。這是后面的事，不要在收集階段做。

3. 執(zhí)念：常見于手賬控。記個(gè)信息要畫花，要貼紙，要換顏色，不然對(duì)不起美美的手賬。熱情一過(guò)就懶的搞。

3. 定期清空生肉庫(kù)。 注意是清空不是清理。生肉庫(kù)必須定期空無(wú)一物，我為了避免堆積每日清空。但這的清空不代表完成，而是把“生肉”從生肉庫(kù)里移出，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。

2、判斷：為“生肉”打標(biāo)簽

收集的后一步是判斷。所謂判斷，是指對(duì)“生肉”作定性。定性的方法是依次提問(wèn)，再根據(jù)答案給“生肉”打標(biāo)簽。

五步驟中的第二步：判斷

Q1: 這是什么？

收集階段要求不超過(guò)2秒，原始信息基本一掃而過(guò)。為了正確判斷，有必要再次閱讀，看清楚后進(jìn)入Q2。

Q1：這是什么？

Q2: 現(xiàn)階段是否執(zhí)行？

如果不能執(zhí)行，從沒用 可能會(huì)做 可能有用 中選1個(gè)標(biāo)簽打上，判斷結(jié)束。
如果可以執(zhí)行，進(jìn)入Q3。

沒用：過(guò)期的優(yōu)惠券、沒意義的信息、已取消的計(jì)劃等等。
可能會(huì)做：想做但不是現(xiàn)在。比如，網(wǎng)上推薦的美食，有機(jī)會(huì)打算去吃。別人推薦的電影，有空打算去看。
可能會(huì)用：今后會(huì)派上用處的信息。比如，外賣單、優(yōu)惠券、可借鑒的案例等。

Q2：現(xiàn)階段能否執(zhí)行？

Q3：2分鐘內(nèi)能否完成？

2分鐘內(nèi)可完成，打上2分鐘標(biāo)簽，判斷結(jié)束。
如果耗費(fèi)2分鐘以上，請(qǐng)進(jìn)入Q4。

Q3：2分鐘內(nèi)是否完成？

Q4：能否一步完成？

如果不能，打上多步標(biāo)簽，判斷結(jié)束。
如果一步即可搞定，請(qǐng)進(jìn)入Q5。

一步：一個(gè)動(dòng)作即可完成。比如，打電話給小王、丟垃圾、復(fù)印合同。
多步：一個(gè)以上動(dòng)作才可完成。比如，策劃年會(huì)，主題演講、通過(guò)英語(yǔ)六級(jí)考試。

Q4：能否一步完成？

注意事項(xiàng)

同一動(dòng)作在不同場(chǎng)景下，可能是「一步動(dòng)作」也可能是「多步動(dòng)作」，視情況而定。例如：簽合同。

如果你已和對(duì)方談妥，僅差簽字。這是「一步動(dòng)作」。
如果沒有談好，簽字之前，還有商討細(xì)節(jié)，雙方確認(rèn)等步驟，這就是「多步動(dòng)作」。

GTD中把一步完成的事稱為「行動(dòng)」，把一步以上完成的事稱為「項(xiàng)目」。

Q5：自己做？別人做？

如果自己做，打上自己做標(biāo)簽，判斷結(jié)束。
如果別人做，打上別人做標(biāo)簽，判斷結(jié)束。

Q5：自己做還是別人做？

至此，判斷全部結(jié)束，打標(biāo)后的生肉庫(kù)見下圖。實(shí)際使用中，打標(biāo)可在腦內(nèi)進(jìn)行，沒必要寫下來(lái)，此處僅為示例。

生肉庫(kù)的打標(biāo)示意圖

3、整理：清空生肉庫(kù)

整理是把“生肉”從生肉庫(kù)中移出，按其標(biāo)簽，分類處置。你需要幾張紙，寫上愿望清單、項(xiàng)目清單、執(zhí)行清單、等待清單；存放資料的文件夾（可虛可實(shí)）；一本日歷。

上圖是不同標(biāo)簽的生肉對(duì)應(yīng)的去處，下面將依次詳述。

沒用 - 垃圾桶

有兩種情況會(huì)收集無(wú)用“生肉”。一是快速收集沒看仔細(xì)，二是事情有變，有用變無(wú)用。別因此沮喪， 沒用 標(biāo)簽的生肉直接丟掉。

沒用的條目直接劃掉

可能會(huì)做 - 愿望清單

想做但不是現(xiàn)在，也未安排何時(shí)，總覺得有朝一日會(huì)做。比如，網(wǎng)上推薦的餐廳、別人推薦的電影、想學(xué)的技能，等等。這份清單可以理解為“mark”，先標(biāo)記一下，有空再說(shuō)。

從生肉庫(kù)劃去，放到愿望清單

小技巧

建議完善“生肉”措辭。如果以「想」字開頭，語(yǔ)義將更明確。

可能有用 - 文件夾

這些通常不是任務(wù)，而是資料。不可丟棄，留備待查。實(shí)體資料可用文件夾保存，虛擬資料可用網(wǎng)盤、印象筆記等等?？捎霉ぞ邩O多，以后會(huì)對(duì)此逐一推薦。但切記，不要淪為“玩工具”。照相機(jī)玩的再溜，也不代表攝影水平高超。

從生肉庫(kù)劃掉，放到對(duì)應(yīng)的保存點(diǎn)

2分鐘 - 立刻去做

2分鐘內(nèi)能完成的事，直接做掉，刪除即可。

做完從生肉庫(kù)中劃去

自己做 - 執(zhí)行清單、日歷

標(biāo)為 自己做 的生肉，移到「執(zhí)行清單」。如有準(zhǔn)確日期，則標(biāo)在日歷上。

從生肉庫(kù)劃去，寫到對(duì)應(yīng)的執(zhí)行清單和日歷

小技巧

建議完善“生肉”措辭。加上動(dòng)詞或以動(dòng)詞開頭，語(yǔ)義將更明確。

準(zhǔn)確日期指僅可在這天執(zhí)行，早不行，晚也不行。

別和開始和截止日期弄混。比如，10日-15日開團(tuán)買面膜。不可標(biāo)注在10日，也不可標(biāo)注在15日。應(yīng)寫在「執(zhí)行清單」上并注明開始和截止日期。

這樣做是為保持「日歷」的緊迫感。如果日歷上的任務(wù)可變動(dòng)，會(huì)令人麻木，久而久之將不再對(duì)日期敏感。

別人做 - 等待清單

交給別人做的事，寫在「等待清單」中。雖無(wú)需自行動(dòng)手，但仍為分內(nèi)事，必要時(shí)或許要催促，因此不能簡(jiǎn)單刪除，而要留有痕跡。

從生肉庫(kù)劃去，寫到等待清單

小技巧

建議完善“生肉”措辭。如果以「等」字開頭，語(yǔ)義將更明確。

多步 - 項(xiàng)目清單

「項(xiàng)目清單」較特殊，移出時(shí)不作為內(nèi)容，應(yīng)使用全新空白紙，作為標(biāo)題。

每個(gè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)一個(gè)清單

將「執(zhí)行清單」「日歷」「等待清單」中與其相關(guān)的行動(dòng)，匯總到項(xiàng)目清單。

匯總到項(xiàng)目清單

進(jìn)一步分解項(xiàng)目，預(yù)計(jì)該項(xiàng)目還需哪些「一步行動(dòng)」，再填到對(duì)應(yīng)的「執(zhí)行清單」「日歷」「等待清單」。

預(yù)想行動(dòng)，并抄到對(duì)應(yīng)清單

此處的項(xiàng)目分解是憑經(jīng)驗(yàn)做的預(yù)想，執(zhí)行起來(lái)并不一定就此發(fā)展，且極可能漏掉。這些無(wú)需擔(dān)心，只要嚴(yán)格按照GTD流程，這些問(wèn)題可在復(fù)查階段被修正。

這也正是為何明明重復(fù)，卻一定要單設(shè)「項(xiàng)目清單」。進(jìn)度控制對(duì)項(xiàng)目管理而言至關(guān)重要，混在其他清單中加大分辨難度，不易復(fù)查。篩選和回想很費(fèi)腦，而GTD的宗旨是省腦。

至于為何不把其他清單上的去掉，僅用「項(xiàng)目清單」，這就涉及執(zhí)行階段如何省腦了。

注意事項(xiàng)

抄來(lái)抄去確實(shí)繁瑣，實(shí)際操作并不會(huì)用紙筆，而是APP。用GTD適配度高的軟件，沒有這么麻煩。

4、復(fù)查：執(zhí)行前的最后準(zhǔn)備

很多人能用GTD，但用不久，跑著跑著就崩，癥結(jié)在于復(fù)查不到位。該詞原文翻譯過(guò)來(lái)叫“回顧”，但我覺得認(rèn)為表達(dá)不精準(zhǔn)，容易誤解成“看下自己做過(guò)什么”。這步重點(diǎn)在檢查，而不是“人生跑馬燈”。

復(fù)查是執(zhí)行前的最后準(zhǔn)備。明天要出差了，今晚再檢查下行李是否缺漏；馬上要考試了，進(jìn)場(chǎng)前再檢查下手機(jī)是否關(guān)機(jī)；馬上要表演了，上臺(tái)前再檢查下服裝有無(wú)紕漏。GTD的復(fù)查原理與其類似，執(zhí)行前再檢查一遍前面的步驟，看是否已按要求處理。

執(zhí)行前的再檢查

GTD理論要求的回顧頻率是每周一次，通常是周末抽出一大段時(shí)間。實(shí)際使用后深覺工作節(jié)奏快，每周復(fù)查跟不上步調(diào)，有必要加強(qiáng)復(fù)查頻率，保證現(xiàn)實(shí)和GTD系統(tǒng)不脫節(jié)。我在每天臨睡前復(fù)查，一般5-10分鐘即可。

復(fù)查的步驟

1. 檢查「生肉庫(kù)」是否清空。

2. 檢查「愿望清單」是否有條目需要執(zhí)行，轉(zhuǎn)化成行動(dòng)或項(xiàng)目。

3. 檢查每張「項(xiàng)目清單」了解項(xiàng)目進(jìn)度，并保證每個(gè)項(xiàng)目至少有一個(gè)行動(dòng)。

4. 檢查「等待清單」是否有條目需要轉(zhuǎn)化成行動(dòng)，也就是催促。

5. 檢查各清單是否有已完成、已作廢的條目，立刻刪除。

復(fù)查心得

起初使用GTD并不能完全放心，盡管晚上都安排妥當(dāng)，第二天早晨我還看下清單，需對(duì)今日事項(xiàng)做到心中有數(shù)。

熟練使用GTD后，早晨的復(fù)查已省去。我不需要提前知道，開始做了才去想。如果你對(duì)GTD不能做到完全依賴，也可先這樣過(guò)度。

再次強(qiáng)調(diào)，復(fù)查是GTD中最重要的環(huán)節(jié)。其程度相當(dāng)于把草稿紙上算的結(jié)果填到答題卡上，不復(fù)雜但很關(guān)鍵。不做這步，之前全費(fèi)。

5、執(zhí)行：按順序執(zhí)行

執(zhí)行指從「行動(dòng)清單」和「日歷」中挑件事來(lái)做。GTD對(duì)如何挑選也做了指導(dǎo)：

1. 先做「日歷」上的事項(xiàng)。

2. 再做突發(fā)工作。指臨時(shí)指派給你，較為緊急的工作。如果不緊急，放入生肉庫(kù)。

3. 做「行動(dòng)清單」上的事項(xiàng)。如果你的「行動(dòng)清單」上有超過(guò)50條行動(dòng)，挑選就成了麻煩，需用到GTD中的「情境」技巧（我的其他文章會(huì)介紹）。如果沒有超過(guò)50條，就挑能做的做吧。

如果上述行動(dòng)全部執(zhí)行完畢，就運(yùn)行GTD系統(tǒng)，也就是處理生肉庫(kù)，判斷打標(biāo)這套流程。這樣你又會(huì)有新的任務(wù)出現(xiàn)了。如果這都做完了，恭喜你，完美的一天。

四、成為GTDer

看完上述介紹，若你有意著手一試，可遵以下步驟開始：

1. GTD的初次配置

• 準(zhǔn)備好GTD工具，可以是手賬、APP等。

• 找個(gè)空閑的周末，整理所有的待辦事宜、想法等，放入生肉庫(kù)。

• 判斷、打標(biāo)，分別整理到對(duì)應(yīng)的清單。

2. GTD的日常使用

• 執(zhí)行：先做「日歷」、再做突發(fā)事件、再做「行動(dòng)清單」，如此循環(huán)。

• 生活中，所有的閃念、新任務(wù)、新資料等，放入「生肉庫(kù)」。

• 臨睡前復(fù)查：清理「生肉庫(kù)」、判斷、打標(biāo)、分解項(xiàng)目、整理到對(duì)應(yīng)清單。

3. GTD的崩潰應(yīng)對(duì)

• 將沒有記錄的“生肉”從腦內(nèi)拿出，放入「生肉庫(kù)」

• 執(zhí)行復(fù)查環(huán)節(jié)，GTD即可回到正軌。

五、寫在最后

GTD的方法已經(jīng)寫完了，指望它治療拖延癥的人，可能要失望。GTD沒有提醒環(huán)節(jié)，無(wú)法在墮落之時(shí)喚起努力之心。使用GTD的感覺，更像打網(wǎng)游。我要干嘛呢？看看任務(wù)單吧。讓人高效打怪升級(jí)，不在游戲中迷茫。如果連游戲都不打開，GTD實(shí)則無(wú)用。