綜合辦公室所涉及的業(yè)務(wù)細小且繁多，那么有規(guī)律的文件存儲勢在必行。

有的朋友說，按照自己的思路存儲就可以。是的，如果存儲的有條有理，其他同事能很順利的查找，那自然合理。如果對文件存儲沒有思路，一頭霧水，不妨閱讀本篇的文檔存儲思路。

首先是建立文件夾結(jié)構(gòu)，主結(jié)構(gòu)涵蓋了綜合辦公室職責(zé)清單，具體包括11個一級文件夾、對應(yīng)建立若干二級文件夾及三級文件夾。

一級文件夾：企業(yè)資質(zhì)（證書）

• 二級文件夾：章程資料

股東資料：身份證明、護照、簡歷；

公司文件資料：企業(yè)文化歷史資料、公司章程（含修正案）、股東名錄、股東決議、股東轉(zhuǎn)讓協(xié)議等；

• 二級文件夾：公司證件資料(原件掃描)

營業(yè)執(zhí)照；

組織機構(gòu)代碼；

公司業(yè)務(wù)相關(guān)資質(zhì)證件：如房地產(chǎn)企業(yè)-預(yù)售證、建筑工程許可證等，外貿(mào)企業(yè)-海關(guān)許可證、食品經(jīng)營許可證等；

房屋租賃協(xié)議或產(chǎn)權(quán)證書等等。

公司證照資料，需額外做好年檢、更新工作。

• 二級文件夾：企業(yè)大型設(shè)備資料

設(shè)備臺帳、設(shè)備技術(shù)與使用說明書、合格證明、安裝調(diào)試記錄、運行記錄、大修記錄、事故記錄、技改記錄、圖紙、計量器具校驗等等；

企業(yè)產(chǎn)品標準體系、工藝文件、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量管理文件、各種質(zhì)量活動記錄、外來標準等等；

• 二級文件夾：企業(yè)電子公章、電子法人章

一級文件夾：企業(yè)管理制度

• 二級文件夾：管理制度

公司及各部門整套管理制度，如考勤管理制度、績效管理制度、車輛管理辦法、印章管理制度、員工檔案管理制度及員工離職管理辦法等等。

• 二級文件夾：制度相關(guān)常用表格

主要存儲制度的附件類表格：如采購申請表、離職申請書、用車申請表等等。

一級文件夾：人事事務(wù)

一級文件下，會建立功能齊全的人事管理系統(tǒng)，方便查閱。

• 人事檔案

檔案存儲時，有兩種方式：以員工為單位存儲和以類別為單位存儲。兩種存儲方式各有優(yōu)缺點，可以根據(jù)各自的習(xí)慣選擇。

以員工為單位存儲方法：按照員工姓名依次建立二級文件夾（員工數(shù)量即為二級文件夾數(shù)量），分別保存員工的基礎(chǔ)資料、考核記載、培訓(xùn)資料、薪資標準資料、工作計劃和總結(jié)資料、勞動合同及重大活動記載。

以類別為單位存儲方法：分別以基礎(chǔ)資料、考核記載、培訓(xùn)資料、薪資標準資料、工作計劃和總結(jié)資料、勞動合同及重大活動記載名稱設(shè)立二級文件夾，員工個人資料按照此分類歸類存儲。

其中，員工基礎(chǔ)資料包括：員工個人檔案、電子寸照、身份證、學(xué)歷證明、資格證明、業(yè)績證明、離職等;

考核記載包括：如績效、培訓(xùn)考核等；

勞動合同:聘用合同書；

重大活動記載：如活動、獎懲、照片、培訓(xùn)記載及所獲榮譽類等。

• 企業(yè)招聘資料

一級文件夾：企業(yè)公文

• 二級文件夾：內(nèi)部通知

本公司發(fā)布（含轉(zhuǎn)發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿等；

• 二級文件夾：紅頭文件

對外（外來）：上級機關(guān)下發(fā)的需公司執(zhí)行的文件，及向上級主管部門的報告、請示，上級批復(fù)等文件；

內(nèi)部紅文：根據(jù)經(jīng)營需要，公司下發(fā)的經(jīng)營決策、人事任免、規(guī)章制度等；

• 二級文件夾：會議紀要類

重要會議紀要、辦公例會紀要等。

一級文件夾：領(lǐng)導(dǎo)資料

比如領(lǐng)導(dǎo)名片、入黨信息、簡介、電子寸照等等。

該文件夾內(nèi)包含臨時其他類文件，如領(lǐng)導(dǎo)臨時安排做某類表格、兄弟單位的某項事務(wù)等等。

一級文件夾：公車事宜

該文件夾存放公司所有公務(wù)用車的基本信息、駕駛?cè)藛T簽訂的車輛使用安全責(zé)任書及維修保養(yǎng)紀律等等；

一級文件夾：各部門報表

顧名思義，即是各部門上報各類報表的存放地，如周報表、月計劃表、月績效表、季度銷售情況匯總、宣傳物料費用明細單等等。

一級文件夾：企業(yè)業(yè)務(wù)資料

每個公司都有主營業(yè)務(wù)，比如房地產(chǎn)企業(yè)，日常的業(yè)務(wù)資料有制式合同、項目效果圖、各樓的基本情況、固定的宣傳資料等等；

一級文件夾：企業(yè)宣傳設(shè)計資料

• 二級文件夾：宣傳板塊

如企業(yè)重大活動的新聞稿及圖片資料、階段宣傳計劃及宣傳文案等等；

另有對企業(yè)外宣常用合作單位信息、聯(lián)系電話、提供的服務(wù)及費用明細等信息匯總；

• 二級文件夾：設(shè)計資料

企業(yè)各類外宣的設(shè)計原文稿，如畫冊、橫幅、噴繪、彩頁、logo、企業(yè)VI及展示展板等；

一級文件夾：辦公室日常文檔

物品管理：辦公用品、低值易耗品、辦公室設(shè)備采購、分發(fā)、登記及核查管理工作；

介紹信；

常用外聯(lián)電話單；

日常事務(wù)用戶名及密碼等。

一級文件夾：合同文件

一級文件下，會建立合同管理匯總表格，記錄各類合同的簽訂時間、合同對方、合同金額、簽訂事項等信息。

并且，也會詳細保存合同相關(guān)的供方資料（掃描件）、客戶資料（掃描件）及重要合同掃描版。

以上。

祝好。