時(shí)間： 2019-10-25 13:40:52 閱讀： 12030 來源： 辦稅服務(wù)中心作者： 童謠

作為財(cái)務(wù)人員，每天和數(shù)字打交道，常用的就是Excel，平時(shí)整理工資表、臺賬、出財(cái)務(wù)報(bào)表等等，都是必不可少的，那么，如何利用函數(shù)公式來提高工作效率尤為重要。

今天，小編吐血推薦幾個(gè)常用的Excel函數(shù)公式，親測好用，辛辛苦苦整理大半天，絕對值得收藏！先從入門級開始吧！

【小白入門級】

1.排序

需要將某一列數(shù)據(jù)進(jìn)行排序時(shí)，首先，點(diǎn)擊左上角的“開始”——“排序”倒三角——“自定義排序”，如下圖：

 然后會彈出兩個(gè)選項(xiàng)的提示：

（1）擴(kuò)展選定區(qū)域

把排序的結(jié)果擴(kuò)展到表格中的其他列次，例如第一列的姓名等信息，會隨同排序，這樣排序之后信息更準(zhǔn)確。

【例】按“稅額”該列進(jìn)行排序

排序前：                                                                           排序后：

（2）以當(dāng)前選定區(qū)域排序

只排序選定的當(dāng)列，其他列次不動。

排序前：                                                                            排序后：

推薦選擇“擴(kuò)展選定區(qū)域”，之后再選擇排序的主要關(guān)鍵字，例如上圖中選擇按照“稅額”排序，排序依據(jù)選擇“數(shù)值”，次序根據(jù)需要選擇“升序”或者“降序”。

 2.篩選

（1）按照標(biāo)題篩選

同時(shí)按住“Ctrl+A”全選，或者選中標(biāo)題所在行次，點(diǎn)擊左上角的“開始”——“數(shù)據(jù)”——“自動篩選”即可，會按照標(biāo)題項(xiàng)目出現(xiàn)下拉框。如下圖：

（2）篩選重復(fù)項(xiàng)

同時(shí)按住“Ctrl+A”全選，或者選中需要篩選重復(fù)項(xiàng)的區(qū)域，點(diǎn)擊左上角的“開始”——“條件格式”——“突出顯示單元格規(guī)則”——“重復(fù)值”，如下圖：

 彈出如下提示框，根據(jù)需要選擇設(shè)置重復(fù)項(xiàng)突出顯示的顏色即可。

3.凍結(jié)窗格

財(cái)務(wù)日常工作中，用到的表格比較大，涉及的項(xiàng)目數(shù)據(jù)比較多時(shí)，下滑時(shí)表頭就跟著滑過去了，不方便查看及核對數(shù)據(jù)，這時(shí)就可以用到“凍結(jié)窗格”的功能。

首先，把鼠標(biāo)點(diǎn)到需凍結(jié)的行次或列次的相鄰單元格，例如下圖中需要凍結(jié)表頭和序號列，只要用鼠標(biāo)選中與“姓名”和序號“1”的相鄰單元格“郭靖”。

然后點(diǎn)擊左上角“開始”——“視圖”——“凍結(jié)窗格”即可。

4.表間取數(shù)計(jì)算

財(cái)務(wù)工作中還會經(jīng)常遇到多個(gè)Sheet頁中互相取數(shù)計(jì)算的情況，那么怎么才能快速的調(diào)用數(shù)據(jù)過來呢？

首先，可以把鼠標(biāo)點(diǎn)到需計(jì)算的單元格中，輸入等號“=”，然后用鼠標(biāo)點(diǎn)擊左下角切換到需調(diào)用數(shù)據(jù)的Sheet頁中，選中需調(diào)用的數(shù)據(jù)后敲“Enter”鍵即可。

例如下圖中需要在空白框中調(diào)取“201905”Sheet頁中的R11單元格的數(shù)據(jù)，只要在空白框中先輸入“=”，然后鼠標(biāo)點(diǎn)擊左下角切換回“201905”Sheet頁，打開之后點(diǎn)擊R11單元格中的“4000”，然后敲“Enter”鍵即可。如下圖：

如需調(diào)用數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，則直接在選取調(diào)用的單元格數(shù)據(jù)之后，直接輸入運(yùn)算符號“+/-/×/÷……，再繼續(xù)選取下一個(gè)需要調(diào)用的單元格數(shù)據(jù)，運(yùn)算完成之后，敲“Enter”鍵即可。

什么？前面的內(nèi)容是不是有點(diǎn)太簡單了？不著急，先熱熱身嘛，我們繼續(xù)往下看！

【大咖晉階級】

熟悉了以上入門級的公式之后，再來個(gè)升級版的！

1.VLOOKUP函數(shù)

在不同的表格中，員工姓名的順序完全是不同的，需要將其他表格中同一個(gè)員工不同的信息匯總到一起，不熟悉Excel公式的，往往是將兩張表復(fù)制到一起，通過排序等手工方式進(jìn)行整理，這種操作其實(shí)是很不方便，而且很容易出錯，數(shù)據(jù)量多的情況也很耗時(shí)。這個(gè)時(shí)候，可以選擇使用VLOOKUP查詢符合條件的數(shù)據(jù)。

【例】需要將下列員工2019年8月的應(yīng)納稅額從下表的“201908”Sheet頁中“應(yīng)補(bǔ)（退）稅額”列中取數(shù)過來。

首先在需要錄入數(shù)據(jù)的單元格中輸入“=vl”，然后雙擊選擇“fx VLOOKUP”。

然后按照提示順序選擇查找值—數(shù)據(jù)表—列序數(shù)—匹配條件，或者點(diǎn)擊左上角編輯欄的“fx按鈕”插入函數(shù)，再選擇函數(shù)參數(shù)。

（1）查找值：就像查字典時(shí)要查找的音節(jié)，用來指定需要查詢的數(shù)據(jù)。這里選擇姓名“郭靖”，對應(yīng)的是此表的“B2”單元格。

（2）數(shù)據(jù)表：指的是在哪個(gè)區(qū)域中查找，這里被查找的區(qū)域是“201908”Sheet頁中的第B列“姓名”至第K列“應(yīng)補(bǔ)（退）稅額”。

（3）列序數(shù)：指的是查找到后需要返回的數(shù)據(jù)所在列，這里需要查找的應(yīng)納稅額在選定區(qū)域內(nèi)的第10列中。

（4）匹配條件：如下圖，一般輸入FALSE（精確查找）或輸入數(shù)字“0”。

全部參數(shù)設(shè)置完畢后，點(diǎn)擊“確定”。

最后，把鼠標(biāo)放在得出結(jié)果的單元格右下角位置，變?yōu)楹谏珜?shí)心“+”的形狀后，雙擊或者向下拉即可。自動匹配結(jié)果如下圖：

提醒：隱藏、合并單元格不適用，需要先取消隱藏和取消合并。

2.COUNTIF函數(shù)

數(shù)據(jù)比較多的情況下，想要在指定區(qū)域中找到符合指定條件的單元格個(gè)數(shù)，選擇使用COUNTIF函數(shù)很方便。

COUNTIF和COUNTIFS的區(qū)別是后者是可以計(jì)算多個(gè)區(qū)域，設(shè)置多個(gè)條件的。

【例】員工特別多達(dá)到上千的情況下，需要統(tǒng)計(jì)每個(gè)部門多少人。

在需要統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的單元格中輸入“=cou”，雙擊選擇“fx COUNTIF”

然后按照提示順序選擇區(qū)域—條件，或者點(diǎn)擊左上角編輯欄的“fx按鈕”插入函數(shù)，再選擇函數(shù)參數(shù)。

（1）區(qū)域：需要統(tǒng)計(jì)的部門所在的這個(gè)區(qū)域，就是“201908”Sheet頁中“的第C列“部門”。

（2）條件：需要統(tǒng)計(jì)個(gè)數(shù)的對象，就是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表中的部門下的A2“行政部”。

全部參數(shù)設(shè)置完畢后，點(diǎn)擊“確定”。

最后，把鼠標(biāo)放在得出結(jié)果的單元格右下角位置，變?yōu)楹谏珜?shí)心“+”的形狀后，雙擊或者向下拉即可。自動匹配結(jié)果如下圖：

 提醒：隱藏、合并單元格不適用，需要先取消隱藏和取消合并。

 3.SUMIF函數(shù)

簡單求和，大家都知道用sum計(jì)算就好，那么增加某個(gè)條件，再根據(jù)條件計(jì)算求和數(shù)據(jù)，就會用到SUMIF函數(shù)了。

SUMIF和SUMIFS的區(qū)別是后者是對區(qū)域中滿足多個(gè)條件的單元格求和，可以同時(shí)設(shè)置多個(gè)條件。

【例】要如何才能簡單快捷的計(jì)算每個(gè)部門員工的應(yīng)納稅額合計(jì)值？

首先，在需要計(jì)算求和的單元格中輸入“=sum”，然后雙擊選擇“fx SUMIF”。

然后按照提示順序選擇區(qū)域—條件—求和區(qū)域，或者點(diǎn)擊左上角編輯欄的“fx按鈕”插入函數(shù)，再選擇函數(shù)參數(shù)。

（1）區(qū)域：是指對應(yīng)求和條件的區(qū)域，就是“201908”Sheet頁中“的第C列“部門”。

（2）條件：需要求和的對象，就是正在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表中的部門下的A2“行政部”。

（3）求和區(qū)域：是指應(yīng)納稅額這列的求和區(qū)域，就是“201908”Sheet頁中“的第K列“應(yīng)補(bǔ)（退）稅額”。

全部參數(shù)設(shè)置完畢后，點(diǎn)擊“確定”。

最后，把鼠標(biāo)放在得出結(jié)果的單元格右下角位置，變?yōu)楹谏珜?shí)心“+”的形狀后，雙擊或者向下拉即可。自動匹配結(jié)果如下圖：

提醒：隱藏、合并單元格不適用，需要先取消隱藏和取消合并。

4.ROUND函數(shù)

ROUND函數(shù)，可以用來指定要進(jìn)行取舍的數(shù)值和要保留的小數(shù)位數(shù)，對數(shù)值四舍五入。

例如：將每個(gè)員工的應(yīng)納稅額保留2位小數(shù)。

首先，在需要計(jì)算求和的單元格中輸入“=rou”，然后雙擊選擇“fx ROUND”。

然后按照提示順序選擇數(shù)值—小數(shù)位數(shù)，或者點(diǎn)擊左上角編輯欄的“fx按鈕”插入函數(shù)，再選擇函數(shù)參數(shù)。

（1）數(shù)值：選擇需要取值的列次，即第K列“應(yīng)補(bǔ)（退）稅額”所在列次。

（2）小數(shù)位數(shù)：保留兩位，即為“2”。

全部參數(shù)設(shè)置完畢后，點(diǎn)擊“確定”。

最后，把鼠標(biāo)放在得出結(jié)果的單元格右下角位置，變?yōu)楹谏珜?shí)心“+”的形狀后，雙擊或者向下拉即可。自動匹配結(jié)果如下圖：

保留到十位，小數(shù)位數(shù)輸入值為“-1”，如下圖。

5.數(shù)據(jù)有效性

使用數(shù)據(jù)有效性，可以有效的保證數(shù)據(jù)正確。

例如：在多種數(shù)據(jù)類型中錄入標(biāo)準(zhǔn)的部門，可以省去手工錄入，設(shè)置有效性之后直接在下拉列表中選擇即可。

首先，鼠標(biāo)選中需要設(shè)置的列次第C列“部門”所在列次，然后點(diǎn)擊左上角菜單欄的“數(shù)據(jù)”——“有效性”。如下圖：

在彈出的數(shù)據(jù)有效性框，把“設(shè)置”中的允許“任何值”修改為“序列”，在來源中錄入需要設(shè)置的部門名稱，中間用逗號隔開，務(wù)必注意逗號要使用中文半角或者英文狀態(tài)下輸入。

設(shè)置完畢后點(diǎn)擊“確定”即可。設(shè)置完成后，如下圖，可以直接選擇員工所在部門，無需輸入字符，方便的同時(shí)保證正確性。

6.IF函數(shù)

這個(gè)函數(shù)可以理解為讓Excel來幫忙做判斷題。就是“如果···那么···否則···”，可以選擇使用IF函數(shù)。

例如：某個(gè)員工年度評價(jià)分為兩個(gè)等級，結(jié)果要么優(yōu)秀，要么合格。如果年度評價(jià)為“A”或者“B”為“優(yōu)秀”，否則為“合格”，要怎么計(jì)算呢？

首先，在需要計(jì)算的單元格中輸入“=if”，選擇“fx IF”。

然后按照提示順序選擇測試條件—真值—假值，或者點(diǎn)擊左上角編輯欄的“fx按鈕”插入函數(shù)，再選擇函數(shù)參數(shù)。

（1）測試條件：就是條件年度評價(jià)為“A”或者“B”，選擇年度評價(jià)單元格D2，然后輸入=”A”,兩個(gè)條件則表示為OR(D2="A",D2="B")

（2）真值：就是那么為“優(yōu)秀”

（3）假值：就是否則為“合格”

提醒：引號務(wù)必要使用中文半角或者英文狀態(tài)下輸入。

全部參數(shù)設(shè)置完畢后，點(diǎn)擊“確定”。

最后，把鼠標(biāo)放在得出結(jié)果的單元格右下角位置，變?yōu)楹谏珜?shí)心“+”的形狀后，雙擊或者向下拉即可。自動匹配結(jié)果如下圖：

由于篇幅有限，還有一些很實(shí)用的函數(shù)公式?jīng)]有一一展示，如果大家還想要了解的話，或許我們可以下次再見！