文/芒種學(xué)院@指北針（ID：lazy_info）

Hi，大家早上好，這里是芒種學(xué)院。

談到金山文檔，可能很多小伙伴都不熟悉，跟其他在線辦公軟件相比，金山文檔多了非常多的功能，例如：單元格隨動圖片、掌上看表、生成收集表單、掃碼錄入等等。

瀏覽器登錄網(wǎng)址「https://docs.wps.cn」就可以便捷使用這個工具了，除了網(wǎng)址，還有小程序可以進(jìn)行瀏覽，那么這個工具到底有多強大呢？

今天我們就來給大家分享「9個金山文檔」的最強使用技巧，每一個技巧都可以大大減少你的煩惱，提升工作效率，相信你會愛上這款軟件~

01. 云端表格&在線模板

「表格版本兼容性」相信是一件讓大家非常頭疼的事情，無論是Office還是WPS，都已經(jīng)迭代更新了非常多的版本，在自己電腦上展示得非?！?strong>完美」的表格，發(fā)送到對方的時候，卻出現(xiàn)了一堆問題，例如：字體丟失、函數(shù)功能不兼容、圖表錯位、數(shù)據(jù)丟失等等。

那么有沒有其他更好的解決方案呢？答案是有。

使用「金山文檔」的云端表格功能，將需要頻繁發(fā)送修改的表格上傳到金山文檔中，通過「分享文檔」來獲取文檔的鏈接，然后將「鏈接」發(fā)送給對方微信，這樣可以很好的避免了版本問題、微信7天清空未保存文件問題，操作也非常簡單。

「分享文檔」的鏈接可以設(shè)置「有效期」，并且對方可以在多個端，例如：電腦網(wǎng)頁、手機網(wǎng)頁打開，兼容性都非常棒，也不存在微信 7 天內(nèi)會清除文件的問題。

手機端的體驗感也非常好，相比微信自帶的表格閱讀功能，金山文檔的功能會更加完善一些，表格切換會更加流暢。

其實微信自帶的可讀不讓改其實很雞肋，金山文檔的優(yōu)勢是可以隨手改，自動保存。

最強大的是，作為國內(nèi)辦公軟件的扛把子，「金山文檔」還提供了海量免費、無廣告的在線模板，鼠標(biāo)點擊下就能快速使用。

網(wǎng)盤收藏的2G表格模板，在角落里瑟瑟發(fā)抖，介紹完「金山文檔」的最基礎(chǔ)功能，我們接著來深挖里面很亮眼的功能~

02. 掃碼錄入

這也「金山文檔」的一個特色之一，傳統(tǒng)我們要將某個二維碼的內(nèi)容錄入到Excel中，只能手動輸入，而「金山文檔」小程序提供了「掃碼錄入」功能，一步，快速錄入二維碼/條形碼內(nèi)容。

操作也非常簡單，打開文檔之后，點擊「插入」按鈕，選擇「掃碼錄入」，接著就可以掃二維碼/條形碼了，掃碼成功后，數(shù)據(jù)會被成功錄入到單元格中，效率非常高。

這個功能經(jīng)常用在商品的錄入，我們需要錄入商品的條形碼等，「金山文檔」讓你的手機瞬間變成一個掃碼槍，掃一個錄一個，簡直不要太爽~

03. 單元格隨動圖片

從事電商行業(yè)，或者HR都應(yīng)該知道這個功能，插入的圖片隨著單元格的變化而進(jìn)行變化，使用傳統(tǒng)的電子表格工具，非常難實現(xiàn)這個功能，總是需要手動調(diào)整單元格的大小，讓頁面看起來更加美觀一些，其實利用「金山文檔」就可以便捷實現(xiàn)。

打開「金山文檔」，選擇「插入」選項卡，點擊「單元格圖片」，選擇一張本地的圖片，即可快速將圖片做成隨動單元格的樣式，非常便捷。

如果是初次使用在線工具，不太習(xí)慣，那么上傳后插入圖片再將文檔下載下來也非常方便，可以大大減少你的工作量~

04. 掌上看表（黃金眼）

這是一個非常喜歡的功能，也被稱為“黃金眼”。作為一名經(jīng)常需要使用手機查看信息圖表的職場人員，在碰到復(fù)雜表格，又需要及時找到信息的時候，總是需要反復(fù)左右拖動、縮小放大。

而且手機屏幕比較小，所展示的字體也非常小，一不留神還容易看錯位置，不僅費時還費力。

我們只需要將文件導(dǎo)入「金山文檔」小程序，打開之后，只要這張表格的字段標(biāo)題大于等于6個，我們就可以點擊「篩選」按鈕，將這張表轉(zhuǎn)換成「篩選表格」，然后點擊「看表」按鈕即可（即下圖圈紅色的按鈕）。

我們只需要將文件導(dǎo)入「金山文檔」小程序，打開之后，只要這張表格的字段標(biāo)題大于等于6個，我們就可以點擊「篩選」按鈕，將這張表轉(zhuǎn)換成「篩選表格」，然后點擊「看表」按鈕即可（即下圖圈紅色的按鈕）。

05. 歷史版本回滾

文件誤操作并且已經(jīng)保存關(guān)閉了，有沒有什么辦法可以找回呢？在傳統(tǒng)的辦公軟件中，如果沒有設(shè)置版本管理或者備份等，基本上只能重做文檔了。

然而市面上的版本管理軟件學(xué)習(xí)成本太高，導(dǎo)致大部分同學(xué)仍然還在使用「復(fù)制文件」的形式來備份不同的版本。那不妨來試下「金山文檔」提供的「歷史版本」功能，這個堪稱文件時光機。

點擊「歷史版本」，可以看到文檔創(chuàng)建以來操作的任意一個版本，可以對其進(jìn)行預(yù)覽或者恢復(fù)到某個版本。

06. 表格轉(zhuǎn)表單

想必很多小伙伴都經(jīng)歷過讓同事填寫表格信息，手工進(jìn)行收集，或者將微信上的信息錄入到表格中，由于同事的辦公水平參差不齊，錄入的數(shù)據(jù)也是什么格式什么順序都有，工作效率非常低。

這種小問題，就交給「金山文檔」來完成吧，這是一個非常贊的功能，跟問卷有點像，但是更加簡潔，讓填寫表格信息錄入更加簡單。

例如，想要制作員工的花名冊，需要讓員工填寫錄入，只需要在表格的第1行錄入字段，然后選擇「數(shù)據(jù)選項卡」，點擊「根據(jù)表格生成收集表」，可以看到右側(cè)有一系列的字段名，點擊「生成」。

發(fā)布成功之后，直接把二維碼或者鏈接發(fā)送給小伙伴，即可在線生成表單式的錄入模板，同時錄入的數(shù)據(jù)會保存到這份工作表中，更加強大的是，還會檢測部分?jǐn)?shù)據(jù)的格式，錯誤的數(shù)據(jù)拒絕錄入。

再也不怕收集數(shù)據(jù)花費時間了，錯誤數(shù)據(jù)直接拒絕錄入，大大減少檢查的工作量，是不是非常棒呢~

07. 多表快速合并

眾所周知，如何我們需要合并多個同類型的 Excel 表格，復(fù)制粘貼一般是大家的首選操作，在前面我們也分享過 VBA 代碼來進(jìn)行合并，但是絕大部分同學(xué)仍然不會使用。

利用「金山文檔」的「多表快速合并」，只需簡單上傳下文件，一招輕松搞定，10分鐘的工作，30秒就搞定。

選擇「數(shù)據(jù)」選項卡下的「合并表格」，然后將上傳的表格鏈接粘貼到「數(shù)據(jù)框」中，有多少表格粘貼多少，最后一鍵合并，輕松搞定。

如果你還經(jīng)常使用手動合并，可以抓緊試下這個功能，無需安裝插件，快捷辦公~

08. 文檔多人協(xié)作

作為一款在線軟件，多人協(xié)作這個功能無需多講，是大家共有的功能，金山文檔也不例外，可以將文檔分享成「可編輯」權(quán)限，或者「指定人」，這樣可以多個端口同時編輯，并且數(shù)據(jù)會進(jìn)行實時更新。

還可以很便捷地看到哪位同事修改了哪些數(shù)據(jù)，什么時候更改的，非常貼心：

09. 多功能工具箱

除了上面這些多特色的使用技巧和功能，「金山文檔」還是十分了解國內(nèi)的情況，知道我們比較懶，也不會找工具，已經(jīng)幫我們集成了一個「多功能工具箱」，里面有非常多的常用操作，例如：圖片轉(zhuǎn)文字、PDF轉(zhuǎn)Word、圖片轉(zhuǎn)PDF、論文查重、報表收集等等。

打開小程序「金山文檔」就可以看到了，而且非常良心的沒有廣告，其他在線辦公軟件來說，簡潔了不少。

好啦，以上就是本期「辦公神器推薦」，在線協(xié)作辦公在不久將會成為一個趨勢，金山低調(diào)上線了「金山文檔」，大大降低了學(xué)習(xí)的門檻，并且非常重要的一點，就是免費、無廣告、實用。