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通過對合同管理流程梳理，進行風險評估，查找出關鍵環(huán)節(jié)的風險點。針對風險點，在完善合同管理制度的前提下，優(yōu)化組織架構，制定內部控制措施，加強薄弱環(huán)節(jié)的控制，達到防范經營風險的目的，實現(xiàn)精細化管理。
[關鍵詞]公立醫(yī)院；合同管理；風險管控 引言 醫(yī)改的持續(xù)推進對醫(yī)院提出了更高的管理要求，醫(yī)院管理模式由粗放型走向精細化。隨著業(yè)務量的增長，醫(yī)院對外簽訂經濟合同的數(shù)量也隨之增多。公立醫(yī)院合同管理作為內控體系的重要內容，其目標與內控體系的整體目標是一致的，將合同管理作為重要抓手，完善醫(yī)院內部控制體系，建立規(guī)范化管理格局，使醫(yī)院具備強大的生命力[1]。根據(jù)《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》文件精神，醫(yī)院對合同管理流程進行梳理，找出關鍵環(huán)節(jié)風險點及不足之處（圖1）。
圖1：對比圖（內部控制規(guī)范、風險點、不足） 行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）業(yè)務層面控制——合同控制 | 風險點 | 不足 | 第五十四條 單位應當建立健全合同內部管理制度。單位應當合理設置崗位，明確合同的授權審批和簽署權限 | 缺乏專人監(jiān)督 容易發(fā)生越權簽署合同 | 未設置專人進行合同審核 管理 | 沒有建立授權簽署機制 | 第五十四條 單位應當對合同實施歸口管理，建立財會部門與合同歸口管理部門的溝通協(xié)調機制財務部未參與合同簽署前審核 | 歸口管理部門職責不明確 | 沒有明確歸口管理制度 | 內審監(jiān)察科等監(jiān)督部門未參與合同簽署前審核 | 第五十四條 實現(xiàn)合同管理與預算管理、收支管理相結合 | 資金預算不準確 | 沒有結合預算、收支管理 | 第五十五條 必要時可聘請外部專家參與相關工作 | 容易產生法律風險 |
| 第五十六條 單位應當對合同履行情況實施有效監(jiān)控 | 未按照規(guī)定程序辦理合同解除等情況 | 合同履行監(jiān)督機制不完善 | 第五十六條 因對方或單位自身原因導致可能無法按時履行的，應當及時采取應對措施 第五十九條 單位應當加強對合同糾紛的管理 | 容易產生合同違約，產生合同糾紛不利于我方單位 | 糾紛機制不健全 | 第五十七條 財會部門應當根據(jù)合同履行情況辦理價款結算和進行賬務處理 | 未能及時進行貨款的結算清理 | 沒有信息管理系統(tǒng)，對合同是否履行、變更監(jiān)控較難 | 第五十八條 合同歸口管理部門應當加強對合同登記的管理，定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更情況，實行對合同的全過程管 | 查閱、追蹤合同困難 | 未能全過程管理 沒有實現(xiàn)電子化歸檔 |
通過識別風險點，找出不足，我們采取了下列改進措施：
一、制定完善的合同管理制度 合同管理規(guī)范化、科學化離不開切實可行的合同管理制度。根據(jù)《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國招標投標法》等法律法規(guī)，制定《醫(yī)院經濟合同管理辦法》，明確規(guī)定醫(yī)院的合法權益神圣不可侵犯。對合同簽訂前的準備、會簽、履行、驗收、付款、存檔、糾紛處理等環(huán)節(jié)做出規(guī)定。完善授權簽章制度，明確相關部門和崗位的職責、權限，有效防止未經授權的簽約行為。二、組織結構改造與優(yōu)化 實現(xiàn)合同草擬與審批、審批與簽訂、審批與執(zhí)行、執(zhí)行與考核等不相容職務相互分離。分級管理，內外聯(lián)動（如圖2）。為了最大程度規(guī)避法律風險，聘請第三方專業(yè)律師參與合同的擬定，起到內外協(xié)作，各部門高效合作又相互牽制。
三、規(guī)范合同管理流程 在修訂合同管理制度的基礎上，進一步對醫(yī)院的合同管理業(yè)務進行梳理。為此我們進行穿行測試(walk through testing它是指追蹤交易在財務報告信息系統(tǒng)中的處理過程)，如：簽訂一份設備合同，從合同簽訂開始時測試，經過合同簽訂、履行、歸檔等流程（圖3）。對比內部控制規(guī)范規(guī)定，找出風險點，以發(fā)現(xiàn)內控流程缺陷（如圖4）。對流程進行優(yōu)化，對審批權限重新設定，對HERP信息系統(tǒng)進行改造，實施合同管理模塊。該模塊提供合同錄入、審查、到期提醒、合同歸檔、查詢、臺賬統(tǒng)計分析等功能，實現(xiàn)合同管理全流程規(guī)范化、模板化、無紙化（如圖5）。
圖4：穿行測試的結果（風險點） | 1 | 內審監(jiān)察科、相關協(xié)助科室沒有參與合同簽訂前審批。 | 2 | 沒有規(guī)定是否根據(jù)金額大小授權科室科長簽約。 | 3 | 合同均是紙質版存放，暫未實現(xiàn)電子化存檔。 | 4 | 沒有規(guī)范的書面流程。 |
（一）合同簽訂環(huán)節(jié)
在合同簽訂環(huán)節(jié)，根據(jù)院內標準合同模板進行編輯，承辦部門錄入系統(tǒng)，生成《合同審批表》，經內審管理監(jiān)察科、分管領導、財務部、總會計師、院長確認后方才能執(zhí)行蓋章（如圖6）。對于一些特殊事項，需要經過外聘的法律顧問確認。通過合同審批表，使得權責清晰，保證合同在訂立環(huán)節(jié)得到嚴格的控制。
明確規(guī)定合同簽訂環(huán)節(jié)各部門的職責：
1、承辦科室：對合同的履行條款、雙方權利義務、違約條款負主要責任，保證合同條款與談判一致。
2、相關科室：根據(jù)業(yè)務范圍及專業(yè)知識積極提出相關建議，共同致力于合同內容的落實。如：信息科的機房建設合同（含硬件購置和機房基建），需基建科加具意見，對涉及合同的基建條款負責任。
3、法律顧問：在法律范疇內出具意見，規(guī)避法律風險。
4、內審檢察科：對合同管理全過程進行監(jiān)督，保證合同條款與談判是否一致。
5、業(yè)務分管領導：對合同審批。
6、財務部：審核財務類條款，審查是否電子化歸檔。
7、總會計師：對經濟合同進行會簽。
8、法人：對重大、特殊合同進行審批。
9、醫(yī)院辦公室:審核合同審批表上流程是否完善，對不符合流程的行為拒絕加蓋公章。（醫(yī)院公章歸口部門，符合審批流程的合同加蓋公章）
屬于“三重一大”事項需要經班子會議確認。
為了進一步提高合同管理水平，制定合同審批表的審批時限，嚴格要求相關責任人在限定的時間內審批合同（如圖7）。
（二）合同履行環(huán)節(jié)
履行是合同內部控制的關鍵環(huán)節(jié)，醫(yī)院相關部門嚴格按照合同約定方式進行執(zhí)行，維護醫(yī)院的合法權利不受損害。明確規(guī)定合同履行環(huán)節(jié)各部門的職責：
1.承辦部門。
按合同標的分類，可分為：①固定資產類合同：承辦科室組織資產安裝，并與使用科室共同驗收。對質保期內維保服務質量進行監(jiān)督，保證資產在質保期內正常運作，達到約定效果，才可支付質保金。②存貨類合同：承辦科室負責驗收及保管。③服務類合同：承辦科室根據(jù)合同條款，進行監(jiān)督考核。承辦科室根據(jù)系統(tǒng)提供的付款日期和付款金額，填寫付款申請書。
2.財務部。
根據(jù)《內部控制規(guī)范》第五十四條“實現(xiàn)合同管理與預算管理、收支管理相結合”，我院將所有資金支出均納入了全面預算管理。財務部根據(jù)科室提供的付款申請書、預算情況、合同的條款、進行合法合規(guī)審核。為了對合同履行的實時有效監(jiān)控，保證合同的時效性，合同信息系統(tǒng)提供合同到期預警、付款到期預警等功能，財務部對沒有正常履行的合同及時提醒相關科室。
（三）合同歸檔管理
傳統(tǒng)合同管理都是紙質版歸檔，且合同分布在每個科室，不利于查閱。經過合同管理信息化建設后，電子版文件（合同文檔、合同審批表等）都掃描存放在HERP平臺上，相關部門可以根據(jù)權限在系統(tǒng)上隨時查閱電子版資料、追蹤合同的付款情況。承辦部門和醫(yī)院辦公室應按照院內檔案管理制度分類保存合同原件。
四、效果確認 隨著醫(yī)院經濟規(guī)模不斷擴大，涉及面愈加廣泛，經濟合同作為醫(yī)院經濟活動的重要載體，是對合同各方形成有效約束的關鍵憑據(jù)。此次改善在領導的高度重視與醫(yī)院各職能部門共同協(xié)作下順利進行，解決了原合同管理模式存在的不足，加強了醫(yī)院對業(yè)務層面的控制，推動了內控體系的完善，形成醫(yī)院經濟合同全生命周期管理模式，保障醫(yī)院各項經濟活動有序開展。[參考文獻] [1]張瑩，李曉霓.試論如何做好醫(yī)院經濟管理管理工作——以某醫(yī)院經濟合同審查工作為例[J].中國衛(wèi)生產業(yè)，2016，(10)：29-31
[2]陳菡，陳愛華.行政事業(yè)單位與企業(yè)內部控制規(guī)范差異分析—基于COSO 內部控制整合框架視角[J].生產力研究，2013（10）：178-181. [3]財政部會計司.關于美國、加拿大政府會計改革與內部控制建設情況的調研報告[R]..http：//www.mof.gov.cn
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