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建筑工程資料管理的必要性： 1、建筑工程資料是城建檔案的重要組成部分，是工程竣工驗(yàn)收，評定工程質(zhì)量優(yōu)劣、結(jié)構(gòu)及安全衛(wèi)生可靠程度，認(rèn)定工程質(zhì)量等級(jí)的必要條件，這就要求其必須真實(shí)準(zhǔn)確，能夠全面客觀地反映工程的實(shí)際狀況。 2、建筑工程資料是對工程質(zhì)量及安全事故的處理，以及對工程進(jìn)行檢查、維修、管理、使用、改建、擴(kuò)建、工程結(jié)算、審計(jì)、決算的重要技術(shù)依據(jù)。 3、加強(qiáng)工程資料管理，可以督促參見各方的每個(gè)單位和個(gè)人按照標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和規(guī)程進(jìn)行工作。工程資料不符合有關(guān)規(guī)定和要求的，不得進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收。施工過程中工程資料的驗(yàn)收必須與工程質(zhì)量驗(yàn)收同步進(jìn)行。否則，難保真實(shí)，準(zhǔn)確。 4、施工過程中工程資料的保存管理應(yīng)按有關(guān)程序和約定執(zhí)行，工程竣工后，參建的各方應(yīng)對工程資料進(jìn)行歸檔保存。為未來的建筑提供參考、積累經(jīng)驗(yàn)，是指導(dǎo)未來工程建筑的重要信息。 收集工程資料的原則： 1）及時(shí)參與原則。施工單位文件資料的收集、管理工作必需納入整個(gè)工程項(xiàng)目管理的全過程，資料員應(yīng)該參加有關(guān)工程的技術(shù)、質(zhì)量、安全、協(xié)調(diào)等各方面的會(huì)議，并應(yīng)經(jīng)常深入施工工程現(xiàn)場，了解施工動(dòng)態(tài)，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握工程施工管理方面全面信息，便于施工資料的及時(shí)收集、整理和核對。 2）保持同步原則。資料的收集工作與工程施工的每一道工序密切相關(guān)，必須與工程的施工同步進(jìn)行，以保證文件資料的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。 3）認(rèn)真把關(guān)原則。與項(xiàng)目經(jīng)理、施工技術(shù)負(fù)責(zé)人密切配合，嚴(yán)把文件資料的質(zhì)量關(guān)。無論是對企業(yè)內(nèi)部，還是對相關(guān)單位之間往來的文件資料都應(yīng)認(rèn)真核查、校對，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正。 文件資料的管理： 1、整理分類。施工資料必須及時(shí)整理、分類，其分類的方法的很多。 （1）按資料的來源不同。如分為屬于建設(shè)單位的、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位的、材料設(shè)備供應(yīng)單位的、施工總包單位的、分包單位的、有關(guān)部門的等等。 （2）按資料歸檔的對象不同分類。如屬于建設(shè)單位的、施工單位的、城建檔案館的等等。 （3）按資料的專業(yè)性質(zhì)不同分類。如屬于建筑結(jié)構(gòu)工程的、建筑裝飾裝修工程的、建筑給水排水及采暖工程的、通風(fēng)與空調(diào)工程的、建筑電氣工程的、建筑智能化工程的、電梯工程、機(jī)電設(shè)備安裝工程的等等。 （4）按資料的內(nèi)容不同分類。如屬于施工管理資料的、施工技術(shù)資料的、施工物資資料的、施工測量記錄的、施工記錄的、隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄的、施工檢測資料的、施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄的、工程竣工驗(yàn)收資料的等 （5）按資料形成先后順序分類。對同一類型的資料應(yīng)其形成時(shí)間的先后順序進(jìn)行排序。 2、存放保管。施工單位及項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)配置適當(dāng)?shù)姆块g、器具（如文件筐、文件夾、文件盒、文件柜）等來存放文件資料。并加強(qiáng)管理和增強(qiáng)防范意識(shí)，做好“防火、防盜、防露、防蟲、防光、防塵”等工作。 3、嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。應(yīng)建立建健全完善的關(guān)于文件及資料的收集、分類、整理、保存、傳閱、借閱、查閱等制度，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理，避免文件資料的丟失和損壞。在工作中，收發(fā)文應(yīng)記錄文件名、文件摘要、發(fā)放部門、文件編號(hào)、收發(fā)文日期、收發(fā)文人員應(yīng)簽字；借閱或傳閱應(yīng)注明借閱或傳閱的日期，借閱人名，傳閱責(zé)任人，傳閱范圍及期限，借閱或傳閱人應(yīng)當(dāng)簽字認(rèn)可，到期應(yīng)及時(shí)歸還；借閱或傳閱文件借（傳）出后，應(yīng)在文件夾的內(nèi)附目錄中做上標(biāo)記。 4、及時(shí)組卷、保管、移交、歸檔。整理后的文件應(yīng)及時(shí)組卷，按照合同和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)把需要建設(shè)單位、施工單位、城建檔案館保存收藏的竣工資料，分別進(jìn)行移交，完好歸檔。 資料臺(tái)賬的建立： 一、工程資料臺(tái)帳建立的目的和方法 建立完整的工程資料臺(tái)帳既是加強(qiáng)工程資料管理的需要，也是提高公司內(nèi)部管理水平的需要。工程資料臺(tái)帳建立的主要目的一是在臺(tái)帳的記錄、整理和積累過程中起到自我監(jiān)督、強(qiáng)化項(xiàng)目管理；二是促進(jìn)企業(yè)規(guī)范管理上檔次，提高企業(yè)管理水平的需要；三是對項(xiàng)目和項(xiàng)目管理人員起到自我保護(hù)作用。 工程資料臺(tái)帳建立的方法就是將資料里一些內(nèi)容按照既定的格式打印出來，然后按相同內(nèi)容的資料進(jìn)行分類歸檔并進(jìn)行管理登記，并做好卷內(nèi)目錄。 二、工程資料臺(tái)帳格式、管理程序及填寫內(nèi)容要求（及工程資料流暢） 1.資料員應(yīng)針對項(xiàng)目將產(chǎn)生技術(shù)資料分施工準(zhǔn)備階段、施工階段、竣工驗(yàn)收階段建立以下主要臺(tái)賬(臺(tái)賬格式詳見附表)，同時(shí)結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況進(jìn)行編制。 2.填寫內(nèi)容及要求 工程資料臺(tái)賬編制內(nèi)容主要應(yīng)包括序號(hào)、歸檔日期、資料編號(hào)、工程資料內(nèi)容、編制單位、編制日期、數(shù)量、簽字流程和備注。臺(tái)賬內(nèi)容應(yīng)與案卷內(nèi)容相符，排在卷內(nèi)資料最前面。 （1）工程資料的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。 （2）工程資料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：圓珠筆復(fù)寫紙、鉛筆等（測量記錄除外）。 （3） 工程資料應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。 三、工程資料類目及盒標(biāo)的格式（見檔案盒背脊） 資料編號(hào)： 一、建議每個(gè)項(xiàng)目在進(jìn)場時(shí)就準(zhǔn)備一個(gè)資料編號(hào)章，所有資料應(yīng)在簽章流程走完后再進(jìn)行手工編號(hào)，這樣既可以方便資料的管理，又可以避免資料編號(hào)出現(xiàn)斷號(hào)引起混亂。 二、資料編號(hào)章格式 刻章的格式舉例：“華凱20 -遼陽 - - ” 舉例說明： 注：現(xiàn)場簽證單可用“Q”表示，設(shè)計(jì)變更的可用“B”表示，會(huì)議紀(jì)要可用“H”表示，工程聯(lián)系單可用“L”表示等等。 施工資料管理流程目錄： 圖1—施工技術(shù)資料管理流程圖 圖2—施工物資資料管理流程圖 圖3—檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收流程圖 圖4—分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收流程圖 圖5—子分部工程質(zhì)量驗(yàn)收流程圖 圖6—分部工程質(zhì)量驗(yàn)收流程圖 圖7—工程驗(yàn)收資料管理流程圖 圖1：施工技術(shù)資料管理流程圖 圖2：施工物資資料管理流程圖 圖3：檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收流程圖 圖4：分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收流程圖 圖5：子分部工程質(zhì)量驗(yàn)收流程圖
圖6：分部工程質(zhì)量驗(yàn)收流程圖
圖7：工程驗(yàn)收資料管理流程圖
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