01



如果在項(xiàng)目執(zhí)行的過程中，有一人拖延時(shí)間，就有可能會(huì)影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作。所以在給員工布置工作之前，管理者應(yīng)該事先估計(jì)一下完成該項(xiàng)工作需要的時(shí)間。



然后在布置工作任務(wù)時(shí)，向員工提出時(shí)限要求，員工要在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成該項(xiàng)目的工作任務(wù)，否則將要受到處罰。這樣，員工就會(huì)抓緊時(shí)間工作，因?yàn)樗枰谟邢薜臅r(shí)間里把任務(wù)完成好。


02


沒有時(shí)間限制目標(biāo)，即使量化再好，也可能會(huì)是目標(biāo)實(shí)現(xiàn)之日變得遙遙無期，而且不知道該做什么樣的行動(dòng)、什么樣的力度去追求。同一目標(biāo)，達(dá)成的時(shí)間是長(zhǎng)還是短，那么他的行動(dòng)計(jì)劃是完全不一樣的。


團(tuán)隊(duì)管理中，“主管口中發(fā)出的話”與“下屬耳里聽進(jìn)的話”往往是不一樣的。項(xiàng)目主管所謂的“盡快”是下班前，而下屬的認(rèn)知很可能是本周末之前。


主管要下達(dá)的指標(biāo)非常多，根本沒辦法規(guī)定最后期限。所以，下達(dá)指示時(shí)，為規(guī)定最后期限很正常，但是在自己等得不耐煩之前，養(yǎng)成后續(xù)追蹤的習(xí)慣是很重要的。向下屬追蹤后續(xù)情況時(shí)，絕不可以用生氣的口吻詢問，應(yīng)該直接詢問事情的進(jìn)展，而且詢問時(shí)，不可以問：“進(jìn)行的如何了？”應(yīng)該問：“什么時(shí)候可以提交報(bào)告呢？”


當(dāng)然，避免下屬做事拖拉的最好辦法是，下達(dá)任務(wù)時(shí)規(guī)定最后期限。而且這期限不是由主管做出，而必須由下屬自己承諾。因?yàn)槿藢?duì)于自己親口說出的話遠(yuǎn)比對(duì)他人強(qiáng)加的約定，更能遵守承諾。換句話說，下屬對(duì)主管做出了承諾，就會(huì)努力遵守最后期限。


03


要讓負(fù)責(zé)的下屬遵守最后期限，有個(gè)方式非常有效：就是利用便利貼，讓他們“寫下了”。使用小長(zhǎng)方形的便利貼，與下屬談?wù)摴ぷ鲿r(shí)，直接遞出便利貼，讓他們寫下事情內(nèi)容及最后期限，然后貼在筆記本上。


關(guān)于最后期限的確定，你只要有自己的方式即可。有很多位下屬的主管可以這樣做：把寫著完成預(yù)定日的便利貼，全都貼在畫有每月日程表的白板上。由于是自己寫下的最后期限，負(fù)責(zé)的下屬不僅可以減輕心理負(fù)擔(dān)，而且又會(huì)給自己產(chǎn)生必須遵守最后期限的壓力。


即便給定最后期限，也有一些員工會(huì)拖延，一些人甚至?xí)型涎影Y。拖延癥患者做起事情，往往非常率性，由著自己的性子。缺乏一定的自控能力，是拖延癥患者的典型心態(tài)。而且，他們總能找到各種各樣拖延做事的借口，放任自己的低迷狀態(tài)。如何克服拖延癥呢，可以為員工提供以下方法：


1做好準(zhǔn)備
在開始工作前，將工作任務(wù)加以分解，再將工作的每一步驟列成清單，并事先做好充分準(zhǔn)備，備齊所需物品，這樣在工作完成之前就不必起身到處找東西。做好充分準(zhǔn)備是按計(jì)劃工作的有力支持因素。


2從最棘手的事開始


當(dāng)最棘手的問題被克服并完成后，再用余下的時(shí)間去完成其他工作任務(wù)就顯得輕而易舉。


華為客戶服務(wù)部的王克（化名）說出了他的經(jīng)驗(yàn)：“我從制度的任務(wù)清單上了解相關(guān)事項(xiàng)，確定清單上最棘手的任務(wù)，即花費(fèi)最多時(shí)間或付出最大努力的任務(wù)，然后從該任務(wù)開始實(shí)施，直至完成。相比之下，清單上的其他任務(wù)就很容易完成了。”


3培養(yǎng)完成工作的緊迫意識(shí)


很多人克服了拖延的惡習(xí)并開始著手工作，但他們永遠(yuǎn)無法堅(jiān)持把工作作完，特別是工作收尾階段臨近時(shí)，他們會(huì)找到越來越多的借口和理由來拖延最后5%或10%的工作任務(wù)。其實(shí)，當(dāng)最后一個(gè)細(xì)節(jié)完成時(shí)，人的大腦釋放出內(nèi)啡肽，人會(huì)感到異常輕松并充滿成就感。


在華為，員工們習(xí)慣于為任務(wù)設(shè)定一個(gè)清晰、明確的截止日期，以此將任務(wù)完成期限置于潛意識(shí)中，這種潛意識(shí)激勵(lì)著他們堅(jiān)持按時(shí)完成任務(wù)。


4保持快節(jié)湊
當(dāng)一個(gè)人加快行動(dòng)步驟而不是維持平常的節(jié)湊時(shí)，他將完成越來越多的工作，這令人感到驚奇。事實(shí)上，如果一個(gè)人繼續(xù)強(qiáng)迫自己更努力、更快速地工作，他將更加自信，并在較短的實(shí)際內(nèi)完成更多工作。在華為，員工們有目的地規(guī)劃工作，保持工作中的快節(jié)湊，這是期獲得高效率的關(guān)鍵。


5為意外事件留有余地
有些人要求工作盡善盡美，又強(qiáng)迫自己在短期內(nèi)完成，將自己置于強(qiáng)大的壓力下，但卻低估完成計(jì)劃所必需的時(shí)間，完成不考慮發(fā)生意外的可能性，而恰恰是這些意外事件使計(jì)劃泡湯。


在華為，員工們?yōu)榱吮苊獬霈F(xiàn)這種情況，會(huì)在開始工作之前列出詳細(xì)的工作進(jìn)度表，預(yù)計(jì)實(shí)現(xiàn)每階段工作所需要的時(shí)間，包括可能出現(xiàn)的問題或意外。


用一句話說明如何戰(zhàn)勝拖延：“專心做重要的小事?！?br/>

“專心”是提醒大家對(duì)抗沖動(dòng)和分心，“重要”是提醒大家只做有意義的事情，“小事”是提醒大家把困難的任務(wù)轉(zhuǎn)化成可行的小事，把漫長(zhǎng)的項(xiàng)目拆分成具體的步驟。


所以這八個(gè)字里，已經(jīng)呼應(yīng)和對(duì)治了加拿大的斯蒂爾教授那個(gè)“拖延公式”里的4項(xiàng)主要成因：信心不足、動(dòng)力缺失、沖動(dòng)分心，回報(bào)遙遠(yuǎn)。