有人說，人的一生差不多有三分之一要浪費在睡覺上。也有人說，人的一生差不多有三分之一的時間要浪費在找東西上，文件查找也是如此。

今天要談的話題是文件管理，提供一種文件管理的新思路，告別文件混亂和文件搜索不到。

文件管理三步曲 

電腦里的文件管理其實和真實生活里的文件管理是一樣的，是電腦的各種操作模擬了真實生活中的各種行為規(guī)范。

就好比電腦的屏幕桌面其實等同于辦公桌的桌面，電腦里的數(shù)據(jù)文件也等同于生活里的實體文件（比如文件、照片、磁帶、影碟等），電腦的各種文件夾同樣等同于各種抽屜和柜子。

所以，如果你能清楚地記得文件的存放位置，你就可以很快的找到并取出文件。

如果你把文件直接放在辦公桌桌面（電腦桌面），這樣文件觸手可得。但在文件越來越多的時候，你就需要把文件放到抽屜和柜子里（電腦文件夾）。

為了記住文件的存放位置，你寫了一個物品清單（電腦搜索）來標記它們的存放位置。

因此，我們可以看到，文件管理的目的既是為了存放文件，也是為了輔助記憶，讓文件存放有“跡”可循，或者說有規(guī)則可循。

文件管理需要給記憶提供依據(jù)，所以文件管理的方法要順著記憶的原理來實行。記憶被普遍認為由三個階段組成：編碼、存儲和檢索，也叫為“記憶三步曲”。

(1). 編碼：

把事物的形狀、聲音、意義分別編成形碼、聲碼、意碼這一過程就叫做編碼，也叫做讀取。

(2). 存儲：

通過編碼的刺激，大腦的神經(jīng)元之間會建立聯(lián)結(jié)，聯(lián)結(jié)得越緊密就會形成定式，定式的形成就是信息的存儲。

(3). 檢索：

檢索是通過一定的條件觸發(fā)，讓大腦去檢索存儲在大腦里的信息。

根據(jù)記憶的三步曲，我們可以推導(dǎo)出文件管理的三步曲：命名、分類和搜索。當然，這三步并沒有嚴格的先后順序，它們甚至是同時進行的。

文件命名 

哲學(xué)家說“人是萬物的尺度”，說的是世界的樣子是我們每個人認為的那個樣子，一個東西如果我不知道，那它對于我來說就是不存在的。這句話放在文件管理上，那就是“文件名是電腦的尺度”。

未經(jīng)命名的文件是沒有意義的，也是不存在的，就像沒有被人類命名的天體就是未知的，也是不存在的。所以，離開命名談文件管理都是耍流氓。

比如像 0A0EC4B3BB、385243b5d4.doc、4565461895.jpg 這樣的文件存放在電腦里，對你而言都是沒有意義的，因為你沒辦法把它轉(zhuǎn)化為大腦能懂的編碼。

更甚的情況，這些文件被存放在名為“新建文件夾(2)”的文件夾里，那這些文件就像太空里的漂浮物一樣。

給文件命名就是給文件編碼的過程，把文件的名稱命名為你能懂的符號信息，比如漢字、阿拉伯數(shù)字和拉丁字母，但不能命名為你不懂的語言，比如俄語、泰語。

命名規(guī)范：

(1). 唯一

盡可能地做到文件名和文件夾名完全不一樣。

因此，命名時也就要盡可能的詳細些。當然，我們還是很難確保電腦里的文件名和文件夾名完全不一樣，應(yīng)該會有下載來的資源文件，只要確保在不同的目錄下就行。

(2). 統(tǒng)一

建立屬于自己的統(tǒng)一命名規(guī)則。

比如使用「人 + 物 + 序列 + 描述」的命名方法，如果使用了特殊符號、下劃線、日期，也要確保是統(tǒng)一的。比如日期連寫我習慣用 2018-01-22，有中劃線，日期用0來補位顯示兩位數(shù)。

我的命名規(guī)范如下：

人：文件所屬人。
物：文件的核心名稱。（不可或缺）
序列：可以是日期、版本、編號。
描述：文件名稱的附加描述。

除了“物”不可或缺外，其他項目的加入都是為了保證文件名稱的唯一性，可以根據(jù)實際情況添加，并且調(diào)整它們位置排列。

（比如軟件命名 ↑）

（比如書籍命名 ↑）

不同場景和不同需求，文件命名的方法可以不一樣。

比如你在網(wǎng)絡(luò)上下載了一張圖片，用常規(guī)的方法很難執(zhí)行，也無法把你第一次遇到這張圖片時的感覺記錄下來，所以最好的方法還是使用文件本身已經(jīng)命名好的名稱。

文件分類

文件分類，首先要做的是對文件進行評估并刪除沒有用的文件，否則你的文件整理可能永遠無法結(jié)束。你覺得價值不大的文件，你就應(yīng)該大膽地刪除它。

文件刪除的原則包括：重復(fù)的文件、失效過時的文件、可留可不留的文件、網(wǎng)上能輕易下載到的文件、貌似感覺似乎有點作用的文件。

1、 文件分類的原則

我們對文件進行分類的目的，是為了讓文件的結(jié)構(gòu)更加符合我們大腦的邏輯思維，而邏輯思維無外乎 「歸納和演繹 」兩種方式。

歸納是從個別到一般，演繹則是從一般到個別。我們?nèi)祟惖恼J知活動，總是先接觸到個別事物，而后推及一般，又從一般推及到個別，如此循環(huán)往復(fù)，使認知不斷深化。

（圖片來源于 ajibot.com ↑）

歸納和演繹的思維用在文件分類上的話，大致就是：

將某些相似的文件放在一起，確定它們的共同分類，然后放進文件夾。

又或者是

確定一個文件夾分類后，將從屬于這個分類的文件放入這個文件夾下。

這種分類方法最早是在亞里士多德對生物標本進行分類時建立，到現(xiàn)在的生物分類學(xué)“界門綱目科屬種”也是同樣的方法。

當然，我們不會也很難對文件進行如此詳細的分類，但我們要堅持一項基本的分類原則：MECE原則。

MECE

（Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive

 相互獨立、完全窮盡）

要做到分類的「不重復(fù)、不遺漏」，因此，分類要使用一個并且是唯一的標準。

比如，我們對衣服進行分類，分類方法可以按季節(jié)分為春秋款，夏季款和冬季款。按場合可以分為工作服、休閑服、運動服和禮服。按身體部位可以分為上衣、褲子、鞋和配飾。

這些分類方法都能做到「不重復(fù)、不遺漏」，很MECE。

但如果你把衣服分為春秋服、休閑服和上衣時，分類即會有重復(fù)，也有遺漏的部分，一點都不MECE。

（我在2017年文件夾分類方法 ↑）

比如上圖是我在2017年文件夾分類方法，當時的分類方法是關(guān)注領(lǐng)域的權(quán)重，雖然有25個分類之多，但其實是不夠MECE的。

我現(xiàn)在也已經(jīng)改用新的分類方法了，目前還不怎么完美，以后我在《知識管理》的文章中再做介紹吧。

一些需要注意的分類原則：

(1). 文件夾層次不要超過3層，最好的情況就是是父子孫3層。

(2). 越是常用的文件夾，權(quán)重應(yīng)該越高，文件夾的目錄層級就應(yīng)該上調(diào)。

(3). 為文件夾加入編號，如果可以，還可以給文件夾自定義一個文件夾圖標。

(4). 對于那些不能及時整理、不知道如何分類的文件，我們就新建一個 @Inbox 文件夾。

2、分類輔助軟件

對文件進行命名和分類，系統(tǒng)自帶的資源管理器就能實現(xiàn)，但效率不高，甚至可以說很低。使用起來需要做很多繁雜、重復(fù)、無意義的操作，我們需要更好的替代品。

這其中，最負盛名的當屬 Total Commander了，同類軟件里的楷模，擁躉者甚眾。

但在多次的使用嘗試后，我還是選擇了放棄使用。界面簡陋，還有就是操作邏輯， 這對一個已經(jīng)習慣了 Windows 操作邏輯的人來說會大呼難受。

一番試用對比后，我最終選擇了 Directory Opus，它能完成 Total Commander 的大部分功能，操作邏輯也與 Windows 相似，不用怎么學(xué)習就能上手使用，很難得的做到了強大且易用。

下面是它非常值得說道的功能：

(1). 雙面板多標簽：

按 F6 同時打開雙面板多個標簽頁窗口，對于文件管理來說非常方便。

(2). 快捷查看：

按 F7 呼出“快速查看窗口”，無需打開即可查看文件，F(xiàn)8 呼出“文件夾樹”，F(xiàn)9 呼出“元數(shù)據(jù)查看窗口”。

(3). 方便的快捷鍵：

快捷鍵方便且支持自定義，記住一些?？旖萱I非常有必要，比如Ctrl+1復(fù)制，Ctrl+2剪切，Ctrl+3重命名。

(4). 多功能集成：

軟件集成了很多實用功能，省去安裝諸多的小軟件，比如批量重命名、批量移動、文件查重等。

結(jié)尾并附上奶酪的配置文件 ，供你一鍵使用，包括參數(shù)設(shè)置，布局，重命名宏參數(shù)等。

文件搜索 

古代的時候，在沒有軟件的情況下，人們是如何從海量的藏書中找出指定書籍的呢？

首先是人工收錄，然后按規(guī)范分類，最后編寫成一本檢索目錄，通過檢索目錄就能快速地找到。

到了數(shù)字化時代，電腦上的“檢索目錄”好處在于這個它是自動生成的，而且實時動態(tài)更新。

借助搜索軟件的輔助，我們還可以讓文件檢索變得更加智能和順手，從無盡的打開/關(guān)閉對話窗口中脫離出來。

多年的經(jīng)驗總結(jié)，我的文件搜索方案是：

資源管理器插件 QTTabBar  + 文件定位工具欄 Listary

1，資源管理器插件 QTTabBar

QTTabBar 最主要功能是多標簽瀏覽，用來文件操作和文件管理都非常方便，有了它，系統(tǒng)自帶的資源管理器就像重獲新生了一樣。

除了多標簽功能外，這些功能也非常值得說道：

(1). 標簽群組：

就像是瀏覽器的書簽文件夾，可以設(shè)定常用文件夾列表，需要時一鍵打開它們。

(2). 關(guān)閉記錄：

就像是瀏覽器的歷史記錄，讓你方便打開或查看最近關(guān)閉的文件和文件夾。

(3). 標簽鎖定：

可以鎖定某個標簽，防止被取代或者關(guān)閉，還有窗口置頂功能。

(4). 快捷預(yù)覽：

鼠標移動到文件或者文件夾上時，會顯示文件是預(yù)覽圖以及文件夾內(nèi)容預(yù)覽。

2，文件定位工具欄 Listary

Listary 是一款極其強大的文件資源管理器增強工具。

它可以幫助你快速定位文件、執(zhí)行智能命令、記錄訪問歷史、快速切換目錄、收藏常用項目等?？梢钥隙ǎ谑褂盟?，你就再也離不開它了。

Listary 的三種搜索場景：

(1). 快捷鍵。

連續(xù)按兩次 Ctrl 鍵或者使用快捷鍵 Ctrl+Q 就會開啟全局搜索模式。

(2). 資源管理器。

在任意資源管理器中直接輸入關(guān)鍵字就會開啟匹配搜索模式，匹配無結(jié)果就會開啟全局搜索模式。

(3). 打開/保存對話窗口。

在任意軟件的打開/保存對話窗口，對話窗口下面會顯示全局搜索模式的對話框。

Listary 值得一說的特性：

(1). 搜索不區(qū)分大小寫，關(guān)鍵詞的順序不影響搜索結(jié)果，支持模糊搜索。

(2). 支持漢語拼音首字母搜索，比如“wyyyy”可以匹配”網(wǎng)易云音樂“，但不支持完整的拼音。

(3). 在資源管理器界面，雙擊左鍵和點擊鼠標滾輪鍵都可以顯示 Listary 的菜單。

(4). 選中搜索后的結(jié)果，按鍵盤上的方向鍵 → 會直接顯示右鍵菜單，包括“打開所在文件夾”等功能。

(5). 顯示打開/保存對話窗口，用資源管理器打開某一文件夾，這時的對話窗口路徑就變成了你剛剛打開的文件夾。

(6). 顯示打開/保存對話窗口，按快捷鍵 Ctrl+G 也可以把對話窗口的路徑定位到最后打開的文件夾。

(7). 強大的過濾功能。

在特定的關(guān)鍵詞后加上符號 “ : ” 就可以使用特定的過濾功能。

默認過濾器有 folder、file、doc、pic、audio、video，但我嫌關(guān)鍵詞太長，我把他們分別改成了fd、f、d、p、a、v。

(8). 支持工程項目。

如果將“E:\RunningCheese\”添加進工程列表，并給它設(shè)置一個關(guān)鍵字'rc'，那么在任意地方輸入“rc”就可以打開這個文件夾，輸入'rc panda'就可以搜索這個文件夾下叫 'panda' 的文件。

(9). 關(guān)鍵字搜索。

「Web」可以指定特定的搜索引擎來搜索?！?strong>目錄」可以指定關(guān)鍵詞來打開特定的文件夾?！?strong>命令」可以用關(guān)鍵詞來啟動一些命令，比如 cmd 和 cmda 。

而「自定義」是體現(xiàn) Listary 強大的地方，它可以設(shè)定關(guān)鍵詞，并以一定的參數(shù)運行程序。

比如 Listary 有個不足的地方就是不支持正則表達式，無法使用通配符搜索，另一款搜索軟件 Everything 正好彌補了這一點。

我們可以通過設(shè)定關(guān)鍵字來調(diào)用 Everything 搜索，在搜索參數(shù)中輸入 -search '{query}' 就可以調(diào)用 Everything 進能通配符搜索。

比如我們搜索 e chrome | cheese .7z

文件管理文件

別看文章中提到了很多軟件，實際上真正用到的軟件就是 Directory Opus 一個。

QTTabBar 可以算得上是資源管理器的插件。Listary 本質(zhì)上也是資源管理器的一個工具欄，與系統(tǒng)無縫集成，就像是寫進了系統(tǒng)的功能一樣。

Everything 可以算得上是對 Listary 的補充，用于通配符搜索。只有 Directory Opus 是獨立的程序，有單獨的窗口。

不用 Directory Opus 完全替代系統(tǒng)自帶的資源管理器的原因，是如論怎樣也免不了要用到自帶資源管理器的時候。

因而，我大多數(shù)時候都是用安裝了 QTTabBar 插件的資源管理器，再加上 Listary 定位工具欄，已經(jīng)滿足大部分的日常搜索需求。

只有在需要大量操作和集中整理文件時才用 Directory Opus，用它真的更加方便高效。