 2018030 | Excel高效數(shù)據(jù)管理與分析 如何問你在Excel中使用最多的一個(gè)函數(shù)是哪一個(gè)？我想大部分人的回答應(yīng)該都是SUM求和函數(shù)。你可能未必用過VLOOKUP函數(shù)，也未必用過COUNTIFS函數(shù)，但SUM求和函數(shù)一定不會(huì)陌生。 那下面這個(gè)表格，如果讓你計(jì)算所有小計(jì)和合計(jì)，你估算一下，你需要點(diǎn)擊多少次求和按鈕呢？  我問過參加培訓(xùn)的學(xué)員，有學(xué)員說需要點(diǎn)5次求和按鈕，也有說要點(diǎn)2次求和再加上3次復(fù)制粘貼，還有人說至少要點(diǎn)10次求和按鈕才可以。 其實(shí)，如果你學(xué)會(huì)了一個(gè)名為“定位”的功能，就可以點(diǎn)擊一次求和按鈕，輕松搞定所有的小計(jì)和合計(jì)。定位是一種選定單元格的方式，主要用來選定“位置相對(duì)無準(zhǔn)則但條件有準(zhǔn)則的單元格或區(qū)域”，可以通過快捷鍵Ctrl+G或F5打開“定位”功能。  比如這個(gè)案例中，我們只需要選擇C:F列，打開“定位”，選擇“空值”，就可以點(diǎn)擊一個(gè)求和按鈕搞定所有的小計(jì)和合計(jì)了。
一個(gè)如此常見的求和需求，不知道“定位空值”，你或許需要5次甚至更多的求和按鈕，而知道的話，卻可以效率高到只需1次求和就可以輕松搞定。管中窺豹，可見一斑，究竟還有多少我們不知道，卻可以大大節(jié)省我們時(shí)間的技巧呢！ 昨天在一家企業(yè)培訓(xùn)的時(shí)候，就有學(xué)員問到，如果表格中的數(shù)據(jù)不完整，除了小計(jì)行的空值外，其他區(qū)域也有很多空值，這時(shí)候應(yīng)該怎么操作呢？  這個(gè)表格假如一開始沒有小計(jì)行，其實(shí)是可以通過“分類匯總”功能自動(dòng)生成小計(jì)行的。又或者干脆用“數(shù)據(jù)透視表”來實(shí)現(xiàn)，透視表是最佳的解決方案。但是每次培訓(xùn)，我觀察到雖然數(shù)據(jù)透視表功能非常好用，但大家似乎還是更喜歡這個(gè)手工的小計(jì)表結(jié)構(gòu)。 那么像上圖所示的這個(gè)表結(jié)構(gòu)，無法通過“定位空值”一鍵求和。除了手工一行一行求和之外，還有沒有更高效的方法呢？其實(shí)，也是有的。 想要不斷提高Excel的操作水平和效率，一定要善于觀察和分析，找出數(shù)據(jù)的規(guī)律。比如這個(gè)案例中，我們可以觀察到所有的小計(jì)行，都是以“小計(jì)”這個(gè)詞開頭的，那么我們就可以按如下操作步驟執(zhí)行： 1、通過“篩選”功能，篩選出所有的小計(jì)行 2、選定要求和的區(qū)域，按快捷鍵ALT+;定位可見單元格，沒錯(cuò)了，還是剛剛說的“定位”功能 3、取消篩選，點(diǎn)擊“求和”按鈕，搞定
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