隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，參與市場競爭程度不斷加深，外部監(jiān)管越來越嚴(yán)厲，相對方法律意識的不斷提高，涉及的合同問題及風(fēng)險也越來越多，如何有效防范合同風(fēng)險，促進(jìn)合同管理融入企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，為企業(yè)依法合規(guī)經(jīng)營保駕護(hù)航，成為企業(yè)法務(wù)工作需要解決的主要問題。傳統(tǒng)的線下管理手段已經(jīng)無法深入?yún)⑴c企業(yè)的經(jīng)營環(huán)節(jié)，無法適應(yīng)企業(yè)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，合同管理手段的滯后導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營決策風(fēng)險增大。在此背景下，某大型國企順應(yīng)依法合規(guī)治企趨勢，結(jié)合本企業(yè)實際情況，以合同事務(wù)管理融入公司管理體系為目標(biāo)，合同管理信息化為抓手，高素質(zhì)的合同管理隊伍、完善的合同管理制度為保障，初步建立了覆蓋全業(yè)務(wù)鏈的合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了合同簽訂前資信調(diào)查、訂立、審批、履行、歸檔的全生命周期管理。

01

企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營往往涉及“計劃、生產(chǎn)、采購、銷售”四個環(huán)節(jié)，圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營開展的原材料設(shè)備采購、產(chǎn)品生產(chǎn)、服務(wù)提供、產(chǎn)品銷售、技術(shù)研發(fā)、財務(wù)管理等各種經(jīng)濟(jì)行為，是企業(yè)銷售其產(chǎn)品，創(chuàng)造價值的必備過程，而這些經(jīng)濟(jì)行為也往往涉及合同。在企業(yè)一系列的經(jīng)營活動中，合同行為是經(jīng)營活動的開始和結(jié)束，通過采購獲取生產(chǎn)資料并通過銷售實現(xiàn)利潤，企業(yè)的投資行為、資本運(yùn)作行為、擴(kuò)張行為、收縮行為、營銷行為、人力資源管理、財務(wù)管理行為等，無不以一系列的合同來實現(xiàn)。例如大到各種高精尖設(shè)備、原材料的采購，小到日常辦公用品的采購、運(yùn)輸、倉儲過程往往都要通過合同來設(shè)定權(quán)利義務(wù)。

合同是合同當(dāng)事人針對其法律關(guān)系共同制定的法律行為規(guī)則，在合同的情形中，盡管法律行為當(dāng)事人，也即締約人，在合同中“達(dá)成一致”，但是他們相互對立，換言之，即使合同為履行共同目的而締結(jié)（例如合作經(jīng)營合同）或合同的內(nèi)容僅涉及一方當(dāng)事人使另一方當(dāng)事人獲得利益（例如贈與），法律行為人之間的關(guān)系也是對立關(guān)系。《合同法》將合同定義為：合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。從行為動機(jī)角度看，合同的產(chǎn)生的基礎(chǔ)是利益，合同是為促成交易目標(biāo)服務(wù)，在設(shè)定雙方合同權(quán)利義務(wù)關(guān)系時往往需要在交易便捷和交易安全之間尋找到一個平衡點。交易雙方從一定程度上并不關(guān)心合同權(quán)利義務(wù)的條款的完全平等對等，其關(guān)心的是實實在在的利益，合同從達(dá)成交易目標(biāo)的角度只是實現(xiàn)利益的工具，在市場經(jīng)濟(jì)和法治經(jīng)濟(jì)時代，合同是企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和利益的一種重要手段。

合同是一個企業(yè)對外開展業(yè)務(wù)和經(jīng)營的重要手段，無處不在，合同管理水平的高低是企業(yè)綜合管理水平的集中體現(xiàn)，合同管理水平的提高能夠增強(qiáng)企業(yè)風(fēng)險意識、提升決策水平、規(guī)范經(jīng)營行為、提升危機(jī)管理水平，從而促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)有效開展，進(jìn)而提高企業(yè)經(jīng)營管理水平。合同管理工作無小事，一個關(guān)鍵重大合同履行的疏忽、不到位，就會影響整個企業(yè)的全部工作，有可能給企業(yè)帶來絕大的法律風(fēng)險。從合同談判、簽訂到履行完畢，往往會涉及多個部門、多個階段、多個內(nèi)部審批流程，合同法律風(fēng)險管理是法律風(fēng)險管理的重要內(nèi)容，真正意義上的企業(yè)合同管理正是圍繞著合同的內(nèi)容及簽訂和履行，由各個部門協(xié)同配合完成相應(yīng)工作的過程。

合同法律風(fēng)險存在于企業(yè)經(jīng)營管理的各個環(huán)節(jié)，法律風(fēng)險一旦發(fā)生，可能導(dǎo)致經(jīng)營成本異常增加、資金難以回收，或者導(dǎo)致企業(yè)承擔(dān)支付違約金、賠償損失等民事法律責(zé)任，或者承擔(dān)罰款、責(zé)令整改、沒收違法所得、吊銷營業(yè)執(zhí)照等行政法律責(zé)任以及刑事法律責(zé)任。合同法律風(fēng)險對企業(yè)產(chǎn)生的影響主要體現(xiàn)在兩個方面：第一，合同法律風(fēng)險所帶來的后果都可能轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)上的損失；第二，合同法律風(fēng)險對企業(yè)的影響可能是一系列連鎖反應(yīng)，如在企業(yè)存在大量類似法律行為時，可能會導(dǎo)致同類事件同時發(fā)生的可能性。因此，合同管理落實創(chuàng)新必須要堅持“以人為本原則”，融入公司管理體系，運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維，讓數(shù)據(jù)多跑路，讓人少跑腿、多分析、多創(chuàng)造。

02

合同事務(wù)管理融入公司管理體系

隨著交易背景國際化、交易主體多元化、交易規(guī)模越來越大、交易模式越來越復(fù)雜、法律環(huán)境越來越復(fù)雜、外部監(jiān)管力度不斷加大，企業(yè)合同管理面臨著越來越復(fù)雜多變的形勢和法律風(fēng)險，給企業(yè)合同管理的工作帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，倒逼企業(yè)不得不轉(zhuǎn)變管理理念，探索合同管理事務(wù)與公司運(yùn)營管理的路徑，不斷創(chuàng)新合同管理模式，最終實現(xiàn)以“運(yùn)營管理體系覆蓋整個合同事務(wù)管理及細(xì)節(jié)，以合同管理事務(wù)管理不斷促進(jìn)管理體系完善、改進(jìn)”。

從一定程度上將，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程就是營銷、研發(fā)、生產(chǎn)、采購、計劃、財務(wù)等各個部門直接或間接參與合同簽訂、履行的過程。以某大型國有企業(yè)為例，其在合同管理管理工作中，始終貫徹 “圍繞價值鏈、部署創(chuàng)新鏈、架構(gòu)信息鏈、嵌入責(zé)任鏈”理念，將合同管理工作融入公司整個生產(chǎn)經(jīng)營活動中，在找準(zhǔn)定位的基礎(chǔ)上，圍繞“研發(fā)、生產(chǎn)制造、采購、銷售”主價值，從合同談判、簽訂、履行等具體業(yè)務(wù)入手，通過完善合同管理制度、優(yōu)化流程、推廣標(biāo)準(zhǔn)文本，初步實現(xiàn)了由“事后審查合同”轉(zhuǎn)變?yōu)椤笆虑敖槿搿⑹轮锌刂坪褪潞笤u估”等全過程管理。

03

合同管理制度是融入公司管理體系的保障

合同管理制度是衡量合同管理工作的一把尺子，完善的合同管理制度能夠有效提升合同管理的質(zhì)量、效率，日常工作以制度為依據(jù)，按照規(guī)定的要求和流程簽訂、履行既快速又安全；能夠在風(fēng)險還沒有出現(xiàn)，風(fēng)險雖出現(xiàn)但還沒造成損失前就能被及時發(fā)現(xiàn)、有效管控；合同管理制度是為業(yè)務(wù)服務(wù)的，業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展的，要跟得上業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展實現(xiàn)管理制度自我創(chuàng)新。

某大型國有企業(yè)在重新編制合同管理制度時始終堅持“以公司運(yùn)營管理體系覆蓋整個合同事務(wù)管理及細(xì)節(jié)，以合同管理事務(wù)來促進(jìn)公司運(yùn)營管理體系完善”的理念，建立了職責(zé)明確、管理分級、協(xié)調(diào)沖突、流程高效、信息共享的制度體系，初步實現(xiàn)了各相關(guān)業(yè)務(wù)人員的職責(zé)與合同業(yè)務(wù)流程融合。在準(zhǔn)確定位合同管理業(yè)務(wù)在法律事務(wù)管理及整個企業(yè)運(yùn)營管理體系中地位的基礎(chǔ)上，以具體業(yè)務(wù)為切入點，以流程為導(dǎo)向，建立了合同評審、合同審批、合同簽訂、合同履行、合同檢查與考核、合同管理后評估等業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)組成的動態(tài)的合同管理制度體系，通過各業(yè)務(wù)單位自查、內(nèi)部現(xiàn)場檢查、外部檢查、內(nèi)外部審計發(fā)現(xiàn)合同管理中存在的風(fēng)險、問題，以合同審核意見、合同管理建議、合同管理檢查通報、合同管理后評估報告等為管理手段驅(qū)動問題解決并支持流程導(dǎo)向，初步建立了PDCA持續(xù)改進(jìn)的體系和自我完善機(jī)制。

04

高素質(zhì)的合同管理隊伍是融入體系的組織保障

合同管理采用綜合歸口管理和按合同性質(zhì)分類管理的形式，在企業(yè)各單位設(shè)立專（兼）職合同管理員并確立主管領(lǐng)導(dǎo)，構(gòu)建了一支由業(yè)務(wù)人員、合同管理員、財務(wù)人員、質(zhì)量人員、法律顧問共同組成的復(fù)合型高素質(zhì)、高水平的合同管理隊伍，形成合同管理網(wǎng)絡(luò)，對公司的各類合同實行“全面化、分類化、精細(xì)化管理”，不斷合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化水平。在與合同有關(guān)的數(shù)據(jù)采集環(huán)節(jié)，充分發(fā)揮合同管理員的橋梁作用，確保按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)收集數(shù)據(jù)，確保了數(shù)據(jù)源頭的準(zhǔn)確性；在數(shù)據(jù)分析環(huán)節(jié)，由各業(yè)務(wù)單位專家、法律顧問、法律業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)、外部法律專家共同組成的團(tuán)隊采取分組分析法、結(jié)構(gòu)分析法、交叉分析法等多種數(shù)據(jù)分析方法對合同數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)問題，提出解決問題的方法，有針對性制定管理建議和改進(jìn)措施。

05

以合同管理信息化為抓手融入管理體系

企業(yè)合同管理存在的一個普遍問題就是合同的簽訂部門與合同執(zhí)行部門不是一個部門，導(dǎo)致信息溝通不順暢，從而發(fā)生違約等法律風(fēng)險。例如，有學(xué)者認(rèn)為在信息化的背景下，要充分利用信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，將各個部門之間的協(xié)作流程顯性化，以非常規(guī)方式驗證流程漏洞，對合同履行關(guān)鍵節(jié)點予以監(jiān)控，確保業(yè)務(wù)銜接無盲點。因此，必須通過信息化來進(jìn)行合同管理，建立一個能夠內(nèi)部由合同選商模塊、客戶管理模塊、合同立項模塊、合同預(yù)算模塊、合同授權(quán)模塊、合同起草模塊、合同文本模塊、合同審批模塊、合同生效模塊、合同履約模塊、風(fēng)險模塊（風(fēng)險提示、風(fēng)險措施、風(fēng)險預(yù)警）、數(shù)據(jù)分析模塊等組成，同時能夠與財務(wù)系統(tǒng)、物資系統(tǒng)、計劃系統(tǒng)等相關(guān)系統(tǒng)集成的綜合性的合同管理系統(tǒng)。通過工作分解、預(yù)警提醒，將合同約定的各個節(jié)點精準(zhǔn)推送至不同部門的實際承辦人，使合同承辦部門、質(zhì)量、財務(wù)、計劃、保密、生產(chǎn)等部門的業(yè)務(wù)人員參與到合同管理的流程中，使得合同的審核、履行、風(fēng)險防控不再單獨是承辦部門、法律部門的事情；通過合同約定與實際履行比對，找到影響合同管理質(zhì)量提升的原因，不斷改善管理，最終實現(xiàn)風(fēng)險最小化和利益最大化，助力價值創(chuàng)造。

某大型國有企業(yè)在探索合同管理事務(wù)融入公司管理體系的過程中，始終堅持以合同信息化的建設(shè)應(yīng)貫穿計劃、采購、生產(chǎn)、銷售等主價值鏈，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，其合同系統(tǒng)作為整個公司信息化的一個子系統(tǒng)，主要是對合同立項、合同選商、合同起草、合同簽訂、合同履行、合同終結(jié)、合同歸檔進(jìn)行全生命周期管理，及時、準(zhǔn)確、真實傳遞和共享各種合同簽訂信息、合同履行信息，確保合同歸口管理部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門及時通過合同管理系統(tǒng)了解合同簽訂履行的最新動態(tài)，實現(xiàn)跟蹤、監(jiān)督、評價合同管理工作過程和成果。