董副校長剛在辦公桌前坐下，就看到學(xué)校辦公室送來的一份會(huì)議通知。原來是通知第二天上午九點(diǎn)在新校區(qū)召開黨建工作研討會(huì)，由校黨委書記主持。董副校長看后迅速備注到行程表中。

就在這時(shí)，辦公室的小周敲門進(jìn)來，又送來一份會(huì)議通知，是學(xué)?；I辦了一段時(shí)間的人才工作會(huì)，會(huì)議地點(diǎn)在老校區(qū)小禮堂，由校長來主持，時(shí)間也是明天上午九點(diǎn)。

這不是和同一時(shí)間召開的黨建工作研討會(huì)“撞車”了嗎？而且是兩個(gè)不同的地點(diǎn)，一個(gè)在城區(qū)，另一個(gè)在郊外。董副校長將兩份會(huì)議通知反復(fù)看了幾遍，確認(rèn)自己沒看錯(cuò)，于是拿起電話撥給了辦公室郭主任：“我說郭主任，你們可真是給我出了道難題啊！”

郭主任有點(diǎn)摸不著頭腦，趕緊回答：“辦公室有什么做得不到位的地方，您盡管指正！”

“之前一份會(huì)議通知，說是明天上午九點(diǎn)在新校區(qū)召開黨建工作研討會(huì)，剛才我又接到會(huì)議通知，還是明天上午九點(diǎn)，地點(diǎn)卻是在老校區(qū)，要召開人才工作會(huì)。這兩個(gè)會(huì)開得我是有心無力、分身乏術(shù)??！”

郭主任一下子意識到可能是辦公室工作出現(xiàn)了失誤，馬上說：“對不起董副校長，我這就去了解，盡快給您回復(fù)！”

郭主任叫來負(fù)責(zé)這兩個(gè)會(huì)議安排的小趙和小周，詳細(xì)詢問，終于弄清了事情原委。原來小趙和小周在分頭進(jìn)行會(huì)議安排時(shí)，都優(yōu)先考慮了學(xué)校兩位主要領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間安排，確保這兩位校領(lǐng)導(dǎo)的行程不沖突，未考慮其他校領(lǐng)導(dǎo)，最重要的是，安排完畢又沒有及時(shí)溝通，這才導(dǎo)致了“撞車”事件的發(fā)生。

如此讓人分身無術(shù)的會(huì)議安排還真是叫人哭笑不得。得知始末的郭主任不得不臨時(shí)調(diào)整相關(guān)會(huì)議安排。

這天，小張正在辦公室整理檔案。辦公室電話鈴聲又響了起來。小張迅速接起：“您好！我是辦公室小張，請問您有什么事情？”

電話是計(jì)算機(jī)學(xué)院的李院長打來的。他說：“小張你好！我是計(jì)算機(jī)學(xué)院的李長生，我想問一下這2月28日到底要不要上班?。俊?/span>

這已是今天接到的第五個(gè)咨詢電話了，都詢問28日到底上不上班。可是，小張記得很清楚，之前辦公室給各單位發(fā)了放假通知，已告知2月27日（正月初九，星期五）上班，但對周末是否上班未作規(guī)定。小張心里嘀咕起來：既然沒有規(guī)定，星期六作為法定休息日，自然是不上班啊。難道學(xué)校還專門發(fā)個(gè)通知，告知大家每個(gè)星期六和星期日都不上班？

李院長繼續(xù)說道：“你們辦公室發(fā)的通知里，只說27日上班，星期六上不上班又沒說，我們想著周末自然是不上班的?？墒呛笄谔幱职l(fā)了個(gè)校車運(yùn)行通知，2月27日至3月1日開設(shè)行政上班班車，這班車都上班了，我們到底是要不要坐呢？也沒個(gè)說法。這上班通知實(shí)在是叫我們摸不著頭腦啊?！?/span>

小張連忙找到后勤處的通知，這才恍然大悟，按照后勤處的通知，就是默認(rèn)星期六上班。辦公室和后勤處兩個(gè)放假通知存在矛盾，互相打架，難怪大家摸不著頭腦。于是，小張立即和后勤處聯(lián)系，溝通節(jié)后上班的具體時(shí)間安排，及時(shí)回應(yīng)大家，妥善解決了問題。

劉副主任遇到的這事兒讓他特別上火。這不，他撥通了基建處的電話：“請問是張?zhí)庨L嗎？我是辦公室老劉。您看看，暑假馬上就過去了，鍛煉身體的學(xué)生越來越多，咱們的綜合體育館到現(xiàn)在八字還沒一撇，難道學(xué)生開學(xué)了都排著隊(duì)在工地上鍛煉？”

電話那邊張?zhí)庨L也火急火燎地說：“哎呀，我說老劉，您著急我更著急?？蛇@個(gè)事情不能怨我呀！學(xué)校的會(huì)議紀(jì)要是講由我們基建部門和招標(biāo)部門互相配合，把綜合體育館籌建好?？墒沁@個(gè)會(huì)議紀(jì)要并沒有講哪個(gè)來牽頭。建綜合體育館可不比修幾個(gè)臺階，這么復(fù)雜專業(yè)化的事情，應(yīng)該由招標(biāo)部門牽頭才對嘛?！?/span>

劉副主任放下電話，又撥給了招標(biāo)中心：“陳主任啊，這個(gè)事情您就不要再推了，綜合體育館到現(xiàn)在還停留在圖紙上，人家是畫餅充饑，咱們是畫館鍛煉啊?！?/span>

陳主任也憂心忡忡地說：“老劉啊，我們正和基建處溝通，綜合體育館再復(fù)雜，它也是學(xué)校的大型基建項(xiàng)目，既然是基建項(xiàng)目，肯定要由基建處來負(fù)總責(zé)。您把板子打在我身上，我真是比竇娥還冤呢！”

基建部門和招標(biāo)部門你來我往地“踢皮球”，辦公室夾在中間，“裁判員”到底該咋當(dāng)？說起來，這事緣于學(xué)校不久前的一份會(huì)議紀(jì)要。

會(huì)議紀(jì)要上這樣寫著：

因會(huì)議紀(jì)要中沒有明確誰來牽頭，兩個(gè)部門均認(rèn)為對方承擔(dān)主要責(zé)任更合適。不過，辦公室作為落實(shí)會(huì)議紀(jì)要要求的督辦部門，很快通過研究規(guī)定了解到，一般的基建項(xiàng)目由基建部門牽頭，這是個(gè)原則問題；但對于綜合體育館這樣設(shè)計(jì)復(fù)雜的工程來說，更需要專業(yè)化的招標(biāo)部門提前介入。

聽了辦公室的匯報(bào)，分管校領(lǐng)導(dǎo)在堅(jiān)持原則性的基礎(chǔ)上，采取靈活工作的方法，最終確定了由基建部門、招標(biāo)部門抽調(diào)人員組成工作小組，共同承擔(dān)這項(xiàng)工作的牽頭任務(wù)。

“協(xié)調(diào)”解釋為“使配合得適當(dāng)”，“協(xié)”是協(xié)助，“調(diào)”是調(diào)整。協(xié)助，主要是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)和左右部門處理各種事項(xiàng)。調(diào)整，也就是對各種關(guān)系和要素進(jìn)行合理配置，避免沖突、遺漏、偏頗，為工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)創(chuàng)造良好環(huán)境。培養(yǎng)系統(tǒng)思考的習(xí)慣，對做好協(xié)調(diào)工作很有益處。

一是系統(tǒng)思考協(xié)調(diào)對象。不同的任務(wù)，需要協(xié)調(diào)的對象和要素各不相同，但大抵可以概括為“時(shí)、地、人、事”?！耙粋€(gè)人不能同時(shí)出現(xiàn)在兩個(gè)地方”“一個(gè)會(huì)議室不能同時(shí)舉行兩場會(huì)議”，這些不起眼的常識，有時(shí)卻因協(xié)調(diào)不到位帶來尷尬和困擾。

第一個(gè)事例中，正是因?yàn)楣ぷ魅藛T沒有系統(tǒng)思考“人”這個(gè)重要對象，出現(xiàn)了錯(cuò)誤，導(dǎo)致會(huì)議安排臨時(shí)調(diào)整，不僅讓辦公室在領(lǐng)導(dǎo)那兒掛上了號，還使參會(huì)人員無所適從，同時(shí)也使辦公室的工作量徒增。其實(shí)，這只算一個(gè)協(xié)調(diào)工作中的“低級錯(cuò)誤”。辦公室工作中還面臨著許多“從天而降”的難題，比如兩家上級單位在同一時(shí)間都安排了重要會(huì)議，在通知中明確要求單位主要領(lǐng)導(dǎo)參加，該怎么辦？當(dāng)遇到這樣的情況，辦公室更加需要系統(tǒng)思考、綜合判斷，精準(zhǔn)提出建議，將沖突產(chǎn)生的影響降到最低。

所以，不妨結(jié)合所在崗位的協(xié)調(diào)工作，理出一份協(xié)調(diào)對象和協(xié)調(diào)要素的清單，凡事都過一遍，看日歷、對地名、點(diǎn)人頭、排議程，做到一絲不茍、妥妥帖帖。

二是系統(tǒng)思考協(xié)調(diào)過程。協(xié)調(diào)工作貫穿工作的全過程。我們常說“會(huì)前有研究、會(huì)上有部署、會(huì)后有落實(shí)”，每個(gè)階段都包含著大量協(xié)調(diào)工作。第三個(gè)事例反映出來的問題，本質(zhì)上是對如何落實(shí)會(huì)議部署事項(xiàng)思考不周，有“就會(huì)論會(huì)”的傾向。會(huì)議乍一看開得很成功，會(huì)前研究了，會(huì)上也部署了，然而因?yàn)橐患埣o(jì)要沒有寫到位，導(dǎo)致學(xué)校工程建設(shè)停擺。這就提醒我們要樹立協(xié)調(diào)工作的“全程意識”，這既是為了推動(dòng)工作，同時(shí)也能為辦公室工作減負(fù)——若這一步?jīng)]協(xié)調(diào)好，下一步必然會(huì)花費(fèi)更多時(shí)間精力去補(bǔ)救。

有人說辦公室工作“為別人考慮就是為自己考慮”，這的確是經(jīng)驗(yàn)之談?。∷?，在協(xié)調(diào)的時(shí)候要注意避免就事論事、點(diǎn)到為止的傾向，特別是組織會(huì)議、下發(fā)文件，一定要盡可能為抓落實(shí)創(chuàng)造條件。

三是系統(tǒng)思考協(xié)調(diào)機(jī)制。單位內(nèi)部、辦公室內(nèi)部也是一個(gè)小系統(tǒng)。第一個(gè)事例中的失誤背后還暴露出內(nèi)部溝通不足、各自為政的問題。小趙、小周兩人方案各自弄，彼此不通氣，導(dǎo)致兩個(gè)會(huì)議的安排撞車絞鏈，這已屬不應(yīng)該。但辦公室主任直到副校長興師問罪都在云里霧里，那就更不應(yīng)該了。

第二個(gè)事例也反映出辦公室工作協(xié)調(diào)機(jī)制存在問題。凡屬涉及全校范圍事項(xiàng)的通知，應(yīng)該以辦公室的通知為準(zhǔn)，這是常識。但所謂“為準(zhǔn)”，并不是說辦公室就有“說了算”的資格和權(quán)威，而是說辦公室應(yīng)當(dāng)在準(zhǔn)確掌握信息、全面分析情況、充分溝通協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，通過程序取得校領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)，發(fā)布“權(quán)威信息”。既然校辦公室和后勤部門沒有建立緊密協(xié)調(diào)機(jī)制，放假前自顧自發(fā)了文，那么節(jié)外生枝也就不足為怪了。所以，不妨以辦公室為中心，建立信息共享共商的協(xié)調(diào)機(jī)制。

這三個(gè)事例讓我們從不同側(cè)面了解了辦公室協(xié)調(diào)工作的重要性。只有于外、于內(nèi)建立四通八達(dá)的信息網(wǎng)絡(luò)，辦公室及其工作人員才能“耳聰目明”，牢牢把握協(xié)調(diào)工作的主動(dòng)權(quán)。