雖然清單是個好東西，但是，在清單上列出太多要做的事情的時候，就不是個好現(xiàn)象了，這將意味著你就會有很多永遠都做不完你的事情。

所以，在制定出清單之后，正確使用和有效執(zhí)行，也是一件非常重要的事情。

1、有效合并清單，做有效能的事

在會制定清單之后，很多人容易犯的錯誤，就是覺得很多事情都需要做，所以會不斷增加自己的各類清單，結果，你就會發(fā)現(xiàn)，你的清單會慢慢變多，最后多到你都不知道怎么執(zhí)行。

所以，制定出清單之后，在執(zhí)行階段，要學會的第一個重要技能，就是合并清單。

有很多人可能會問？清單還需要合并嗎？答案是：是的，必須合并！

畢竟一天我們需要做的事情太多，而我們每天能做事情的時間卻非常有限。如果按照一天上班8小時計算話，按照清單任務，我們1個小時能有效有質量完成一個任務，就已經算是不錯的成績了。這樣下來，一天才能做8個。

8個多還是少？從數(shù)量上來說，不少了，但從需要完成的內容上來講，可能遠遠不夠。

所以，即便是制定出了清單，也并不算是會用清單，只有能執(zhí)行到位的清單，才算是真正有價值的清單。能執(zhí)行到位的清單，必然是內容合理的，可執(zhí)行性上也合理的。所以，在眾多需要完成的項目中，合并事項，縮減清單，就是必須要做的作業(yè)。

合并的目的不是為了減少數(shù)量而減少數(shù)量，而是要將那些單個的項目，盡量放在能產生效能，也就是做一個能讓一大片類似的工作和事情都見效的事情上去。

比如，你的清單上單個的事情是需要處理某個產品的電池品質問題，那么你所要做的有效能的事情，就不能單單只是去處理了這個品質問題，而是將類似的問題都一攬子納入進來，一次性處理掉，要做到這樣，你就得先把你的清單上類似的事情合并起來。這樣，你至少減少了在同樣和類似的問題上花費的時間。

如果你發(fā)現(xiàn)這些問題頻發(fā)，不僅僅是供應商來料問題，而且也牽扯到我們的存儲、使用、防護的問題的話，而存儲又牽扯到客戶訂單量、我們的采購量等等的問題，那么你最好是進一步合并，將這個問題總結成系統(tǒng)性需要控制的問題，比如客戶的最小訂單、我們的電池的采購MOQ（最小采購量）、實際用量、下單次數(shù)、存量管理、存儲周期管理等等問題，這樣，就變成了整個電池從此采購到出貨的整體系統(tǒng)管理問題。

從這個案例中可以看出，同樣是開列清單，開列出來的清單的質量卻有高低，清單的質量，反過來，又決定了我們的工作質量和水平的高低。

所以，開列一份清單，不能理解成開列要做事情的流水賬，一定要在時間和空間的跨度上綜合考慮，也要在解決問題的深度、寬度和起到的效能作用方面進行思考。

任何人都很難一次性思考時間跨度太長、空間跨度過大和縱深面過寬的問題，因此，將日常的工作清單中高低類似和彼此聯(lián)系的問題定期進行過濾、篩選、提取，并將之合并起來，就變成了一項非常重要的工作。

2、設立可行的目標和科學的截止時間

當有了一份重點突出、覆蓋面合理的任務清單之后，接下來，我們就需要給每個任務確定要達成的目標和截止時間了。

所謂目標，就是應該要完成的程度和達成的效果。在這里，要注意的是，不必每個項目和任務都追求完美，而是要著眼于完成。

在工作中，追求完成比完美重要。

很多工作是很難一次性達成和達到最佳效果的，往往需要多次修改、完善和改進，才能達到較佳的效果。

因此，在開列任務的之后，更重要的是確定你篩選和過濾出來了重要的問題，至少列出來了任務應該達成的效果和目標。

但在此還是需要注意一點，不追求完美不代表做事就可以不認真，這完全不是一碼事。

所謂科學的截止時間，是指，這個時間要合理，有一定的緊迫感，以確保自己在工作中精力集中。但物極必反，當時間定的太緊迫的時候，反而又會因為過于緊張而降低工作效率。所以，時間還不能太緊迫，要有能在緊迫中還有應對意外和優(yōu)化方案的機會。

我自己的習慣，是每天待辦事項不超過8項，也就是平均一個小時最多一件。而這8項之中，比較耗費精力的事項，不超過3項。所謂耗費精力，就是至少要自己花時間一個半小時以上。我一般最耗時間的項目以2小時計，也就是3個重要的項目6小時，剩下的項目追求完成，不超過2小時。

這其實也是按照二八原則，在規(guī)劃和做事。

3、 為清單上的任務確定優(yōu)先次序

一個人的時間是有限的，如果不做規(guī)劃，在做的過程中，就會眉毛胡子一把抓，沒有重點，有也不知道該如何去用力。

如果不限排優(yōu)先次序，區(qū)分有重點和非重點工作的話，你會在一個并不重要的事情上耗費太多的時間，或者一個并不重要的事情上耗費太多的精力，這樣就會本末倒置，讓你的工作沒有效率。

寫清單的過程，除了如上篇文章（《為什么在工作中我們應該制定任務清單》）提到的明晰問題之外，其實也是在根據(jù)任務重要的程度，在給自己的時間做規(guī)劃，讓自己在開始做一件事情之前，就大致有個投入多少精力、做多長時間、做到什么程度的預估和規(guī)劃。

這個環(huán)節(jié)看起來很簡單，但其實卻一點也不簡單。很多人在開列清單的時候，最容易陷入兩種陷阱：一，心態(tài)消極；二，排序不夠科學。

先說心態(tài)消極這件事。

很多人容易將清單只是當做備忘用，所以往往都是那么隨手一寫，大部分時候的態(tài)度是不要忘了，或者提醒自己，完成任務即可。

這種思維模式，使得我們在工作中缺乏擔當，非常容易在工作強度高，或者工作量大時，讓我們將責任歸咎于領導和公司。

因此，開列任務清單，千萬不要覺得自己的工作是配合別人做完不成的工作，不管是什么樣的工作，不要在待辦任務清單上將自己看做是一個輔助者，而是要學會從領導的角度來評估工作，這樣，你就能比較客觀地看待自己要做的事情的重要性和程度了。

再說說科學排序這件事。

都使用過坐標象限這種工具吧？我在給工作任務排序的時候，也是用懂得用重要緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急四象限坐標分類來排序的。一般這種排法，基本就能幫我們排除優(yōu)先次序來。

這種排法從技巧上來說，是沒有啥毛病的，也比較科學，所以是一種好的排序工具和方法。

但人在工作中，除了技能和知識之外，還有一個東西也非常重要，就是工作激情。同樣的工作，有激情的人做出來與沒有激情的人做出來，效果和狀態(tài)是完全不同的。

因此，在為任務排序這件事上，我們還應該考慮進去激發(fā)個人熱情這個因素，要盡量讓自己帶著熱情去做事。比如，在分配了重要緊急的事情之后，也要思考一下，在這項工作中，我能取得哪些進步，做出什么貢獻。如果附加上這樣的因素和條件，你做起來就會積極和主動很多了。

4、任務清單要與日程安排相結合

很多人用了任務清單之后，覺得自己做事的主次明晰了很多，丟漏應該完成工作的幾率少了很多，但卻又陷入了另外一重迷思：任務清單中的很多事情常常做不完，在實際工作中，總會發(fā)生很多意外的事情，導致時間估算總是出現(xiàn)很多誤差，工作還是難以完成。

我估計大家是混淆概念了，將任務清單與日程計劃混為一談了。

注意，任務清單不是行動計劃，也不是日程安排，不要將他們之間的概念混淆。任務清單是側重于明確工作任務的，是對工作任務進行科學合理的提煉和規(guī)劃；日程安排，則是服務于你的整體時間規(guī)劃的，是對你時間的科學安排。雖然任務清單中也強調優(yōu)先次序和時間估算，但卻不能完全取代日程安排。因為你一天中所有的事情，不只是工作，還有其它事情。

因此，兩者要進行有效的結合，不要用此去取代彼，或者彼取代此。

如果只重任務清單而請時間安排的話，任務清單就很容易變成緊急做事的清單，往往做了緊急的事，而忽略了重要的事，因為重要的事往往都比較難做，人們會避重就輕，避難就易，只去做能完成和易完成的事。

糾偏的方法，就是合理結合兩者，將任務計劃鑲嵌于自己的日程安排之中。所以，有了任務清單，你還得有個井井有條的日歷，以及每天全天的日程表。

一旦有了日程安排，你每天所面對的就不只是要做多少多少事了，你也完全可以如領英首席執(zhí)行官杰夫·維納一樣，可以安排一些“什么也不做”的時間出來，可以選擇不做多少事！

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