我有個(gè)同事，有一天下班打電話給我：”你能不能幫我處理一個(gè)Excel數(shù)據(jù)？我弄了整整一下午，眼睛都花了?！?/span>

我去她的辦公桌一看，原來(lái)是一個(gè)數(shù)據(jù)匹配問(wèn)題——把各家網(wǎng)點(diǎn)的機(jī)構(gòu)信息數(shù)據(jù)整合到一張表上。于是，我花了10秒鐘幫她寫(xiě)了一個(gè)VLOOKUP公式，瞬間完成了所有數(shù)據(jù)的匹配。

原本10秒鐘可以搞定的數(shù)據(jù)，她花了整整一下午。

這種情況，你是否也經(jīng)歷過(guò)？

為什么同樣的報(bào)表，別人1分鐘處理完，我卻花了10分鐘甚至數(shù)個(gè)小時(shí)？

為什么別人能又快又好地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的數(shù)據(jù)，而我卻常常加班做不完？

其實(shí)，這不是因?yàn)閯e人比你聰明，而是因?yàn)槟銢](méi)學(xué)會(huì)高效使用Excel的方法。

舉幾個(gè)例子，看看你是怎么操作的。

操作1：數(shù)據(jù)求和

對(duì)報(bào)表進(jìn)行求和可以說(shuō)是一個(gè)相當(dāng)高頻的操作了。

比如，下圖是一個(gè)對(duì)報(bào)表進(jìn)行求和匯總（按行、按列、總計(jì)）的常規(guī)操作。

▲ 說(shuō)明：數(shù)據(jù)求和的常規(guī)操作 

我們一般的操作步驟都是：編寫(xiě)求和公式（SUM），然后復(fù)制公式。

上述操作，我統(tǒng)計(jì)了一下大概用時(shí)——即便在熟練操作的情況下，也要耗費(fèi)30秒左右的時(shí)間。

但是，事實(shí)上這一系列操作，你知道最快可以多長(zhǎng)時(shí)間完成嗎？答案可能令你吃驚——1秒，只需要1秒！

▲說(shuō)明：1秒鐘自動(dòng)求和 

正確的操作姿勢(shì)：

選中數(shù)據(jù)及要求和的空白區(qū)域，在鍵盤上同時(shí)按“ALT和等號(hào)鍵（ALT+=）”。

也就是說(shuō)，這樣一個(gè)簡(jiǎn)單的操作就幫你節(jié)省了29秒的時(shí)間，你的效率在這個(gè)操作中提升了30倍！

操作2：時(shí)間和日期的錄入

有時(shí)，我們需要在報(bào)表單元格中記錄當(dāng)前的日期和時(shí)間。

正常操作，就是逐字錄入當(dāng)前的日期和時(shí)間，如：2017/12/25 9:30。

當(dāng)然，這個(gè)簡(jiǎn)單的錄入似乎并不會(huì)占用太多的時(shí)間。但是當(dāng)你有大量數(shù)據(jù)行要記錄，你還要每次確認(rèn)準(zhǔn)確的時(shí)間。你就會(huì)覺(jué)得這并不是件輕松的事情。

但，如果你掌握了快捷鍵錄入，那么只要?jiǎng)右幌率种割^，就可以瞬間完成時(shí)間或日期的自動(dòng)錄入。不僅快速，而且精準(zhǔn)。

▲ 說(shuō)明：日期和時(shí)間的快速錄入

正確的操作姿勢(shì)：

錄入日期：同時(shí)按Ctrl鍵和分號(hào)鍵（Ctrl+;）

錄入時(shí)間：同時(shí)按Ctrl、Shift和分號(hào)鍵（Ctrl+Shift+;）

操作3：取消“合并單元格”的報(bào)表處理

在報(bào)表處理中，合并單元格非常常見(jiàn)，但同時(shí)也給數(shù)據(jù)匯總和計(jì)算帶來(lái)麻煩。

圖上報(bào)表，為了方便對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行透視或函數(shù)計(jì)算，需要將部門一列取消合并，并將“取消合并后的空格”全部填充為“對(duì)應(yīng)的部門”，如上圖右側(cè)所示。

想想看，這個(gè)問(wèn)題你會(huì)怎么解決？要花多少時(shí)間？

大多數(shù)人都會(huì)采取以下步驟：

1、從”銷售一部“開(kāi)始，逐個(gè)取消單元格合并（這一步需要點(diǎn)擊10次鼠標(biāo)）；

2、復(fù)制”銷售一部“，粘貼到下方空白單元格；

3、重復(fù)上一步，完成“銷售二部”到“銷售五部”的粘貼（同樣的操作需要操作5次）。

如果有數(shù)十上百個(gè)合并單元格，那處理這樣一個(gè)復(fù)雜的報(bào)表，按常規(guī)辦法至少要花1個(gè)小時(shí)。

但是，如果你知道Excel中的定位功能，學(xué)會(huì)數(shù)據(jù)的批量填充，你也能在10秒鐘完成處理。

以下是10秒處理法：

▲ 說(shuō)明：帶有合并單元格的報(bào)表快速處理

正確的操作姿勢(shì)：

選中整個(gè)部門列，點(diǎn)擊一次“合并單元格”按鈕取消單元格合并，按F5定位空白單元格，在編輯欄輸入：=B51，點(diǎn)擊Ctrl+Enter鍵完成批量錄入。

以上操作，不管報(bào)表多復(fù)雜，總用時(shí)不超過(guò)10秒。

操作4：數(shù)據(jù)的自動(dòng)處理

▲ 說(shuō)明：秒速完成復(fù)雜數(shù)據(jù)處理

最后給大家看一個(gè)數(shù)據(jù)處理的案例。如上GIF圖所示，圖中包含多個(gè)數(shù)據(jù)處理需求：

從混合文本中提取數(shù)值

從郵件地址中提取用戶名

從身份證號(hào)中提取出生日期

給手機(jī)號(hào)中間添加連接符

文本位置的互換

補(bǔ)充公司名全稱

……

以上任何一個(gè)處理需求對(duì)應(yīng)到實(shí)際的工作場(chǎng)景中，當(dāng)數(shù)據(jù)量變大時(shí)都是一項(xiàng)極為繁復(fù)耗時(shí)的工作。

如果你知道Excel的快速填充功能，以上任何一個(gè)處理需求，統(tǒng)統(tǒng)只要1秒就可以搞定。

在Excel中，這樣的操作數(shù)不勝數(shù)。