工作總結(jié)的首要任務(wù)就是歸總,即將去的工作完成情況全面概括。素材是全面歸總的起碼條件，是工作總結(jié)的血肉，因此掌握大量的一手材料是寫(xiě)好工作總結(jié)的基礎(chǔ)。這要求作者在平常的工作中不僅要細(xì)致入微，勤于觀察, 不漏掉任何一個(gè)細(xì)節(jié)，還要目光敏銳、思維敏捷，見(jiàn)人之未見(jiàn),善于發(fā)現(xiàn)和抓住容易被忽視的“小事”和司空見(jiàn)慣的細(xì)節(jié)。收集積累一手材料是非常辛苦也是相當(dāng)耗費(fèi)時(shí)間的過(guò)程，卻是必不可少的。

我們將未經(jīng)處理的素材稱(chēng)為感性材料，感性素材也并不是越多越好，如果只是將其進(jìn)行簡(jiǎn)單地羅列堆切，工作總結(jié)就會(huì)成為一篇“流水賬”。只有對(duì)感性材料進(jìn)行刪簡(jiǎn)概括，把大量瑣碎的感性材料，這樣文章的主體部分才能精辟簡(jiǎn)練，不拖泥帶水。我們可以將感性素材進(jìn)行縱向概括和橫向概括。縱向上概括即按照時(shí)間順序進(jìn)行概括，橫向概括則是將零碎的、分散的感性材料進(jìn)行科學(xué)歸類(lèi)進(jìn)概括。

一份有價(jià)值的工作總結(jié)不僅對(duì)過(guò)去的工作進(jìn)行了全面的歸總，不僅回答了“做了什么”而且還要回答“為什么”。這就要求我們不能從現(xiàn)象到現(xiàn)象，就事論事，還要深入分析過(guò)去的成績(jī)與不足，透過(guò)現(xiàn)象住到事物的本質(zhì)和規(guī)律，提煉出有借鑒意義的經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)，從而達(dá)到“發(fā)揚(yáng)成績(jī)、糾正錯(cuò)誤、以利再戰(zhàn)的目的。以某管理處2015年的工作為例進(jìn)行說(shuō)明。作者對(duì)該處的各項(xiàng)工作進(jìn)行歸總并分析提練后認(rèn)為，2015年度工作之所以能創(chuàng)造如此的成績(jī)，其原因在于兩個(gè)詞即：“創(chuàng)新、和諧”。在接下來(lái)的部分作者就利用了一些具體的事例對(duì)這兩個(gè)關(guān)鍵詞展開(kāi)了論述（具體內(nèi)容從略）。這樣一來(lái)，使讀者更加清楚明了。

主體部分是工作總結(jié)的關(guān)鍵。而合理安排主體部分的層次結(jié)構(gòu)則是關(guān)鍵中的關(guān)鍵。主體部分要做到層次分明、條理清楚。執(zhí)筆者要有一個(gè)清晰的行文思路，將主體部分根據(jù)一定的邏輯規(guī)律分為若干層次。

通常我們采用板塊結(jié)構(gòu)即先寫(xiě)一個(gè)總的概括，再分列幾個(gè)題目，一般按照從重到輕，從急到緩的順序排列，將各項(xiàng)工作分成單獨(dú)的段落，寫(xiě)完一個(gè)在寫(xiě)另外一個(gè)，將各個(gè)方面的問(wèn)題分別寫(xiě)。但是如果段落間銜接不好，并列式結(jié)構(gòu)容易造成文思路不嚴(yán)密，層次混亂的感覺(jué)。在段落之間依次設(shè)立小標(biāo)題能較好地解決這一問(wèn)題。用小標(biāo)題高度概括本段內(nèi)容展開(kāi)闡述，使讀者易于抓住要領(lǐng)。同時(shí)也要運(yùn)用一些序碼，如一是、二是、三是，首先、其次、再次等方法。但是序碼不能用得太多，太亂，否則容易造視覺(jué)混亂。