【基本案情】

申請人：某乙

被申請人：某市建委

申請人向被申請人申請公開被申請人保存的某地塊安置房項目房屋拆遷許可證復(fù)制件，被申請人告知申請人“依據(jù)《政府信息公開條例》第二十一條第（三）項 作出以下告知：經(jīng)審查，您要求獲取的信息因本機關(guān)未制作，該信息不存在?！鄙暾埲瞬环?，提出行政復(fù)議申請。

被申請人認為，收到申請人的信息公開申請后，經(jīng)被申請人經(jīng)辦人員至其檔案管理中心查詢，未發(fā)現(xiàn)申請人申請公開的政府信息。根據(jù)《政府信息公開條例》第二十一條第（三）項，被申請人作出告知書，符合《政府信息公開條例》第二十四條第二款的規(guī)定。

行政復(fù)議機關(guān)認為，被申請人作出的告知書認定事實清楚、證據(jù)確鑿、適用依據(jù)正確、程序合法、內(nèi)容適當，決定予以維持。

【焦點問題評析】

申請人申請公開的信息不存在，行政機關(guān)如何處理？

信息不存在主要有兩種情形：（1）本機關(guān)未制作、未獲取、未保存該信息；（2）因辦理時間久遠、辦理單位更替、檔案搬移等原因?qū)е聶n案遺失。

無論在哪種情形下，行政機關(guān)告知申請人申請公開的信息不存在，前提都應(yīng)是行政機關(guān)盡到了查找的勤勉義務(wù)。這是對行政機關(guān)履行法定職責(zé)的基本要求，也是行政機關(guān)在無法對其“未制作、未獲取”進行合理說明時的有力補充?！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P(guān)于審理政府信息公開行政案件若干問題的規(guī)定》第五條第一款規(guī)定，被告拒絕向原告提供政府信息的，應(yīng)當對拒絕的根據(jù)以及履行法定告知和說明理由義務(wù)的情況舉證。故，行政機關(guān)對其履責(zé)過程中可能制作或者獲取的信息，以信息不存在為由不予公開的，應(yīng)對相關(guān)檢索、查詢過程舉證。在行政復(fù)議案件中，行政機關(guān)提供查詢單等有關(guān)證據(jù)可以更有力證明其行政行為的合法性。

關(guān)于信息不存在是否需要說明理由，一些地方政府規(guī)章規(guī)定不完全一致。一類是“申請公開的政府信息所涉事項屬于本機關(guān)公開范圍，但本機關(guān)未制作、未獲取或者未以一定形式記錄、保存的，應(yīng)當告知申請人申請的信息不存在并說明理由”；另一類是“申請公開的政府信息屬于本機關(guān)職責(zé)權(quán)限范圍，但本機關(guān)未制作或者獲取的，應(yīng)當告知申請人該政府信息不存在”。不同的規(guī)章規(guī)定導(dǎo)致行政機關(guān)的答復(fù)方式也不盡相同。實踐中常見的答復(fù)是僅告知申請人“該信息不存在”，而對不存在的理由避而不談。政府信息公開的目的是保障公民知情權(quán)，相比只給出簡單結(jié)論的做法，如果對行政行為給出具體、清晰、充分的理由，則可以幫助申請人知曉行政行為的來龍去脈，增強其對行政行為的可接受性。

綜上，建議行政機關(guān)在作出信息不存在的答復(fù)時，一方面需盡到全面查找義務(wù)并保存相關(guān)證據(jù)；另一方面在告知申請人不存在的同時適當說明理由。

【辦案體會】

行政機關(guān)告知申請人信息不存在的同時說明理由，會更有利于申請人理解行政行為。另，行政機關(guān)盡到查找義務(wù)的相關(guān)證據(jù)，在行政復(fù)議和行政訴訟中可以作為其行政行為合法性的有力支撐。

【相關(guān)訴訟參考案例】

在某訴訟案件中，某丙申請公開某拆遷許可證的相關(guān)信息，行政機關(guān)告知該信息不存在。一審法院認為，根據(jù)當時適用的法律法規(guī)，被告作為法定的建設(shè)用地申請的審查機關(guān)，提交的證據(jù)不足以證明其未制作、獲取或者保存相關(guān)用地手續(xù)，故被訴告知書認定事實不清。二審法院認為，行政機關(guān)認為申請公開的政府信息不存在的，應(yīng)舉證說明，行政機關(guān)在一審中提交的證據(jù)不足以證明其未制作、獲取或者保存相關(guān)用地手續(xù)，亦未提交證據(jù)證明其已經(jīng)就原告申請的信息盡到查找義務(wù)，故被訴告知書缺乏事實和法律依據(jù)。