Alpha

提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率

讓時(shí)間發(fā)揮最大價(jià)值

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掃描二維碼聯(lián)系諾諾多

作者：朱孫林 德恒A.L律師團(tuán)隊(duì)

單位：北京德恒（溫州）律師事務(wù)所

微信號(hào)：ZHUSUNLIN09

編者按：

時(shí)間問題

讓身為律師的他們心力憔悴

有些律師對(duì)于時(shí)間的態(tài)度總是焦灼，他們和時(shí)間賽跑，奔波與當(dāng)事人之間，永遠(yuǎn)有做不完的事；有些律師面對(duì)時(shí)間的態(tài)度是無助的，他們雖知道時(shí)間的可貴，也有重要的事情要去完成，卻在行動(dòng)上逡巡不前；甚至還有些年輕律師面對(duì)時(shí)間的態(tài)度是茫然的，忽而興致勃勃、全情投入，忽而意興闌珊、松垮懶散。

然而，我們都知道的是「一個(gè)人如何對(duì)待他的時(shí)間，決定了他可以成為什么樣的人」。

況且在我們現(xiàn)行有效的法律規(guī)范已經(jīng)浩如煙海，涉及面廣、復(fù)雜度高的案件單憑個(gè)人已難以應(yīng)對(duì)，整個(gè)行業(yè)將會(huì)不可逆地會(huì)進(jìn)入「團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)的時(shí)代」。

在西方管理學(xué)中，我們常常將變革之中遇到的組織自身的抗拒之力來定義為組織的惰性。組織惰性是一種固化內(nèi)存于組織之中的保持或維護(hù)現(xiàn)有工作活動(dòng)模式與習(xí)慣的工作。可問題是，大多數(shù)時(shí)候，當(dāng)我們對(duì)眼前的一切習(xí)以為常時(shí)，我們連這種“需要”都沒有意識(shí)到，律師的時(shí)間的解放，“需要”的是團(tuán)隊(duì)時(shí)間利用的共同提升。

是的，我們法律行業(yè)目前亟待解決的問題是「如何提升個(gè)人效能管理」和「如何協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)成員之間的工作」。

項(xiàng)目管理

讓大腦成為更高效的“CPU（處理器）”

項(xiàng)目管理的實(shí)際意義即時(shí)間管理，也正是能夠解決上述兩個(gè)問題「如何提升個(gè)人效能管理」和「如何協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)成員之間的工作」的鑰匙。在律師行業(yè)，我們的時(shí)間節(jié)點(diǎn)極為重要，與當(dāng)事人約洽的時(shí)間，開庭的時(shí)間，案件的訴訟時(shí)效等等，諸如此類。我們需要在這把握好每個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并在兩個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)中完成我們需要完成的工作還有自己的生活。

時(shí)間是我們的坐標(biāo)，我們做任何事都離不開這個(gè)坐標(biāo)。只有處理好與時(shí)間的關(guān)系，才能更好地工作與生活。

以訴訟律師為例，除了極個(gè)別天賦異稟的，總會(huì)有人忘記某一具體任務(wù)或任務(wù)的細(xì)節(jié)及時(shí)間點(diǎn)，這可能會(huì)帶來極大的不良影響，并且因?yàn)殚L(zhǎng)期有各層級(jí)事情堆積會(huì)導(dǎo)致自身的慢性壓力。

而當(dāng)這些事情被分層級(jí)、分時(shí)間、分負(fù)責(zé)人后，人就可以輕松多了，可以更專注應(yīng)對(duì)自己的任務(wù)。正如GTD里所說的：“大腦不是存儲(chǔ)器而是處理器”。

實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理

從個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的角度各顯價(jià)值

對(duì)個(gè)體來說，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理是針對(duì)個(gè)人的法律知識(shí)、技巧、能力的證明，能反映個(gè)人專業(yè)成果，能有效提高知識(shí)與技能，是保證個(gè)人迅速適應(yīng)工作上巨大變革、推動(dòng)任務(wù)執(zhí)行、消除精神焦慮的有力武器。

對(duì)團(tuán)隊(duì)來說，更加需要建立一種簡(jiǎn)單、透明、具有支撐性、能自我完善且有靈活性的進(jìn)程，調(diào)整團(tuán)隊(duì)成員的生物節(jié)律以適應(yīng)工作，并與團(tuán)隊(duì)其他人得以配合，從而使我們的工作與個(gè)人生活相適應(yīng)。不僅能幫助團(tuán)隊(duì)更好地達(dá)成項(xiàng)目的計(jì)劃，還能證明團(tuán)隊(duì)的專業(yè)背景和資質(zhì)并提升團(tuán)隊(duì)競(jìng)爭(zhēng)力。

而且項(xiàng)目管理可以帶來時(shí)間視角上的改變，讓你不僅時(shí)間視角是可以“從當(dāng)下來審視過去”，也可以“視未來存在于當(dāng)下”，具有囊括“過去”和“未來”的包容性。

最好用的律師項(xiàng)目管理軟件

項(xiàng)目管理的高效與精密在另一層面上又是缺陷，它不能簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單用兩頁A4紙便能完成，必然需要借助到現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)工具。

目前，市面上林林總總項(xiàng)目管理軟件如“omnifocus”、“2Do”、“teambination”、“365日歷”等大眾項(xiàng)目管理軟件大多更關(guān)注于個(gè)人層面上的管理，因?yàn)槲覀兟蓭熜袠I(yè)的特殊性對(duì)于團(tuán)隊(duì)協(xié)同有極高的要求，所以簡(jiǎn)單但單一維度的項(xiàng)目管理系統(tǒng)無法滿足我們的需求。

而Alpha是一款針對(duì)于律師團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目管理軟件，能夠?qū)⑽覀兊墓ぷ鲀?nèi)容簡(jiǎn)單有序的按照分類別、分階段、分任務(wù)進(jìn)行，清晰地執(zhí)行我們所亟待解決的任務(wù)。項(xiàng)目管理的真諦在于方便保存和迅速執(zhí)行，所有的任務(wù)將通過項(xiàng)目分類被很好地組織起來，放在我們最能方便找到的地方。

從項(xiàng)目立項(xiàng)到具體任務(wù)的建立，所有的案件都需要規(guī)范化地命名，并放入最合適的類別中，所有任務(wù)都按照工作分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure，簡(jiǎn)稱WBS）分解。

WBS跟因數(shù)分解是一個(gè)原理，就是把一個(gè)項(xiàng)目，按一定的原則分解，項(xiàng)目分解成任務(wù)組（階段），任務(wù)組再分解成一項(xiàng)項(xiàng)任務(wù)，再把一項(xiàng)項(xiàng)工作分配到每個(gè)人的日常活動(dòng)中，直到分解不下去為止。

Alpha系統(tǒng)任務(wù)分配功能的理念：要求設(shè)置指示明確的任務(wù)，指定精確的完成時(shí)限，并將責(zé)任安排落實(shí)到個(gè)人。

Alpha項(xiàng)目管理通常分為五個(gè)過程組：?jiǎn)?dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、結(jié)束。以下也根據(jù)此五個(gè)部分簡(jiǎn)要談?wù)勅绾谓鉀Q我們現(xiàn)在亟待解決的這兩個(gè)問題。即我們也將Alpha的使用過程分為該五項(xiàng)進(jìn)程。

 Tip：一般項(xiàng)目管理中邏輯不會(huì)超過四層，在Alpha中相關(guān)層級(jí)即：項(xiàng)目（案件）→任務(wù)組（里程碑事件）→任務(wù)（可交付成果）→檢查項(xiàng)。

1、啟動(dòng)

嚴(yán)格的立項(xiàng)是確保系統(tǒng)的穩(wěn)定的第一步，需要承認(rèn)的是項(xiàng)目的創(chuàng)設(shè)即立項(xiàng)是具有重大意義的，立項(xiàng)權(quán)利首先應(yīng)當(dāng)回收至少數(shù)管理者（視團(tuán)隊(duì)大小，成立小型的立項(xiàng)委員會(huì)）手中。為后期歸納分類總結(jié)之需要，團(tuán)隊(duì)內(nèi)部命名規(guī)則應(yīng)該統(tǒng)一化，第一層級(jí)“項(xiàng)目（案件）”務(wù)必確保清楚、清晰。

2、規(guī)劃

規(guī)劃階段主要具有四個(gè)用途：

一、描述項(xiàng)目（案件）整體思路的規(guī)劃和設(shè)計(jì)工具。幫助團(tuán)隊(duì)和主辦律師確定和有效地管理項(xiàng)目的工作；

二、清晰地表示各項(xiàng)目（案件）中任務(wù)之間的相互聯(lián)系；

三、展現(xiàn)項(xiàng)目（案件）全貌，詳細(xì)說明為完成項(xiàng)目所必須完成的各項(xiàng)工作的計(jì)劃工具；

四、幫助所有團(tuán)隊(duì)成員關(guān)注項(xiàng)目目標(biāo)和澄清應(yīng)負(fù)職責(zé)，輔助團(tuán)隊(duì)成員溝通清晰、明確，防止遺漏項(xiàng)目的可交付成果的協(xié)同工具。

在立項(xiàng)后，確定項(xiàng)目?jī)?nèi)部參與者的相應(yīng)職責(zé)，大致分為兩個(gè)層級(jí)（管理層級(jí)的主辦律師；執(zhí)行層級(jí)的協(xié)辦律師）。主辦律師為管理層級(jí)，最大的作用為統(tǒng)籌整個(gè)案件平穩(wěn)向前推動(dòng)；協(xié)辦律師管理層級(jí)主要負(fù)擔(dān)起執(zhí)行工作，有一定權(quán)限可以進(jìn)行草創(chuàng)任務(wù)與檢查項(xiàng)（具體下一部分在執(zhí)行階段描述）。主辦律師可以向高級(jí)管理層和客戶報(bào)告項(xiàng)目（案件）完成情況，作為項(xiàng)目（案件）具體狀況的報(bào)告工具。

3、執(zhí)行

正確的執(zhí)行是意識(shí)和直覺之間的平衡，即不假思索的思考模式，可提高執(zhí)行力、保證行動(dòng)，防止拖延。而且律師一向是高效自律的，時(shí)間為我們最大的成本。

所以，在執(zhí)行層面，由項(xiàng)目（案件）內(nèi)，需建立可視化的項(xiàng)目可交付成果即是任務(wù)，以便估算工作量和分配工作。將所有任務(wù)、工作信息渠道統(tǒng)一化，每天負(fù)責(zé)具體事務(wù)處理的律師只需要登錄任務(wù)界面即可，以減少其他信息的干擾，使大腦進(jìn)入執(zhí)行工作事務(wù)的最佳狀態(tài)。

4、監(jiān)控

很多律師的計(jì)時(shí)單都是在每天或每階段工作完成之后進(jìn)行補(bǔ)錄。結(jié)果就是，一般律師計(jì)時(shí)記錄只有一個(gè)大致時(shí)間區(qū)間，而非精確。如果要求律師在每天晚上按六分鐘為單位回憶自己的當(dāng)天工作，難度和準(zhǔn)確度都可想而知。不僅徒增計(jì)時(shí)成本，也由于計(jì)時(shí)不準(zhǔn)確而難以實(shí)現(xiàn)計(jì)時(shí)的目的。

想要從“每天耗費(fèi)一個(gè)小時(shí)工時(shí)來記工時(shí)”的尷尬與困境中解放出來，做到實(shí)時(shí)記錄，需要為了實(shí)現(xiàn)精確計(jì)時(shí)而附加成本。因此，一般在開展工作的同時(shí)記錄時(shí)間，作為電腦緩存。主要將用于當(dāng)天的工作計(jì)時(shí)先及時(shí)地記錄下來，在一天工作結(jié)束之后用于調(diào)整，最少做到“一周一歸納，一月一總結(jié)”。

5、結(jié)束

傳統(tǒng)的Excel計(jì)時(shí)以及各種輔助計(jì)時(shí)軟件，大部分人使用時(shí)都是簡(jiǎn)單的記錄時(shí)間和事項(xiàng)內(nèi)容，而往往忽略了分類或標(biāo)簽功能的重要性。

如果不在記錄同時(shí)就及時(shí)分類整理，所有的時(shí)間記錄都只是無規(guī)則的原始數(shù)據(jù)，其中用于管理和提高的價(jià)值也無法突顯。況且本身工作地相關(guān)的信息也需要?dú)w檔，以便于交接和匯報(bào)。

Alpha中提供大數(shù)據(jù)分析項(xiàng)目進(jìn)度條、任務(wù)燃盡圖和工作成果分析，以可視化的方式來統(tǒng)計(jì)評(píng)價(jià)律師的工作，為項(xiàng)目成敗與否各自承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任，并最終將信息以某種方式組織起來，從中找出改進(jìn)流程的思路。

只有在自我調(diào)整過程中，才能獲取最適合現(xiàn)實(shí)情況的工作習(xí)慣，并且本身工作相關(guān)的信息需要?dú)w檔，以便于交接和匯報(bào)。根據(jù)Alpha提供的大數(shù)據(jù)分析，來針對(duì)性的調(diào)整和復(fù)盤。要記住“學(xué)習(xí)容易復(fù)習(xí)難，跑步容易拉伸難”。

平衡工作與時(shí)間

已不再是難題

使用Alpha以來，最為明顯的是工作信息噪音的大幅度減少，工作也不再疲于奔命一般地從微信、QQ、郵件等渠道來獲取任務(wù)、詳情、進(jìn)度等等，工作時(shí)間呈現(xiàn)連續(xù)化、而不是片段式工作，還有可以從第三方視角來檢視自己的工作。

作為一個(gè)初入律途的我，經(jīng)常協(xié)辦指導(dǎo)老師或團(tuán)隊(duì)內(nèi)律師起草法律文書、法律檢索和其他事務(wù)，通過實(shí)時(shí)記錄自己所耗費(fèi)的時(shí)間，橫向可以對(duì)比他人所消耗時(shí)間和交付成果從而發(fā)現(xiàn)自身不足，縱向可以發(fā)現(xiàn)自身工作優(yōu)化進(jìn)程從而創(chuàng)造自我正向反饋。

更重要的是一種期待吧，Alpha（官方中文名“小阿”，我們團(tuán)隊(duì)又叫它“阿爾法”）一直在成長(zhǎng)，類同明茨伯格所提出“匠構(gòu)戰(zhàn)略”（Crafting Strategy），預(yù)先就制定出一個(gè)完美的戰(zhàn)略跟隨然后嚴(yán)格遵照其執(zhí)行的想法是很不現(xiàn)實(shí)的，等待一個(gè)完美的方案或者工具來改變我們現(xiàn)在自身固有的工作形式是不現(xiàn)實(shí)的。

我們需要的是先行動(dòng)，在行動(dòng)中調(diào)整，在行動(dòng)中思考，作為Alpha天使用戶的我們也進(jìn)入了這“陶器”制作的過程。

但仍需記住的是，我們的行動(dòng)才是解決一切問題的歸依。

最后想說，“把工作當(dāng)游戲，把生活當(dāng)項(xiàng)目”，一起同行。

專欄編輯 | 雪梨卷   排版編輯 | 祁小宅

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