工作效率低下？原來是中了時間管理埋伏

好文章凈化心靈 2017-05-25

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你如何管理你的時間？如果你和很多人一樣，你的回答可能并不是完全正面！也許你覺得自己是超負荷工作，而且經(jīng)常要加班才能趕上最后期限。這似乎又是從一個危機到另一個危機，必定會讓人感到緊張和沮喪。

眾所周知，我們可以更有效地管理好我們的時間，但卻很難識別我們正在犯的錯誤，而且還不知道該如何改善。在本文中，我們正在研究十個最常見的時間管理錯誤，以及如何用來克服這些錯誤的策略和技巧。

錯誤1：沒有待辦事項清單

你有沒有那種忘記做重要工作的感覺？如果是這樣，你可能沒有使用任務列表來保持最佳的狀態(tài)。使用列表來增加時間管理的訣竅就在于會優(yōu)先列出列表中的任務。許多人使用一個F - F編碼系統(tǒng)（A為高優(yōu)先級項目，F(xiàn)為非常低的優(yōu)先級）?；蛘撸憧梢酝ㄟ^使用D或使用數(shù)字來簡化這一點。

如果你的列表上有大項目，那么就需要小心行事，否則這些條目可能是模糊的和無效的。例如，你可能只寫下了“從預算提案開始”，但這又意味著什么呢？缺乏細節(jié)的待辦事項可能會導致你拖延或忽略關鍵步驟。因此，要確保將大型任務或項目分解成具體的，可操作的步驟；這樣你就不會忽略重要的事情了。

錯誤2：沒有設定個人目標

設置個人目標對于管理你的時間是至關重要的，因為目標會給你一個目的和愿景。當你知道你會去到哪里，你就會有一個計劃，包括優(yōu)先事項，時間和資源分配等等。目標還可以幫助你明確哪些值得你花費時間，哪些可以舍棄。

錯誤3：沒有優(yōu)先級

你的助理剛剛遇到一個危機，需要你立刻幫忙處理，但你正在為新客戶頭腦風暴。就在你幾乎想出了一個絕妙主意的時候，卻不得不冒著失去這個想法的風險，因為助理的危機更“緊急”。

有時，很難知道如何給工作優(yōu)先或排序，特別是當你遇到一系列看似都很緊迫的任務時。然而，如果你想更好地管理時間，就必須學會如何有效地安排任務。

錯誤 4：無法控制干擾

你知道我們中的一些人每天至少有兩個小時不能集中注意力？想想要是能把這些分心的時間拿回來，你可以做多少事情！無論是電子郵件，IM聊天，身處危機的同事，還是來自客戶的電話，都能讓我們分心。

如果你想掌握住你的一天，將工作做到最好，重要的是要知道如何盡量減少分心。例如，當你需要集中注意力時，關掉你的即時聊天就行。此外，還需學會管理電子郵件，避免它吃掉你整天的時間。

錯誤5：拖延

拖延是在你推遲當前本應該集中精力完成某項任務時發(fā)生的。當你拖延時，你會感到內疚，因為你還沒有開始；然后你就會害怕做這項工作；最后，當你不能按時完成工作時，所有的任務仿佛全都一起積壓過來。

先進行拖延測驗，以了解拖延是否是你生活中的一個問題。如果是，那么就要學習相關策略做出改善。拖延者通常覺得自己必須從頭到尾完成任務，這種高度的期望使他們感到不知所措，焦慮不安。相反，只花費少量的時間集中在項目啟動上，便不會如此！

錯誤6：承擔太多

你是一個很難對人說“不”的人嗎？如果是這樣，你可能會有太多的項目和承諾要去完成。這可能會導致你表現(xiàn)不佳，壓力倍增以及士氣低落。

或者，你可能是一個事必躬親的人：有人堅持親自控制或做自己的工作，因為他們不相信別人會將事情正確地完成。（可能每個人都有這樣的問題，而不僅僅是管理者！）

無論哪種方式，承擔太多會讓你不能合理安排好時間，然后你完成的工作成就會給人以馬虎和草率的錯覺。因此，要敢于拒絕，并巧妙地說“不”。

錯誤7：繁忙上癮

有些人真是太忙了。將近的最后期限，無盡的電子郵件，成堆的文件，瘋狂的比賽，數(shù)不清的會議…使得腎上腺素蹭蹭地往上升！問題在于，“繁忙上癮”意味著你的工作基本是無效的，甚至會帶來更多的壓力。相反，試著放慢腳步，學會管理時間，你的工作效率將會倍增。

錯誤8：同時處理多項任務

為了盡快完成工作，琳達經(jīng)常會邊寫電子郵件，邊與客戶電話溝通。盡管琳達認為這是一個極好利用自己時間的方式，事實上，與完成相同的任務列表相比，在多任務時，你需要花費20-40％的時間來完成作業(yè)列表。其結果就是她的電子郵件充滿了錯誤，客戶也因為她的不專注而深感失望。所以，最好的辦法是忘記多任務，并每次重點關注一個任務。這樣就可以高質量的完成工作。

錯誤9：不休息

很高興你能連續(xù)工作8-10小時，尤其是在你工作到最后期限的時候。但任何人都不可能在沒有給大腦足夠休息和充電的時候，還能集中精力完成高品質的工作。所以，不要把休息看成是浪費時間，因為稍事休息會讓你具有更多創(chuàng)造性的思維，并更有效地工作。

如果你很難停止工作，那么就主動為自己安排時間休息，或者設置鬧鐘作為提醒。去散散步，喝杯咖啡，或者坐下來冥想。試著每兩小時休息五分鐘，并確保你給自己足夠的時間吃午飯；畢竟餓著肚子會讓人難以集中精力工作。

錯誤10：無效地調度任務

你是一個會早起的人嗎?如果你發(fā)現(xiàn)太陽在晚上升起，你的能量會上升嗎?我們每個人都有不同的節(jié)奏，也就是說，我們要找準自己在一天中什么時候最富有成效或精力最充沛。然后，你就可以在最有精力的時候安排高價值的工作，在“停機”時間進行低能耗工作（如回電話和檢查電子郵件），這樣一來，你就可以充分利用自己的時間了。